Wartungen erfassen
Sich regelmäßig wiederholende Leistungen werden unter dem Reiter „Wartungen“ der Wartungsanlage erfasst. Dabei spielt es keine Rolle, ob ein Vertrag zu der Wartungsanlage existiert oder nicht. Sehr wohl können Wartungen einem Vertrag zugeordnet werden. Auch die Zuordnung zu erfassten Geräten ist möglich. Pro Wartungsanlage können beliebig viele Wartungen erfasst werden. Schauen wir uns die Erfassung von Vertragsleistungen als Wartung an.
Damit wir die Vertragsleistungen als Wartung erfassen können, drücken wir „Neu“.
Für diese Wartung vergeben wir eine Bezeichnung. Diese Bezeichnung wird in der Folge der Betreff des Auftrages und der Rechnung und sollte entsprechend formuliert werden.
Mit dem Intervall legen wir fest, in welchem Rhythmus diese Wartung ausgeführt wird. Die Angabe kann sowohl in Monaten als auch in Wochen erfolgen. In unserem Beispiel entscheiden wir uns für 12 Monate, also einmal jährlich.
Zusätzlich kann die Wartung einem Selekt zugeordnet werden. Dieses Selekt ist unabhängig vom Selekt der Wartung und des Vertrages. In unserem Beispiel haben wir als Auswahl Angebot (ANG), Prüfung (PRFG) und Wartungsvertrag (WV).
Diese Selekts sollten einmal auf Unternehmensebene festgelegt und durch eine verantwortliche Person gepflegt werden.
In der nächsten Zeile legen wir fest, wann die nächste bzw. erste Wartung fällig ist. In unserem Beispiel entschieden wir uns für den August 2023.
Wir speichern unsere Eingaben mit „Anlegen“.
Geräte zuordnen
Mit der Speicherung der Wartung fragt uns das System, ob die in der Anlage vorhandenen Geräte diesem neu angelegten Intervall zugeordnet werden sollen. Da wir nur 1 Gerät haben, bestätigen wir diese Abfrage mit „JA“.
Auf dem Reiter „Zuord. Geräte“ werden uns nun die zugeordneten Geräte angezeigt.
Sollten wir daran eine Änderung vornehmen wollen, wählen wir das gewünschte Bauteil und rufen im Kontext-Menü „Geräte-Intervall Zuordnung“ auf.
Das System springt auf den Reiter „Zuordnung Intervalle“.
Dieser Reiter gehört zum Haupt- Reiter „Geräte“ der Wartungsanlage. Dort finden wir, wenn nicht bereits aufgeklappt, die Ordnerlasche „Details“.
Ist die Ordnerlasche aufgeklappt finden wir hier die „Zuordnung Intervalle“. Es führen also 2 Wege nach Rom.
Wir haben das entsprechende Gerät markiert und nehmen den Haken bei „Zuordnung Intervalle“ raus.
In den Wartungen ist das Gerät nun nicht mehr zugeordnet. Anders herum können natürlich auch weitere Geräte einer Wartung zugeordnet werden.
Blockartikel
Wir können pro Wartung einen oder mehrere Blockartikel anlegen. Bei der Erstellung des Wartungsauftrages zu dieser Wartung werden die hinterlegten Blockartikel automatisch in den Auftrag übertragen, so dass bei jeder Wartung das zu tauschende Material berücksichtigt wird. Bei der Erzeugung der Wartungsaufträge können die Blockartikel automatisch in eine Bedarfsmeldung oder Bestellung übergeben werden, so dass das Material vor der Ausführung für den Techniker bereitgestellt werden kann.
Über das Pluszeichen unten rechts können wir einen neuen Blockartikel anlegen. Wir können aber auch das Kontextmenü „Blockartikel zuordnen“ nutzen, um einen Artikel hinzufügen.
In beiden Fällen öffnet sich die Artikelauswahl. Wir suchen die passenden Artikel und übernehmen diese in die Wartungsanlage.
Sind alle gewünschten Artikel übernommen, schließen wir die Artikelauswahl. Die Artikel stehen uns nun als Blockartikel zur Verfügung.
Vertragspositionen zuordnen
Neben den Artikeln können wir den Wartungen auch Positionen aus dem Vertrag zuordnen.
Wir wechseln auf den Hauptreiter „Verträge“ der Wartungsanlage. Dort öffnen wir die Positionserfassung.
Wir öffnen die gewünschte Position und gehen dort auf den Reiter „Wartungsintervalle“. Hier werden uns alle zur Verfügung stehenden Wartungsintervalle angezeigt. Wir markieren das Wartungsintervall, das mit der Vertragsposition verknüpft werden soll, in dem wir einen Haken in das Kästchen am Anfang der Zeile setzen. Mehrfachauswahl ist möglich.
Nicht vergessen zu „Speichern“!
Wir wechseln auf den Reiter „Wartungen“ der Wartungsanlage und dort auf den Unterreiter „Zuord. Vertragspos.“. Hier werden nun die zugeordneten Vertragspositionen angezeigt. So haben wir immer einen Überblick, dass alle Vertragsleistungen auch als Wartung im System erfasst sind. Ist im Vertrag die Option „Abrechnung nach erbrachter Leistung“ aktiviert, wird die verknüpfte Vertragsposition automatisch in den Wartungsauftrag übernommen.
Zusatz-Infos
Der nächste Unterreiter sind die „Zusatz-Infos“.
Die „Info für den Monteur“ ist ein interner Vermerk, der auf keinem Kundenbeleg ausgegeben wird. Hier können zusätzliche Informationen zum Auftrag eingegeben werden, die für die Ausführung relevant sind.
