Dokumententyp “Dokumenten-Vorlage” Neben immer wiederkehrenden Briefen gibt es auch zahlreiche Checklisten u.ä., die immer wieder gebraucht werden. Dabei kann es sich um Projektabläufe, neue Mitarbeiter, Abnahmen, Sicherheitsunterweisungen, Inbetriebnahmen, Zustands- und Funktionalitätsbeschreibungen, Qualitätssicherung oder Ablaufpläne handeln. Der Dokumentation sind hier keine (technischen) Grenzen gesetzt. Für die reibungslose Nutzung steht uns der Vorlagen-Import im Archiv zur Verfügung. […]
Kategorie: Journale
automatische Anhänge Mob. Monteur
Eintrag “MM-Anh-Auto” im Benutzerfeld 5 Eine zusätzliche Funktion ist die automatische Steuerung von Checklisten zu Wartungsterminen. Voraussetzung hierfür ist in den Grundeinstellungen “Allgemein” der Eintrag “MM-Anh-Auto” im Benutzerfeld 5 (und das WW V2). Die korrekte Schreibweise ist dabei unbedingt zu beachten. Dieser Eintrag sorgt dafür, dass einmal dem Wartungsintervall hinzugefügte Checklisten bei jeder Wartung automatisch […]
Organisation
Wie unten zu sehen, wird die Eingangsrechnung mit einem Barcode versehen, um das Dokument mit einem Scanner verarbeiten zu können. Dadurch kann das Dokument automatisch zum Lieferanten Archiviert werden. Die Wertstellung kann sowohl im Bestellwesen zur Rechnungskontrolle, wie auch auf dem Baustellenlager herangezogen werden. Die Eingangsrechnungen werden vorbereitet für die FIBU-Übergabe und die automatische Überweisung […]
Abrufmöglichkeiten/ Programm-Verbindungen
Die Archivierten Dokumente werden immer in einem bestimmten Kontext archiviert. Das heißt, je nach dem, aus welchem Programmteil Sie die Vorgangsarchivierung öffnen, werden Ihnen auch nur die Dokumente zum gewählten Programmteil angezeigt. Unter Anderem können Sie die Vorgangsarchivierung, aus folgenden Programmteilen starten: – Projektverwaltung (Projektbezogen, Rechnungen) – Regieverwaltung (Auftragsbezogen, Rechnungen) – Wartungswesen (Anlagenbezogen, Rechnungen) – […]
Verzeichnisrechte
Sobald die Verzeichnisrechte im neuen Archiv aktiviert sind, können diese in den Einstellungen zur “Freien Verzeichnisstruktur” individuell für jeden Ordner konfiguriert werden. Gültig sind nur die Gruppenrechte aus der Benutzerverwaltung zu kwp-bnWin.net. In Archivordnern können keine benutzereigenen Rechte gesetzt werden. Die Verzeichnisrechte können sowohl für die selbst erstellten Ordner, wie auch für die grauen KWP-Standardordner […]
Versenden per eMail
Werden in der Dokumentenliste ein oder mehrere Dokumente markiert und über die rechte Maustaste der Versand per eMail aktiviert, erhalten Sie, nach Auswahl der Adresse, den Dialog “Optionen für Mailversand“. Sind, mehrere eMail-Adressen vorhanden, können Sie über die Optionskästchen: To:, CC:, BCC: bestimmen wer die Auswahl per eMail erhalten soll und ob die Zieladresse Haupt-, oder Nebenempfänger […]
Revisionsmanager
Dokumente, die mehrfach verändert und archiviert, bzw. gedruckt wurden, werden als Revisionen abgelegt. Um die einzelnen Revisionen zu bearbeiten, oder nur zu betrachten, wählen Sie das Dokument in der Dokumentenliste aus. Im Fenster rechts unten wird das Dokument, mit Hinweis auf vorhandene Revisionen angezeigt. Klicken Sie dort mit der rechten Maustaste auf das Dokument und […]
Aktualisieren
Aktivieren Sie die Schaltfläche “Aktualisieren“, rechts oben im Archivfenster, um die Anzeige des aktuellen Archivs zu aktualisieren.
Suchen
Um in einem oder mehreren Archiven bestimmte Dateien zu suchen, klicken Sie links oben in das Feld Suchen. Einfaches Suchen In dem Textfeld Suchen tragen Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Dieser Suchbegriff kann aus Ziffern und Buchstaben bestehen. Mehrere Wörter oder Zahlen müssen jeweils durch ein Leerzeichen getrennt werden. Es kann auch nach Datum gesucht […]
Dateien entfernen
Markieren Sie die gewünschte Datei, aktivieren Sie die Schaltfläche “Löschen“, oder markieren Sie die gewünschte Datei mit der rechten Maustaste und aktivieren Sie im Kontextmenü den Eintrag “Datei löschen“. Sie erhalten eine Hinweismeldung, die Sie bitte wunschgemäß beantworten. Die Datei wird gelöscht.