Allgemein:
Die Diskussion geltende Zeiterfassung wegen der Einführung des neuen Mindestlohn-Gesetzes hat einige Fragen bezüglich korrekter Zeiterfassung aufgeworfen. Was muss wie aufgezeichnet werden, wie können Arbeitspausen erfasst werden ohne diese Zeiten als Kosten zu erhalten.
Wir empfehlen auf alle Fälle einen Blick auf die Informationsseiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Internet zu werfen. Hier finden Sie ausführliche aktuelle Informationen zum Thema Mindestlohn (http://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/Mindestlohn/dokumentationspflicht.html).
Im Bereich „Allgemeine Fragen zum Mindestlohn“ erhalten Sie auch ein Musterformular für die Zeiterfassung.
Die wichtigsten Punkte wären den Beginn der Arbeit und das Ende mit Uhrzeit aufzuzeichnen. Dann die Gesamtzeit ohne Pause zu notieren. Diese Art der Erfassung ist in kwp-bnWin / Vaillant winSOFT möglich.
Was muss wie notiert werden?
Auf einem Zettel oder Vordruck (siehe unseren Musterbogen) muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):
- den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
- das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
- die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.
Was ist noch zu berücksichtigen:
- Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
- Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
- Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.
- Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
- Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.
Regelarbeitszeit-Gruppe
In “Verwaltung/Personal/Lohnarten/Feiertage/RegelArbeitszeit” ist die Vorgabe einer Arbeitszeitgruppe erforderlich, in der die Arbeitszeiten und Pausen hinterlegt sind.
Beispiel:
Das funktioniert auch, wenn Sie zugleich mit einer monatlichen Regelarbeitszeit arbeiten.
Lohn-Arten
Für die Zeiterfassung brauchen Sie auch mindestens die Lohnart für Normalstunden und Pausenzeit. Sinnvoll ist natürlich auch Lohnarten für Urlaub, Krankzeiten, Schule, Feiertag, Gleitzeit usw. anzulegen.
Durch die Nutzung der Verarbeitungsart „Zuschläge“ verändern die hierüber erfassten Zeiten die IST-Arbeitszeit. Weil der Bewertungsfaktor 0 hinterlegt ist, werden keine Kosten gebucht.
Zeiterfassung
Für die Zeiterfassung nutzen Sie die monteurbezogene Stundenerfassung “Bearbeiten / Stundenerfassung / MA-Stundenerfassung“. Hier können Sie sehr einfach die von / bis – Arbeitszeiten erfassen.
Um in der Erfassung in die Eingabe der Beginn- und Ende-Zeit zu kommen tippen Sie in Anzahl Stunden den Wert 0 ein.
Beispiel für sehr detaillierte Erfassung:
Hier werden alle Arbeits- und Pausenzeiten detailliert aufgezeichnet.
Beispiel für einfache Aufzeichnung (wobei in diesem Beispiel die Pausen-Berechnungslogik aufgrund der Vorgabezeiten aus der Arbeitszeitgruppe / Regelarbeitszeitgruppe zu erkennen ist):
Zwischen 07:00 Uhr und 16:45 Uhr wären es eigentlich 9,75 Stunden. In der Regelarbeitszeit ist aber auch eine Pause hinterlegt (hier von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr). Diese wird automatisch abgezogen. Damit erhält der Mitarbeiter nicht 9,75 Stunden, sondern 8,75 Stunden gebucht.
Die Regel lautet: Eine Pause wird automatisch abgezogen, wenn der Beginn der Arbeit kleiner/gleich der Beginn einer von-Vorgabezeit ist und größer als das Ende einer bis-Vorgabezeit.
Tipp: In Verbindung mit dem Zusatz-Modul Vorgangsarchivierung können handschriftlich erstellte Stundenzettel automatisch im Rahmen der Erfassung archiviert werden.
Zeiterfassung über die mobile Zeiterfassung (Mobiler Monteur)
In den nachstehenden Bildern wird mit den Lohnarten 1000 (Normalstunden) und 5001 (Pausenzeit) gearbeitet. Der Aufbau entspricht den oben gezeigten Beispielen für Lohnart 1 und 50.
Die Zeiterfassung entsprich inhaltlich der detaillierten Zeiterfassung, die Daten stehen nach Übertragung von der mobilen Zeiterfassung in das Hauptsystem in gleicher Weise wie oben beschrieben zur Verfügung.
… die Pausenzeit ist hinter Register Erfassung Belege. Im Ausdruck am mobilen Monteur stehen diese Daten weiterhin zur Verfügung.
Ausdruck
Um nun einen Ausdruck inklusive der Uhrzeiten zu bekommen hinterlegen Sie ein Formular mit entsprechenden Druckvariablen (z.B. das Formular PersLis1Uhrzeit.azp):
Ihr Programm-Support kann Ihnen gegen Aufwandserstattung auch andere Varianten erstellen.
Beispielausdruck:
