Anlagedaten allgemein (Hauptfenster)

Beim Öffnen des Wartungswesens erscheint zunächst ein leeres Fenster mit den zur Verfügung stehenden Reitern. In der obersten Zeile haben wir ein Suchfenster, um nach bereits bestehenden Anlagen zu suchen. Das System sucht in den Feldern Anlagennummer, Bezeichnung, Anlagenadresskürzel (außer Rahmenanlagen), Eigentümeradresskürzel, Rechnungsadresskürzel, Abteilungsnummer, Brennstoffart (nur Wartungsanlagen), Selekt und Rufname. Der Suchbegriff ist immer ein Bestandteil in dem jeweiligen Feld, d.h. bei der Suche nach der „Bergstr“ wird als Ergebnis auch die „Schloßbergstr“ mit ausgegeben.

Die Suchfunktion über Anlagen wurde um eine sogenannte “exakte” Suche erweitert.
Damit werden die Kopfdaten der Anlage exakt durchsucht, wenn der Suchbegriff in Anführungszeichen steht.

Somit können über die exakte Suche bereits Daten herausgefiltert und eine Such-Kette damit erstellt werden.
So kann beispielsweise über die Suche: “GAS” Keller, sprich: (“GAS” LEERZEICHEN Keller) jede Gas-Anlage gefunden werden, welche in der Brennstoffart “Gas” und im Feld Ort irgendwo das Wort “Keller” enthält.
Hierbei wird exakt auf die Art gefiltert und zusätzlich eine “Contains” (Enthält) Suche auf die restliche Anlage gestartet, um das Wort “Keller” zu suchen.
Wird über die Adressuche im WartungswesenV2 gesucht, so wird hier nun auch eine exakte Suche nach dieser im WartungswesenV2 gestartet.

Um die Suche zu starten, können wir nach Eingabe des Suchbegriffes entweder mit ENTER bestätigen oder das Lupensymbol in der Menüleiste verwenden.

Vertippt? Neue Suche starten? Dann können wir den Inhalt des Suchfensters mit einem Klick auf das X leeren.

Eine beliebte Suchfunktion ist die Anzeige von den Wartungsanlagen, die einer bestimmten Adresse zugeordnet sind. Hierfür betätigen wir das Symbol „Briefumschlag“ …

… und es öffnet sich das Adresswesen. Hier können wir gezielt nach der Adresse suchen und diese mit „OK Übernehmen“ in das Wartungswesen übertragen. Der Vorteil dieser Suche ist, dass im Adresswesen in allen Feldern der Adresskarte gesucht wird, während im Suchfenster der Anlage ja ausschließlich nach dem Adresskürzel gesucht wird.

Nach der Übernahme der Adresse in das Wartungswesen werden alle Wartungsanlagen angezeigt, die dieser Adresse zugeordnet sind.

Zusätzlich zu der Suchfunktion können wir die Filterfunktion nutzen.

Voraussetzung ist, dass wir bereits einen Pool von Anlagen in der Anzeige haben und dann unsere Filter setzen. Im Anschluss geben wir unseren Suchbegriff in der Suchleiste ein und aktivieren mit einem Haken die Funktion „Filter berücksichtigen“. So werden bei der Suche die gesetzten Kriterien berücksichtigt.

Haben wir die gewünschte Anlage gefunden, klicken wir die Zeile an und im unteren Bildschirm werden uns nun alle Informationen rund um die Wartungsanlage angezeigt.

Wartungsanlagen

Wir legen eine neue Wartungsanlage über den Button „Neu“ und den Punkt „Wartungsanlage“ an. 

Nach bestätigen mit „Wartungsanlage“ öffnet sich das Adresswesen und wir suchen nach der Adresse, für die wir eine neue Wartungsanlage erstellen wollen. Mit „OK Übernehmen“ kommen wir zurück in das Wartungswesen.

Die ausgewählte Adresse wird uns nun in der Wartungsanlage sowohl als Lieferadresse als auch als Rechnungsadresse angezeigt. Wie wir zwei unterschiedliche Adressen verwenden, wird an passender Stelle erklärt. Die Anlagennummer wird erst vergeben, wenn wir diesen Datensatz tatsächlich angelegt (gespeichert) haben.

Die automatische Nummernvergabe wird vom Admin im Firmenstamm eingestellt.

Das Feld „Rufname“ wird optional genutzt. Hier können wir eine oder mehrere Anlagen mit einem internen Begriff markieren, der in den „offiziellen“ Stammdaten nicht stehen sollte.

Das Feld „Bezeichnung“ beinhaltet die Beschreibung der Anlage, die für jedes Unternehmen individuell von Bedeutung ist. In unserem Beispiel – einer Heizungsfirma – ist es der Standort der Anlage (Straße), die Brennstoffart und die Anlagengröße.

Über die 3 Punkte am rechten Rand kommen wir in die Textbausteinverwaltung.

In der nächsten Zeile wählen wir die passende Brennstoffart aus. Die Liste der Einträge ergibt sich aus den Brennstoffarten, die bereits im System benutzt werden.

Das Feld „Selekt“ können wir unternehmensspezifisch nutzen. Je nachdem, welche Informationen in den Kopfdaten für uns noch von besonderer Bedeutung sind.

Das Feld „Antritt“ sagt uns, innerhalb welches Zeitraumes wir beim Kunden sein müssen.

Die Vorgaben stammen aus den Grundeinstellungen des Wartungswesens, die global für alle Wartungsanlagen gelten. Im Idealfall werden die Grundeinstellungen vom Admin verwaltet.

Je nach Grundeinstellungen kann die Priorität farblich unterlegt sein, in unserem Beispiel wir der „Antritt“ bei der Auswahl von 3 Stunden rot markiert.

Im nächsten Schritt können wir der Wartungsanlage einen festen Monteur zuweisen. Ein Klick auf den Pfeil rechts neben dem Eingabefeld öffnet die Liste der Monteure. Mit einem Klick auf die Spaltenüberschrift „Name“ oder „PersNr“ wird die Liste entsprechend sortiert und bei längeren Listen scrollen wir bis zum gewünschten Mitarbeiter. Mit einem Haken bei „Teilnehmer“ (Teiln) wählen wir den gewünschten Monteur aus.

Die Liste der Monteure schließen wir, in dem wir erneut auf den Pfeil rechts neben dem Auswahlfenster klicken.

Wir haben noch eine weitere Auswahlmöglichkeit, in dem wir auf die 3 Punkte rechts neben dem Auswahlfenster klicken.

Hier kommen wir in die Auswahl der Monteure nach Monteurgruppen (diese werden im Personalstamm eingerichtet).

Die Adresse kann geändert werden, in dem wir auf den blauen Schriftzug klicken. Im sich nun öffnenden Adresswesen können wir nach einer anderen Adresse suchen und diese mit „OK Übernehmen“ in die Wartungsanlage übernehmen. Eine Änderung ist aber auch im Reiter „Zuordnung“ der Wartungsanlage möglich.

Diese Änderung können wir auch bei der Lieferadresse vornehmen, die neben der Anlagennummer angezeigt wird. Auch hier ist die Änderung im Reiter „Zuordnung“ der Wartungsanlage möglich.

Das Feld „Ort“ beschreibt in unserem Beispiel den genaueren Standort der Heizungsanlage.

Im Feld „Bemerkung“ hinterlegen wir anlagenspezifische Hinweise, die für jeden Einsatz von Bedeutung sind.

In der Zeile „Nächste Wartung“ wird der nächste Wartungstermin angezeigt. In unserem Beispiel ist der Eintrag leer, weil wir noch keine Wartungstermine hinterlegt haben.

Im Feld „Infos zum nächsten Einsatz“ hinterlegen wir Hinweise, die nur für den nächsten Einsatz von Bedeutung sind.

