Hier werden Ihnen automatisch alle Rechnungen des aktuellen Monats angezeigt. Soll ein anderer Monat oder sollen alle Monate angezeigt werden, so wählen Sie im Auswahlfeld Anzeige den entsprechenden Eintrag aus. Zusätzlich kann das Jahr manuell geändert werden. Standardmäßig wird das aktuelle Jahr angezeigt. Dieser Dialog ist unterteilt in ein Listfeld, indem Sie Ihre erstellten Rechnungen mit den verschiedenen Informationen in Spalten finden, sowie in die Register im unteren Bildschirmbereich.
Besonderheit der Zahlungskondition Nr. 98 und 99
Die Zahlungskondition 98 steht im Modul Eingangsrechnungsbuch für die Standard-Kondition für Abbuchungen. Haben Sie mit einem Lieferanten eine Abbuchung vereinbart, so hinterlegen Sie beim Lieferanten die ZK 98. Beim Erfassen neuer Eingangsrechnungen dieses Lieferanten wird dann automatisch Abbuchung der Eingangsrechnung vorgeschlagen.
Die Zahlungskondition 99 ist die Standard-Kondition im Programm für Ausgangsrechnungen. Wird bei einer Rechnung keine ZK hinterlegt, so greifen automatisch die Einstellungen der ZK 99.
Sortieren der Rechnungen
Durch anklicken mit der Maus, der entsprechenden Überschrift in der Kopfzeile können die Einträge in der Liste sortiert werden. Es kann nach allen Überschriften sortiert werden.
Aktivieren Sie die Überschrift Status und alle Einträge in der Rechnungsliste werden nach dem Zahlungsstatus sortiert. Des Weiteren wir beim Klick auf den Spaltenkopf der aus anderen Bereichen bekannte Filter aktiviert, der über den kleinen Dropdown-Schalter eingeblendet werden kann. Hier können weitere Selektionen vorgenommen werden wie sie auch z.B. aus der Tabellenkalkulation Excel bekannt sind. Diese Filter sind auch zentral erreichbar über den Link Filter setzen.
Im Rechnungsjournal (Ausgangsrechnungbuch) werden die kumulierten Werte nun übersichtlicher und in einer weiteren, wählbaren Ansicht dargestellt. Über einen Pfeil-Rechts-Button kann zwischen den Ansichten gewechselt werden. In der Darstellung wir vor allem der RECHNUNGSAUSGANG berechnet und dargestellt.
Genau dieser Wert wird auch im bnInfoCenter – Unternehmenszahlen als Vergleichswert für Jahr und Vorjahre dargestellt. So soll der Unternehmer einen schnellen Überblick über den aktuellen RECHNUNGSAUSGANG erhalten, um sich schon während des Monats und vor der BWA aus der Fibu ein Lagebild machen zu können.
Über einen Button Pfeil nach oben, kann die komplette Darstellung des Summen ausgeblendet werden und die Liste mit den Ausgangsrechnungen wird entsprechend größer dargestellt.
Der Rechnungsversand via EMail-Brief wird in unserem e-Learning-System IPrendo erklärt.
Bereich Summen
Normale Rechnungen (Rechnungs-Art normal)
Summe aller Rechnungen mit Ausnahme von AZ- bzw. Schlußrechnungen und Gutschriften. Rechnungen mit Zahlstatus „Storno“ werden nicht mit aufsummiert, mit Zahlstatus verrechnet in Abhängigkeit der Kennung aus dem Register Summe offene/bezahlte Forderungen.
Gutschriften (Rechnungs-Art Gutschrift)
Summe aller Journaleinträge mit der Kennung Gutschrift. Gutschriften mit Zahlstatus „Storno“ werden nicht mit aufsummiert, mit Zahlstatus verrechnet in Abhängigkeit der Kennung aus dem Register Summe offene/bezahlte Forderungen.
