automatisierte Arbeitsschritte im Archiv
AddIns (Microsoft)
Sind in den Grundeinstellungen die Add-Ins aktiviert, können z. B. Dateien aus dem Explorer – über das Kontextmenü – direkt in kwp-bnWin.net archiviert werden. In Outlook können Mails zu einer Aktivität oder als neuer Archiveintrag erzeugt werden.
In Word und Excel finden wir (bei aktivierten Add-Ins) die direkte Funktion “Archivieren“. Hierüber können erstellte Dokumente einem Vorgang oder einer Aktivität zugeordnet werden.
An unzähligen Stellen im System finden wir die Word-Integration. Hier sind Standardschreiben hinterlegt, die Daten aus dem Vorgang automatisch übernehmen. So wird die Bearbeitung nicht nur beschleunigt, sondern es ist – unabhängig vom Ersteller – ein einheitlicher Außenauftritt garantiert.
Im Fenster der Word-Integration wird mit “NEU” ein neues Dokument angelegt. In dem noch leeren Word-Dokument finden sich unter dem Reiter “Add-Ins” die zur Verfügung stehenden Variablen aus kwp-bnWin.net. In der Auswahlliste wird die Variable markiert und mit “Feld einfügen” an der gewünschten Stelle plaziert. Der Brief kann mit beliebigen Texten / Bildern ergänzt werden. Gespeichert wird dann im Ordner “Bnwin\Vorlagen” mit der Dateiendung “.dot bzw .dotx“, damit das Schreiben allen Usern zur Verfügung steht.
Mit “Bearbeiten” können erstellte Vorlagen jederzeit angepasst werden.
Für das Erstellen eines Briefes wird das gewünschte Dokument in der Liste markiert und mit “OK übernehmen” gestartet. Es öffnet sich dann das mit den Vorgangsdaten gefüllte Schreiben, das hier noch ergänzt werden kann. Über Add-Ins und “Archivieren” erfolgt die automatische Speicherung im Vorgangs-Archiv.
Adresswesen – Serienbrief
Es besteht die Möglichkeit, im Adresswesen mit der Funktion “Export” einen Serienbrief zu erzeugen. Dazu werden die Kriterien für die Adresse eingegeben und über “Word” gelangen wir in die Word-Integration. Hier wählen wir die gewünschte Vorlage und starten den Serienbrief mit “Ok übernehmen“. Für jede Adresse wird ein eigener Brief aus der Vorlage erstellt. Diese können wir z. B. über das Add-In “Archivieren” einer eigenen Aktivität zuordnen, über die die Aktion nachvollziehbar weiter bearbeitet werden kann.
Kurzbrief-Modul
Nicht immer ist es notwendig, einen ausführlichen Brief zu schreiben. Deshalb haben wir als Alternative das Kurzbrief-Modul zur Verfügung.
Auch dieses Modul finden wir an unzähligen Stellen im System. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich die Textbausteinverwaltung.
Da wir von einem Vorgang gestartet sind, werden die Vorgangsdaten übernommen. Basis sind auch hier Variablen. Der Text lässt sich ergänzen. Im Idealfall stehen verschiedene Kurzbriefe zur Auswahl. Mit “Drucken” geht es zum nächsten Schritt.
Als Formular ist ein standardisierter Kurzbrief hinterlegt. Optional legen wir noch fest, ob dieser Kurzbrief automatisch archiviert werden soll und falls ja, vergeben wir noch einen Betreff für die Speicherung. Mit “Drucken” schieben wir den nächsten Schritt an.
Bei aktivierter Option öffnet sich der Dialog für den neuen Archiveintrag.