Die „Detailbeschreibung“ wird als Zusatz für die Beschreibung der Wartung genutzt. Hier können ausführlichere Informationen hinterlegt werden, die dem Kunden zur Kenntnis gegeben werden können.
Die „Planzeit“ ist die Vorgabezeit für den ausführenden Monteur. Die Planzeit wird mit in den Wartungsauftrag übergeben, wenn dieser erstellt wird.
Das „i“ neben der Planzeit zeigt die Summer der Planzeiten aller hinterlegten Wartungen der Anlage an.
Im Wartungstermin kann ein Hauptmonteur hinterlegt werden. Dieser wird bei der Erstellung des Wartungsauftrages automatisch als ausführender Techniker übernommen. Bleibt dieses Feld leer, wird der Monteur aus den Kopfdaten der Wartungsanlage in den Auftrag übernommen.
Dem Wartungstermin wird eine Geräteebene zugeordnet, wenn erforderlich. So weiß der Techniker, auf welche Geräte der Wartungstermin bezogen ist. Das System nummeriert alle vorhandenen Geräteebenen fortlaufend mit einer ID, die sich von der vergebenen Nummer der Ebene (Bezeichnung) unterscheidet. Für uns ausschlaggebend ist die Bezeichnung.
Darüber hinaus können wir für diese Wartung eine Qualifikation hinterlegen.
Gleiches gilt für die Kategorie.
Die Funktion „Gemeinsame Ausführung mit“ ermöglicht uns, 2 oder mehr Wartungen gemeinsam auf einem Wartungsauftrag zusammenzufassen.
Wir aktivieren die Wartung, die mit der aktuellen Wartung zusammen ausgeführt werden soll, in dem wir einen Haken in der Spalte „OK“ setzen.
Wir sehen nun auf den Wartungen den Hinweis, dass eine Verknüpfung vorliegt. Für die Wartung und Reinigung wird nun ein gemeinsamer Auftrag erstellt.
Es können beliebig viele Verknüpfungen angelegt werden, jedoch kann jede Wartung nur einmal Bestandteil einer Verknüpfung sein.
Nachunternehmer
Werden die Arbeiten nicht von uns selbst ausgeführt, können wir auf dem Reiter „Nachunternehmer“ die Ausführung durch ein Drittunternehmen aktivieren.
Auf dem Reiter „Nachunternehmer“ klicken wir auf den blauen Link „Adresse auswählen“, um die Adresse des Nachunternehmers zu hinterlegen.
Der Wartungsauftrag wird nun automatisch an den Nachunternehmer erstellt (vorausgesetzt das Formular ist entsprechend eingerichtet).
Wir hinterlegen nun den Leistungstext und den Konditionstext, der die vertraglichen Vereinbarungen mit unserem Nachunternehmer widerspiegelt.
Reichen uns diese Angaben nicht aus, können wir z.B. über die Benutzerfelder der Zusatzfelder weitere Daten erfassen. In diesem Beispiel dokumentieren wir die letzte Weiterberechnung der Regenrinnenreinigung an unseren Kunden.
Zusatzfelder
Die Benutzerfelder der Zusatzfelder werden in den Grundeinstellungen des Wartungswesen durch eine verantwortliche Person eingerichtet. Sie sollten einmal auf Unternehmensebene festgelegt werden. Nach der Einrichtung stehen die Felder auf allen Anlagen zur Verfügung.
Info-Texte
Der letzte Unter-Reiter in der Reihe sind die „Info-Texte“. Die Nutzung ist abhängig von den Festlegungen je Unternehmen. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit hinterlegte Texte als Anlagen zum Formular auszudrucken. Schauen wir uns hierfür ein Beispiel an.
Einen neuen Infotext können wir sowohl über das Pluszeichen als auch über das Kontextmenü hinzufügen.
Über das Kontextmenü wählen wir „Infotext zuordnen“.
Wir gelangen in die Textbausteinauswahl. In unserem Beispiel haben wir einen Ordner für Checklisten und statt eines Textes in hier der Pfad zu einem bestimmten Formular hinterlegt.
Wir markieren den gewünschten Textbaustein und übernehmen diesen mit „OK“ in unsere Wartung.
Der Textbaustein wird nun in den Infotexten angezeigt.
Wir haben nun alle Möglichkeiten der Informationsspeicherung in den Wartungen angeschaut. Nun geht es weiter mit der Disposition/ Terminierung.
Wartungen disponieren/ terminieren
In der Anleitung „Aufträge erstellen und senden“ haben wir bereits ausführlich alle Funktionen des Menüpunktes Druck/ Termine erläutert. Deshalb hier nur ein grober Überblick.
Wir können die fälligen Wartungen entweder global für einen ganzen Monat oder für eine einzelne Wartungsanlage bearbeiten. Wir stehen in den allgemeinen Anlagedaten und wählen in der rechten Menüleiste „Druck/ Termine“.
Es öffnet sich das Fenster mit den fälligen Terminen und es werden uns die (im gewählten Zeitraum) fälligen Wartungen angezeigt.
Wir können diese Wartungen nun terminieren, in dem wir über das Pluszeichen (1) einen neuen Termin anlegen, die Termindaten füllen (2) und die Termindaten speichern (3).
Die vereinbarten Termine werden uns in der Übersicht angezeigt.
Unter den Aufträgen sehen wir, dass die 4,50 Planstunden vollständig terminiert wurden.
Wir starten mit „Druck Montag.“ den Ausdruck der Aufträge.
Wir wählen die gewünschten Druckoptionen und starten mit „Drucken“.