Wie auch in anderen Programmteilen setzt sich der Informations-Teil aus unterschiedlichen Registern zusammen:
- Infos –> Historie zu einer Aktivität, wann hat wer was vereinbart
- Zusatzinfos –> frei definierbare Zusatzfelder um Informationen später strukturiert auswerten zu können
- Verknüpfungen –> Verknüpfen von unterschiedlichen Aktivitäten (Haupt- und Unteraktivität)
- Adressen –> hier werden beliebig viele Adresse zu einer Aktivität hinterlegt (z.B. Schulung, Besprechung)
- Archiv –> Archivieren von externen Dokumenten und Dateien (Modul ARCHIV erforderlich!)
Nachfolgend sind kurz die einzelnen Register-Blätter beschrieben….
Register INFOS
Das Hauptregister “Infos” bildet die Chronologie oder Historie zu einer Aktivität. Über den NEU-Button (rechts neben Benutzer) oder durch die rechte Maustaste erzeugen Sie einen neuen Info-Eintrag zur oben angezeigten Aktivität.
Datum und Benutzer-Namen werden dabei automatisch gesetzt. Bestehende Info-Einträge werden über die rechte Maustaste gelöscht.
Im rechten Benutzer-Feld können per Doppelklick (oder über den Button INFORMIEREN) weitere Benutzer zur Information hinzugefügt werden. Sie informieren somit andere Anwender über Ihre Aufgabe oder Aktivität.
Register ZUSATZINFOS
Die benutzerdefinierten Felder stehen in Abhängigkeit zur Aktivitäten-Art. Je nach Art definieren Sie unter EINSTELLUNGEN die Zusatzinfo-Felder. Es stehen 10 Felder zur Texteingabe (max. 50 Zeichen) und 10 weitere Felder mit JA/NEIN zur Verfügung. Angezeigt werden jedoch nur die Felder, die unter EINSTELLUNGEN auch beschriftet wurden.
In der Datenbank stehen die eingetragenen Informationen direkt im Aktivitäten-Datensatz. So können die Inhalte leicht über Reports ausgewertet werden.
Die Abteilung bezieht sich, wie auch in anderen Programmteilen, auf die Vertreter/Abteilungen. Alle Abteilungen stehen Ihnen hier zur Auswahl zur Verfügung. Wird eine Aktivität aus einer Adresse heraus angelegt, so belegt das Programm die Abteilung mit der Voreinstellung aus der Adressverwaltung. Ansonsten wird die Abteilung 0 vorgeblendet.
Das Selekt-Feld ist ein weiteres freies Organisations-Merkmal. Im Gegensatz zu den Benutzerfeldern ist dieses nicht abhängig von der Aktivitäten-Art. Die Feldinhalte sind für alle Aktivitäten gleich. Sie fügen Einträge durch manuelles Beschriften hinzu.
Nutzen Sie diese Selekt-Felder für die Auswahl Ihrer Produkte oder Produktgruppen. So können Sie die unterschiedlichen Aktivitäten mit Ihren Produktgruppen verknüpfen und über das KWP Reporting auch auswerten.
Register VERKNÜPFUNGEN
Automatische Verknüpfung über die rechte Maustaste auf dem Schalter Neu
Über die rechte Maustaste auf dem Schalter “Neu” erhalten Sie unten zu sehendes Kontextmenü. Der Eintrag “Neu mit Verknüpfung” erstellt eine automatische Verknüpfung zur aktuellen Aktivität. Wählen Sie die gewünschte Aktivitätenart aus dem Untermenü aus und es wird eine Verknüpfung angelegt. Sie finden die Zuweisung auf dem Register “Verknüpfungen” wo diese auch wieder gelöscht werden kann.
Über die Verknüpfungen werden Aktivitäten untereinander verknüpft. Dies ist vor allem bei Checklisten oder Workflows von großer Bedeutung.
Dabei werden die Haupt- und Unter-Aktivitäten automatisch verknüpft. Eine manuelle Verknüpfung erreichen Sie durch einen Klick auf die rechte Maustaste -> NEU.
Geben Sie dann die ID der zu verknüpfenden Unter-Aktivität ein. Die Verknüpfung ist ein optisches Hilfsmittel zur Darstellung im Vater-Sohn-Prinzip. Durch Doppelklick auf einen Eintrag wechseln Sie auf die jeweilige Aktivität.
Register ADRESSEN
Unter Adressen können Sie jeder Aktivität beliebig viele Adresse zuordnen. Die Aktivität wird somit auch von jeder einzelnen Adresse aufrufbar. Über den […]-Button fügen Sie eine weitere Adresse hinzu. Die Spalte Bemerkung können Sie frei zu jedem Eintrag befüllen.
Wenn Sie z.B. Kundenveranstaltungen durchführen, tragen Sie alle Teilnehmer im Register ADRESSEN ein. Nehmen von einem Kunden mehrere Personen an Ihrer Veranstaltung teil, so verknüpfen Sie ein und die selbe Adresse einfach zweimal. Im Bemerkungsfeld tragen Sie den Vor- und Nachnamen des Teilnehmers ein!
Register ARCHIV
Wie auch in anderen Programmteilen können zu jeder Aktivität x-beliebige Dateien archiviert werden. Durch einen Doppelklick in die graue Hintergrund-Fläche starten Sie das Archiv….
Mehr zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe des ARCHIV-Moduls.