Das Erfassen einer Eingangsrechnung kann über mehrere Optionen erfolgen:
a. Manuelle Erfassung der gesamten Rechnung
b. Über Erfassung mittels manueller Eingabe der Eingangsrechnungsbuchnummer
c. Über das Bestellwesen
Einscannen von Eingangsrechnungen
Wird über die Optionen im Eingangsrechnungsbuch die Einstellung „manuelle Eingangsrechnungsbuchnummer“ gewählt, so muss beim Erfassen der Rechnung bereits eine Datei im Scans-Ordner vorhanden sein, deren Dateiname der Nummer entspricht (siehe Seite 4).
Weiterhin kann nachträglich eine Eingangsrechnung über das Programm ScanImport erfasst werden. Dazu gibt es zwei Möglichkeiten. Analog zu anderen Belegen kann die Import-Routine verwendet werden. Dabei muss der Aufbau für Eingangsrechnungen wie folgt aussehen:
Etiketten
Über den Schalter Etiketten können die für die Erfassung mit dem Scanner nötigen Etiketten gedruckt werden. Bitte beachten Sie hier das Etikettenformat im Formular!
1;E;ERB-Nummer;R;E.(tiff oder pdf)
Wenn die Rechnung signiert ist, d.h. beinhaltet die PDF-Datei einen Anhang im OPENTRANS-Format, so kann diese auch direkt im Scan-Import erfasst werden. In diesem Fall werden die Rechnungsdaten automatisch zugewiesen und vorgeschlagen.
Hinweis: PRIVATE ER
Bei der Erfassung einer Eingangsrechnung gibt es eine Option “Private ER”. Wird diese Option aktiviert, so kann diese Eingangsrechnung nur über das ERBuch eingesehen werden. Über Vorgänge ist der Aufruf dieser Rechnung dann blockiert. In kleineren Betrieben wird diese Option oft gewünscht, um Privatentnahmen oder die Rechnung für das Geschäftsführer KFZ nicht allgemein sichtbar zu machen.