Als Ergänzung zu den „Infos beim nächsten Einsatz“ können wir in der nächsten Zeile festlegen, wann die genannten Arbeiten ausgeführt werden sollen. Standardmäßig schlägt KWP-bnWin.net „Beim nächsten Einsatz“ vor. Mit jedem angelegten Wartungstermin wird die Vorschlagsliste durch das hinterlegte Wartungsintervall ergänzt.

Jede Wartungsanlage kann einem Projekt fest zugeordnet werden. Dieses Projekt dient als „Kostensammler“, da im Baustellenlager des Projektes alle gebuchten Belege erfasst sind und somit ausgewertet werden können.

Damit haben wir die wichtigsten Daten für die Wartungsanlage erfasst.

Gruppenanlagen

Neben den „normalen“ Wartungsanlagen haben wir die Möglichkeit Gruppenanlagen in KWP-bnWin.net zu erfassen. Diese Variante vereinfacht die Organisation, weil wir Wartungsanlagen mit einem einheitlichen Merker unter einer „Kopfanlage“ zusammenfassen können.

Das Anlegen einer Gruppenanlage kann also sowohl extern als auch intern begründet sein. In jedem Fall bedarf es einer unternehmensspezifischen Struktur für diese Festlegungen. Wir haben hier eine 2-Ebenen-Struktur. Mit den Rahmenanlagen  können wir sogar eine 3-Ebenen-Struktur einrichten. Dazu aber später mehr. Bleiben wir bei der Gruppenanlage.

Wir legen über den Button „Neu“ eine neue Anlage an, entscheiden uns diesmal aber für „Gruppenanlage“.

Das System wechselt automatisch in das Adresswesen und wir übernehmen wir die gewünschte Adresse in unsere Wartungsanlage.

Die Gruppenanlage erkennen wir an dem eigenen Nummernkreis (den Nummernkreis legt der Admin im Firmenstamm fest; die Nummer wird erst nach dem Speichern der Anlage angezeigt).

In der nächsten Zeile wird uns angezeigt, wie viele Wartungsanlagen zu unserer Gruppenanlage gehören. Noch haben wir keine Anlagen zugeordnet, also ist das Ergebnis zum jetzigen Zeitpunkt 0.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir optional einen Rufnamen vergeben. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für einen Teil des Straßennamens.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir eine Bezeichnung vergeben.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir ein Selekt und eine Abteilung zuordnen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir eine Antrittspriorität vergeben.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir einen festen Monteur zuordnen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir Bemerkungen zu der Gruppenanlage erfassen. In unserem Beispiel ist es eine Kurzbeschreibung der getroffenen Vereinbarungen.

Wie bei einer Wartungsanlage können wir zu Controlling-Zwecken ein Projekt als Kostenträger hinterlegen. Dafür klicken wir auf die 3 Punkte neben dem Eingabefenster.

Für die jeweiligen Einzelanlagen haben wir bereits Wartungsanlagen im System. In der Übersicht markieren wir die gewünschte Einzelanlage und öffnen das Kontextmenü (rechte Maustaste). Im Kontextmenü wählen wir „Gruppenanlage zuordnen“.

Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem alle Gruppenanlagen angezeigt werden. Hier stehen uns die gleichen Suchfunktionen zur Verfügung, wie im Wartungswesen.

Wir wählen die gewünschte Gruppenanlage und mit „OK“ übernehmen wir diese in die Wartungsanlage.

Im linken Fenster unter „Rahmenanlagen“ wird uns nun die Verknüpfung angezeigt. Die 1. Ebene (Rahmenanlage) ist leer und mit einem „-„  gekennzeichnet. Die 2. Ebene ist unsere Gruppenanlage und in der 3. Ebene werden die zugeordneten Anlagen angezeigt.

Auf diesem Weg können wir beliebig viele Wartungsanlagen der Gruppenanlage zuordnen. Für die Anzeige ist es egal, ob wir im Auswahlfenster eine Gruppenanlage oder eine Einzelanlage markiert haben, es wird uns im linken Auswahlfenster immer die komplette Gruppe angezeigt. Für die Zuordnung zu einer Gruppenanlage müssen wir aber auf der Wartungsanlage stehen.

