Grundsätzlich ist das Archiv über den Reiter Journale und den Menüpunkt “Vorgangs-Archivierung” zu erreichen. Hier öffnet sich das Hauptarchiv ungefiltert mit allen Einträgen. In allen Modulen finden Sie dann aber auch einen Button “Archiv”, der je nach Ausgangspunkt das Archiv vorgefiltert öffnet. Hier ein paar Beispiele:
- beim Start auf einer Adresskarte werden alle Einträge angezeigt, die mit dieser Adresse verknüpft sind
- beim Start auf einem Projekt werden alle Einträge angezeigt, die mit diesem Projekt verknüpft sind
- beim Start auf einer Wartung werden alle Einträge angezeigt, die mit dieser Wartung verknüpft sind. Archiveinträge zu der Wartungsanlage werden nicht angezeigt, wenn sie keinen Bezug zu dieser Wartung haben
Finden Sie also erwartete Dokumente nicht, müssen Sie prüfen, ob der Einstieg in das Vorgangs-Archiv an der richtigen Stelle erfolgt ist.
Grundsätzlich ist jedes Dokument nur einmal im Archiv vorhanden und die Anzeige ist an beliebig vielen Stellen verknüpft.
Wie in fast allen Modulen treffen Sie vor der Nutzung des Archivs ein paar grundlegende Einstellungen. Zu finden über das Zahnrad oben rechts.
Im linken Fensterbereich finden Sie die einzustellenden Optionen. Bis auf die persönlichen Einstellungen sollten diese Optionen nur durch den Admin änderbar sein.
Die Dateiablage wird in der Archiv-Verwaltung vorgegeben (SQL immer empfohlen). Die Revisionssicherheit ist derzeit nicht änderbar. Selbstverständlich werden die gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit erfüllt.
Die Aktivierung der Verzeichnis-Rechte erlaubt den nutzerbezogenen Zugriff auf die Ordner im Archiv (freie Verzeichnisstruktur).
Es stehen 5 Benutzerfelder zur Verfügung, um die archivierten Dateien zusätzlich mit unternehmensbezogenen Strukturebenen (Filtermöglichkeiten) zu versehen. Benutzerfeld 5 ist reserviert für einen Automatismus beim Versenden von Checklisten an den mobilen Monteur (MM-Anh-Auto).
Es gibt einen komfortablen KWP TIF-Editor für die Bearbeitung von TIF-Dateien, der optional mit einem Haken aktiviert werden kann.
Export der Archivdateien mit Dateinamenergänzung für Revisionierung bedeutet, dass beim externen Speichern dieser Datei nicht der ursprüngliche Dateiname erhalten bleibt, sondern automatisch mit einer Ergänzung versehen wird.
Bei der Archivierung der Dateien unterscheidet man zwei grundlegende Funktionalitäten:
a) Die Archivierung der intern, also in kwp-bnWin.net, erstellten Dokumente
b) Die Archivierung externer Dokumente
Die Zuordnung erfolgt hier nur bedingt automatisch – je nach Vorgehensweise wird der Vorgang manuell oder automatisch gewählt.
Die Dokumente unter a) werden in den grauen Ordnern des Archivs gespeichert. Unter “Automatisches Archivieren” kann ausgewählt werden, welche Drucke aus dem System archiviert werden. Wie vom Gesetzgeber gefordert, sind Rechnungen, Gutschriften und Kassenbelege nicht abwählbar. Alle anderen Optionen können mit einem Haken aktiviert (wird automatisch archiviert) oder deaktiviert (wird nicht automatisch archiviert) werden.
Neben den grauen (vom System vorgegebenen) Ordnern, kann immer eine freie Verzeichnisstruktur angelegt werden, die die Ansprüche pro Unternehmen abbildet. Diese Ordnerstruktur ist mit gelben Ordnern ausgestattet. Zusätzlich können über die Rechtegruppen aus der Benutzerverwaltung für diese Ordner Verzeichnisrechte vergeben werden. Die Archivierung in diesen Ordnern erfolgt (überwiegend) manuell.
Im Menüpunkt “Volltextsuche” werden die Kriterien für die Suchfunktion im Archiv festgelegt. Wir unterscheiden zwischen
- SQL-basierte Suche
- Schnellsuche
- elastic search
Bei Archiven auf SQL-Basis wird in der SQL-Datenbank gesucht.
