Im Hauptfenster des Archives klicken Sie mit der rechten maustaste in die Liste der Dateien. Sie erhalten den unten zu sehenden Dialog. Über den Link gelangen Sie in den Windows Dateimanager, in welchem Sie die gewünschte Datei, bzw. die gewünschten Dateien auswählen und übernehmen können. Die Dateien in der Liste können dann sofort weiterbearbeitet werden. Fügen Sie die gewünschten Zusatzinformationen auf den folgenden Registern hinzu.
Details
Füllen Sie hier, wenn gewünscht den Betreff und die Bemerkung. Der Dokumenten-Typ ist frei wählbar und dient der zusätzlichen Gliederung der Dokumente. Lesen Sie hierzu auch in Einstellungen weiter.
Benutzerfelder
Die hier verwendeten Benutzerfelder können unter Einstellungen benannt werden und dienen dazu, um weitere Informationen zum Dokument zu speichern.
Beziehungen
Beziehungen dienen zum Zuordnen von Dokumenten zu Adressen, Vorgängen oder Belegen. Legen Sie die Hauptbezüge fest und wenn gewünscht, können Sie über die “rechte Maustaste” im Feld “Weitere freie Bezüge” auch weitere Bezüge selbst definieren. Das Dokument ist dann aus allen festgelegten Bezügen erreichbar.
Optionen
Unter Optionen treffen Sie die Einstellungen zur Dateibehandlung.
Pro Datei einen Eintrag erzeugen
Es wird bei gewählter Einstellung für jedes Dokumente ein Eintrag erzeugt, ansonsten werden die Dokumente zusammengefasst und es gibt nur einen Eintrag für alle gewählten Dokumente.
Diese können dann in der Dokumentenliste wieder einzeln ausgewählt werden Jetzt können Sie bestimmen, ob der Dateiname als Betreff, oder ein gewählter Betreff für alle Einträge gelten soll.
Fenster nach erfolgreicher Übernahme schließen
Das Auswahlfenster für neue Dateien wird nach der Übernahme geschlossen.
Werte nach Übernahme zurücksetzen
Die eingestellten Beziehungen, Betreffzeilen, usw. werden nach der Übernahmen auf Null gesetzt, ansonsten bleiben die Werte für die nächsten Dateien erhalten.
Nur Link ins Dateisystem erzeugen
Die gewählten Dateien werden nur verlinkt, das heißt, die Dateien bleiben physikalisch am Ursprungsort, es wir nur ein Verweis zu diesem Ort gesetzt.
Drag and Drop
Sie können Dokumente mit Drag and Drop, ziehen und ablegen von einem in den anderen Ordner verschieben. Wenn Sie das Archiv-Fenster verkleinern können auch Dokumente aus dem Windows Explorer direkt per Drag and Drop ins Archiv gezogen werden.
Es können keine automatisch archivierten Dokumente, wie Rechnungen, Angebote, usw. in andere Ordner verschoben werden. Diese Dokumente haben eine blaue Schriftfarbe, als Hinweis, dass es sich hier um autom. archivierte Dokumente handelt.
Alle anderen Dokumente können so verschoben werden. Sobald Sie bei einem markierten Dokument, mit der Maus, über den Markierungsrand fahren, erscheint ein Pluszeichen und ein schattierter Rand. Jetzt drücken Sie die linke Maustaste und ziehen das Dokument auf den gewünschten Ordner. Lassen Sie die Maustaste los und das Dokument ist verschoben