Weiterführende Beispiele sowie die unterschiedlichen Abhängigkeiten von Wartungen, Verträgen und Rechnungen in Gruppenanlagen finden Sie in unserem kostenlosen Workshop.

Rahmenanlagen

Jetzt beschäftigen wir uns mit der Organisation auf 3 Ebenen, den Rahmenanlagen. Die Voraussetzung für Rahmenanlage ist die Existenz von mindestens einer Gruppenanlage mit mindestens einer zugeordneten Wartungsanlage.

Jetzt können wir unsere Rahmenanlage aktivieren. Über „Neu“ wählen wir nun die „Rahmenanlage“

Wir füllen die Kopfdaten analog zu einer Wartungs- bzw. Gruppenanlage. Die Anlagennummer wird auch hier automatisch vom System vergeben, wenn wir „Anlegen“ bestätigt haben (der Nummernkreis wird vom Admin im Firmenstamm festgelegt). Rufname und Bezeichnung sind so eindeutig, dass sie von den Wartungs- und Gruppenanlagen unterschieden werden können.

In die Bemerkung haben wir die Eckpunkte für Aufträge und Rechnungen eingetragen. Sämtliche Anlagen sind einem Projekt als Kostenträger zugeordnet.

Ist die Rahmenanlage fertig, gehen wir auf die erste Gruppenanlage und öffnen das Kontextmenü. Hier wählen wir die Funktion „Rahmenanlage“ zuordnen.

Wie bei den Gruppenanlagen öffnet sich nun ein neues Fenster und wir wählen die entsprechende Rahmenanlage aus, die wir mit „OK“ übernehmen.

Diesen Schritt wiederholen wir für alle Gruppenanlagen, die der Rahmenanlage zugeordnet werden sollen.

Im linken Fenster haben wir nun einen Orga-Baum ohne Platzhalter.

Auf der Rahmenanlage wird uns jetzt auch angezeigt, wie viele Gruppenanlage verknüpft sind.

Weiterführende Beispiele sowie die unterschiedlichen Abhängigkeiten von Wartungen, Verträgen und Rechnungen in Rahmenanlagen finden Sie in unserem kostenlosen Workshop.

Anlagedaten

Kopfdaten

Die Kopfdaten der allgemeinen Anlagedaten haben wir uns jeweils bei den Wartungs-, Gruppen- und Rahmenanlagen angeschaut.

Jetzt folgen die weiteren Reiter der Anlagedaten.

Standort

Durch die vielseitige digitale Unterstützung in der heutigen Zeit (mobiler Monteur, Navigation, Routenplanung, etc.) und bei komplexen Anlagen benötigen wir heute wesentlich mehr Daten zum Standort als nur die reine Postadresse. Das Wartungswesen hat hierfür einen eigenen Reiter „Standort“.

Hier tragen wir die Daten ein, die der Techniker vor Ort benötigt, um ohne weiteren Zeitverlust die Anlage aufzusuchen.

Gibt es eingeschränkte Zeiten, zu denen der Kunde erreichbar ist? Diese werden bei den „Ansprechzeiten“ hinterlegt

Gibt es vor Ort einen verantwortlichen „Ansprechpartner“?

Hat dieser Ansprechpartner eine feste „Position“ (Titel,Rolle)?

Wie ist dieser Ansprechpartner zu kontaktieren?

Gehört dieser Ansprechpartner nicht direkt zum Kunden, sondern einer anderen Organisation an? (oder einer Zweigstelle, Filiale, Zentrale, usw. des Kunden)

Welche besonderen Hinweise sind „zu beachten“?

Welche Hinweise benötigt der Techniker, um vor Ort ohne Zeitverlust mit der Arbeit beginnen zu können? Haben wir einen Schlüssel?

Zusatzinfo

Der Reiter „Zusatzinfo“ ermöglicht uns, bis zu 20 unternehmensspezifische Felder zu definieren.

