Das Feld “Kategorie” findet sie an zahlreichen Stellen im System. Es unterstützt die Filterung bzw. das Controlling in der Auftragsabwicklung. Kategorien können benutzt werden, um Vorgänge bestimmten Gruppen zuzuordnen. Ein Beispiel aus der Praxis wäre was für eine Art von Auftrag es sich handelt. Zum Beispiel könnte es sich bei dem Auftrag um Renovierungsarbeiten handeln. Dann würden sie den Auftrag zu der Kategorie Renovierung zuordnen. Damit hätten sie die Möglichkeit über die Kategorie herauszufinden bei welchen Vorgängen Renovierungsarbeiten getätigt wurden. Ein weiteres Beispiel könnte sein, sie haben bestimmte Arbeiten auf Kulanz oder Garantie erledigt. Dann würden diese Vorgänge die Kategorie Kulanz oder Garantie erhalten, was die Auswertung dieser später erleichtert.

Über die 3 Punkte gelangen sie in die Auswahl, markieren die gewünschte Kategorie und speichern diese mit “OK übernehmen“.

Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) können Sie weitere Funktionen aufrufen, vorausgesetzt in der Benutzerverwaltung haben sie die entsprechenden Rechte.

Mit “Neu” erzeugen Sie eine neue Kategorie. Dabei bestimmt der Ausgangspunkt, ob sie eine neue Haupt– oder Unterkategorie anlegen. Die Vorgehensweise entspricht in etwa dem Windows Explorer.

In diesem Beispiel legen wir eine Unterkategorie an, weshalb der KategorieKey schon gefüllt ist. Bei einer Hauptkategorie würden sie diesen auch vergeben. Sie ergänzen den Key, vergeben eine Bezeichnung und – wenn gewünscht – einen eigenen Icon. Mit “OK Übernehmen” speichern sie die Eingaben.

Die Kategorie ist nun überall dort auszuwählen, wo das Feld Kategorie zur Verfügung steht (Wartung, Regie, etc.)

Im Kontextmenü stehen noch weitere Funktionen zur Verfügung.

Der LOG besteht aus 2 Teilen und ist die historische Dokumentation der wichtigsten Arbeitsschritte, die auf einer Wartungsanlage durchgeführt wurden. Hier gewinnt man schnell einen Überblick.

Log

Einmal der Reiter „Log“. Hier sehen wir die Historie der erstellten Aufträge.

Log-Buch

Einmal das Log-Buch unter den Geodaten. Hier sehen wir Aufträge, Aktivitäten, Termine usw..

Am Ende der eingeblendeten Logs können wir uns über einen Reiter „weitere Einträge anzeigen“ lassen (wenn vorhanden).

Im Log-Buch findet sich zu jedem Eintrag ein blauer Link. Klicken wir diesen an, wechseln wir in den entsprechenden Vorgang. Hier haben wir eine Aktivität.

Über den Link öffnet sich die zugehörige Aktivität im Aktivitäten-Management.

Bei einem Eintrag für einen Auftrag gelangen wir über den Link….

… in den passenden Regieauftrag. In diesem Beispiel handelt es sich um eine erzeugte Sammelrechnung.

Bei einem Eintrag über die Erfassung von Messdaten …

…. öffnet sich automatisch der Reiter „Messdaten“ der Wartungsanlage.

So sind die wesentlichen Erfassungen und Änderungen der Wartungsanlage transparent nachvollziehbar.

Messdaten Masken

Die Dokumentation der Messdaten für die erfassten Geräte ist für die meisten Unternehmen sicherlich ein wichtiger Arbeitsschritt. Die Anforderungen je Unternehmen sind unterschiedlich, aber innerhalb eines Unternehmens ist die einheitliche Erfassung gewünscht. Aus diesem Grund müssen im ersten Schritt sogenannte Masken in den Grundeinstellungen des Wartungswesen angelegt werden.

Die Vorgaben der Grundeinstellungen sollten grundsätzlich auf Unternehmensebene festgelegt und von einer verantwortlichen Person umgesetzt werden. Die Erfassung der Masken ist im Kapitel der Grundeinstellungen beschrieben.

Pro Erfassung  stehen 10 Messwerte zur Verfügung.

Messdaten erfassen

Die Voreinstellung in den Messdaten der Anlage ist immer „ohne Maske“.

Wir erfassen einmal mit dieser Einstellung Messdaten und drücken dafür auf „neu“.

Wir sehen, dass die Spaltenüberschriften mit „Messwert xx“ sehr unspezifisch sind und jeder Mitarbeiter Zahlen in einer beliebigen Reihenfolge eintragen könnte. Eine Nachvollziehbarkeit oder Auswertbarkeit sind Fehlanzeige.

Deshalb ist es sinnvoll, zunächst die gewünschte Vorgabemaske auszuwählen.

Nach der Vorauswahl betätigen wir den Button „Neu“.

Nun werden uns die Spaltenüberschriften passend zum Gerät angezeigt. So stellen wir sicher, dass die wichtigsten Daten in der korrekten Reihenfolge erfasst werden. Die Messdaten sind jederzeit nachvollziehbar und auswertbar.

Wir füllen die Zeilen mit unseren Zahlen.

Im Anschluss „Speichern“ nicht vergessen.

Sind unsere Techniker mit dem mobilen Monteur ausgestattet, erfassen sie dort die Messdaten direkt. Nach der Rückmeldung und Bearbeitung der Aufträge im Montageauftragsjournal, stehen uns die Messdaten in der Wartungsanlage zur Verfügung. Wir erkennen diese rückgemeldeten Messdaten durch den Benutzer „KWP“.

Messdaten exportieren

Die Messdaten können über das Kontextmenü nach Excel exportiert werden.

Die Excel-Datei enthält alle Spalten und Daten aus der Anlage und kann beliebig bearbeitet und gespeichert werden.

Wir waren beim Kunden vor Ort. Wir haben alle notwendigen Kundendaten für einen Wartungsvertrag sowie die Gerätedaten. Folgen wir also unserem Kerngeschäft und bieten dem Kunden eine turnusmäßige Prüfung an.

Vertragsangebot erstellen und drucken

Wir haben unsere Anlage mit den Gerätedaten bereits angelegt und wechseln auf den Reiter „Verträge“.

Wir legen den Vertrag über den Button „neu“ an. Es können beliebig viele Verträge pro Anlage angelegt werden!

Im Hauptfenster des Vertrages füllen wir nun die Kopfdaten.

Schauen wir uns die Felder im Detail an.

Die Bezeichnung (1) des Vertrages ist von den unternehmerischen Festlegungen abhängig. Schauen wir uns ein paar Beispiele an:

Die Bezeichnung sollte immer in Zusammenhang mit der Beschreibung (6) gesehen werden

In jedem Fall sollte auf Unternehmensebene eine Festlegung zu der einheitlichen Nutzung der Felder Bezeichnung und Beschreibung getroffen werden.

In diesem Beispiel verwenden wir als Bezeichnung eine interne Zeichenfolge über die Geräteart, den Brennstoff und den Notdienstanteil. Die Beschreibung ist eine „offizielle“ Textvariante für den Kunden, die auch im Vertragsformular ausgedruckt wird.

Die Vertragsnummer (2) wird vom System nach der ersten Speicherung automatisch vergeben. Die Nummernvergabe erfolgt fortlaufend entsprechend der Festlegungen im Firmenstamm durch den Admin.

Die Berechnung der Vertragspauschale kann voll automatisch erfolgen, d.h. zu einem festgelegten Stichtag – unabhängig von der Ausführung – wird die Vertragsrechnung erstellt. In besonderen Fällen kann es aber notwendig sein, dass die Vertragsrechnung erst nach aufgeführter Wartung erstellt wird. Dafür wird die Funktion „Abrechnung nach erbrachter Leistung“ (3) aktiviert (Haken setzen).

Der Status (4) bleibt zunächst auf „Vertragsentwurf“ stehen, solange wir noch in der Erstellung unseres Angebotes sind.

Folgende Status stehen uns im Vertrag zur Verfügung:

Die Nutzung des Vertrags-Selekts (5) sollte ebenso wie die Bezeichnung oder Beschreibung einmal auf Unternehmensebene festgelegt werden. In diesem Beispiel nutzen wir die Abrechnungsintervalle.

Dieses Selekt steuert aber auch die Berechnung der automatischen Vertragsrechnungen. Deshalb sind Kriterien von Kunden, Vertragsarten oder sonstigen organisatorischen Merkmalen als Selekt denkbar.

Schauen wir uns die weiteren Felder in den Vertragskopfdaten an.

Der Rechnungszyklus (7) legt fest, wie oft die Vertragsrechnung erstellt wird. Dabei stehen uns sowohl Monate als auch Jahre als Zyklus zur Verfügung. Die Standardeinstellung für die meisten Verträge wird wohl 1 Jahr sein. Über die Anzahl können wir jedoch jedes beliebige Intervall einstellen.

In Verbindung mit dem Rechnungszyklus legen wir noch fest, ab welchem Monat die Rechnung erstellt werden soll.  Nehmen wir an, der Kunde hat einen Vertrag zum 01.01. eines Jahres abgeschlossen und er bekommt einmal im Jahr – jeweils zu Beginn des Vertragsjahres – seine Rechnung. Dann stellen wir „drucken im Monat“ (8) auf Januar.

In dem Feld „letzte Rechnungsstellung“ (9) sehen wir auf einen Blick, wann die letzte Vertragspauschale in Rechnung gestellt wurde. Bei der Nutzung der Funktion „automatische Drucke“ wird dieses Feld automatisch vom System gefüllt. Bei einer manuellen Berechnung kann das Feld selbstverständlich auch manuell gefüllt werden.

Das Feld „Betrag“ (10) füllt sich durch die Positionserfassung. Das Feld „für Leistungsmonat“ (11) steht in direktem Zusammenhang mit dem Feld „letzte Rechnungsstellung“ und wird ebenfalls automatisch vom System gefüllt.

Weiter geht es mit den Vertragsdetails I.

Das Vertragsdatum (12) ist in unserem Beispiel das Datum, an dem unser Angebot erstellt wird. Um den Kalender aufzuklappen, klicken wir auf den „Pfeil nach unten“ neben dem Eingabefenster.

Mit dem Beginn (13) ist der Tag gemeint, ab dem der Vertrag gültig ist. In unserem Beispiel rückwirkend zum 01.01.2023.

Mit den Feldern „gekündigt am“ (14) und „Vertragsende“ (15) beschäftigen wir uns in der Lektion zum Thema Kündigungen.

Widmen wir uns den Zahlungskonditionen (16). Das System schlägt automatisch die Zahlungskondition „99“ vor, d.h. zahlbar ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen. Die Zahlungskondition im Vertrag übersteuert eventuell hinterlegte Zahlungskonditionen auf dem Debitoren oder in der Anlage.

Wollen wir die Zahlungskondition für diesen Vertrag ändern, wechseln wir über die 3 Punkte in die Konditionstabelle und übernehmen von dort die gewünschten Zahlungsbedingungen.

Werfen wir einen Blick auf die weiteren Reiter des Vertrages. Die Vertragsdetails II füllen sich im Laufe der Angebotsbearbeitung. Das schauen wir uns gleich an.

Die automatische Vertragserhöhung schauen wir uns im Kapitel der Vertragsaktivierung an.

Die Vertragstexte sind abhängig von den verwendeten Formularen. Ob es sich hierbei um formlose Anschreiben oder rechtsrelevante Vertragsinhalte handelt, sollte einmal auf Unternehmensebene festgelegt werden.

Auf dem Reiter „Archiv“ haben wir direkten Zugriff auf zum Vertrag archivierte Dokumente, ohne in das Archiv wechseln zu müssen.

Auf dem Reiter „Zusatzfelder“ stehen uns 10 Benutzerfelder zur freien Verfügung.

Die Verwendung der Benutzerfelder wird in den Einstellungen zum Wartungswesen festgelegt. Die Felder sollten einmal auf Unternehmensebene definiert und durch den Admin eingerichtet werden. Mehr dazu im Kapitel Grundeinstellungen.

Zurück zum Wartungsvertrag. Wir haben die Kopfdaten vervollständigt und wechseln nun in die Positionserfassung, um die Leistungen des Vertrages zu erfassen.

Die Positionserfassung ist in allen Vorgängen in KWP-bnWin.net identisch. In der Mehrheit werden wir uns für eine Artikelposition ohne Titel entscheiden.

Die erfassten Positionen werden im Vertrag angezeigt.

In unserem Beispiel erfassen wir noch eine Textposition als Vortext für die Rechnung.

Die Summe unserer erfassten Positionen wird nun im Feld Betrag des Vertrages angezeigt.

Kommen wir zu den Vertragstexten. In unserem Beispiel wird dieser Text im Formular an der Stelle „besondere Vereinbarungen“ eingefügt und beschreibt den kostenlosen Stördienst. Damit alle im Unternehmen identische Texte verwenden, haben wir diesen als Textbaustein angelegt, der über die 3 Punkte am rechten Fensterrand aufgerufen und übernommen werden kann.

