Besonderheit der Zahlungskondition Nr. 98 und 99 (Einstellbar im Menü “Verwaltung/Konditionstabelle”)
Die Zahlungskondition 98 steht im Modul Eingangsrechnungsbuch für die Standard-Kondition für Abbuchungen. Haben Sie mit einem Lieferanten eine Abbuchung vereinbart, so hinterlegen Sie beim Lieferanten die ZK 98. Beim Erfassen neuer Eingangsrechnungen dieses Lieferanten wird dann automatisch Abbuchung der Eingangsrechnung vorgeschlagen.
Die Zahlungskondition 99 ist die Standard-Kondition im Programm für Ausgangsrechnungen. Wird bei einer Rechnung keine ZK hinterlegt, so greifen automatisch die Einstellungen der ZK 99.
Einstellen des Eingangsrechnungsbuches
In den Grunddaten des Eingangsrechnungsbuches finden Sie folgende Register:
– Vorbelegungen Kopfdaten
– Vorbelegung Buchungen
– Benutzerfelder
– Externe Funktionen und SEPA
– Stempelfelder
1. Vorbelegung Kopfdaten
im Register Vorbelegung Kopfdaten definieren Sie im oberen Bereich die Kostenstelle, Skontotage und Skonto Prozent Nettotage die Kostenart, Valutadatum und den Mehrwertsteuersatz.
Bei automatischer Nummernvergabe kann die Option “Auf Basis heute” oder “Auf Basis Rechnungsdatum” gewählt werden um die ER-Buch Nummer entsprechend zu gestalten.
Die Option „Freigabe durch Sachbearbeiter“
Bevor die Rechnung gebucht oder bezahlt werden kann, muss die Rechnung durch den Sachbearbeiter freigegeben werden. Der Sachbearbeiter entspricht in der Regel dem Erfasser der Rechnung. Dies kann jedoch umgestellt werden.
Die Option Valutadatum vorbelegen
hier entscheiden Sie ob das Valutadatum mit dem Rechnungsdatum oder mit dem Eingangsdatum vorbelegt wird.
Die Option „manuell vorbelegen“
Dadurch wird die Nummer des Eingangsrechnungsbuches nicht mehr automatisch vorgeschlagen, sondern die ERB-Nummer muss dann manuell vergeben werden.
Wird diese Option aktiviert, so muss sich eine der ERB-Nummer entsprechende Datei im Scans-Verzeichnis von bnWin vorhanden sein.
Beispiel: Eingabe der ERB-Nummer ERB08-554. Im Scans-Verzeichnis muss dann eine Datei vorhanden sein, die den Namen ERB08-554.pdf oder ERB08-554.tif besitzt. Diese Datei wird dann beim Anlegen der Eingangsrechnung automatisch in das Archiv von kwp-bnWin.net verschoben und der Eingangsrechnung zugewiesen.
Sie hätten hier noch die Möglichkeit den Haken zu setzen bei Option “zuletzt verwendete Adresse vorbelegen“, dann wird die Kreditoren Adresse der letzten Eingangsrechnung vorgeblendete. Möchten Sie das für die angelegte Eingangsrechnung kein Archivbeleg angelegt wird dann setzen Sie bitte den Haken bei der Option “ohne Archivierung“.
Im Folgenden wird Ihnen das Scanverzeichnis für Eingangsrechnungen angezeigt das allerdings nur mittels des Scanimports geändert werden kann. Wählen Sie nun aus welches Defaultkonto für das Eingangsrechnungsbuch eingestellt werden soll wählen Sie nun welches Defaultkonto für das Eingangsrechnungsbuch eingestellt werden soll
2. Vorbelegung Buchungen
Die Option „Default-Konto übersteuern mit Benutzerfeld“
In der Standard-Einstellung wird für eine Buchung der Eingangsrechnung die hier eingestellte Kontonummer verwendet. Es ist jedoch auch möglich, die Eingangsrechnung in Abhängigkeit der Adresse auf eine bestimmte Kontonummer zu buchen.
So kann in der Adressverwaltung in einem frei wählbaren Benutzerfeld (Benutzerfeld 1 bis 5) eine Kontonummer hinterlegt werden. Dieses Feld muss dann hier in den Grunddaten definiert werden. Wird nun die Rechnung verbucht, so schlägt das ERB die Kontonummer vor, die im entsprechenden Benutzerfeld des Lieferanten hinterlegt ist.
