Im Rahmen des Aktivitäten-Managements haben Sie auch die Möglichkeit, empfangene e-Mail Nachrichten aus Ihrem e-Mail Client DAVID der Firma Tobit, per Mausklick zu übernehmen.
Im Folgenden wird kurz die Einrichtung und Nutzung der Tobit-Integration erläutert:
Einrichten der Integration:
Die Tobit-Integration muss auf jedem Arbeitsplatz der diese nutzen möchte, einmal registriert werden.
Dies sind die Voraussetzungen:
– kwp-bnWin.net ab Version 6.4
– Nutzung des Moduls Aktivitäten-Management und/oder Vorgangsarchivierung
– David Installation ab Version V8+ (ab Release DVWIN: 8.10a.2016, DVAPI32: 8.50a.0217)
Zur Registrierung der Integration wechseln Sie in Ihr lokales Verzeichnis “C:\Programme\bnwinlocal”. Dort befindet sich eine Datei “bn2Tobit.exe”. Führen Sie diese Datei durch einen Doppelklick aus und es erscheint folgender Hinweis:
Sie starten bn2Tobit.exe direkt und nicht mit Angabe von Mail Informationen. Es wird daher der Registrierungs-Dialog gestartet.
Bestätigen Sie diesen mit OK. Anschliessend erscheint der Anmelde-Dialog von kwp-bnWin.net. Melden Sie sich hier bitte mit Ihrem persönlichen Benutzer an.
Im Folgenden Dialog haben Sie noch einige Einstellungsmöglichkeiten:
Lassen Sie den Punkt “Normale Workstation” ausgewählt, wenn Sie nicht über einen Terminal-Server arbeiten. Der Pfad zur Steuerungsdatei “Tobit.ini” ist fest eingetragen, der Status muss auf “Datei gefunden” stehen. Falls diese Steuerungsdatei nicht gefunden wird, gibt es höchstwahrscheinlich ein Problem mit Ihrer DAVID-Installation.
Über den Punkt “Login-Informationen fest hinterlegen können Sie auswählen, ob Ihre vorhin getätigte Benutzeranmeldung für die Tobit-Integration gespeichert werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen nicht setzen, werden Sie bei jeder Übernahme einer Mail aus DAVID zu einer Anmeldung aufgefordert.
Mit Klick auf den Button “Übernehmen” speichern Sie die gewählten Einstellungen ab. Die Tobit-Integration ist nun eingerichtet.
Nutzen der Integration:
Ist die Integration einmal registriert, haben Sie in Ihrem “David InfoCenter” beim Rechtsklick auf eine e-Mail im Kontextmenü einen weiteren Eintrag “KWP Aktivität”.
Nachdem Sie auf den Eintrag “KWP Aktivität” klicken, werden Sie zuerst aufgefordert sich an kwp-bnWin.net anzumelden, ausser Sie haben bei der Registrierung (siehe oben) den Haken “Login-Informationen fest hinterlegen” gesetzt.
Sie können die Registrierung natürlich jederzeit wiederholen und die gesetzten Informationen ändern.
Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptfenster der Integration:
Die Informationen aus der Mail werden dabei natürlich automatisch in den Dialog übernommen.
Am oberen Rand haben Sie 3 Möglichkeiten zur Auswahl:
1. Sie können die Mail als neue Aktivität in Ihr Aktivitätenmanagement übernehmen
2. Sie können eine vorhandene Aktivität auswählen und die Mail daran anhängen
3. Sie können Mail und evtl. die Anhänge nur archivieren ohne eine Aktivität zu erstellen (dazu benötigen Sie das Modul “Vorgangsarchivierung”, das Aktivitäten-Management wird nicht benötigt).
Im oberen Informationsteil können Sie die Vorgaben für die Aktivität einstellen, sowie den Betreff der Aktivität eintragen. Ausserdem haben Sie zwei Info-Einträge zur Verfügung. Betreff und erster Infoeintrag werden dabei standardmässig vom System vorgeschlagen.
Den zweiten Infoeintrag können Sie noch nutzen, um beispielsweise zusätzliche Anweisungen mit aufzunehmen wenn Sie die Aktivität an einen Kollegen delegieren.
Beim Anlegen der Aktivität haben Sie wieder 3 Möglichkeiten:
1. … mit Text der Mail:
Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Archiviert wird dabei nichts
2. … mit Text der Mail, Anhänge ins Archiv:
Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Sie haben optional die Möglichkeit, Anhänge gleichzeitig zu archivieren
3. … ohne Text der Mail, Anhänge ins Archiv:
Der Mailtext wird nicht im Info-Feld dargestellt. Sie können den Mailtext entweder als Textdatei archivieren (und optional auch die Anhänge dazu), oder die komplette e-Mail incl. aller Anhänge als “eml” Datei archivieren. Der “eml” Standard kann später von DAVID wieder geöffnet werden und Sie haben die Original-Mail incl. aller Zusatzinfos und Anhänge wieder zur Verfügung.
Als Option können Sie noch einstellen, dass die Mail nach erfolgreicher Übernahme aus DAVID gelöscht wird.
Mit Klick auf “Übernehmen” werden die getroffenen Einstellungen angewandt und die Mail als neue Aktivität angelegt, zu einer bestehenden Aktivität hinzugefügt oder nur archiviert, je nachdem welchen Reiter Sie im oberen Fensterbereich ausgewählt haben.
Sie bekommen außerdem noch eine Erfolgs-Meldung mit den getätigten Aktionen: