Hier treffen Sie alle Grundeinstellungen zum Archiv:
1. Allgemein
Dateiablage
Hier wird eingestellt, ob die Dateien verschlüsselt, oder unverschlüsselt abgelegt werden
Revisionssicherheit
Es wird Ihnen angezeigt, ob das Archiv revisionssicher ist oder nicht. Genauere Informationen hierzu erfragen Sie bitte bei unserem Support
Verzeichnisrechte aktiv
Ist diese Option aktiv, können Sie unter “Freie Verzeichnisstruktur” für selbst erstellte Verzeichnisse Rechte vergeben.
Ansonsten greifen die Rechte aus der Rechteverwaltung von kwp-bnWin.net.
Es können für selbst erstellte Verzeichnisse nur Gruppenrechte angewendet werden, keine eigenen Rechte.
Mehr dazu finden Sie in der Hilfe der Benutzerverwaltung
Beschriftung Benutzerfelder
Individuell beschriftbare Benutzerfelder, welche zu jedem Dokument gefüllt werden können
KWP TIF-Editor im Archiv verwenden
Ist die Option aktiv, verwendet das Archiv einen eigenen Editor für TIF-Dateien, der eine komfortable Bearbeitung von TIF-Dateien erlaubt
2. Autom. Archivieren
Die in der Liste angezeigten Dokumente werden bei der Erstellung automatisch archiviert. Setzen Sie die Haken vor alle Dokumenten-Typen, welche automatisch archiviert werden sollen
3. Erstellen freier Verzeichnisse
Sie können freie Verzeichnisse anlegen, welch zum Speichern von Dokumenten verwendet werden können. Diese Verzeichnisse können wiederum mit Benutzerrechten versehen werden, um den Zugriff einzuschränken
4. Volltextsuche
Pfad zum Suchindex
Legen Sie hier fest, wo der Suchindex erstellt werden soll. Bedenken Sie, dass je nach Anzahl der im Archiv enthaltenen Dokumenten der Index eine erhebliche Größe erreichen kann!
Schnellsuche aktiv
Die Schnellsuche wird aktiviert/deaktiviert. Der Suchvorgang ähnelt dann der Suche in Google. Bei Eingabe von Wortfragmenten werden Vorschläge erstellt.
Inklusive Dokumenten OCR Volltextsuche
Die Option bewirkt eine OCR Texterkennung beim Archivieren von textbasierenden Dokumenten. Es funktioniert nicht mit reinen Bilddokumenten, z.B. als Bild gespeicherte PDF – Dateien.
Direkt: das Dokument wird verarbeitet sobald es archiviert wird.
Über Dienst: Da die Erkennung unter Umständen länger dauert, können Sie hier den Zeitpunkt festlegen, wann die Erkennung durchgeführt werden soll.
5. Microsoft Office AddIn
Mit dem Registrieren des AddIn für Word und Excel erhalten Sie in diesen Anwendungen die Möglichkeit direkt, über einen Archivieren-Schalter die Dokumente im kwp-bnWin.net Archiv abzulegen.
6. Persönliche Einstellungen
Ladeverhalten
Wieviele Einträge sollen angezeigt werden und wie soll sich das Archiv beim Laden verhalten. Soll sobald nur ein Dokument vorhanden ist, dieses direkt geöffnet werden, Dann setzen Sie bitte den Haken bei “Autom. Öffnen“.
Ob die Dokumente mit der internen Vorschau oder mit einer externen Anwendung geöffnet werden sollen, bestimmen Sie mit der entsprechenden Auswahl.
Darstellung Liste
Wieviele Einträge pro Seite sollen angezeigt werden. Übersteigt die Anzahl den eingestellten Wert, wird eine Google-Leiste angezeigt, die ein Weiterblättern ermöglicht.
Welche Standardsortierung soll in den Dokumenten erfolgen. Geben Sie einen primären und ggf. einen sekundären Schlüssel an. Der Dokumenten-Typ ist ein zusätzliches Kriterium, dass es erlaubt eine weitere Kategorisierung vorzunehmen. Diese Dokumenten-Typen können beim Archivieren, oder nachträglich im Hauptfenster des Archives festgelegt werden. Wird nun der Haken “
” gesetzt, erhalten Sie, in der Liste der Dokumente, eine Gliederung, welche sich auf diese Typen bezieht.
Schnellsuche
Die Livevorschau zeigt, die oben bereits beschrieben, Vorschlagsliste bei der Textsuche an.
Soll die Volltextsuche (OCR-Suche) aktiviert werden, wählen Sie diese Option
Wenn nach der OCR-Erkennung das Ergebnis angezeigt werden (die erkannten Textteile werden angezeigt) soll, wählen Sie diese Option.
Archivierung
Sollten Sie Dokumente ohne Bezug zu einem Vorgang (Projekt, Regie, Wartung, Adresse, usw.) speichern würde bei gewählter Einstellung eine Warnmeldung erscheinen.
7. Archivverwaltung
Archivverwaltung
Hier werden Archive angelegt, gelöscht, getrennt und angehängt. Lesen Sie hierzu bitte die folgenden Anweisungen
Neu
Löschen
Trennen/Anhaengen