Was macht die KWP BOX?
Die KWPBOX schließt Ihre “mobile Lücke“. Mehr und mehr Aufgaben und Arbeiten werden unterwegs mit dem Smartphone erledigt: Schnell ein paar Fotos machen, per E-Mail Anfragen beantworten oder mit einer Bemaßungs-App eine Skizze vom neuen Bad erstellen. Das ist einfach und spart Zeit. Jedoch fehlen die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Team im Büro.
Fügen Sie einfach in Ihrem Email-Verkehr die KWPBOX Adresse als CC ein und nennen Sie im Betreff der E-Mail ein Schlagwort, wie z.B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer. Ihre KWPBOX erledigt den Rest. Der Mailverkehr wird automatisch im Archivsystem Ihrer KWP-Software aufgezeichnet und steht Ihnen und Ihrem Team im Büro zur Verfügung. Nur wenige Sekunden nach dem Versand können Sie auch per Smartphone auf die erzeugte Aktivität und deren Anlagen zugreifen und weiterdelegieren.
Nutzen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein einheitliches, gemeinsames Informationssystem: das KWP Aktivitäten-Management.
Mit der KWPBOX machen Sie aus den verschiedensten Quellen, wie E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten schnell und einfach eine Aktivität. Durch die Lizenzierung der kwp-bnWin.app oder auch der kwp-bnBaumappe.app steht Ihnen automatisch auch die KWPBOX Funktionalität zur Verfügung.
Wirkungsweise:
Über einen zentralen KWP Mail-Server werden die KWPBOX E-Mails entgegengenommen. Dieser analysiert den Absender (ABSENDER-EMAIL), Empfänger (EMPFÄNGER-EMAIL) sowie die BETREFF-Zeile der E-Mail. Aufgrund der analysierten Information entscheidet das System ob Sender / Empfänger entsprechend autorisiert sind und überträgt per Relay-Server die E-Mail-Informationen Text der Mail und Anhänge ins jeweilige lokale Kundensystem (SQL-Datenbank). Dort wird jede KWPBOX Nachricht als Aktivität mit entsprechender Vorgangsverknüpfung und Verschlagwortung angelegt. Anhänge werden dazu im Archiv-Ordner INBOX archiviert. Die angelegte Aktivität wird automatisch dem User der Sender-E-Mail zugeordnet.
Analyse des Betrefftextes:
Der E-Mail-Betreff wird auf 7 Informationen (nachfolgend Schlagworte genannt) hin geprüft. Sobald der erste Treffer gefunden wurde wird eine weitere Analyse abgebrochen und die Information wird als Aktivität+Archiveintrag ins lokale Kundensystem übernommen.
Folgende Schlagworte im Betreff werden analysiert:
| 1. Bestehende AktvitätenID in der Nomenglatur #[12345]2. BestellNummer, z.B. B17-2342343. Projektnummer, z.B. P17-04-334. Regienummer, z.B. S17-423425. WartungsanlagenNummer, z.B. ANL47116. Adresskürzel, z.B. KWP1 |
Das ist auch die Reihenfolge der Abarbeitung. Sobald eine Nummer positiv erkannt wurde, wird diese verarbeitet und auf keine weiteren Vorgänge geprüft.
Beispiel: “KWP1 P1477” -> Zuordnung zu Adresse KWP1; Rest verwerfen
KWPBOX Verarbeitungsregeln, Parsing-Regeln
Trennzeichen für den Betreff ist ein einfaches Leerzeichen
Regeln für Vorgänge:
| Aktivität: #[Id] Id ist eine Zahl, beliebig viele ZiffernAdresse: Mindestens 3, max. 24 Zeichen. Alle Zeichen exkl. Leerzeichen erlaubtProjekt: Mindestens 6, max. 14 Zeichen. Buchstaben, Zahlen und Bindestrich,Bestellung: Mindestens 3, max. 20 Zeichen. Buchstaben und Zahlen und BindestrichRegie: Mindestens 3, max. 15 Zeichen. Buchstaben und Zahlen und BindestrichWartungsanlage: Mindestens 3, max. 15 Zeichen. Buchstaben und Zahlen |
Alles außer Aktivität und Projekt muss mit einem Buchstaben beginnen. Deutsche Umlaute (äöüß) sind eingeschlossen. Andere Buchstaben werden nicht berücksichtigt.
Das pro KWPBOX-E-Mail ermittelte Schlagwort dient dem System dann als Hauptbezug der neu angelegten Aktivität. Nur im Fall 1 (Schlagwort = bestehende Aktivitäten-ID) wird keine neue Aktivität erzeugt, sondern die E-Mail an die bestehende Aktivität angefügt. Als User in Archiv und Aktivität wird z.B. “>SR” verwendet:
KWPBOX für User SR Wenn auch E-Mail Anlagen archiviert werden, so erfolgt in der Aktivität ein entsprechender Systemeintrag.
