Im Rahmen des Aktivitäten-Managements haben Sie auch die Möglichkeit, externe Dokumente und Dateien die sich in einem Netzwerkordner befinden direkt zu archivieren und Aktivitäten daraus zu erstellen.
Dies ist mit dem Zusatzprogramm “Scan-Import” möglich, wobei Sie natürlich nicht nur gescannte Dokumente weiterverarbeiten können, auch Aufnahmen einer Digitalkamera oder andere Dateien können zu Aktivitäten verarbeitet werden.
Das Programm Scan-Import wird extern über das Programm-Menü oder die Datei “C:\Programme\bnwinlocal\bnScanImport.exe” gestartet.
Am Anfang werden Sie natürlich wieder aufgefordert, sich an kwp-bnWin.net anzumelden. Haben Sie dies getan wird das Hauptfenster des Scan-Imports geöffnet:
Dieser Hauptbildschirm teilt sich in 5 verschiedene Bereiche auf:
Dateiauswahl
Hier wählen Sie den Ordner aus, in dem das Programm nach Dateien suchen soll. Über den 3-Punkte-Schalter ändern Sie den gewählten Pfad. Der Pfad wird beim beenden des Programms gespeichert und ist beim nächsten Start wieder voreingestellt.
Liste der Dateien
In dieser Explorer-ähnlichen Liste sehen Sie den Inhalt des unter Dateiauswahl ausgewählten Verzeichnisses. Hier markieren Sie Datei(en) die Ihnen dann im Vorschau-Bereich angezeigt werden und die Sie dann später zu einer neuen Aktivität archivieren können.
Vorschau
Dies ist der Vorschau Bereich. Dateien der gebräuchlichsten Dateitypen können hier in einer Vorschau angesehen werden. Manche Dateitypen können evtl. nicht angezeigt werden, trotzdem können sie später mit übernommen werden. Sie haben in auch die Möglichkeit mehrere Dateien zu markieren, auch dann werden Ihnen in diesem Bereich (kleinere) Vorschauen angezeigt.
Aktionsbereich
Im unteren Bereich wählen Sie die Aktion, die beim Klick auf “Übernehmen” durchgeführt wird. Sie können mit den Dateien eine neue Aktivität anlegen, Dateien zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen oder die Dateien nur archivieren (dazu ist das Modul Aktivitäten-Management nicht zwingend nötig, es reicht hier auch die Vorgangsarchivierung)
Durch Klick auf “Übernehmen” wird die im Bereich gewählte Aktion mit den im Bereich ausgewählten Dateien ausgeführt.