Im Normalfall werden wir das Vertragsangebot an die in der Wartungsanlage hinterlegte(n) Adresse(n) schicken. Für die wenigen Ausnahmen können wir aber auch in den Vertragsdetails I über den Link „Adresse auswählen“ eine andere Empfängeradresse aus dem Adresswesen übernehmen. Diese übersteuert dann die primäre Rechnungsadresse aus den Zuordnungen der Wartungsanlage.

In unserem Beispiel sind die Anlagen- und primäre Rechnungsadresse identisch und wir verwenden keine zusätzliche Adresse.

Um das Vertragsangebot zu drucken, müssen wir auf dem Reiter „Verträge“ stehen und den Vertrag markieren (falls mehrere Verträge vorhanden sind).

In der rechten Menüleiste wählen wir „Drucken“ und den Unterpunkt „Vertragsdruck“.

Es öffnet sich das Druckfenster „Ausdruck Vertrag“ mit verschiedenen Druckoptionen.

Aktivieren wir die „Druckvorschau“ mit einem Haken, können wir uns das Dokument vor dem eigentlichen Druck auf dem Bildschirm anzeigen lassen.

In der nächsten Zeile wählen wir das passende Formular für unseren Druck aus. Das Menü öffnet sich mit dem „Pfeil nach unten“ rechts neben dem Eingabefenster.

In der nächsten Zeile wählen wir den Vertragspartner, wenn dieser von der primären Rechnungsadresse der Anlage abweicht.

Auf dem Reiter „Zuordnung“ sind die Adressen mit der entsprechenden Rolle hinterlegt, die sich im Druckmenü des Vertrages ansteuern lassen.

Sind unsere Eingaben vollständig, starten wir mit dem Button „Drucken“.

Die Wartungsvertragsformulare können mit separaten Abfragen gefüllt werden, die dann an entsprechender Stelle im Angebot gedruckt werden. In diesem Beispiel ist es z.B. die Vertragslaufzeit (1 Jahr).

Nach dem Druck erfolgt die Abfrage zur automatischen Statusänderung. Ist das Angebot fertig zum Versand an den Kunden, beantworten wir diese Frage mit „JA“.

Das System hat den Status in „Vertragsangebot“ geändert.

Mit dem Druck wurde in den Vertragsdetails II automatisch das Druckdatum aktualisiert. Wir haben nun noch die Möglichkeit Planstunden zu hinterlegen.

Das Angebot ist fertig. Warten wir nun, bis der Kunden den Vertrag mit uns abschließt.

Verträge aktivieren

Unser Kunde hat blitzschnell unterschrieben, so dass der Vertrag zwei Tage nach dem Angebot schon wieder bei uns vorliegt. Wir aktivieren nun den Vertrag im System.

Wir wechseln in der Anlage auf den Reiter „Verträge“ und dort auf die „Vertragsdetails II“.

Auf den Vertragsdetails II (1) setzen wir den Haken bei „Vertrag zurück“ (2). Der Status wird durch den Haken automatisch auf „Vertrag aktiv“ (3) gesetzt.

Schauen wir uns die Vertragsdetails I genauer an. Als Vertragsdatum nehmen wir in unserem Beispiel den Tag, an dem der Kunde den Vertrag unterschrieben hat. Das kann unternehmensspezifisch festgelegt sein. Der Vertrag wurde rückwirkend zum 01.01.2023 abgeschlossen (Beginn).

Dieser Vertrag ist unbefristet und verlängert sich ohne Kündigung automatisch um ein weiteres Jahr. Deshalb bleibt bei diesem Beispiel das Vertragsende leer. Wer jedoch einen befristeten Vertrag aktiviert, der automatisch zu einem festen Stichtag endet, trägt hier gleich ein Datum ein. So wird verhindert, dass automatische Vertragsrechnungen nach Vertragsende erstellt werden.

Die Zahlungskonditionen entsprechen dem Angebot.

Wir haben die Möglichkeit für jeden Vertrag eine automatische Vertragserhöhung einzurichten. Diese Funktionalität schauen wir uns etwas später in dieser Lektion an.

Je nach den Festlegungen im Unternehmen könnten die Zusatzfelder des Vertrages bei der Vertragsaktivierung von Bedeutung sein.

In unserem Beispiel wird über ein Benutzerfeld festgelegt, ob Ersatzteile im Vertrag enthalten sind oder nicht. Das ist maßgeblich für die Rechnungslegung (mit informativem Charakter).

Verträge abrechnen

Verträge abrechnen (manuell)

In diesem Beispiel ist der Vertrag im März rückwirkend zum 01.01. des Jahres abgeschlossen worden. Die automatischen Drucke für den Monat Januar sind bereits erledigt und wir nutzen nun die Möglichkeit, die Rechnung manuell zu erzeugen.

Wir wählen in der rechten Menüleiste den Button „Drucken“ und den Unterpunkt „Rechnung“.

Das System fragt uns automatisch, ob der eingestellte Leistungsmonat Januar richtig ist. Ja, denn der Vertragsbeginn ist Januar und wir haben im Vertrag „drucken im Monat: Januar“ eingestellt.

Es öffnet sich das Druckmenü für die Rechnungen. Da wir das Druckmenü an anderen Stellen ausführlich erläutert haben, beschränken wir uns hier auf die Kurzfassung. Wir wählen die gewünschten Optionen und starten unseren Druck.

Wir haben die Vertragsrechnung erzeugt.

Nach dem Druck fragt uns das System automatisch, ob die entsprechenden Daten anhand des Rechnungszyklus hochgesetzt werden sollen. Da unsere Rechnung fehlerfrei ist, bestätigen wir mit „JA“.

Im Vertrag ist jetzt das Datum der Rechnungslegung eingetragen und der von uns gewählte Leistungsmonat. Anhand dieser Einträge weiß das System bei den automatischen Drucken, wann die nächste Rechnung fällig ist.

Verträge abrechnen (automatisch)

Schauen wir uns die Funktion näher an. In der rechten Menüleiste finden wir „autom. Drucke“.

Im Fenster der automatischen Drucke wählen wir den Reiter „Rechnungen (Verträge)“. Wir haben dort verschiedene Selektionskriterien.

Zunächst wollen wir nur die Rechnungen drucken, die in einem bestimmten Monat fällig sind. Hier greift das System auf das Feld „drucken im Monat“ des Vertrages zurück. Vorgeschlagen wird automatisch der aktuelle Monat.

In unserem Beispiel greifen wir auf den Vertrag zu, für den wir gerade die aktuelle Jahresrechnung 2023 geschrieben haben und dessen Rechnung im Januar fällig ist. Da die Rechnung 2023 geschrieben ist, setzen wir das Jahr in den Selektions-Kriterien der Rechnungslegung auf 2024.

Hier kommen wir in die Abhängigkeit der Rechnungslegung zum Feld „letzte Rechnungsstellung“ sowie „für Leistungsmonat“ des Vertrages. Würden wir das Jahr 2023 stehen lassen, würde KWP-bnWin.net für diesen Vertrag keine Rechnung mehr erzeugen. Letzte Rechnungsstellung am 16.03.2023 für Leistungsmonat Januar sagt ja aus, dass die Rechnung 2023 erledigt ist.

Da wir in den Selektions-Kriterien aber Januar 2024 angeben, erkennt das System, dass die Rechnung 2024 noch nicht erstellt ist.

Als zusätzliches Kriterium können wir das Selekt der Verträge auswählen.

Die Liste ist identisch mit dem Vertrags-Selekt.

Außerdem können wir noch eine einzelne Abteilung selektieren, wenn dies gewünscht ist.

Zu guter Letzt besteht die Möglichkeit, die Rechnungen nur für bestimmte Rechnungszyklen zu erstellen. In diesem Beispiel wollen wir nur für die Verträge eine Rechnung schreiben, bei denen die Rechnung einmal im Jahr (also alle 12 Monate) erstellt wird. Verträge, die halbjährlich oder öfter eine Rechnung bekommen, sind dann nicht berücksichtigt. Wir dürfen natürlich nicht vergessen für die anderen Rechnungszyklen ebenfalls den automatischen Druck anzuschieben.

Haben wir alle Einstellungen wie gewünscht vorgenommen, starten wir den Stapeldruck mit dem Button „Drucken“.

Wir kommen in die Druckverwaltung, treffen die von uns gewünschten Einstellungen und „Drucken“. Bei den Einstellungen denken wir daran, dass wir jetzt eine Anzahl von x-Rechnungen drucken und keine individuelle Einstellung für eine einzelne Rechnung vornehmen.

Im Vertrag selber sehen wir, dass die Rechnung für den Leistungsmonat Januar 2024 erstellt wurde. Diese Verträge berücksichtigt das System also erst wieder bei der Rechnungslegung für den Monat Januar 2025 (bei jährlichem Rechnungszyklus).

Verträge abrechnen (nach erbrachter Leistung)

Bislang haben wir die Vertragsrechnung völlig unabhängig von der Vertragsleistung gestellt – zu Beginn des Vertragsjahres. Es wird aber auch Konstellationen geben, bei denen die Vertragsrechnung erst nach erbrachter Leistung erstellt wird. Für diese Fälle erfolgt die Einrichtung der Verträge gleichlautend zu der bisherigen Beschreibung.

Dann wechseln wir auf den Reiter „Vertragsdetails I“ und aktivieren die Funktion „Abrechnung nach erbrachter Leistung“, in dem wir einen Haken in das Feld setzen. Mit dem Haken wird das Feld „drucken im Monat“ automatisch geleert.

All diese Verträge manuell zu filtern und bei der Bearbeitung der rücklaufenden Wartungsaufträge an die Berechnung der Vertragspauschale zu denken ist möglich, aber umständlich. Deshalb bietet KWP-bnWin.net auch hier einen Automatismus.

Wir verknüpfen die Wartung mit den Vertragspositionen, so dass bei der Erstellung des Wartungsauftrages die Vertragspositionen in eben diesen Wartungsauftrag automatisch übernommen werden. Schauen wir uns das einmal in der Praxis an.

Wir haben einen Vertrag und eine Wartung in unserer Wartungsanlage angelegt (Details dazu auch in der Lektion Wartungen). Wir wechseln im Vertrag in die Positionserfassung. Wir öffnen die entsprechende Position (1) und gehen auf den Reiter „Wartungsintervalle“ (2). Dort werden uns alle Wartungsintervalle der Wartungsanlage angezeigt. Wir aktivieren das gewünschte Wartungsintervall (3) und „Speichern“ (4) unsere Eingabe.

Es besteht die Möglichkeit einzelne Vertragspositionen unterschiedlichen Wartungen zuzuordnen.

Mit dieser Verknüpfung der Wartungsintervalle zu den Vertragspositionen stellen wir sicher, dass die Vertragspositionen nach erbrachter Leistung automatisch Rechnungsbestandteil sind. Die zugeordneten Vertragspositionen sind bei den Wartungen jederzeit erkennbar.

Wir erstellen einen Auftrag für diese Wartung ……

…… und wechseln in die Positionen des Auftrages. Dort sehen wir die verknüpfte Vertragsposition als Auftragsposition. Bei der Bearbeitung des rücklaufenden Auftrages sieht der Sachbearbeiter sofort, dass hier eine Rechnung fällig ist.

Bei jedem turnusmäßigen Wartungsauftrag wird automatisch die zugeordnete Vertragsposition für die Rechnungslegung übernommen.

Verträge erhöhen – automatisch

Neben der automatischen Berechnung von Verträgen bietet KWP-bnWin.net auch einen Automatismus für die Erhöhung von Verträgen. Sehen wir uns den Reiter „Vertragserhöhung“ im Vertrag näher an. Wir aktivieren (1) die automatische Vertragserhöhung mit einem Haken im Feld rechts vom Text.

Wir haben drei Arten von Erhöhungen (2)

• Betrag = Erhöhung um eine feste Summe x €
• Prozentual = Erhöhung um einen Prozentsatz x von der Vertragssumme
• Prozentual auf neue Position = die prozentuale Erhöhung wird in einer neuen Position ausgewiesen

Dann legen wir fest, in welchem Intervall (3) die Erhöhung stattfinden soll. In unserem Beispiel alle 2 Jahre.

Im nächsten Schritt bestimmen wir, wann die nächste bzw. in unserem Beispiel erste Erhöhung (4) erfolgen soll.

Unser Vertrag startet ja im Januar 2023, so dass im Januar 2025 das erste Mal erhöht wird.

Ist unsere Erhöhungsart „Prozentual“ bzw. “Prozentual auf neue Position” (5), tragen wir im nächsten Schritt den Prozentsatz ein.

Ist unsere Erhöhungsart „Betrag“ (5), tragen wir im nächsten Schritt den absoluten Betrag ein.

Die nächsten Felder werden vom System automatisch gefüllt, wenn die Erhöhung durchgeführt wurde. Den Weg dorthin schauen wir uns als nächstes an.

Automatische Erhöhung der Verträge durchführen/ umsetzen (mit vorgegebener Vertragserhöhung im Vertrag)

Die im Vertrag eingetragene Vertragserhöhung kommt nur zum Tragen, wenn wir aktiv die Erhöhung anschieben. Dazu wählen wir in der rechten menüleiste die Funktion „Verträge erh.“.

Nun öffnet sich das Fenster der Vertragserhöhung und die „autom. Erhöhung“ ist aktiviert, d.h. es werden alle Verträge angezeigt, bei denen die automatische Vertragserhöhung aktiviert ist.

Das System filtert automatisch die Verträge, bei denen die Erhöhung im nächsten Monat fällig ist. In diesem Beispiel haben wir die Funktion im März gestartet und es werden alle Verträge angezeigt, wo die Erhöhung im April fällig ist. Die Vertragserhöhungen Mai werden erst angezeigt, wenn ich die Funktion im April starte. Diese Funktion wird also monatlich aktiviert.

Für alle in der Spalte „OK“ mit einem Haken markierte Verträge können wir eine Steuerdatei erzeugen. Dafür gehen wir rechts im Fenster auf „Steuerdatei“ und speichern diese auf unserem Laufwerk.

Diese Steuerdatei können wir z.B. nutzen, um einen Serienbrief an alle Kunden zuschreiben. Wir können die Datei auch in einer Aktivität speichern, um später nachzuvollziehen, welche Verträge erhöht wurden.

Wir starten die Erhöhung mit „OK“. Die Erhöhung wird für alle Verträge vorgenommen, die in der Spalte „OK“ einen Haken haben, also aktiviert sind.

Das System stellt eine Sicherheitsabfrage, die wir mit „JA“ beantworten.

Je nach Umfang kann dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen. Den Fortschritt können wir verfolgen, weil das System nach und nach in der Spalte „OK“ die Haken entfernt. Bis schließlich die Erfolgsmeldung erscheint, dass alle Erhöhungen durchgeführt wurden. Wir bestätigen mit „OK“.

Wir schließen das Fenster.

In den Verträgen sehen wir nun der Eintrag „letzte Betragsänderung“ und „Betrag zuvor“. Der Betrag des Vertrages hat sich erhöht. Hier die Erhöhung um einen festen Betrag.

Hier die prozentuale Erhöhung.

Bei der prozentualen Erhöhung hat KWP-bnWin.net den Faktor in der Position um den entsprechenden Prozentsatz erhöht. In diesem Beispiel sehen wir, dass der Vertrag bereits zweimal um 2% erhöht wurde. Bei Abschluss des Vertrages wurde der Bruttopreis (1) vereinbart. Der Prozentsatz der Erhöhung (3) entspricht einem Faktor (2) von 1,02. Da der Betrag zuvor über dem Bruttopreis liegt und der Faktor 1,04 ist, müssen zwei Erhöhungen stattgefunden haben.

Bei der Erhöhung um einen festen Betrag hat das System eine zusätzliche Position im Vertrag angelegt.

Diese Position ist ein manueller Artikel, der textlich die Erhöhung um den vorgegebenen Betrag mitteilt. Natürlich wird der Betrag auf die ursprüngliche Vertragssumme aufgeschlagen.

Manuelle Erhöhung der Verträge durchführen/ umsetzen (ohne vorgegebene Vertragserhöhung im Vertrag)

Wir können auch Verträge erhöhen, für die wir keine Vertragserhöhung im Vertrag selber aktiviert haben. Dafür starten wir wieder die Funktion „Verträge erhöhen“.

Diesmal wählen wir aber die Erhöhungsart „manuell“.

Uns stehen verschiedene Selektionskriterien zur Verfügung. Die Kriterien werden jeweils mit einem Haken aktiviert und bei der Suche müssen alle aktivierten Kriterien gleichzeitig erfüllt sein (UND-Suche).

1)            Anzahl Monate seit der letzten Erhöhung

Es werden nur Verträge selektiert, deren letzte Erhöhung mindestens xx Monate zurückliegt. In diesem Beispiel muss die letzte Erhöhung mindestens 24 Monate her sein.

2)            Anzahl Monate sein Beginn

 Es werden nur Verträge selektiert, deren Vertragsbeginn mindestens xx Monate zurückliegt.

In diesem Beispiel müssen die Verträge seit mindestens 24 Monaten bestehen.

3)            Betrag von xx – Betrag bis xx

Es werden nur Verträge selektiert, deren Vertragssumme netto zwischen den eingegebenen Beträgen liegt. In diesem Beispiel muss die Summe zwischen 800 € und 5000 € liegen.

Zusätzlich können wir nach der Anlagen-Art filtern.

Darüber hinaus steht uns das Vertrags-Selekt als Filter zur Verfügung.

Mit jedem aktivierten Selektionskriterium sollte sich die Ergebnisliste automatisch aktualisieren. Für den Fall der Fälle steht uns diese Funktion aber auch rechts oben im Fenster zur Verfügung.

Im unteren Fensterbereich wird uns die Ergebnisliste angezeigt mit allen Verträgen, die unseren Kriterien entsprechen. Nicht berücksichtigt wird dabei der Status des Vertrages. Mit einem Haken in der Spalte „OK“ werden die Verträge markiert, die erhöht werden sollen. Ist die Erhöhung nicht gewünscht, wird der Haken rausgenommen.

Unter der Ergebnisliste tragen wir die gewünschte Erhöhung ein (1). In diesem Beispiel entscheiden wir uns für eine Erhöhung von 5%. In der Spalte „Betrag neu“ (2) wird uns unmittelbar die Vertragssumme nach der Erhöhung angezeigt.

Natürlich können wir auch hier die Verträge um einen festen Betrag erhöhen. Da eine Betragserhöhung als zusätzliche Position im Vertrag angelegt wird, können wir hier noch eine Kostenart und einen Positionstext für die neue Position vergeben.

Sind alle Datensätze in der Ergebnisliste wie gewünscht aktiviert bzw. deaktiviert, starten wir die Erhöhung der Verträge mit „OK“. Vorsorglich noch einmal der Hinweis, dass nur die Verträge erhöht werden, in denen die automatische Vertragserhöhung nicht aktiviert ist.

Es folgt eine Sicherheitsabfrage des Systems, die wir mit JA beantworten.

Je nach Umfang kann dieser Prozess etwas Zeit in Anspruch nehmen. Den Fortschritt können wir verfolgen, weil das System nach und nach in der Spalte „OK“ die Haken entfernt. Bis schließlich die Erfolgsmeldung erscheint, dass alle Erhöhungen durchgeführt wurden. Wir bestätigen mit „OK“.

Nun sehen wir in den Verträgen, dass eine Erhöhung durchgeführt wurde und die automatische Vertragserhöhung deaktiviert ist.

Vertragskündigungen

Kündigungen werden bearbeitet, in dem wir zunächst den Tag der Kündigung in den Vertragsdetails I erfassen. Entweder geben wir das Datum direkt ein oder wählen den Kalender mit dem „Pfeil nach unten“ rechts neben dem Eingabefenster.  Mit einem Doppelklick in „gekündigt am“ trägt das System automatisch das Tagesdatum ein.

In der nächsten Zeile befindet sich ein freies Textfeld, dass beliebig genutzt werden kann. In diesem Beispiel verwenden wir es für den Hinweis, dass die Kündigungsbestätigung erstellt wurde.

In das Feld „Vertragende“ tragen wir das reguläre Ablaufdatum des Vertrages ein.

Wir sichern unsere Eingaben in dem wir „speichern“.

Mit dem Speichern des Vertragsendes fragt uns das System automatisch, ob wir den Status der Kündigung anpassen wollen und wir bestätigen mit „ja“.

Der Vertrag trägt nun den Status „Vertrag gekündigt“.

Wer seine Kündigungen gerne statistisch auswerten möchte, z.B. um die Kundenzufriedenheit zu bewerten, kann z.B. die Benutzerfelder auf dem Reiter „Zusatzfelder“ dafür nutzen.

Kündigungsbestätigungen lassen sich z.B. einfach erstellen, in dem man die Vertragstexte nutzt und ein passendes Formular für die Kündigungsbestätigung hinterlegt. So lässt sich auch der Schriftverkehr bei Verwalterwechseln oder Vertragsübernahmen leicht gestalten.

Neben den allgemeinen Anlagedaten, die wir bereits erfasst haben, sind die Gerätedaten im Ablauf sicherlich der zweite Schritt.  Schauen wir uns an, welche Möglichkeiten KWP-bnWin.net hier zur Verfügung stellt.

Geräte anlegen ohne Maske

Wir befinden uns auf dem Reiter „Geräte“ und haben zwei Möglichkeiten, um Gerätedaten zu erfassen. Möglichkeit A ist der Button „Neu“ in der rechten Menüleiste. Er erzeugt eine leere Zeile im linken Fensterbereich, die wir manuell füllen können.

Geräte anlegen mit Maske

Möglichkeit B ist das Kontextmenü im linken Fensterbereich, d.h. wir klicken mit der rechten Maustaste in den grauen (leeren) Bereich. Dort wählen wir „Gerätemaske übernehmen”.

Es öffnet sich das Fenster mit den vorhandenen Gerätemasken (diese werden vom Admin in den Grundeinstellungen hinterlegt). Wir markieren das gewünschte Gerät und übernehmen mit „OK“ die Maske in unsere Gerätetabelle. Eine Mehrfachauswahl ist möglich.

Während der Übernahme werden wir vom System gefragt, zu welcher Ebene die Gruppe zugeordnet werden soll. Alternativ besteht die Möglichkeit, die Gruppe aus der Maske nicht zu übernehmen. Deutlicher wird diese Auswahl, wenn wir uns gleich mit den Feldern der Gerätetabelle beschäftigen.

Gerätedaten

Schauen wir uns nun die einzelnen Felder an, die KWP-bnWin.net uns anbietet.

Die Ebene kann z.B. eine Zahl sein und bietet uns die Möglichkeit, eine größere Anzahl von Geräten zu gruppieren. Das kann z.B. eine Wartungseinheit sein, die aus verschiedenen Bauteilen besteht.

Zusätzlich zu der Struktur in Ebenen, können wir Bauteile auch gruppieren. Das können wir sowohl innerhalb einer Ebene als auch Ebenen übergreifend realisieren.

Auch bei der Gruppe haben wir eine Filterfunktion über alle vorhandenen Geräte, allerding immer innerhalb einer Ebene.

Für eine weitere Strukturebene könnten wir z.B. das Feld „Info“ heranziehen oder ein eigenes Benutzerfeld dafür definieren. (Benutzerfelder werden etwas später in dieser Lektion erklärt).

Natürlich können wir die Struktur auch auf anderem Weg aufbauen, in dem wir z.B. der Ebene die Gebäudekennzeichnung zuordnen. Auch die Gruppen können anders aufgebaut werden.

Die Zuordnung zu den Gruppen können wir auch numerisch vornehmen.

Eine Eingabe ohne Ebene und ohne Gruppe können wir ebenfalls vornehmen.

Die Möglichkeiten einer unternehmensspezifischen Struktur sind zahlreich. Es ist sinnvoll, für diese Strukturen eine Richtlinie auf Unternehmensebene vorzugeben.

Kommen wir nun zu den Spalten, die KWP-bnWin.net bereits vorgibt. Wie bereits erwähnt, kann die Reihenfolge in dieser Lektion von den persönlichen Einstellungen abweichen.

Die Felder Bauteil, Hersteller, Typ und Leistung sind wohl selbsterklärend. Leistung kann natürlich auch der Inhalt in Litern o.ä. Größeneinheiten sein.

Auch die Anzahl der Geräte und das Baujahr verstehen sich von selbst, ebenso wie die Seriennummer.

Der „Führungsartikel“ ist die Artikelnummer des Gerätes, insofern dieses als einzelner Artikel im Artikelkatalog vorhanden ist (z.B. ein Heizkessel). Über die 3 magischen Punkte gelangen wir in die Artikelkataloge, suchen dort unseren Artikel und übernehmen diesen in die Gerätetabelle. Der Weg ist identisch mit der Artikelauswahl in der Positionserfassung.

„Info“ ist ein Textfeld, das wir frei beschreiben können. Entweder im Feld selber oder über die 3 magischen Punkte im Fenster der Textbausteine, d.h. wir können auch vorgefertigte Textbausteine an dieser Stelle übernehmen.

Pro Gerät können wir die benötigte Wartungszeit in Minuten hinterlegen.

Diese Spalte „Konv.“ ist für einen Vermerk, wenn die Gerätedaten aus einem anderen Programm oder dem alten Wartungswesen konvertiert wurden.

Mit einem Haken bei „Drucken ja/nein“ werden diese Gerätedaten auf Formularen in der Gerätetabelle ausgedruckt (z.B. Montageauftrag, Wartungsvertrag). Ohne Haken sind die Geräte im System erfasst, werden aber nirgends gedruckt.

Benutzerfelder

Im vorherigen Kapitel beschreiben wir die Felder der Gerätetabelle, die als Standard vorgegeben sind. Darüber hinaus stehen uns 50 Benutzerfelder zur Verfügung, die durch den Admin in den Grundeinstellungen aktiviert werden können.

Hier richten wir z.B. eine zusätzliche Spalte ein für den Monat, in dem die Anlage errichtet wurde. Mehr Informationen zur Einrichtung sind im entsprechenden Kapitel zu finden.

Diese Spalte steht dann allen Usern in allen Gerätetabellen zur Verfügung.

Da uns insgesamt 50 Benutzerfelder zur Verfügung stehen, lässt sich jede gewünschte Unternehmensstruktur in den Gerätedaten abbilden.

Zusatzartikel

Schauen wir uns nun den Reiter „Zusatzartikel“ an. Hier können wir zu einer Baugruppe zugehörige Artikel hinterlegen. In diesem Beispiel ist es ein Luftfilter, der bei Bedarf erneuert wird. Diesen können wir einmalig hinterlegen und bei jeder notwendigen Bestellung können wir, ohne umfangreiche Recherche, auf den Datensatz zugreifen. Die hier erfassten Artikel werden nicht in laufende Vorgänge übertragen. Für immer wieder bei der Wartung auszutauschende Ersatzteile nutzen wir die Funktion „Blockartikel“ (siehe Kapitel „Wartungen“).

Wir öffnen das Kontextmenü, in dem wir mit der rechten Maustaste in das leere (graue) Feld klicken. Dann wählen wir „Neu“.

Alternativ können wir auch das Pluszeichen unten rechts anklicken.

Auf dem bekannten Weg suchen wir in den Artikelkatalogen den gewünschten Artikel und übernehmen diesen in unsere Zusatzartikel (der Weg ist identisch mit der Positionserfassung). Auf Wunsch können natürlich mehrere Zusatzartikel erfasst werden.

Archiv

Auf den nächsten Reiter „Archiv“ haben wir eine Direktansicht der Dokumente, die mit dem Gerät verknüpft sind. Voraussetzung ist, dass die Dokumente an dieser Stelle hinzugefügt werden. Dafür öffnen wir das Kontextmenü und wählen „Eintrag/ Datei hinzufügen“.

Es öffnet sich das Dialogfenster des Hauptarchives. Wir wählen den gewünschten Archivordner, öffnen das Kontextmenü und „Dateien hinzufügen“ und wählen das gewünschte Bild von unserem Speicherort mit „Öffnen“.  Im Anschluss wird es in unserem Fenster „Neuer Archiveintrag“ angezeigt und wir übernehmen mit „OK“.

KWP-bnWin.net ordnet den Archiveintrag automatisch im Hauptbezug als Gerät ein und vergibt fortlaufend eine automatische Nummer.

Dadurch werden pro Gerät genau die Bilder angezeigt, die nur für dieses Gerät bestimmt sind.

Für jedes Bild gibt es im Kontextmenü weitere Funktionen, die eigentlich selbsterklärend sind. Dafür wählen wir ein Bild aus, klicken die rechte Maustaste und „Markierten Eintrag“

• Im Archiv-Hauptfenster anzeigen –>öffnet das Hauptarchiv mit allen Funktionen
• Direkt öffnen –> öffnet das Dokument in der zugeordneten Anwendung
• Speichern in Ordner –> ermöglicht das Speichern außerhalb des Archivs

Zuordnung Intervalle

Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, bereits angelegte Wartungsintervalle der Wartungsanlage einem bestimmten Bauteil zuzuordnen. Der Reiter heißt „Zuordnung Intervalle“

Wir haben zunächst die vertraglich vereinbarten Wartungen in der Wartungsanlage hinterlegt. Wechseln wir zurück auf den Reiter „Zuordnung Intervalle“ der Geräte, werden uns die Wartungen dort angezeigt. Wir markieren das gewünschte Gerät (1) und setzen im rechten Fenster in der Spalte „Auswahl“ den Haken (2) bei den Wartungsintervallen, die für dieses Gerät in Frage kommen.

Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Wir nehmen diese Einstellungen nun für jedes Gerät vor.

Nach dem Speichern sehen wir nun auch auf dem Reiter „Wartungen“ für jeden Wartungstermin die zugeordneten Geräte.

Diese Zuordnung haben wir auch auf der Gruppenanlage, die uns alle Wartungsintervalle der zugeordneten Wartungsanlagen anzeigt.

Auf den übergeordneten Rahmenanlagen sehen wir ebenfalls die Wartungstermine der untergeordneten Wartungsanlagen mit den Geräten je Wartung.

Wartungen erfassen

Sich regelmäßig wiederholende Leistungen werden unter dem Reiter „Wartungen“ der Wartungsanlage erfasst. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Vertrag zu der Wartungsanlage existiert oder nicht. Sehr wohl können Wartungen einem Vertrag zugeordnet werden. Auch die Zuordnung zu erfassten Geräten ist möglich. Pro Wartungsanlage können beliebig viele Wartungen erfasst werden. Schauen wir uns die Erfassung von Vertragsleistungen als Wartung an.

Damit wir die Vertragsleistungen als Wartung erfassen können, drücken wir „Neu“.

Für diese Wartung vergeben wir eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in der Folge der Betreff des Auftrages und der Rechnung und sollte entsprechend formuliert werden.

Mit dem Intervall legen wir fest, in welchem Rhythmus diese Wartung ausgeführt wird. Die Angabe kann sowohl in Monaten als auch in Wochen erfolgen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns für 12 Monate, also einmal jährlich.

Zusätzlich kann die Wartung einem Selekt zugeordnet werden. Dieses Selekt ist unabhängig vom Selekt der Wartung und des Vertrages. In unserem Beispiel haben wir als Auswahl Angebot (ANG), Prüfung (PRFG) und Wartungsvertrag (WV).

Diese Selekts sollten einmal auf Unternehmensebene festgelegt und durch eine verantwortliche Person gepflegt werden.

In der nächsten Zeile legen wir fest, wann die nächste bzw. erste Wartung fällig ist. In unserem Beispiel entschieden wir uns für den August 2023.

Wir speichern unsere Eingaben mit „Anlegen“.

Geräte zuordnen

Mit der Speicherung der Wartung fragt uns das System, ob die in der Anlage vorhandenen Geräte diesem neu angelegten Intervall zugeordnet werden sollen. Da wir nur 1 Gerät haben, bestätigen wir diese Abfrage mit „JA“.

Auf dem Reiter „Zuord. Geräte“ werden uns nun die zugeordneten Geräte angezeigt.

Sollten wir daran eine Änderung vornehmen wollen, wählen wir das gewünschte Bauteil und rufen im Kontext-Menü „Geräte-Intervall Zuordnung“ auf.

Das System springt auf den Reiter „Zuordnung Intervalle“.

Dieser Reiter gehört zum Haupt- Reiter „Geräte“ der Wartungsanlage. Dort finden wir, wenn nicht bereits aufgeklappt, die Ordnerlasche „Details“.

Ist die Ordnerlasche aufgeklappt finden wir hier die „Zuordnung Intervalle“. Es führen also 2 Wege nach Rom.

Wir haben das entsprechende Gerät markiert und nehmen den Haken bei „Zuordnung Intervalle“ raus.

In den Wartungen ist das Gerät nun nicht mehr zugeordnet.  Anders herum können natürlich auch weitere Geräte einer Wartung zugeordnet werden.

Blockartikel

Wir können pro Wartung einen oder mehrere Blockartikel anlegen. Bei der Erstellung des Wartungsauftrages zu dieser Wartung werden die hinterlegten Blockartikel automatisch in den Auftrag übertragen, so dass bei jeder Wartung das zu tauschende Material berücksichtigt wird. Bei der Erzeugung der Wartungsaufträge können die Blockartikel automatisch in eine Bedarfsmeldung oder Bestellung übergeben werden, so dass das Material vor der Ausführung für den Techniker bereitgestellt werden kann.

Über das Pluszeichen unten rechts können wir einen neuen Blockartikel anlegen. Wir können aber auch das Kontextmenü „Blockartikel zuordnen“ nutzen, um einen Artikel hinzufügen.

In beiden Fällen öffnet sich die Artikelauswahl. Wir suchen die passenden Artikel und übernehmen diese in die Wartungsanlage.

Sind alle gewünschten Artikel übernommen, schließen wir die Artikelauswahl. Die Artikel stehen uns nun als Blockartikel zur Verfügung.

Vertragspositionen zuordnen

Neben den Artikeln können wir den Wartungen auch Positionen aus dem Vertrag zuordnen.

Wir wechseln auf den Hauptreiter „Verträge“ der Wartungsanlage. Dort öffnen wir die Positionserfassung.

Wir öffnen die gewünschte Position und gehen dort auf den Reiter „Wartungsintervalle“.  Hier werden uns alle zur Verfügung stehenden Wartungsintervalle angezeigt. Wir markieren das Wartungsintervall, das mit der Vertragsposition verknüpft werden soll, in dem wir einen Haken in das Kästchen am Anfang der Zeile setzen. Mehrfachauswahl ist möglich.

Nicht vergessen zu „Speichern“!

Wir wechseln auf den Reiter „Wartungen“ der Wartungsanlage und dort auf den Unterreiter „Zuord. Vertragspos.“. Hier werden nun die zugeordneten Vertragspositionen angezeigt. So haben wir immer einen Überblick, dass alle Vertragsleistungen auch als Wartung im System erfasst sind. Ist im Vertrag die Option „Abrechnung nach erbrachter Leistung“ aktiviert, wird die verknüpfte Vertragsposition automatisch in den Wartungsauftrag übernommen.

Zusatz-Infos

Der nächste Unterreiter sind die „Zusatz-Infos“.

Die „Info für den Monteur“ ist ein interner Vermerk, der auf keinem Kundenbeleg ausgegeben wird. Hier können zusätzliche Informationen zum Auftrag eingegeben werden, die für die Ausführung relevant sind.

Die „Detailbeschreibung“ wird als Zusatz für die Beschreibung der Wartung genutzt. Hier können ausführlichere Informationen hinterlegt werden, die dem Kunden zur Kenntnis gegeben werden können.

Die „Planzeit“ ist die Vorgabezeit für den ausführenden Monteur. Die Planzeit wird mit in den Wartungsauftrag übergeben, wenn dieser erstellt wird.

Das „i“ neben der Planzeit zeigt die Summer der Planzeiten aller hinterlegten Wartungen der Anlage an.

Im Wartungstermin kann ein Hauptmonteur hinterlegt werden. Dieser wird bei der Erstellung des Wartungsauftrages automatisch als ausführender Techniker übernommen. Bleibt dieses Feld leer, wird der Monteur aus den Kopfdaten der Wartungsanlage in den Auftrag übernommen.

Dem Wartungstermin wird eine Geräteebene zugeordnet, wenn erforderlich. So weiß der Techniker, auf welche Geräte der Wartungstermin bezogen ist. Das System nummeriert alle vorhandenen Geräteebenen fortlaufend mit einer ID, die sich von der vergebenen Nummer der Ebene (Bezeichnung) unterscheidet. Für uns ausschlaggebend ist die Bezeichnung.

Darüber hinaus können wir für diese Wartung eine Qualifikation hinterlegen.

Gleiches gilt für die Kategorie.

Die Funktion „Gemeinsame Ausführung mit“ ermöglicht uns, 2 oder mehr Wartungen gemeinsam auf einem Wartungsauftrag zusammenzufassen.

Wir aktivieren die Wartung, die mit der aktuellen Wartung zusammen ausgeführt werden soll, in dem wir einen Haken in der Spalte „OK“ setzen.

Wir sehen nun auf den Wartungen den Hinweis, dass eine Verknüpfung vorliegt. Für die Wartung und Reinigung wird nun ein gemeinsamer Auftrag erstellt.

Es können beliebig viele Verknüpfungen angelegt werden, jedoch kann jede Wartung nur einmal Bestandteil einer Verknüpfung sein.

Nachunternehmer

Werden die Arbeiten nicht von uns selbst ausgeführt, können wir auf dem Reiter „Nachunternehmer“ die Ausführung durch ein Drittunternehmen aktivieren.

Auf dem Reiter „Nachunternehmer“ klicken wir auf den blauen Link „Adresse auswählen“, um die Adresse des Nachunternehmers zu hinterlegen.

Der Wartungsauftrag wird nun automatisch an den Nachunternehmer erstellt (vorausgesetzt das Formular ist entsprechend eingerichtet).

Wir hinterlegen nun den Leistungstext und den Konditionstext, der die vertraglichen Vereinbarungen mit unserem Nachunternehmer widerspiegelt.

Reichen uns diese Angaben nicht aus, können wir z.B. über die Benutzerfelder der Zusatzfelder weitere Daten erfassen. In diesem Beispiel dokumentieren wir die letzte Weiterberechnung der Regenrinnenreinigung an unseren Kunden.

Zusatzfelder

Die Benutzerfelder der Zusatzfelder werden in den Grundeinstellungen des Wartungswesen durch eine verantwortliche Person eingerichtet. Sie sollten einmal auf Unternehmensebene festgelegt werden. Nach der Einrichtung stehen die Felder auf allen Anlagen zur Verfügung.

Info-Texte

Der letzte Unter-Reiter in der Reihe sind die „Info-Texte“. Die Nutzung ist abhängig von den Festlegungen je Unternehmen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit hinterlegte Texte als Anlagen zum Formular auszudrucken. Schauen wir uns hierfür ein Beispiel an.

Einen neuen Infotext können wir sowohl über das Pluszeichen als auch über das Kontextmenü hinzufügen.

Über das Kontextmenü wählen wir „Infotext zuordnen“.

Wir gelangen in die Textbausteinauswahl. In unserem Beispiel haben wir einen Ordner für Checklisten und statt eines Textes in hier der Pfad zu einem bestimmten Formular hinterlegt.

Wir markieren den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit „OK“ in unsere Wartung.

Der Textbaustein wird nun in den Infotexten angezeigt.

Wir haben nun alle Möglichkeiten der Informationsspeicherung in den Wartungen angeschaut. Nun geht es weiter mit der Disposition/ Terminierung.

Wartungen disponieren/ terminieren

In der Anleitung „Aufträge erstellen und senden“ haben wir bereits ausführlich alle Funktionen des Menüpunktes Druck/ Termine erläutert. Deshalb hier nur ein grober Überblick.

Wir können die fälligen Wartungen entweder global für einen ganzen Monat oder für eine einzelne Wartungsanlage bearbeiten. Wir stehen in den allgemeinen Anlagedaten und wählen in der rechten Menüleiste „Druck/ Termine“.

Es öffnet sich das Fenster mit den fälligen Terminen und es werden uns die (im gewählten Zeitraum) fälligen Wartungen angezeigt.

Wir können diese Wartungen nun terminieren, in dem wir über das Pluszeichen (1) einen neuen Termin anlegen, die Termindaten füllen (2) und die Termindaten speichern (3).

Die vereinbarten Termine werden uns in der Übersicht angezeigt.

Unter den Aufträgen sehen wir, dass die 4,50 Planstunden vollständig terminiert wurden.

Wir starten mit „Druck Montag.“ den Ausdruck der Aufträge.

Wir wählen die gewünschten Druckoptionen und starten mit „Drucken“.

Standardmäßig werden bei der Neuanlage die primäre Rechnungs- und Anlagenadresse hinterlegt, d.h. alle Vorgänge in der Wartungsanlage werden mit diesen beiden Adressen (die auch identisch sein können) gedruckt.

Über den Reiter „Neu“ werden Adressen der Auswahl hinzugefügt.

Eine entsprechende Adressrolle wird zugeordnet und der Eintrag gespeichert.

Primäre Adressen

Die Adressrollen „Rechnung“ und „Anlage“ können mehrfach vergeben werden. Damit das System bei der Erstellung von Vorgängen weiß, welche Adresse z.B. als Rechnungsadresse verwendet werden soll, muss eine der Rechnungsadressen als „primär“ gekennzeichnet werden. Dies geschieht über das Kontextmenü.

Adressrollen

Die Liste der Adressrollen wird in den Grundeinstellungen zum Wartungswesen gepflegt. Dabei sind die bekanntesten Rollen bereits als Standardwerte vorgegeben.

Neben den Standardrollen können wir in den Grundeinstellungen unternehmensspezifisch eigene Rollen vergeben. Diese stehen dann in jeder Anlage als Auswahl zur Verfügung.

Wir wechseln auf den Reiter Aufträge. Am rechten Bildschirmrand befinden sich zwei Ordnerlaschen (wenn diese Bereiche nicht bereits geöffnet sind).

Die Bereiche „Allgemein“ und „Infos“ öffnen wir und pinnen sie jeweils fest, das ist bei der Auftragserstellung übersichtlicher.

Aufträge manuell erzeugen

Wie an so vielen Stellen erzeugen wir einen neuen Vorgang über den Button „Neu“.

Das System legt einen neuen Auftrag an und übernimmt die Adressen aus den Kopfdaten der Wartungsanlage.

Im ersten Schritt speichern wir den Auftrag mit dem Button „Anlegen“ (ohne Speicherung können wir keine Adressen ändern falls gewünscht).

Die Adressen sind nun als Link hinterlegt. Um eine Adresse zu ändern (falls gewünscht), klicken wir auf den gewünschten Link. Wir wechseln in das Adresswesen und suchen die gewünschte Adresse, übernehmen diese in unseren Auftrag.

So können wir unabhängig von den Adressen in den Kopfdaten beliebig Aufträge erzeugen.

Als nächstes füllen wir den Betreff mit einer kurzen und aussagekräftigen Beschreibung. Wir ordnen die ausführende Abteilung zu und KWP-bnWin.net notiert automatisch den Sachbearbeiter, der den Auftrag erstellt hat.

Das nächste Feld im Auftrag ist die Kategorie. Über die 3 Punkte gelangen wir in die entsprechende Auswahl.

Gleiches gilt für die Qualifikation.

Nun sehen wir auf einen Blick, um welche Art von Einsatz es sich handelt und welcher Techniker dafür notwendig ist.

Bei der Erfassung entscheiden wir uns für einen Status. Die Status zeigen den aktuellen Arbeitsschritt in der Auftragsabwicklung. Sie werden zum Teil vom System automatisch aktualisiert, wenn bestimmte Funktionen im System erfüllt sind. So sind die Status zum Teil auch abhängig vom Montageauftragsjournal oder Auftragsmodul. Wird dort eine Statusänderung vorgenommen, ändert sich automatisch der Status im Wartungsauftrag.

Solange wir noch in der Erfassung sind, arbeiten wir mit dem Status „nicht freigegeben“.

Schauen wir uns die Stufen der Status an:

Die Bedeutung der einzelnen Status im Unternehmen sollte einmal übergreifend für alle Abteilungen festgelegt werden.

Wir notieren, wer wann (ggfls. um welche Uhrzeit) den Auftrag erteilt hat.

Es wird Aufträge geben, die im Wartungswesen ausgeführt werden, aber eigentlich zu einem Projekt gehören. In diesem Fall können wir hier eine direkte Zuordnung vornehmen.

Sollte der Kunde uns eine eigene Auftragsnummer zur Verfügung stellen, können wir diese im entsprechenden Feld eintragen.

Die Zusatzfelder sind optional und können unternehmensspezifisch verwendet und ausgewertet werden. Provisionsauswertung, Abrufaufträge, Neukundenaufträge –> es sind alle nur erdenklichen Einträge möglich.

Damit haben wir alle Details im Fenster „Allgemein“ erfasst und widmen uns den „Zusatzinfos“.

Die Anlagennummer, den Ursprung (hier Wartungsanlage) und die Bezeichnung (aus den Kopfdaten) übernimmt das System automatisch. Die Herkunft und die Erzeugung sind „manuell“, weil wir keinen Automatismus, wie z.B. „Druck/ Termine“, genutzt haben.

Haben wir eine Anlage mit mehreren Ebenen, ist es wichtig, die richtige Geräteebene dem Auftrag zuzuordnen.

Nach der Übernahme erscheint eine beliebige fortlaufende Nummer, die uns nicht irritieren sollte. Diese Führungszahlen vergibt das System, aus datenbanktechnischen Gründen, automatisch. Ausschlaggebend ist „unsere“ Ebenenzahl im rechten Feld.

Natürlich können wir bei einer Störung im Vorfeld nur in Ausnahmefällen die exakte Arbeitszeit im Voraus planen. Aber bei der Mehrheit der Aufträge können wir die theoretisch geplante Arbeitszeit angeben. Dafür nutzen wir das Feld „Planstunden“.

Unabhängig von den eventuell hinterlegten Zahlungskonditionen auf der Debitorenkarte, können wir diesem Auftrag eine eigene Zahlungskondition zuordnen. Dafür nutzen wir die 3 Punkte.

Lassen wir das Feld leer, verwendet das System (wie überall) automatisch die Zahlungskondition 99 (wenn keine andere ZK auf dem Debitoren hinterlegt ist).

Darüber hinaus gibt es 5 Benutzerfelder, die für jedes Unternehmen individuell genutzt werden können.

Für jeden Auftrag können wir zusätzliche Informationen für den Techniker hinterlegen.

Wir haben uns im Feld „Betreff“ wegen der Übersichtlichkeit kurz und knapp gehalten. Im Feld „Detail. Beschr.“ können wir nun alle weiteren Informationen hinterlassen, die für die Abwicklung von Bedeutung sind.

Das Feld „Nachunternehmerauftrag“ ist manuell nicht zu nutzen. Es wird ausschließlich für automatische Wartungsaufträge genutzt.

Sollte der Auftrag über eine Sammelrechnung abgerechnet werden, sehen wir in diesem Feld nach der Rechnungslegung die entsprechende Rechnungsnummer.

Der dritte Fensterbereich ist das Terminfenster. Hier legen wir einen neuen Termin an.

Wir betätigen zunächst das Pluszeichen unten rechts für den neuen Termin. Das System schlägt automatisch das aktuelle Tagesdatum und die aktuelle Uhrzeit vor. Außerdem wird der Betreff vom Auftrag in den Termintext übernommen.

Wir wählen den Monteur aus. Mehrfachauswahl ist möglich.

Das vom System vorgeschlagene Datum und Zeitfenster könne wir selbstverständlich ändern. Dafür können wir sowohl direkt in den Zeitbereichen mit der Tastatur schreiben, als auch mit den Pfeilen rechts neben dem Zeitfenster arbeiten.

Haben wir alles eingegeben und nochmals geprüft, können wir die Ausführung anstoßen. Im ersten Schritt setzen wir den Status jetzt auf „Auftrag erhalten“.

Für die Übergabe an den Techniker wechseln wir in das Druckmenü.

Wir entscheiden uns für den Montageauftrag.

Im Druckmenü stehen uns verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Schauen wir uns die Details an.

Für die Erstellung des Termins gibt es unterschiedliche Varianten:

Die Übermittlung:

Die Übermittlung an den mobilen Monteur schauen wir uns im Detail an.

Der Monteur wird automatisch aus dem Auftrag übernommen (1). Voraussetzung ist, dass der Techniker mit einem mobilen Monteur ausgestattet ist und die Daten dafür im System hinterlegt sind.

In das Bemerkungsfeld (2) tragen wir die wichtigsten Informationen zum Auftrag ein. Optional können wir den Monteur zusätzlich per SMS, E-Mail oder TomTom über den Auftrag informieren (3).

Auftragsnummer, Datum und Uhrzeit der Ausführung sowie der Betreff auf dem Auftrag werden vom System automatisch übernommen (4).

In diesem Beispiel haben wir keine Positionen in unserem Auftrag. Diese können wir aber natürlich jederzeit über die Positionserfassung hinzufügen und dem Monteur übermitteln.

Darüber hinaus können wir dem Montageauftrag weitere Dokumente hinzufügen, die an den mobilen Monteur übermittelt werden (5). Folgende Auswahl können wir treffen:

Anhang aus dem Dateisystem greift auf die vorhandenen Laufwerke zu

Anhang aus dem Archiv hinzufügen …..

… öffnet das Vorgangsarchiv ungefiltert. Wir können hier z.B. auf Bilder, Checklisten oder Protokolle zugreifen, die ohne Vorgangszuordnung archiviert wurden.

Anhang aus dem Vorgangs-Archiv hinzufügen …

… öffnet das Vorgangs-Archiv gefiltert auf die Wartungsanlage, die dem Auftrag zugeordnet ist. Wir greifen hier auf einen kleineren Pool von Dateien zu.

Die Übernahme der Dokumente erfolgt genauso wie aus dem Hauptarchiv.

Eine weitere Funktion ist das Entfernen aller Anhänge. Einzelne Anhänge können nicht gelöscht werden.

Das Fenster mit den Anhängen ist dann geleert.

Haben wir alle notwendigen Daten und Anhänge erfasst, übermitteln wir den Auftrag mit „OK bereitstellen“ an den mobilen Monteur.

Die erfolgreiche Übermittlung wird uns vom System bestätigt und von uns mit „OK“ zur Kenntnis genommen.

Ohne den mobilen Monteur drucken wir unseren Montageauftrag in Papierform aus und wählen dafür im Menü die Funktion „Drucken“.

Zuvor haben wir uns auch hier – für die bereits beschriebenen – Auswahlkriterien entschieden.

Je nach Formular wird dann der gewünschte Montageauftrag erstellt.

Unsere Aufträge sind nun beim Monteur und können bearbeitet werden. Im Hintergrund wurden die Aufträge gleichzeitig an zwei weiteren Stellen im System hinterlegt.

In der rechten Menüleiste finden wir den Button zum Montageauftragsjournal.

Ein alternativer Weg ist im Hauptsystem über „Journale“ zum Montageauftragsjournal (MAJ).

Zusätzlich finden wir unseren Auftrag im Auftragspool „Regie/Wartung“.

Aufträge automatisch erzeugen

Neben den manuellen Aufträgen spielen die Aufträge für die regelmäßige Wartung eine wichtige Rolle. Diese können im Stapel erzeugt und an den Monteur ausgegeben werden.

Dafür werden die Aufträge zunächst terminiert und anschließend im Stapel gedruckt bzw. gesendet.

Aufträge terminieren

In der rechten Menüleiste wählen wir die Funktion „Druck/ Termine“

Im neuen Fenster „fällige Termine – Terminvereinbarung und automatische Drucke“ haben wir nun verschiedene Einstellmöglichkeiten. Die Ansicht in dem Fenster unterscheidet sich jedoch je nach Ausgangspunkt.

Wir können nun diesen speziellen Auftrag disponieren. Wir können aber auch den Haken bei „aktuell markiertes Wartungsintervall“ rausnehmen und so den Pool für alle fälligen Wartungen aufrufen.

Stehen wir an einer beliebig anderen Stelle im Wartungswesen und drücken „Druck/ Termine“, öffnet sich die Ansicht ohne gefilterten Wartungsauftrag.

Für einen größeren Pool wählen wir das Zeitfenster, in das die turnusmäßigen Wartungen fallen. Hier haben wir verschiedene Möglichkeiten:

1) Wir geben das „Datum von xxxx bis xxxx“ ein. Entweder tippen wir direkt in die Zeile oder wählen mit „Pfeil nach unten“ rechts neben dem Datum die Kalenderansicht aus, um unseren Zeitraum zu wählen

2) Wir geben den gewünschten Standardzeitraum in Wochen ein. Dabei ist zu berücksichtigen, dass das System als Startdatum den aktuellen Tag wählt. Standardzeitraum 4 Wochen wäre also das Zeitfenster ab heute, Enddatum in 4 Wochen. Diese Berechnung ist unabhängig von den unter 1) eingegebenen Tagen.

Die 3. Variante ist die Angabe eines vollen Kalendermonats.

In jedem Fall drücken wir nach der Wahl des Zeitfensters auf „aktualisieren“, um uns die fälligen Aufträge anzeigen zu lassen.

Natürlich können wir auch den Button „Aktualisieren“ in der rechten Menüleiste auswählen.

Gelb markierte Zeilen in der Übersicht zeigen uns an, dass es mehrere Aufträge in der gleichen Anlage gibt.

Mit dem Haken in der Spalte „OK“ wählen wir aus, welche Aufträge im nächsten Bearbeitungsschritt berücksichtigt werden (mit Haken) oder eben nicht (ohne Haken). Im Kontextmenü können wir die Aufträge alle markieren oder demarkieren.

Unter der Auftragsliste werden uns wichtige Summen angezeigt.

Haben wir in den Wartungen Planstunden eingerichtet, werden diese als Summe neben der Anzahl der Termine angezeigt.

Klicken wir einen Auftrag in der Auswahlliste an, werden uns im unteren Fensterbereich Detailinformationen für diesen Auftrag angezeigt.

Sind auf der Adresskarte verschiedene Ansprechpartner hinterlegt, können wir hier den Ansprechpartner tauschen. Dazu klicken wir auf den Link „Ansprechpartner auswählen“. Wir wählen den neuen Ansprechpartner und übernehmen diesen in unseren Vorgang.

Im rechten Fensterbereich finden wir das Terminfenster. Wie bereits gewohnt, können wir über das „Plus“ einen neuen Termin anlegen.

Haben wir im Ergebnisfenster 1 Auftrag markiert, können wir uns über den Button „Aktivitäten“ evtl. vorhandene Aktivitäten ansehen oder auch eine neue Aktivität anlegen.

Aus dem Terminfenster heraus können wir Montageaufträge erzeugen. Dafür wählen wir in der Menüleiste den Button „Druck Montag.“

Hier finden wir eine Vielzahl von Funktionen, die wir uns im Detail anschauen.

Fangen wir im linken Fensterbereich an:

Im rechten Fensterbereich finden wir weitere Auswahlmöglichkeiten:

Wir können den Auftrag auch ohne Termin weitergeben.

ABER: für die Übermittlung an den mobilen Monteur ist die Angabe des Monteurs an dieser Stelle zwingend notwendig!

Neben der Funktion einen oder mehrere Montageaufträge zu drucken bzw. an den mobilen Monteur zu übermitteln, können wir auch eine Liste erzeugen. Dazu wählen wir im Menü den Punkt „Druck Liste“.

Alle im Ergebnisfenster markierten Aufträge werden in die Liste übernommen. Dazu wähle ich im nächsten Fenster das gewünschte Formular und starte mit „Drucken“. Optional kann ich mir das Ergebnis vor dem Druck in der Druckvorschau anzeigen lassen.

Eine zusätzliche Option ist die Speicherung der Ergebnisliste als Excel-Datei.

Das Dokument beinhaltet alle Spalten, die im Ergebnisfenster zur Verfügung stehen.

Bleiben uns noch 2 Funktionen in der rechten Menüleiste des Druck/Termine-Fensters:

Die Ansicht der Zusatzinfos im unteren Fensterbereich aktualisieren.

Das Fenster schließen und in die Wartungsanlage zurückkehren.

Aufträge für Nachunternehmer

Bei der Erstellung von Aufträgen gibt es noch eine spezielle Funktion für Wartungen, die von Nachunternehmern ausgeführt werden.

Im Reiter „Wartungen“ wechseln wir auf den Unterpunkt „Nachunternehmer“.  Wir gehen auf den Link „Adresse auswählen“, suchen unsere Adresse im Adresswesen und übernehmen diese in unsere Wartung.

Im nächsten Schritt können wir noch einen Leistungstext unseres Nachunternehmers eingeben und besondere Zahlungsbedingungen.

In den Zusatzinfos zum Auftrag ist nach dem Druck automatisch ein Haken bei „Nachunternehmerauftrag“ gesetzt und die Nachunternehmerdetails sind in den Auftrag übernommen worden.

Aufträge drucken/ Senden

Die Funktionen drucken bzw. senden haben wir in den vorangegangenen Kapitel ausführlich beschrieben. Der Auftrag in Papierform wird hier erläutert und die Übermittlung an den mobilen Monteur ist hier erklärt.

Aufträge abrechnen/ bearbeiten nach Ausführung

Wir haben die Wartungsaufträge an unseren Monteur übergeben und nach der Ausführung zurückerhalten. Bei der Umsetzung mit dem mobilen Monteur werden die rückgemeldeten Aufträge zunächst im Montageauftragsjournal bearbeitet. Details dazu im entsprechenden Kapitel.

Auch eine Bearbeitung über das Modul „Regie/ Wartung“ ist möglich. Mehr dazu im entsprechenden Kapitel.

In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit der Bearbeitung der Aufträge im Wartungswesen.  Zur Bearbeitung des vom Monteur rückgemeldeten Auftrages wechseln wir in die Positionserfassung.

Wir ergänzen unsere Positionen für die Rechnungslegung.

Im nächsten Schritt schließen wir die Positionserfassung.

Das System fragt uns automatisch, ob wir den Auftrag zur Rechnungslegung freigeben wollen.

Das System überprüft vor der Rechnungslegung, ob eine positive Marge erzielt wird. Ist das der Fall, stehen alle Ampeln auf grün und der Auftrag kann abgerechnet werden.

Bestätigen wir diese Abfrage mit „Nein“, bleibt der Status des Auftrages unverändert.  Bestätigen wir diese Abfrage mit „Ja“, ändert sich der Status automatisch:

„ohne Rechnung“ ist ein Unterstatus von „Auftrag erhalten“ und besagt, dass dieser Auftrag ohne weitere Bearbeitung in eine Rechnung umgewandelt werden kann.

Falls notwendig, können wir vor der Rechnungslegung eine der zugeordneten Adressen ändern.

Schauen wir uns nun den Rechnungsdruck für einzelne Aufträge genauer an. Dafür wählen wir in der rechten Menüleiste „Drucken“ und im Untermenü „Rechnung“.

Ist der Status des zugehörigen Montageauftrages (oder der Aufträge) im MAJ ist noch nicht endgültig abgeschlossen, erhalten wir vom System automatisch einen Hinweis mit verschiedenen Wahlmöglichkeiten.

Es öffnet sich ein neues Fenster mit den offenen Aufträgen zum Vorgang. Die Montageaufträge, die mit dieser Rechnung abgeschlossen werden sollen, werden mit einem Haken bei “OK” markiert. Mit “OK abschließen” werden die Aufträge auf den Status “erledigt” gesetzt.

Wir kommen nun in die Druckverwaltung.

Im Dropdownmenü „Adresse“ können wir zwischen der Rechnungsadresse und der Lieferadresse als Rechnungsempfänger wählen

Als Leistungsdatum schlägt das System uns den aktuellen Tag vor, dieses Datum wird aber in den allermeisten Fällen in der Vergangenheit liegen. Das Rechnungsdatum wiederum wird in den allermeisten Fällen das Tagesdatum sein.

Wie bereits bei den Auftragsnummern haben wir bei der Rechnungsnummer verschiedene Optionen.

Für den Rechnungsdruck steht uns mindestens 1 Formular zur Verfügung.

Darüber hinaus wird der Erlös der passenden Abteilung zugeordnet.

Der Betreff beschreibt die Leistungen der Rechnung.

Der Ende-Text steht im Rechnungsformular an unterster Position. Sowohl im Betreff als auch im Ende-Text kann über die 3 Punkte auf die Textbausteinverwaltung zurückgegriffen werden.

Zusätzlich können wir im Druckmenü auswählen, welche Positionen in die Rechnung aufgenommen werden können. Statt der Auswahl von Positionen können wir uns auch für eine pauschale Abschlagsforderung ohne Positionen entscheiden.

Auch für die textliche Darstellung von Positionen haben wir unterschiedliche Darstellungsmerkmale. Der Haken bei „Langtext drucken“ entscheidet darüber, ob nur die Kurztexte 1 und 2 ausgegeben werden, oder eben der komplette Positionstext.

Unabhängig davon können wir noch die Ausgabe der Positionen nach Material- und Lohnanteil steuern.

Auch für die Unterposition(en) haben wir verschiedene Darstellungsmöglichkeiten.

Darüber hinaus gibt es – je nach eingestellten Formularen – noch Druckvarianten, die jedoch im Wartungswesen eher selten zum Tragen kommen. Hier geht es um die Darstellung komplexer Rechnungen, die wohl meisten im Projektwesen gedruckt werden. Deshalb hier nur die textliche Erläuterung.

Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, alle zum Auftrag gehörenden Dokumente als Anhang mit der Rechnung auszudrucken. Voraussetzung dafür ist das passende Formular. Aktiviert wird der Druck mit einem Haken bei „drucken“

Das System schlägt automatisch die zugehörigen Montageaufträge zum Druck vor. Stehen weitere Dokumente im Archiv zur Verfügung, wird im rechten Fensterbereich darauf hingewiesen.

Mit einem Klick auf den blauen Link gelangen wir ins Archiv und können dort die gewünschten Dokumente markieren. Mit „OK“ übernehmen wir die Anlage in unsere Auswahlliste

Schauen uns wir uns nun noch die rechte Menüleiste an. Hier finden wir weitere Optionen zum Rechnungsdruck.

Über die Funktion „Rech.-Empf.“ wechseln wir in das Adresswesen und können eine beliebige Adresse als neuen Rechnungsempfänger auswählen.

„Angebote“ und „Rechnungen“ werden im Wartungswesen eher selten genutzt.

Angebote

Rechnungen

Beim Druck von Angeboten können bereits vorher erstellte Angebote berücksichtigt werden

Beim Druck von Abschlags- bzw. Schlussrechnungen können bereits vorher erstellte Abschlagsrechnungen berücksichtigt werden

Auch die „Pos.Darst.“ wird meistens im Projektwesen verwendet. Hier finden sich ergänzende Einstellungen zu den Unterpositionen und der Darstellung von Material & Lohn beim Ausdruck.

Die Kupfer-Differenzrechnung könnte bei Elektrofirmen von Bedeutung sein. Mehr dazu bei der Kalkulation im Projektwesen.

Sehr viel häufiger werden im Wartungswesen die Zahlungskonditionen von Bedeutung sein.

Sind weder auf der Rechnungsadresse noch im Auftrag gesonderte Zahlungsbedingungen hinterlegt, verwendet KWP-bnWin.net standardmäßig die „99“ (zahlbar ohne Abzug in 14 Tagen). Ist auf dem Debitoren eine Zahlungskondition hinterlegt, wird diese von einer evtl. im Auftrag hinterlegten Zahlungskondition übersteuert. Last but not least können wir hier bei der Rechnungslegung auf die Konditionstabelle zugreifen und die gewünschten Zahlungsbedingungen auswählen.

Unternehmen, die DATEV im Einsatz haben, müssen die Zahlungskonditionen in beiden Systemen aufeinander abstimmen.