Bei der Schnellsuche wird ein Suchindex aufgebaut, der in den Details und Benutzerfeldern nach Begriffen sucht. Dieser Dienst wird ab Ende 2025 nicht mehr unterstützt und 2026 abgeschaltet. Mehr Informationen hier zu auf unserer Website.
elastic search ist die neueste und komfortabelste Suchfunktion, die zwar hier im Archiv aktiviert wird, aber die Einstellungen hierfür werden in den Modulen getroffen. Für die elastic search gibt es eine eigene IPrendo-Lektion. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.
In jedem Fall muss der Pfad für den aktiven Suchindex hinterlegt werden.
Unabhängig von der aktivierten Option für den Suchindex kann die OCR-Volltextsuche in den Dokumenten ausgewählt werden. Es handelt sich hierbei um ein separates Modul mit eigener Lektion. Hier besteht die Möglichkeit nach Begriffen im Dokument selbst zu suchen, sofern es sich um durchsuchbare Elemente handelt (die ggfls. bereits mit OCR-Scan eingelesen wurden).
Office-Anwender können optional ein AddIn aktivieren, dass die direkte Archivierung aus Word und Excel heraus ermöglicht.
Die persönlichen Einstellungen im Archiv sind nutzerbezogen und jederzeit änderbar. Hier werden Ansicht, Sortierung und Suchkriterien festgelegt.
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Ladeverhalten |
Wie viele Einträge sollen max. angezeigt werden, wenn das Archiv geöffnet wird? Soll das Dokument automatisch geöffnet werden, wenn nur ein Archiveintrag vorhanden ist? Wenn das einzelne Dokument geöffnet werden soll, dann mit einer externen Anwendung oder der internen Vorschau im Archiv? |
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Darstellung Liste |
Wie viele Einträge werden pro Seite angezeigt? Sollen Unterprojekte beim Aufruf des Hauptprojektes mit angezeigt werden? Nach welchem Kriterium (1) sollen die Dokumente zuerst sortiert werden? Nach welchem Kriterium (2) sollen die Dokumente innerhalb der eingestellten Sortierung (1) geordnet werden (z. B. erst nach Anlagezeitpunkt, dann nach Vorgangsnummer)? Soll die Spalte “Dokumententyp” mit angezeigt werden? Sollen Gliederungen (Strukturebenen mit + oder -, wie im Explorer) beim Aufruf des Archivs eingeklappt sein (+ vor dem Ordner)? |
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Schnellsuche |
Wir empfehlen diesen Dienst nicht mehr zu nutzen, da er ab Ende 2025 nicht mehr unterstützt und in 2026 abgeschaltet wird. |
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Achivierung |
Die automatische Warnmeldung vom System, wenn ohne Bezug archiviert wird, kann hier de-/ aktiviert werden. Die Bezugseingabe (Beziehungen des Dokumentes) kann auf manuell umgestellt werden, d.h. statt über die 3 Punkte eine Auswahl zu treffen, kann z. B. die Vorgangsnummer manuell eingegeben werden. Bei falscher Nummerneingabe erfolgt u.U. keine oder eine falsche Archivierung. |
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Default-Pfade |
Hier werden die persönlichen Laufwerke angegeben, von denen aus der Nutzer standardmäßig neue Dokumente ins Archiv lädt bzw. wo standardmäßig externe Dokumente geöffnet werden. (z. B. C:/Benutzer/KWP/Bilder). |
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Bilder-Vorschau |
Hier wird die Auflösung der Vorschau-Bilder eingestellt. Je größer die Auflösung, desto länger die Ladezeit. |
In der Archiv-Verwaltung werden Archive neu angelegt, getrennt oder gelöscht. Zusätzliche Prüfungsoptionen stehen auch zur Verfügung. Die Archiv-Verwaltung ist das essentielle Tool für die Nutzung der Archive.
Die Bemerkungscodes sind für die Zuordnung der Dokumente bei der Verwendung des Moduls “Scanimport”. Für dieses komplexe Modul gibt es eine eigene iPrendo-Lektion. Der Bemerkungscode wird in den Barcode eingebettet und bei der Archivierung wird der entsprechende Betreff für das Dokument vergeben.
Weiterführende Informationen zu den Funktionen finden Sie in den anderen Menüpunkten der Online-Hilfe oder in unserer umfangreichen IPrendo-Lektion zum Thema Vorgangs-Archivierung und Scanimport.