Als Aktivitäten-Art wird immer die erste (Alphanumerische Sortierung) verwendet. Durch ein Umbenennen des Aktivitäten-Arten Textes (Aktivitäten-Management – Zahnrad Einstellungen) z.B. in <Aufgabe> … wird diese Art automatisch als erster Eintrag gefunden und ist der Default Eintrag. E-Mail Anlagen werden bis max 10 Anhänge bis zu einer Gesamt-Größe der kompletten E-Mail von 10 MB verarbeitet. Bei größeren Dateien erfolgt keine Verarbeitung und der Absender bekommt eine entsprechende “Return-Mail“
Sonderfunktion: DELEGIEREN
Wenn in den Einstellungen unter bnInfoCenter.de die Option “Delegieren” aktiviert wurde, kann über die Ziel-E-Mail-Adresse eine Aktivität auch sofort an einen Kollegen delegiert werden:
Zum Delegieren müssen für alle, zu Delegierenden, User eigene Empfängeradressen aktiviert werden. z.B. FH.KWP99@kwpbox.de. Auch muss die Option freigeben werden (siehe oben). Nun kann durch die Weiterleitung eines E-Mail an fh.kwp99@kwpbox.de die Aktivität direkt an den User FH delegiert werden.
Sonderfunktion: NUR ARCHIVIEREN
Über die Weiterleitung einer E-Mail an die Adresse archiv.[firmenkürzel]@kwpbox.de wird keine Aktivität erzeugt, sondern die Anlagen der Mail werden NUR im ARCHIV unter dem Ordner INBOX abgelegt. Die Verschlagwortung erfolgt im Archiv ebenfalls automatisch gemäß der Betreff-Analyse. Falls über die Verschlagwortung keine Zuordnung stattfinden kann, wird in diesem Fall eine Aktivität erzeugt an der sich die Anhänge dann befinden.
| Wichtig!Für das Archivieren wird nur das Feld „TO (AN)“ ausgewertet. D.h. Sie müssen die E-Mail direkt an archiv.[Firmenname]@kwpbox.de senden. Im Gegensatz zum Delegieren oder normalen Erzeugen eine Aktivität werden die Felder CC und BCC nicht ausgewertet. Der Sender selbst muss die „Freigabe für Delegieren KWP Box“ der Sonderfunktion „Delegieren“ besitzen. Ansonsten wird nach dem Senden weder eine Archivierung vorgenommen noch kommt eine Rückantwort. E-Mail Anlagen werden bis max 10 Anhänge bis zu einer Gesamt-Größe der kompletten E-Mail von 10 MB verarbeitet. |
Voraussetzung und Lizenzierung
Um die KWPBOX nutzen zu können benötigen Sie eine Freischaltung für einen “Online-Account” bei KWP. Für diese Freischaltung muss der KWP Backend-Dienst installiert sein und laufen. Nähere Informationen dazu, eine Installationsanleitung und sämtliche nötigen Dateien finden Sie unter http://www.kwp-app.de. Für Ihren Online-Account haben Sie einen administrativen Nutzer, mit dem Sie sich mit einem beliebigen Browser unter https://www.bninfocenter.de einloggen, und dort unter “Allgemein / Einstellungen” die “Administration” öffnen können.
Grundsätzlich kann jeder Nutzer, der die Online-Lizenz „kwp-bnWin.app“, „bnbaumappe“ oder „Mobiler Monteur“ freigeschaltet und zugewiesen hat, auch die KWPBOX ohne Zusatz-Kosten nutzen.
Einzige Voraussetzung: dem betreffenden User muss eine gültige und in Ihrem Account eindeutige E-Mail-Adresse zugeordnet sein, die für ihn zur Identifizierung als Absender-Adresse (!) verwendet wird. Ihre KWPBOX Empfänger-Adresse bildet sich aus der Bezeichnung Ihres Firmen-Accounts, mit der Domain @kwpbox.de
Beispiel: Ihr Firmenaccount lautet „mueller1“ – Ihre KWPBOX Empfänger-Adresse für alle Ihre freigeschalteten User lautet dann „mueller1@kwpbox.de“. Um schnell erkennen zu können, welche User mit welchem Absender- und welcher Empfänger-Mailadresse die KWPBOX nutzen kann, gibt es in Ihrer Administrations-Oberfläche einen eigenen Bereich „KWP Box Übers.“.
Zusammenfassung:
| benötigte Online-Lizenz: kwp-bnWin.app oder bnbaumappe oder MobMonteurErlaubte Absender-Mailadresse: pro Benutzer einstellbar, muss im Account eindeutig sein !KWPBOX Empfänger-Adresse: Standardmässig [Online-Account-Name]@kwpbox.de |
Mögliche abweichende Konfigurationen für Spezialfälle:
In der Account-Administration ist es auch möglich, für einen Benutzer eine abweichende KWPBOX Empfänger-Adresse einzustellen. Dies geschieht dann durch Voranstellen eines Präfix, könnte in Etwa so aussehen: „stoerungsmeldung.mueller1@kwpbox.de“.
Diese eigene Empfängeradresse kann ebenfalls mit Hilfe des Administrationsaccounts online pro Benutzer eingestellt werden. Diese Benutzer (im Sinne von Absender-Mailadressen) können aber dann die generelle Firmen-Sammel-Adresse nicht mehr nutzen.