AZ (Rechnungs-Art (AZ))
Summe aller Journaleinträge mit der Kennung AZ. Die Summe bildet sich in Abhängigkeit des Zahlstatus. Ist der Staus auf bezahlt wird der Verrechnungsbetrag herangezogen. Das ist die Summe aus Zahlbetrag plus gewährten Skontoabzug. In den anderen Fällen die Anforderungssumme. AZ mit Zahlstatus „Storno“ werden nicht mit aufsummiert, mit Zahlstatus verrechnet in Abhängigkeit der Kennung aus dem Register Summe offene/bezahlte Forderungen.
Schlußrechnungen (Rechnungs-Art (SR))
Hier kann noch unterschieden werden ob die Gesamtforderung oder die Restforderung dargestellt werden soll. Die zuletzt verwendete Einstellung merkt sich das Programm für den nächsten Aufruf. Gesamtforderung stellt die Summe der erstellten Schlussrechnung ohne Abzug von erhaltenen Zahlungen dar. Das entspricht buchhalterisch dem Umsatz einer Rechnung.
Ist der Haken bei Gesamtforderungen nicht gesetzt werden Restforderungen aus den Schlussrechnungen aufaddiert.
Schlussrechnungen mit Zahlstatus „Storno“ werden nicht mit aufsummiert, mit Zahlstatus verrechnet in Abhängigkeit der Kennung aus dem Register Summe offene/bezahlte Forderungen.
Gesamt-Umsatz ohne AZ
Hier werden die Werte der Register Norm. Rechnungen, Gutschriften und Schlussrechnungen addiert.
Die Kennung „Gesamtforderungen“ aus dem Register Schlussrechnungen wird in der Summenbildung berücksichtigt.
Journaleinträge mit Zahlstatus „Storno“ werden nicht mit aufsummiert, mit Zahlstatus verrechnet in Abhängigkeit der Kennung aus dem Register Summe offene/bezahlte Forderungen.
Summe offene/bezahlte Forderungen
Zeile: offen Netto / offen Brutto:
Hier wird die Forderungssumme aller Journaleinträge berücksichtigt. Bei Schlußrechnung nur die Restforderung, ansonsten ist die Basis die Forderung abzüglich „sonstiger Abzug“ und Verrechnungsbetrag der jeweiligen Rechnungen. Stornierte Rechnungen/Gutschriften werden nicht berücksichtigt.
Zeile: bezahlt Netto / bezahlt Brutto:
Diese Summe bildet sich aus der Summe der Zahlbeträge.
Skonto oder Verrechnungsbeträge zu einer Rechnung/Gutschrift werden hier nicht mit eingerechnet. Es wird hier damit abgebildet, was an echter Zahlung erfasst wurde. Aufgrund von möglichen Rundungsdifferenzen bei Umrechnung des Zahlbetrags mit Umsatzsteuer in einen Zahlbetrag ohne Umsatzsteuer kann es in der Nettosumme zu Cent-Abweichungen kommen.
Zeile: ausgebucht Netto / ausgebucht Brutto:
Hier wird die Summe Verrechnungsbeträge und Skontoabzügen zu allen Rechnungen/Gutschriften aufaddiert, die nicht den Zahlstatus „Storno“ haben. Journaleinträge mit Zahlstatus „verrechnet“ können optional zusätzlich berücksichtigt werden.
Listenbereich
In der Liste werden alle Rechnungen in der Spalte Rechnungsart gekennzeichnet, welche Abschlagszahlungen, Schlussrechnungen, oder Gutschriften sind.
– Abschlagszahlungen erhalten die Kennzeichnung (AZ).
– Schlussrechnungen erhalten die Kennzeichnung (SR).
– Gutschriften werden mit einer blauen Rechnungsnummer gekennzeichnet.
– AZ-Rechnungen, die in einer Schlussrechnung verrechnet wurden, werden unterhalb des Nettodatums gekennzeichnet und die Schlussrechnung wird angegeben, in welcher die AZ abgezogen wurde.
Projekt-Nummer:
In diesem Textfeld wird die von Ihnen vergebene Projektnummer der ausgewählten Rechnung angezeigt. Die Projektnummer ist als Link ausgeführt, worüber der entsprechende Vorgang aufgerufen werden kann.
Die weiteren Einstellungen und Funktionen finden Sie wie gewohnt unter Rechnungsjournal
Zahlungseingang
Die Zahlungserfassung ist direkter Bestandteil der Journalübersicht.