Über die Default Vorgangsart legen Sie fest welche Vorgangsart (Projekt, Regie, Wartung, Wartungsauftrag, Bestellung oder sonstiges) als Standard festgelegt werden soll.
Kostenstelle als Vorgang
In den Einstellungen des ERBuch gibt es einen Schalter KOSTENSTELLEN als Vorgangsnummer.Projekt automatisch übernehmen: AUTOMATISCH, BEI NEUER BUCHUNG, NIE
Default-Wert = NIE
Im Register RECHNUNGSDETAILS kann beim Erfassen schon die Projektnummer erfasst werden. Diese tragen Sie in das Feld KOSTENSTELLE manuell im Register Rechnungsdetails ein. Es wird geprüft, ob es sich um eine gültige Projektnummer handelt und dieses Projekt auch bebucht werden darf.
Die Buchhaltung führt dann die Verbuchung / Vorkontierung durch.
Je nach dem Wert in den Einstellungen reagiert das Programm wie folgt:
NIE – wie gehabt, bei einer neuen Buchung bleibt das Feld VorgangsNr leer
AUTOMATISCH – Nach dem Speichern der Rechnungsdetails wird im Hintergrund automatisch ein Buchungssatz mit dem Default-Konto und der Projektnummer aus KOSTENSTELLE angelegt.
BEI NEUER BUCHUNG – klickt der Anwender im Register BUCHUNGEN auf NEU so wird die bereits erfasste Projektnummer aus KOSTENSTELLE in die Vorgangsnummer vorgeblendet. (Vorgangsart fix Projekt)
Beim Speichern der Buchung prüft das System dann wie gehabt auf Logik und löst das System dann wie bisher auch die BstLagerBuchung aus.
Die nächsten Optionen:
– nach Rechnungsdaten speichern, Buchungen einblenden
– nach vollständiger Verbuchung, Rechnungen einblenden
– ändern von Buchungen zulassen
– automatische Freigabe der Zahlung nach vollständiger Verbuchung
wählen Sie bitte wie gewünscht aus.
Als letztes wählen Sie auf dem Register Vorbelegungen aus, ob eine Kostenstelle als Vorgang gewählt werden soll. Hier stehen die Möglichkeiten nie, bei neue Buchung oder automatisch zur Verfügung.
2. Benutzerfelder
Sie können fünf Benutzerfelder definieren die dann im Eingangsrechnungsbuch auf dem Register Bemerkungen angezeigt werden. Vergessen Sie bitte nicht das Optionskästchen anzeigen anzuraten wenn das Benutzerfeld angezeigt werden soll.
3. Die Option Externe Funktionen & SEPA
Rechnungskontrollierte Bestellungen automatisch im ER-Buch anlegen und verbuchen
Für diese Option ist das Bestellwesen Voraussetzung. Wird sie aktiviert, so öffnet sich nach dem erfolgreichen Kontrollieren der Rechnung im Bestellwesen ein neues Fenster, in dem Sie eine neue Eingangsrechnung erfassen können. Dabei werden die Informationen wie Kreditor, Rechnungsnummer sowie Rechnungsdatum und Betrag aus dem Bestellwesen gezogen.
Legen Sie hier fest ob bei SEPA Überweisungen der Verwendungszweck 2 mit der Eingangsrechnungsbuch-Nummer oder mit der Kundennummer vorbelegt werden soll.
Wählen Sie dann noch das Druckformular aus welches bei Sammelüberweisungen verwendet werden soll. Der so genannte AVIS Begleitzettel.
4. Stempelfelder
Auf dem Registerstempelfelder gibt es zwei Kategorien:
– Gruppen zur technischen Prüfung
– Gruppen zur Weiterberechnung
Haben Sie in der KWP Benutzerverwaltung Rechte-Gruppen definiert dann werden diese jetzt hier angezeigt. Wenn Sie eine dieser Rechte-Gruppen anhaken, werden im Eingangsrechnungsbuch auf dem Register Bemerkungen zwei Optionskästchen angezeigt:
– technisch geprüft
– Weiterberechnung Debitor
diese können nun von Benutzern mit den entsprechenden Rechten aus der vorher beschriebenen Rechte-Gruppe angehakt bzw. gestempelt werden. Diese Kennzeichnung wird mit dem Datum und dem Sachbearbeiter versehen und je nach Status mit einer Farbe versehen. Die Kennzeichnung kann nur noch durch den KWP Admin rückgängig gemacht werden.
