Organisieren – Informieren – Dokumentieren
Das Modul Aktivitäten-Management ist installiert und einsatzbereit.
Doch nun die große Frage: “Wie fange ich jetzt an?”
Die nächsten Zeilen sollen Ihnen helfen, einen Einstieg in das “Informieren, Dokumentieren und Organisieren” zu finden.
Im Vergleich zu anderen Programm-Modulen unterscheidet sich das Aktivitäten-Management grundsätzlich. Beim Schreiben einer Rechnung gibt es beispielsweise einen nahezu festen Ablauf, der am Ende eine Rechnung am Drucker ausspuckt. Der Einsatz Ihres neuen Organisations-Talents orientiert sich jedoch sehr stark an Ihren individuellen Betriebsabläufen. Grundlage der Organisation sind frei definierbare Aktivitäten-Arten. Dazu abgestimmte Auswertungen und individuelle Druck-Formulare.
Um Ihr neues Software-Tool sinnvoll und effektiv im Unternehmen einzuführen ist es ratsam, sich im Vorfeld Gedanken über betriebliche Abläufe und deren softwaretechnische Abbildung zu machen. Sparen Sie Zeit und Kosten! Greifen Sie speziell bei der organisatorischen Aufbereitung, bei der individuellen Erstellung/Anpassung von Reports und Formularen auf einen kompetenten Vertriebspartner zurück. Auch KWP direkt bietet diese kostenpflichtige Dienstleistung in Form von Orga-Schulungen oder vor-Ort-Terminen an.
1. Die Prozess-Definition
Nehmen Sie sich Stift und Papier zur Hand und definieren Sie in ganz einfacher Form die betrieblichen Abläufe, die Sie abbilden möchten:
- Reklamationsbearbeitung
- Verwaltung von Bank-Bürgschaften
- Interessenten-Management –> unser weiterführendes Beispiel
Nachdem Sie Ihre Prozesse ganz grob definiert haben, nehmen Sie sich diese nacheinander vor…
Dies führen wir nun exemplarisch am “Interessenten-Management” durch.
2. Die Prozess-Analyse
Um die Interessenten Ihres Betriebs aussagekräftig verwalten zu können, müssen wir uns auf wichtige Informationen verständigen.
Weniger ist hier oft mehr! Denn jede zusätzliche Information, die Sie hinterlegen, muss auch erfasst und gepflegt werden. Die Gefahr des “Bürokratismus” ist hier sehr groß. Behalten Sie deshalb stets das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen im Auge.
Welche Infos sind also bei unserer Aktivität “Interessent” notwendig:
- HERKUNFT – Wie ist der Interessent auf uns gestoßen?
- PRODUKT – Für welches unserer Produkte interessiert er sich?
- ZIELGRUPPE – Welcher Kunden-Zielgruppe gehört er an?
- ERSTKONTAKT – Wann und mit wem fand der erste Kontakt statt?
Nun findet der erste Transfer zur Software statt. (Wenn Sie noch Infos über die Masken und Funktionen des Moduls benötigen, so klicken Sie einfach hier!) Über EINSTELLUNGEN legen wir im Register Arten eine neue Aktivitäten-Art “Interessent” an. Die farbliche Darstellung bestimmen Sie bitte nach der Wichtigkeit.
Über die benutzerdefinierbaren Zusatzfelder schaffen Sie Raum für die zuvor festgelegten Informationen:
- HERKUNFT – Benutzerfeld
- PRODUKT – Selekt der Aktivität (Art übergreifend!)
- ZIELGRUPPE – Selektfeld in der Adressverwaltung
- ERSTKONTAKT – kein Feld notwendig, da diese Informationen vom System selbst festgehalten werden. Auch für Auswertungen stehen diese zur Verfügung
3. Formulare und Auswertungen
Ist die Aktivität als solches definiert, müssen wir uns noch um Auswertungen und Druckformulare Gedanken machen. Welche Formulare brauchen wir?
- Ein Anschreiben, um sich für das Interesse zu bedanken und Prospekte zu versenden
- Ein “Gesprächs-Protokoll”, um alle relevanten Informationen auf einem Blatt verdichtet auszudrucken.
Diese Formulare sind in der Auslieferungs-Version bereits enthalten. Selbstverständlich können Sie diese selbst, oder als kostenpflichtige Dienstleistung, anpassen bzw. ergänzen. Gleiches gilt auch für Reports und Auswertungen.
4. Wie läuft es nun in der Praxis?
Ein Interessent meldet sich, um Informationen über ein bestimmtes Produkt einzuholen.
Die Daten werden in der zentralen Adress-Verwaltung hinterlegt. Über die rechte Maustaste im Register Aktivitäten legen Sie eine neue Aktivität “Interessent” zu dieser Adresse an. Füllen Sie das Zusatzfeld “Herkunft” und wählen Sie im Selekt das entsprechende Produkt aus!
Im Betreff-Feld empfiehlt es sich Namen und Anliegen des Interessenten zu vermerken:
“Frau Schmidt – möchte Öl-Heizung modernisieren”
Bearbeitungsvermerke werden im Feld Infotext abgespeichert. Darüber erhalten Sie später eine genaue Chronologie zu dieser Aktivität.
Über den Button Drucken erstellen Sie ein fertiges Interessenten-Anschreiben. Um sich später beim Interessenten zu melden, terminieren Sie einen Wiedervorlage-Termin. Oder deligieren Sie diesen an den verantwortlichen Kollegen. Die Aktivität bleibt solange mit dem Status “offen” im Bearbeitungs-Zustand, bis diese “erledigt” wurde. Dies könnte in unserem Beispiel bedeuten, der Aktivität folgt eine weitere Aktion (Angebot oder Besuchstermin) oder der potentielle Kunde hat es sich anders überlegt. In jedem Fall dokumentieren Sie dies als weiteren Info-Text-Eintrag.
Die vorgangsbezogene Speicherung aller Informationen hat einen nicht zu unterschätzenden Begleiteffekt:
… Und da wären wir schon beim Thema Auswertungen.
5. Nützliche Auswertungen
Werden Daten strukturiert aufbereitet, so wertet der KWP Report-Generator diese nach Ihren Vorgaben aus. Ziehen Sie Rückschlüsse auf künftige Planungen und erkennen Sie Schwächen und Potentiale zur innerbetrieblichen Prozess-Optimierung.
Welche konkreten Auswertungen sind in unserem Beispiel von Bedeutung?
- Wieviele Interessenten bezogen auf einen Zeitraum?
- Hitliste: Wie wurden die Interessenten auf uns aufmerksam?
- An welchen unserer Produkte besteht am meisten Interesse?
- Erfolg: Wieviel Prozent unserer Interessenten wurden zu Kunden?
Alle diese Reports werten die Daten Ihres Unternehmens aus.
Denn Ihre Informationen stecken in der zentralen Datenbank eines Systems: “kwp-bnWin.net”
Dieses “Data-ware-house” vernetzt Ihre Daten modulübergreifend. Vorbei sind die Zeiten, in denen Bürokaufleute die “Chefzahlen” in verschieden Excel-Tabellen mitprotokolliert und anschließend in mühevoller Kleinarbeit ausgewertet haben.
Organisieren Sie Ihre Abläufe … Das Aktvitäten-Management von “kwp-bnWin.net” hilft Ihnen dabei!