gescannte Dokumente mittles Barcode automatisch archivieren Mit dem Zusatzprogramm “Scan-Import” haben Sie die Möglichkeit, externe Dokumente aus einem Netzwerkordner heraus automatisch in kwp-bnWin.net zu archivieren und mit dem entsprechenden Vorgang zu verknüpfen. Voraussetzung hierfür ist eine zusätzliche (kostenpflichtige) Software, wie z.B. der Barcode-OCR-Dienst (Keil). Diese Software “übersetzt” den Barcode in “KWP-Sprache” und platziert die Dokumente […]
Kategorie: Journale
autom. Anhänge mit der Checklisten-App
Für diesen Automatismus werden, wie bei den autom. Anhängen für den mob. Monteur, Dokumenten-Vorlagen im Archiv benötigt. Eine Vorlage erstellen Sie, in dem Sie ein Dokument ohne Bezug archivieren und als Dokumenten Typ “DOKUMENTEN-VORLAGE” vergeben. Mit Aktivierung der “Pflicht” legen Sie fest, dass der Monteur den mobilen Auftrag nicht abschliessen kann, wenn er die Checkliste […]
Dokumenten-Vorlage (Vorlagen-Import)
Einheitliche Dokumente im Archiv verwalten Neben immer wiederkehrenden Briefen gibt es auch zahlreiche Checklisten u.ä., die immer wieder gebraucht werden. Dabei kann es sich um Projektabläufe, neue Mitarbeiter, Abnahmen, Sicherheitsunterweisungen, Inbetriebnahmen, Zustands- und Funktionalitätsbeschreibungen, Qualitätssicherung oder Ablaufpläne handeln. Der Dokumentation sind hier keine (technischen) Grenzen gesetzt. Für die reibungslose Nutzung steht uns der Vorlagen-Import im […]
Add-Inns, Serienbrief und Kurzbriefe
automatisierte Arbeitsschritte im Archiv AddIns (Microsoft) Sind in den Grundeinstellungen die Add-Ins aktiviert, können z. B. Dateien aus dem Explorer – über das Kontextmenü – direkt in kwp-bnWin.net archiviert werden. In Outlook können Mails zu einer Aktivität oder als neuer Archiveintrag erzeugt werden. In Word und Excel finden wir (bei aktivierten Add-Ins) die direkte Funktion “Archivieren“. […]
Dateien archivieren
Die tägliche Praxis im Archiv Wir starten mit der Archivierung einer neuen Datei. Dazu wählen Sie entweder “Neu” in der Menüleiste oder klicken mit der rechten Maustaste in die Liste der Dokumente und wählen im Kontextmenü “Eintrag / Datei hinzufügen“. Hinweis: wird kein Ordner ausgewählt, landet das Dokument automatisch im Ordner “Sonstiges”. Dieser sollte regelmäßig […]
Die Oberfläche und Funktionen
Das Hauptfenster im Archiv Die Oberfläche des Archivs besteht aus 5 Hauptbereichen: Die Ordnerstruktur besteht aus den grauen Standardordnern und den vom Unternehmen selbst definierten gelben Ordnern. Wird z. B. im System eine Rechnung gedruckt, wird diese automatisch im Ordner “Rechnungen” abgelegt. So sind für die Druckvorgänge in kwp-bnWin.net Standardordner automatisch zugeordnet. Bei einer großen […]
Gruppenrechte und Verzeichnisstruktur
Benutzerrechte und Archivordner verwalten Wie bereits in der Archiv-Verwaltung erwähnt, können die Ordner im Archiv mit Gruppenrechten versehen werden, so dass nicht jeder User auf jeden Ordner (und damit jedes Dokument) zugreifen kann. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns in diesem Kapitel an. In den allgemeinen Einstellungen werden die Verzeichnis-Rechte mit einem Haken aktiviert. […]
Archiv-Verwaltung
Neue Archive anlegen und verwalten In der Archiv-Verwaltung werden neue Archive angelegt und – wie der Name schon verrät – verwaltet. Begonnen wird mit der Neuanlage. Dabei wird dringend empfohlen, für jedes Jahr ein neues Archiv anzulegen. Abrufbar sind grundsätzlich alle Jahre, solange ein Archiv nicht getrennt wird. Bei der Nutzung des mobilen Monteurs und […]
automatische Anhänge Mob. Monteur
Eintrag “MM-Anh-Auto” im Benutzerfeld 5 Eine zusätzliche Funktion ist die automatische Steuerung von Checklisten zu Wartungsterminen. Voraussetzung hierfür ist in den Grundeinstellungen “Allgemein” der Eintrag “MM-Anh-Auto” im Benutzerfeld 5 (und das WW V2). Die korrekte Schreibweise ist dabei unbedingt zu beachten. Dieser Eintrag sorgt dafür, dass einmal dem Wartungsintervall hinzugefügte Checklisten bei jeder Wartung automatisch […]
Organisation
Wie unten zu sehen, wird die Eingangsrechnung mit einem Barcode versehen, um das Dokument mit einem Scanner verarbeiten zu können. Dadurch kann das Dokument automatisch zum Lieferanten Archiviert werden. Die Wertstellung kann sowohl im Bestellwesen zur Rechnungskontrolle, wie auch auf dem Baustellenlager herangezogen werden. Die Eingangsrechnungen werden vorbereitet für die FIBU-Übergabe und die automatische Überweisung […]