Im Reiter “Zahlungseingang” erhalten Sie einen Überblick über Ihre Rechnungsdaten und eine Auflistung der schon gebuchten Zahlungen, falls vorhanden. Schließen Sie jede Buchung bitte mit “Speichern” ab.
Der Erfassungsablauf ist wie folgt optimiert:
Manuelle Erfassung:
Durch Klick auf den Reiter Zahlungseingang kommen Sie in die Informations- und Erfassungsmaske. Sie können jetzt mit der Maus arbeiten, oder Tastenoptimiert von Feld zu Feld mit [Enter ] springen und hierbei folgende Tastaturkürzel effektiv nutzen:
- [Strg]+[F] springt ins Suchfenster für die Suchmöglichkeit nach Rechnungsnummer oder Debitorennummer u.a. (je nach Information vom Kontoauszug). Klicken aus der Liste der angezeigten Journalzeilen die gewünschte Rechnung an.
- [Strg]+[N] für neue Zahlung erfassen, Sie stehen im Fenster Zahldatum
- Tippen Sie das Datum bzw. übernehmen Sie mit [Enter] den Vorschlag
- Erfassen Sie den Zahlbetrag, Skontoabzug und sonst.Abzug – mit 0 leeren Sie den vorgeschlagenen Betrag (nicht mit der Entf-Taste), übernehmen mit Enter-Taste.
- Sofern gewünscht tippen Sie noch die Kontoauszugsnummer
- Im Feld auf Konto drücken Sie zur Auswahl die Funktionstaste F4 und wählen die Bank aus, sofern diese nicht bereits aufgrund der letzten Eingaben korrekt vorgeblendet ist.
- Bei Bedarf noch den Hinweis zum Abzug füllen und mit [Enter] bestätigen.
- Mit dem nächsten [Enter] wird der Datensatz gespeichert.
- Weiter wieder mit Punkt 1.
| Hinweis | Sind die erfassten Daten schon früher komplett, so drücken Sie [Strg]+[S]. Damit wird sofort der Datensatz gespeichert und Sie können die nächste Rechnung auswählen. |
| Beispiel | In der Zahlungseingangsverwaltung wird noch unterschieden zwischen dem OP-Verrechnungswert (=die Summe der Zahlung plus der Abzüge, welche den Rechnungsbetrag ausgleicht) und einem Verrechnungsbetrag (=Zahlung plus akzeptiertem Skonto/Abzug aus dem Feld Skonto). Der Verrechnungsbetrag ist der Betrag, welcher als Wert für eine Verrechnung in z.B. einer Schlussrechnung als erhaltener Zahlungseingang herangezogen wird. Beispiel 1: Abschlagsforderung über 10.000,00 Euro, der Kunde bezahlt 9.800,00 Euro, 200,00 Euro sind Skonto. Der Skonto wird akzeptiert und daher beim Zahlungseingang in das Feld Skonto eingetragen. Somit wird als erhaltene Zahlung für die Schlussrechnung als Verrechnungsbetrag 10.000,00 Euro notiert. Beispiel 2: Abschlagsforderung über 10.000,00 Euro, der Kunde bezahlt 9.800,00 Euro, 200,00 Euro sind Skonto. Der Skonto wird NICHT akzeptiert, da die Zahlung verspätet war bzw. der Abzug nicht vereinbart war. Hier wird beim Zahlungseingang in das Feld Skonto 0,00 Euro eingetragen, in das Feld sonst. Abzug die 200,00 Euro. Somit wird als erhaltene Zahlung für die Schlussrechnung als Verrechnungsbetrag 9.800,00 Euro notiert. |
1. Buchen ohne Skonto und ohne sonstigem Abzug
Speichern Sie den Zahlbetrag nach Überprüfung mit dem Schalter “Speichern” ab.
2. Buchen mit Skonto
Sie stehen im Feld Zahlbetrag und geben hier den tatsächlichen Zahlungseingang ein. Unterscheidet sich der tatsächlichen Zahlungseingang vom Zahlbetrag, wird der ausstehende Betrag zunächst in das Feld Skonto übertragen, wenn Sie die Enter-Taste drücken, oder mit der Maus ins nächste Feld klicken. Ist der ausstehende Betrag reines Skonto können Sie die Buchung mit dem Schalter “Speichern” abschließen.
