Neue Archive anlegen und verwalten
In der Archiv-Verwaltung werden neue Archive angelegt und – wie der Name schon verrät – verwaltet. Begonnen wird mit der Neuanlage. Dabei wird dringend empfohlen, für jedes Jahr ein neues Archiv anzulegen. Abrufbar sind grundsätzlich alle Jahre, solange ein Archiv nicht getrennt wird.
Bei der Nutzung des mobilen Monteurs und / oder der Apps ist eine SQL-Datenbank Voraussetzung, aber wir empfehlen – aus verschiedenen Gründen – immer die SQL-Nutzung.
Gestartet wird mit der Neuanlage und dem Button “Neu“.
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Name |
Zur eindeutigen Identifizierung bekommt das Archiv einen Namen. |
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Art |
Festlegung, ob das Archiv im Dateisystem oder einer SQL-Datenbank angelegt wird. |
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SQL-Datenbank oder Dateisystem |
Je nach Art werden hier die Zugriffsdaten für die SQL-Datenbank oder das Dateisystem hinterlegt. |
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Bemerkung |
Ergänzungen für das Archiv können hier eingetragen werden. |
Mit dem Button “OK übernehmen” werden die Daten gespeichert.
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Nach erfolgreicher Prüfung der Datenbankanbindung wird das Archiv erstellt, ist aber noch nicht aktiv. |
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Im Kontextmenü zum Archiv (rechte Maustaste) findet sich die Funktion “Archiv aktivieren“. Erst mit dieser Aktivierung können die Dokumente in diesem Archiv abgelegt werden. Der Status eines Archivs wird in der ersten Spalte angezeigt. |
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Über das Kontextmenü kann ein aktives Archiv auch abgetrennt werden. |
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Die Dateien dieses Archives werden beim Aufruf des vorgangsbezogenen Archives zwar noch angezeigt, können aber nicht mehr geöffnet / bearbeitet werden. Über das Kontextmenü können getrennte Archive jederzeit wieder angehängt werden.
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Ein getrenntes Archiv kann über das Kontextmenü endgültig gelöscht werden. Aus Gründen der Revisionssicherheit dürfen digitale Archive nicht gelöscht werden, wenn kein Papierarchiv existiert. |
Auf dem Reiter “Erweitert” stehen weitere Funktionen zur Verfügung, die mit einem Klick auf den grünen Pfeil gestartet werden können. Aber ACHTUNG! Je nach Größe des Archives können diese Funktionen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und evtl. die Performance ausbremsen.
Anz. Einträge zeigt die Anzahl aller Dokumente einschl. der im Papierkorb befindlichen.
Erster / Letzter zeigt das Datum des ältesten und des neuesten Archiveintrages an.
Die Konsistenzprüfungen durchforsten das Archiv nach “Leichen”, die keinen Inhalt haben oder nicht der Revisionssicherheit entsprechen.
Die Konsitenzprüfung kann – je nach Umfang der Archive – sehr lange dauern und die Performance ausbremsen. Sie sollte ausschließlich zu Zeiten erfolgen, zu denen kein User angemeldet ist.
Die Prüfung wird mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Die einfache Prüfung durchsucht alle einfachen Dokumente, keine ZIP-Dateien.
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Das Ergebnis wird im unteren Fensterbereich angezeigt. |
Das Ergebnis liefert die Anzahl fehlerfreier und fehlerhafter Dateien. Dateien ohne Inhalt bekommen den Dokumenten-Typ “Dummydatei” und können so im Nachgang im Archiv gefiltert, geprüft und ggfls. gelöscht werden.
Gleichzeitig werden die Dateien auf Revisionssicherheit geprüft und Fehler werden angezeigt (da wir für diese Lektionen mit Musterdaten arbeiten, ist unser Archiv nicht revisionssicher. Diese Meldung sollte bei Ihnen – wenn überhaupt – nur vereinzelt auftreten).
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Die erweiterte Konsistenzprüfung überprüft zusätzlich zu den einfachen Dokumenten die ZIP-Dateien auf Fehler. Dementsprechend länger dauert diese Prüfung.
Auf dem Reiter “Volltextsuche” wird der Suchindex für dieses Archiv aufgebaut, optional mit der OCR-Dokumentenindexierung. Ein bereits bestehender Index wird dabei gelöscht. Auch hier ist zu beachten, dass je nach Umfang des Archives diese Funktion lange Zeit in Anspruch nimmt und auch die Indexdatei sehr umfangreich sein kann.