Eher selten wird im Wartungswesen eine Endberechnung angewendet. Hier können Nachlässe, Zuschläge, Insgemeinkosten oder Lohndifferenzberechnungen über alle Positionen eingerichtet werden

Schließlich erzeugen wir unsere Rechnung, indem wir mit den gewählten Einstellungen drucken.

Fertig. Die Rechnung ist gedruckt und ein gebuchter Vorgang in KWP-bnWin.net.

Ohne Rechnung abschließen

In diesem Beispiel haben wir einen Auftrag, der für den Kunden kostenlos ist. Der Auftrag wird wie gewohnt in der Wartungsanlage erzeugt und an den Monteur übermittelt.

Wir erfassen auch hier die Positionen, setzen jedoch den Verkaufspreis auf 0 €. Diese Erfassung – z.B. auch mit einer eigenen Positionsart oder Kostenart – ermöglicht die Auswertung der Aufwendungen für Gewährleistungs-, Garantie- oder Kulanzarbeiten. Wer eine solche Auswertung nicht wünscht, kann natürlich auf die Positionserfassung verzichten.

Automatisch steht unsere Ampel auf Rot und wir können trotzdem den Rechnungsdruck freigeben.

Wir verzichten jedoch auf den Druck der Rechnung mit Rechnungsnummer. Wir gehen auf die Auswahlliste der Status und wählen „ohne Rechnung abgeschlossen“.

Diese Statusänderung hat keine Auswirkungen auf den Status im Montageauftragsjournal oder im Modul Regie/ Wartung. Dort existierende Aufträge müssen manuell bearbeitet werden.

Der Auftrag ist erledigt.

Sammelrechnung

Neben der Abrechnung einzelner Aufträge bietet das System die Möglichkeit, mehrere Aufträge in einer Sammelrechnung zusammenzufassen.

Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Aufträge in Wartungs- oder Gruppenanlagen handelt. Theoretisch wäre der beschriebene Weg auch in Rahmenanlagen möglich. Die Praxis zeigt, dass bei der Struktur über 3 Ebenen die Voraussetzungen von Rechnungsempfänger und/oder Selekt eher nicht gegeben sind. Sind die Voraussetzungen gegeben, ist der Weg wie bei der Gruppenanlage beschrieben.

Starten wir mit einem Beispiel von einer Gruppenanlage mit 3 Wartungsanlagen.

Jede Wartungsanlage hat mehrere Wartungstermine, wie in der Übersicht der Gruppenanlage zu sehen ist.

Über die Funktion „Druck/ Termine“ erzeugen wir die Wartungsaufträge für die Anlagen.

Die erzeugten Aufträge finden sich in der Übersicht der Gruppenanlage wieder.

Die Aufträge gehen an den Monteur und kommen nach der Ausführung zu uns zurück. Wir bearbeiten die Aufträge wie gewohnt vor der Rechnungslegung. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Monteur oder die Sachbearbeiter im Büro Positionen hinzufügen. In unserem Beispiel sind durch die Zuordnung der Vertragspositionen zu den Wartungsterminen bereits Vertragspositionen vorhanden.

Die Aufträge werden wie gewohnt zum Rechnungsdruck freigegeben. So werden alle Aufträge für die Rechnungslegung vorbereitet. Für eine Sammelrechnung müssen alle Aufträge den Status „ohne Rechnung“ haben.

Wir wechseln in die Funktion „autom. Drucke“.

Wir wählen den Reiter „Rechnungen (Aufträge)“ aus. In unserem Beispiel haben alle 3 Anlagen den identischen Rechnungsempfänger und wir entscheiden uns für „Sammelrechnung erzeugen für Adresse“. Über die 3 Punkte rechts neben dem Adressfenster wechseln wir in das Adresswesen.

Wie übernehmen die gewünschte Adresse in unser Druckfenster.

Das Selekt der Anlage ist in diesem Beispiel nicht relevant und wir wissen, dass ausschließlich Aufträge den Status „ohne Rechnung“ besitzen, die auch in unsere Sammelrechnung aufgenommen werden sollen. Wir starten mit „Drucken“.

Es öffnet sich das uns bekannte Fenster für den Rechnungsdruck. Wir nehmen wie gewohnt unsere Einstellungen vor und wählen das für die Sammelrechnung passende Formular aus.

Wir haben nun eine Rechnung mit allen ausgewählten Aufträgen. Pro Auftrag wird eine Summe gebildet. Am Ende der Rechnung erfolgt eine Titelzusammenstellung.

Der Status der Aufträge hat sich automatisch auf „Rechnung gedruckt“ geändert.

Auch in den Wartungsanlagen sind die Aufträge vorhanden und haben den aktuellen Status.

Da wir in diesem Beispiel die Aufträge über die Gruppenanlage – und nicht in der Wartungsanlage – bearbeitet haben, findet sich im Wartungsauftrag in der Anlage im Feld „ext. Auftrags-Nr.“ nun ein interner Hinweis mit dem Sachbearbeiter, der die Rechnung erzeugt hat.

Die Rechnungsnummer finden wir im Feld „Benutzer5“.

Natürlich können Aufträge auch direkt in den Wartungsanlagen bearbeitet und dann in einer Sammelrechnung berücksichtigt werden.

In diesem Beispiel haben wir 2 unterschiedliche Anlagen mit identischem Rechnungsempfänger ohne Gruppen- oder Rahmenanlage.

Wir haben in jeder Anlage einen Auftrag mit dem Status „ohne Rechnung“.

Auch in diesem Fall wählen wir in den automatischen Drucken „Sammelrechnung erzeugen für Adresse“ und übernehmen die gewünschte Adresse in unsere Auswahl. Wir starten mit „Drucken“

Wir erhalten eine Sammelrechnung wie bereits beschrieben.

Neben einer Adresse können wir auch Aufträge nach dem Anlagen-Selekt filtern. In unserem Beispiel haben wir die Initialen „VR“ gewählt, die gewünschten Aufträge haben den Status „ohne Rechnung“. Jetzt werden alle Aufträge mit dem Status gewählt, dessen Selekt „VR“ ist und die Adresse des Rechnungsempfängers ist dabei irrelevant. Es wird pro Rechnungsempfänger 1 Sammelrechnung erzeugt.

Es besteht die Möglichkeit gleichzeitig nach dem Selekt und einer Adresse zu filtern. Von dieser Adresse werden alle Aufträge mit dem Status „ohne Rechnung“ übernommen, die dem Anlagen-Selekt entsprechen. Es können also Aufträge zu dieser Adresse mit dem Status „ohne Rechnung“ existieren, die aber ein anderes Anlagen-Selekt haben und nicht in die Sammelrechnung aufgenommen werden.

Es wird 1 Sammelrechnung für den gewählten Rechnungsempfänger erzeugt.

Anlagedaten allgemein (Hauptfenster)

Beim Öffnen des Wartungswesens erscheint zunächst ein leeres Fenster mit den zur Verfügung stehenden Reitern. In der obersten Zeile haben wir ein Suchfenster, um nach bereits bestehenden Anlagen zu suchen. Das System sucht in den Feldern Anlagennummer, Bezeichnung, Anlagenadresskürzel (außer Rahmenanlagen), Eigentümeradresskürzel, Rechnungsadresskürzel, Abteilungsnummer, Brennstoffart (nur Wartungsanlagen), Selekt und Rufname. Der Suchbegriff ist immer ein Bestandteil in dem jeweiligen Feld, d.h. bei der Suche nach der „Bergstr“ wird als Ergebnis auch die „Schloßbergstr“ mit ausgegeben.

Die Suchfunktion über Anlagen wurde um eine sogenannte “exakte” Suche erweitert.
Damit werden die Kopfdaten der Anlage exakt durchsucht, wenn der Suchbegriff in Anführungszeichen steht.

Somit können über die exakte Suche bereits Daten herausgefiltert und eine Such-Kette damit erstellt werden.
So kann beispielsweise über die Suche: “GAS” Keller, sprich: (“GAS” LEERZEICHEN Keller) jede Gas-Anlage gefunden werden, welche in der Brennstoffart “Gas” und im Feld Ort irgendwo das Wort “Keller” enthält.
Hierbei wird exakt auf die Art gefiltert und zusätzlich eine “Contains” (Enthält) Suche auf die restliche Anlage gestartet, um das Wort “Keller” zu suchen.
Wird über die Adressuche im WartungswesenV2 gesucht, so wird hier nun auch eine exakte Suche nach dieser im WartungswesenV2 gestartet.

Um die Suche zu starten, können wir nach Eingabe des Suchbegriffes entweder mit ENTER bestätigen oder das Lupensymbol in der Menüleiste verwenden.

Vertippt? Neue Suche starten? Dann können wir den Inhalt des Suchfensters mit einem Klick auf das X leeren.

Eine beliebte Suchfunktion ist die Anzeige von den Wartungsanlagen, die einer bestimmten Adresse zugeordnet sind. Hierfür betätigen wir das Symbol „Briefumschlag“ …

… und es öffnet sich das Adresswesen. Hier können wir gezielt nach der Adresse suchen und diese mit „OK Übernehmen“ in das Wartungswesen übertragen. Der Vorteil dieser Suche ist, dass im Adresswesen in allen Feldern der Adresskarte gesucht wird, während im Suchfenster der Anlage ja ausschließlich nach dem Adresskürzel gesucht wird.

Nach der Übernahme der Adresse in das Wartungswesen werden alle Wartungsanlagen angezeigt, die dieser Adresse zugeordnet sind.

Zusätzlich zu der Suchfunktion können wir die Filterfunktion nutzen.

Voraussetzung ist, dass wir bereits einen Pool von Anlagen in der Anzeige haben und dann unsere Filter setzen. Im Anschluss geben wir unseren Suchbegriff in der Suchleiste ein und aktivieren mit einem Haken die Funktion „Filter berücksichtigen“. So werden bei der Suche die gesetzten Kriterien berücksichtigt.

Haben wir die gewünschte Anlage gefunden, klicken wir die Zeile an und im unteren Bildschirm werden uns nun alle Informationen rund um die Wartungsanlage angezeigt.

Wartungsanlagen

Wir legen eine neue Wartungsanlage über den Button „Neu“ und den Punkt „Wartungsanlage“ an. 

Nach bestätigen mit „Wartungsanlage“ öffnet sich das Adresswesen und wir suchen nach der Adresse, für die wir eine neue Wartungsanlage erstellen wollen. Mit „OK Übernehmen“ kommen wir zurück in das Wartungswesen.

Die ausgewählte Adresse wird uns nun in der Wartungsanlage sowohl als Lieferadresse als auch als Rechnungsadresse angezeigt. Wie wir zwei unterschiedliche Adressen verwenden, wird an passender Stelle erklärt. Die Anlagennummer wird erst vergeben, wenn wir diesen Datensatz tatsächlich angelegt (gespeichert) haben.

Die automatische Nummernvergabe wird vom Admin im Firmenstamm eingestellt.

Das Feld „Rufname“ wird optional genutzt. Hier können wir eine oder mehrere Anlagen mit einem internen Begriff markieren, der in den „offiziellen“ Stammdaten nicht stehen sollte.

Das Feld „Bezeichnung“ beinhaltet die Beschreibung der Anlage, die für jedes Unternehmen individuell von Bedeutung ist. In unserem Beispiel – einer Heizungsfirma – ist es der Standort der Anlage (Straße), die Brennstoffart und die Anlagengröße.

Über die 3 Punkte am rechten Rand kommen wir in die Textbausteinverwaltung.

In der nächsten Zeile wählen wir die passende Brennstoffart aus. Die Liste der Einträge ergibt sich aus den Brennstoffarten, die bereits im System benutzt werden.

Das Feld „Selekt“ können wir unternehmensspezifisch nutzen. Je nachdem, welche Informationen in den Kopfdaten für uns noch von besonderer Bedeutung sind.

Das Feld „Antritt“ sagt uns, innerhalb welches Zeitraumes wir beim Kunden sein müssen.

Die Vorgaben stammen aus den Grundeinstellungen des Wartungswesens, die global für alle Wartungsanlagen gelten. Im Idealfall werden die Grundeinstellungen vom Admin verwaltet.

Je nach Grundeinstellungen kann die Priorität farblich unterlegt sein, in unserem Beispiel wir der „Antritt“ bei der Auswahl von 3 Stunden rot markiert.

Im nächsten Schritt können wir der Wartungsanlage einen festen Monteur zuweisen. Ein Klick auf den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld öffnet die Liste der Monteure. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift „Name“ oder „PersNr“ wird die Liste entsprechend sortiert und bei längeren Listen scrollen wir bis zum gewünschten Mitarbeiter. Mit einem Haken bei „Teilnehmer“ (Teiln) wählen wir den gewünschten Monteur aus.

Die Liste der Monteure schließen wir, in dem wir erneut auf den Pfeil rechts neben dem Auswahlfenster klicken.

Wir haben noch eine weitere Auswahlmöglichkeit, in dem wir auf die 3 Punkte rechts neben dem Auswahlfenster klicken.

Hier kommen wir in die Auswahl der Monteure nach Monteurgruppen (diese werden im Personalstamm eingerichtet).

Die Adresse kann geändert werden, in dem wir auf den blauen Schriftzug klicken. Im sich nun öffnenden Adresswesen können wir nach einer anderen Adresse suchen und diese mit „OK Übernehmen“ in die Wartungsanlage übernehmen. Eine Änderung ist aber auch im Reiter „Zuordnung“ der Wartungsanlage möglich.

Diese Änderung können wir auch bei der Lieferadresse vornehmen, die neben der Anlagennummer angezeigt wird. Auch hier ist die Änderung im Reiter „Zuordnung“ der Wartungsanlage möglich.

Das Feld „Ort“ beschreibt in unserem Beispiel den genaueren Standort der Heizungsanlage.

Im Feld „Bemerkung“ hinterlegen wir anlagenspezifische Hinweise, die für jeden Einsatz von Bedeutung sind.

In der Zeile „Nächste Wartung“ wird der nächste Wartungstermin angezeigt. In unserem Beispiel ist der Eintrag leer, weil wir noch keine Wartungstermine hinterlegt haben.

Im Feld „Infos zum nächsten Einsatz“ hinterlegen wir Hinweise, die nur für den nächsten Einsatz von Bedeutung sind.

Als Ergänzung zu den „Infos beim nächsten Einsatz“ können wir in der nächsten Zeile festlegen, wann die genannten Arbeiten ausgeführt werden sollen. Standardmäßig schlägt KWP-bnWin.net „Beim nächsten Einsatz“ vor. Mit jedem angelegten Wartungstermin wird die Vorschlagsliste durch das hinterlegte Wartungsintervall ergänzt.

Jede Wartungsanlage kann einem Projekt fest zugeordnet werden. Dieses Projekt dient als „Kostensammler“, da im Baustellenlager des Projektes alle gebuchten Belege erfasst sind und somit ausgewertet werden können.

Damit haben wir die wichtigsten Daten für die Wartungsanlage erfasst.

Gruppenanlagen

Neben den „normalen“ Wartungsanlagen haben wir die Möglichkeit Gruppenanlagen in KWP-bnWin.net zu erfassen. Diese Variante vereinfacht die Organisation, weil wir Wartungsanlagen mit einem einheitlichen Merker unter einer „Kopfanlage“ zusammenfassen können.

Das Anlegen einer Gruppenanlage kann also sowohl extern als auch intern begründet sein. In jedem Fall bedarf es einer unternehmensspezifischen Struktur für diese Festlegungen. Wir haben hier eine 2-Ebenen-Struktur. Mit den Rahmenanlagen  können wir sogar eine 3-Ebenen-Struktur einrichten. Dazu aber später mehr. Bleiben wir bei der Gruppenanlage.

Wir legen über den Button „Neu“ eine neue Anlage an, entscheiden uns diesmal aber für „Gruppenanlage“.

Das System wechselt automatisch in das Adresswesen und wir übernehmen wir die gewünschte Adresse in unsere Wartungsanlage.

Die Gruppenanlage erkennen wir an dem eigenen Nummernkreis (den Nummernkreis legt der Admin im Firmenstamm fest; die Nummer wird erst nach dem Speichern der Anlage angezeigt).

In der nächsten Zeile wird uns angezeigt, wie viele Wartungsanlagen zu unserer Gruppenanlage gehören. Noch haben wir keine Anlagen zugeordnet, also ist das Ergebnis zum jetzigen Zeitpunkt 0.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir optional einen Rufnamen vergeben. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für einen Teil des Straßennamens.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir eine Bezeichnung vergeben.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir ein Selekt und eine Abteilung zuordnen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir eine Antrittspriorität vergeben.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir einen festen Monteur zuordnen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir Bemerkungen zu der Gruppenanlage erfassen. In unserem Beispiel ist es eine Kurzbeschreibung der getroffenen Vereinbarungen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir zu Controlling-Zwecken ein Projekt als Kostenträger hinterlegen. Dafür klicken wir auf die 3 Punkte neben dem Eingabefenster.

Für die jeweiligen Einzelanlagen haben wir bereits Wartungsanlagen im System. In der Übersicht markieren wir die gewünschte Einzelanlage und öffnen das Kontextmenü (rechte Maustaste). Im Kontextmenü wählen wir „Gruppenanlage zuordnen“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Gruppenanlagen angezeigt werden. Hier stehen uns die gleichen Suchfunktionen zur Verfügung, wie im Wartungswesen.

Wir wählen die gewünschte Gruppenanlage und mit „OK“ übernehmen wir diese in die Wartungsanlage.

Im linken Fenster unter „Rahmenanlagen“ wird uns nun die Verknüpfung angezeigt. Die 1. Ebene (Rahmenanlage) ist leer und mit einem „-„  gekennzeichnet. Die 2. Ebene ist unsere Gruppenanlage und in der 3. Ebene werden die zugeordneten Anlagen angezeigt.

Auf diesem Weg können wir beliebig viele Wartungsanlagen der Gruppenanlage zuordnen. Für die Anzeige ist es egal, ob wir im Auswahlfenster eine Gruppenanlage oder eine Einzelanlage markiert haben, es wird uns im linken Auswahlfenster immer die komplette Gruppe angezeigt. Für die Zuordnung zu einer Gruppenanlage müssen wir aber auf der Wartungsanlage stehen.

Weiterführende Beispiele sowie die unterschiedlichen Abhängigkeiten von Wartungen, Verträgen und Rechnungen in Gruppenanlagen finden Sie in unserem kostenlosen Workshop.

Rahmenanlagen

Jetzt beschäftigen wir uns mit der Organisation auf 3 Ebenen, den Rahmenanlagen. Die Voraussetzung für Rahmenanlage ist die Existenz von mindestens einer Gruppenanlage mit mindestens einer zugeordneten Wartungsanlage.

Jetzt können wir unsere Rahmenanlage aktivieren. Über „Neu“ wählen wir nun die „Rahmenanlage“

Wir füllen die Kopfdaten analog zu einer Wartungs- bzw. Gruppenanlage. Die Anlagennummer wird auch hier automatisch vom System vergeben, wenn wir „Anlegen“ bestätigt haben (der Nummernkreis wird vom Admin im Firmenstamm festgelegt). Rufname und Bezeichnung sind so eindeutig, dass sie von den Wartungs- und Gruppenanlagen unterschieden werden können.

In die Bemerkung haben wir die Eckpunkte für Aufträge und Rechnungen eingetragen. Sämtliche Anlagen sind einem Projekt als Kostenträger zugeordnet.

Ist die Rahmenanlage fertig, gehen wir auf die erste Gruppenanlage und öffnen das Kontextmenü. Hier wählen wir die Funktion „Rahmenanlage“ zuordnen.

Wie bei den Gruppenanlagen öffnet sich nun ein neues Fenster und wir wählen die entsprechende Rahmenanlage aus, die wir mit „OK“ übernehmen.

Diesen Schritt wiederholen wir für alle Gruppenanlagen, die der Rahmenanlage zugeordnet werden sollen.

Im linken Fenster haben wir nun einen Orga-Baum ohne Platzhalter.

Auf der Rahmenanlage wird uns jetzt auch angezeigt, wie viele Gruppenanlage verknüpft sind.

Weiterführende Beispiele sowie die unterschiedlichen Abhängigkeiten von Wartungen, Verträgen und Rechnungen in Rahmenanlagen finden Sie in unserem kostenlosen Workshop.

Anlagedaten

Kopfdaten

Die Kopfdaten der allgemeinen Anlagedaten haben wir uns jeweils bei den Wartungs-, Gruppen- und Rahmenanlagen angeschaut.

Jetzt folgen die weiteren Reiter der Anlagedaten.

Standort

Durch die vielseitige digitale Unterstützung in der heutigen Zeit (mobiler Monteur, Navigation, Routenplanung, etc.) und bei komplexen Anlagen benötigen wir heute wesentlich mehr Daten zum Standort als nur die reine Postadresse. Das Wartungswesen hat hierfür einen eigenen Reiter „Standort“.

Hier tragen wir die Daten ein, die der Techniker vor Ort benötigt, um ohne weiteren Zeitverlust die Anlage aufzusuchen.

Gibt es eingeschränkte Zeiten, zu denen der Kunde erreichbar ist? Diese werden bei den „Ansprechzeiten“ hinterlegt

Gibt es vor Ort einen verantwortlichen „Ansprechpartner“?

Hat dieser Ansprechpartner eine feste „Position“ (Titel,Rolle)?

Wie ist dieser Ansprechpartner zu kontaktieren?

Gehört dieser Ansprechpartner nicht direkt zum Kunden, sondern einer anderen Organisation an? (oder einer Zweigstelle, Filiale, Zentrale, usw. des Kunden)

Welche besonderen Hinweise sind „zu beachten“?

Welche Hinweise benötigt der Techniker, um vor Ort ohne Zeitverlust mit der Arbeit beginnen zu können? Haben wir einen Schlüssel?

Zusatzinfo

Der Reiter „Zusatzinfo“ ermöglicht uns, bis zu 20 unternehmensspezifische Felder zu definieren.

Die Voreinstellungen hierfür werden vom Administrator in den Grundeinstellungen vorgenommen (s. hierfür Kapitel „Grundeinstellungen“).

Diese Felder können als Pflichtfeld definiert werden, d.h. eine Speicherung ist nur mit ausgefüllten Daten möglich. Die Eingabemöglichkeit kann vorgegeben sein, z.B. als Auswahlliste mit Texten, als Zahlen oder als Datum.

Die in den Grundeinstellungen aktivierten Felder stehen dann grundsätzlich auf allen Wartungsanlagen zur Verfügung.

Die Nutzung der 20 Benutzerfelder ist extrem vielfältig und hängt von der internen Organisation eines jeden Unternehmens ab.

Bilder

Der Reiter „Bilder“ ermöglicht uns 5 Fotos  der Anlage direkt hier zu hinterlegen und zu betrachten. Damit sparen wir uns den Weg über das Archiv und somit Zeit.

Damit wir ein Bild hinzufügen können betätigen wir das „Plus“ unten rechts.

Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• das Bild aus dem Archiv laden
• das Bild aus dem Dateisystem laden

Variante zwei schauen wir uns im Detail an:

es öffnet sich der Explorer und wir suchen nach dem gewünschten Bild, dass wir auf unserem Laufwerk gespeichert haben. Wir markieren das gewünschte Bild und wählen „Öffnen“.

Im nächsten Schritt geben wir dem Bild einen aussagekräftigen Namen und bestätigen mit „OK“.

Das Bild befindet sich nun – mit dem aussagekräftigen Namen – in der Anlage. In der Fußzeile wird uns angezeigt, wie viele Bilder wir gespeichert haben.

Mit den Pfeilspitzen links und rechts unter dem Bild können wir vor- bzw. zurückblättern. Mit dem gebogenen Pfeil ganz rechts können wir das Bild drehen.

Sonderpreise

Wir haben die Möglichkeit pro Wartungsanlage Sonderpreise für Material- und/oder Lohnleistungen zu hinterlegen. Bei allen Aufträgen, die zu dieser Wartungsanlage erzeugt werden, sind diese hinterlegten Preise automatisch bei der Rechnungslegung berücksichtigt.

Über das Pluszeichen unten rechts im Fenster erfassen wir neue Artikel.

In der Spalte „VK-Sonderpreis“ hinterlegen wir nun den (Netto) Sonderpreis für unseren Kunden. In der Spalte „Gültig bis“ hinterlegen wir das Datum, wann unsere Sonderpreisvereinbarung ausläuft.

In den Klammern auf dem Reiter der Sonderpreise wird uns die Anzahl der hinterlegten Preise angezeigt.

Mit einem Klick in die Zelle „Katalog und Artikelnr.“ erscheinen die magischen 3 Punkte, über die wir erneut in den Artikelkatalog gelangen, um Änderungen vornehmen zu können.

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) kommen wir zu der Löschfunktion und können die markierte Zeile löschen.

Sonderpreise in Gruppenanlagen werden an zugeordnete Wartungsanlagen vererbt.

Projekte

Neben den Wartungsarbeiten führen wir oft größere Arbeiten im Objekt aus, die wir dann wegen der detaillierteren Kalkulationsmöglichkeiten im Projektwesen erfassen. Damit wir diese Arbeiten auf einen Blick auch in der Wartungsanlage überschauen können, gibt es den Reiter „Projekte“.

Über das Pluszeichen im unteren rechten Bereich fügen wir bereits vorhandene Projekte hinzu.

Wir können beliebig viele Projekte der Wartungsanlage zuweisen. Durch einen Doppelklick auf das Projekt öffnen wir das Projekt direkt im Projektwesen.

In den Klammern hinter „Projekte“ werden uns die Anzahl der erfassten Projekte angezeigt.

Vor der ersten Nutzung des Wartungswesens müssen ein paar Einstellungen vorgenommen werden. Darüber hinaus ist es sinnvoll, eine organisatorische Struktur zu entwickeln.