Die Voreinstellungen hierfür werden vom Administrator in den Grundeinstellungen vorgenommen (s. hierfür Kapitel „Grundeinstellungen“).

Diese Felder können als Pflichtfeld definiert werden, d.h. eine Speicherung ist nur mit ausgefüllten Daten möglich. Die Eingabemöglichkeit kann vorgegeben sein, z.B. als Auswahlliste mit Texten, als Zahlen oder als Datum.

Die in den Grundeinstellungen aktivierten Felder stehen dann grundsätzlich auf allen Wartungsanlagen zur Verfügung.

Die Nutzung der 20 Benutzerfelder ist extrem vielfältig und hängt von der internen Organisation eines jeden Unternehmens ab.

Bilder

Der Reiter „Bilder“ ermöglicht uns 5 Fotos  der Anlage direkt hier zu hinterlegen und zu betrachten. Damit sparen wir uns den Weg über das Archiv und somit Zeit.

Damit wir ein Bild hinzufügen können betätigen wir das „Plus“ unten rechts.

Zwei Möglichkeiten stehen zur Auswahl:

• das Bild aus dem Archiv laden
• das Bild aus dem Dateisystem laden

Variante zwei schauen wir uns im Detail an:

es öffnet sich der Explorer und wir suchen nach dem gewünschten Bild, dass wir auf unserem Laufwerk gespeichert haben. Wir markieren das gewünschte Bild und wählen „Öffnen“.

Im nächsten Schritt geben wir dem Bild einen aussagekräftigen Namen und bestätigen mit „OK“.

Das Bild befindet sich nun – mit dem aussagekräftigen Namen – in der Anlage. In der Fußzeile wird uns angezeigt, wie viele Bilder wir gespeichert haben.

Mit den Pfeilspitzen links und rechts unter dem Bild können wir vor- bzw. zurückblättern. Mit dem gebogenen Pfeil ganz rechts können wir das Bild drehen.

Sonderpreise

Wir haben die Möglichkeit pro Wartungsanlage Sonderpreise für Material- und/oder Lohnleistungen zu hinterlegen. Bei allen Aufträgen, die zu dieser Wartungsanlage erzeugt werden, sind diese hinterlegten Preise automatisch bei der Rechnungslegung berücksichtigt.

Über das Pluszeichen unten rechts im Fenster erfassen wir neue Artikel.

In der Spalte „VK-Sonderpreis“ hinterlegen wir nun den (Netto) Sonderpreis für unseren Kunden. In der Spalte „Gültig bis“ hinterlegen wir das Datum, wann unsere Sonderpreisvereinbarung ausläuft.

In den Klammern auf dem Reiter der Sonderpreise wird uns die Anzahl der hinterlegten Preise angezeigt.

Mit einem Klick in die Zelle „Katalog und Artikelnr.“ erscheinen die magischen 3 Punkte, über die wir erneut in den Artikelkatalog gelangen, um Änderungen vornehmen zu können.

Mit einem Klick mit der rechten Maustaste (Kontextmenü) kommen wir zu der Löschfunktion und können die markierte Zeile löschen.

Sonderpreise in Gruppenanlagen werden an zugeordnete Wartungsanlagen vererbt.

Projekte

Neben den Wartungsarbeiten führen wir oft größere Arbeiten im Objekt aus, die wir dann wegen der detaillierteren Kalkulationsmöglichkeiten im Projektwesen erfassen. Damit wir diese Arbeiten auf einen Blick auch in der Wartungsanlage überschauen können, gibt es den Reiter „Projekte“.

Über das Pluszeichen im unteren rechten Bereich fügen wir bereits vorhandene Projekte hinzu.

Wir können beliebig viele Projekte der Wartungsanlage zuweisen. Durch einen Doppelklick auf das Projekt öffnen wir das Projekt direkt im Projektwesen.

In den Klammern hinter „Projekte“ werden uns die Anzahl der erfassten Projekte angezeigt.