Einheitliche Dokumente im Archiv verwalten
Neben immer wiederkehrenden Briefen gibt es auch zahlreiche Checklisten u.ä., die immer wieder gebraucht werden. Dabei kann es sich um Projektabläufe, neue Mitarbeiter, Abnahmen, Sicherheitsunterweisungen, Inbetriebnahmen, Zustands- und Funktionalitätsbeschreibungen, Qualitätssicherung oder Ablaufpläne handeln. Der Dokumentation sind hier keine (technischen) Grenzen gesetzt. Für die reibungslose Nutzung steht uns der Vorlagen-Import im Archiv zur Verfügung.
Mit einem Klick auf den Button “Vorlagenimport” öffnet sich ein Fenster mit allen zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die gewünschten Vorlagen werden mit einem Haken markiert und mit “Import” in unseren Vorgang übernommen.
Im Ordner “Vorlagen” stehen Ihnen nun die Dokumente für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Gekennzeichnet sind sie durch den Typ “DOKUMENTEN-VORLAGE”. Wie diese Vorlagen entstehen, schauen wir uns gleich an. Wichtig ist, für eine reibungslose Funktion zwingend die korrekte Schreibweise einzuhalten.
Sie starten im Hauptarchiv (Journale –> Vorgangs-Archivierung). Sie fügen eine neue Datei in den Ordner “Vorlage” ein. Als Dokumenten Typ tragen Sie “DOKUMENTEN-VORLAGE” ein (Schreibweise beachten!). Wichtig ist, dass die Felder auf dem Reiter “Beziehungen” leer bleiben!.
Als Option steht Ihnen die Funktion “Pflicht” zur Verfügung. Wird eine Checkliste mit diesem Merker an den mobilen Monteur V2 übergeben (als Anhang zu einem Montageauftrag), kann der Montageauftrag erst zurück übertragen werden, wenn die Checkliste abschließend bearbeitet wurde.
Mit “OK übernehmen” speichern Sie die neue Datei. Die Warnung vom System, weil Sie ohne Bezug archivieren, bestätigen Sie mit “Ja“.
Auf diesem Weg erstellte Vorlagen stehen im Fenster “Vorlagenimport” in jedem Vorgang zur Verfügung.
Die Vorlagen ohne Bezug bleiben für den Vorlagen-Import erhalten. In einen Vorgang importierte Dokumenten-Vorlagen sind automatisch dem Vorgang zugeordnet. Alle Dateien, ob mit oder ohne Bezug, befinden sich im Ordner “Vorlagen”.
Durch den zentralen Speicherort in kwp-bnWin.net wird sichergestellt, dass bei jedem Prozessschritt identische Dokumenten-Vorlagen verwendet werden, die immer den aktuellen Stand haben. Veraltete Kopien auf div. Laufwerken gehören damit der Vergangenheit an.