3. Buchen mit Skonto und sonstigem Abzug
Ist der ausstehende Betrag kein reines Skonto, also es sind darin sonstige Abzüge enthalten, dann tragen Sie in das Feld Skonto den tatsächlichen Skontobetrag ein und das Programm errechnet aus Ihrer Eingabe den sonstigen Abzug, sobald Sie in das nächste Feld springen. Schließen Sie die Buchung danach mit dem Schalter “Speichern” ab.
4. Buchen mit sonstigem Abzug ohne Skonto
Ist im ausstehende Betrag kein Skonto enthalten, dann geben Sie im Feld Skonto eine Null ein und mit dem Sprung in das Feld “sonst.Abzug“, wird der gesamte ausstehende Betrag in dieses Feld übernommen. Schließen Sie die Buchung danach mit dem Schalter “Speichern” ab.
Sie können für jede Buchung die Kontoauszugsnummer, das Konto und eine Bemerkung zum Abzug in den dafür vorgesehenen Feldern rechts neben den Eingabezeilen hinterlegen
5. Buchen mit Sicherheitseinbehalt
Wenn Sie bei sonstigem Abzug einen Betrag gebucht haben, bei dem es sich um einen Sicherheitseinbehalt handelt, dann können Sie das Kontrollfeld “Rest-OP ist Sicherheitseinbehalt” anhaken, worauf ein Datumsfeld erscheint, in welches Sie das Fälligkeitsdatum des Rest-OPs eintragen können.
Sie haben über den Schalter Aktvitäten direkten Zugriff auf das Aktivitätenmanagement, wo Sie die Fälligkeit von Sicherheitseinbehalten mit Wiedervorlagedatum organisieren können.
6. Rechnung stornieren
Die Stornierung kann nur erfolgen, wenn noch kein Zahlungseingang zu dieser Rechnung verbucht wurde. Ansonsten müssten schon vorhandene Buchungen zuerst gelöscht werden. Setzten Sie bis auf das Feld sonstiger Abzug alle Felder auf Null. Der Zahlbetrag muss nun komplett im Feld “sonst.Abzug” stehen. Speichern diese Eingabe ab. Sie erhalten eine Meldung, ob Sie trotz des Nullbetrages speichern möchten, diese bestätigen Sie mit “Ja“.
7. Rest-OP verbuchen
Ein weiterer Zahlungseingang zu einer Rechnung (z.B. Zahlung eines Rest-OPs) Wird durch erneutes Aufrufen der Zahlungseingangsverwaltung und dort durch den Schalter ausgelöst. Jetzt wird nur noch der Rest-OP vorgeblendet, welchen Sie mit dem Schalter “Speichern” buchen können, damit ist die Rechnung gebucht. Sollte auch dieser Zahlungseingang vom Zahlbetrag abweichen, ist die Vorgehensweise wie beim Buchen mit sonstigem Abzug ohne Skonto, siehe Punkt 4.
8. Korrektur-Rechnung (Gutschrift)
Wählen Sie den Schalter “Korrektur-RE” und Sie erhalten den Dialog “Druck Gutschrift für Rechnungsnummer“:
Wählen Sie das Datum der Gutschrift, geben den Gutschriftbetrag und zusätzlich die Begründung in das Textfeld ein, überprüfen den MwSt-Betrag und die Kostenart, auf welche der Gutschriftbetrag verbucht werden soll. Optional wählen Sie für interne Verwendung oder zur Steuerung der Formularoptik den Grund bzw. die Art der Gutschrift und klicken auf den Schalter “Drucken“. Nach erfolgtem Ausdruck erhalten Sie eine Meldung zum Verbuchen der Gutschrift.
Wenn Sie die Frage mit “Ja” beantworten wird in der Zahlungseingangsverwaltung ein Datensatz über den Gutschriftbetrag angelegt. Sollte der Gutschriftbetrag den Betrag der Rechnung übersteigen, erhalten Sie eine Warnmeldung.