Für die Aktivierung dieses Moduls finden Sie die notwendigen Informationen in unserer IPrendo-Lektion.

Das Modul Materialauszug erreichen wir im Projektwesen über Materialwirtschaft –> Mat. auszüge.

In dem sich nun öffnenden Fenster finden wir 5 Bereiche:

Standardmäßig werden alle Positionen des Projektes aufgelistet. Für eine bessere Übersicht können einzelne Titel markiert und so die Anzeige selektiert werden. Mit der Pinnnadel können die Anzeigefenster offen gehalten oder ausgeblendet werden.

Im Mittelfenster kann über die 3 Punkte das Projekt gewechselt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, sich die Positionen nach dem verwendeten Hauptlager anzeigen zu lassen.

Pro Position stehen über 30 Spalten mit zusätzlichen Informationen zum Artikel zur Verfügung. Mit dem Scrollbalken am Tabellenfuß können wir in den Spalten blättern.

Mit der Option “nach Artikelnummer verdichten” erfolgt keine Anzeige mehr nach Positionsnummern sondern nach Katalog und Artikelnummern. Die Positionen werden anhand der Artikelnummer gruppiert und summiert.

Markieren wir eine Position in der Übersichtsliste, werden uns im rechten Fensterbereich die Belege aus dem Baustellenlager und dem Bestellwesen angezeigt, mit der diese Position verarbeitet wurde (wenn vorhanden).

Mit einem Doppelklick auf den Baustellenlager-Beleg öffnet sich die Baustellen-Lagerverwaltung und wir können die Bearbeitung wie gewohnt vornehmen. Mit “Schließen” kehren wir in unseren Materialauszug zurück.

Mit einem Doppelklick auf den Bestellwesen-Beleg öffnet sich das Bestellwesen und wir können die Bearbeitung wie gewohnt vornehmen. Mit “Schließen” kehren wir zurück in unseren Materialauszug.

Hinter dem Button “Wartung” verbirgt sich die Funktion “Material an Anlage übergeben“. Hiermit wird ein Bauteil in einer neuen oder einen bestehenden Wartungsanlage erzeugt. Wie das genau funktioniert, ist in unserer Lektion “Bauteil erzeugen aus dem Projekt” erklärt.

Hinter dem Button “Bedarfsmeldung” verbirgt sich die Funktion “eine neue Bedarfsmeldung erzeugen“. Hier werden die markierten Positionen (nach Positionsnummer) an eine Bedarfsmeldung übergeben.

Beantworten wir die Frage nach der Anzeige mit “Ja“, öffnet sich das Modul Bedarfsmeldung und wir können wie gewohnt die Bedarfsmeldung bearbeiten.

Hinter dem Button “Preisspiegel” verbirgt sich die Funktion “einen neuen Preisspiegel erzeugen“. Hier werden die markierten Positionen (nach Artikelnummer) an einen Preisspiegel übergeben.

Beantworten wir die Frage nach der Anzeige mit “Ja“, öffnet sich das Modul Preisspiegel und wir können wie gewohnt den Preisspiegel bearbeiten.

Hinter dem Button “Bestellungen” verbirgt sich die Funktion “eine neue Bestellung erzeugen“. Hier werden die markierten Positionen (nach Positionsnummer) an eine Bestellung übergeben.

Beantworten wir die Frage nach der Anzeige mit “Ja” öffnet sich das Modul Bestellwesen und wir können unsere Bestellung wie gewohnt bearbeiten.

Die Vorgänge tragen den Merker “… aus Materialauszug von..” und sind so im System leicht zu identifizieren.

Die Voraussetzung für die Nutzung der beschriebenen Funktionen ist eine Mindestbestellmenge in der Spalte “zu bestellende Menge“, die manuell in die Spalte eingetragen werden kann.

Im Kontextmenü finden wir an dieser Stelle aber auch automatisierte Optionen:

Im Kontextmenü finden wir auch die Funktion “Aufruf Artikelanzeige“.

Hier finden wir die vertraute Positionsaufnahme mit den Optionen Schnellerfassung, Referenzen und EAN-Nummern und können markierte Position korrigieren.

Im Kontextmenü finden wir auch die Funktion “Excel-Export“.

Es wird eine Excel-Datei erzeugt, die wir auf einem beliebigen Laufwerk speichern und weiter bearbeiten können.

Selbstverständlich steht uns auch im Materialauszug eine Druckfunktion zur Verfügung.

Je nachdem, ob wir unseren Materialauszug nach Position gelistet oder nach Artikelnummer verdichtet haben, stehen uns verschiedene Formulare zur Verfügung. Wir können einfache oder Vergleichs-Listen erzeugen.

Als Beispiel hier eine Liste mit allen Materialien und zugehörigen Barcodes, damit Zu- und Abgänge spielend leicht im Lager und auf der Baustelle erfasst werden können.

Der Button “Bedarfsmeldungen” in der Materialwirtschaft des Projektes führt direkt in das entsprechende Modul im Hauptsystem. Hilfe hierzu finden Sie in diesem Kapitel.

Über den Button “Arbeitszeit” der Materialwirtschaft zum Projekt gelangen Sie in die Stundenerfassung.

Hier erhalten Sie eine Detailansicht über die bereits zum Vorgang erfassten Arbeitszeiten. Die Daten haben ihren Ursprung in der Stundenerfassung, die Sie über die Menüleiste direkt erreichen können (vorausgesetzt Sie verfügen über die entsprechenden Benutzerrechte).

Weiterführende Informationen finden Sie im Kapitel “Stundenerfassung“.

Der Button “Bestellungen” in der Materialwirtschaft des Projektes führt direkt in das entsprechende Modul im Hauptsystem. Hilfe hierzu finden Sie in diesem Kapitel.

Auf dem Reiter “Materialauszug” stellen Sie nun die gewünschten Kriterien für Ihren Ausdruck ein.

1.Formular

Wählen Sie in dem Auswahlfeld Formular das gewünschte Formular aus, das Sie ausdrucken möchten. Standardmäßig wird das Formular Materialliste mit Preis ausgeliefert.

2. Katalog

In dem Listfeld Katalog werden Ihnen alle, im Angebot verwandten, Kataloge zur Auswahl angezeigt. Wählen Sie den gewünschten Katalog für den Ausdruck aus. Möchten Sie keine Eingrenzung auf einen bestimmten Katalog, so wählen Sie den Eintrag keine Auswahl.

3. Artikelnummer von / bis

Sie können den Ausdruck der Materialliste auch auf bestimmte Artikel beschränken. Tragen Sie hierzu die erste Artikelnummer die für den Ausdruck herangezogen werden soll, in das Textfeld “Artikelnr. von” ein und die letzte Artikelnummer die herangezogen werden soll in das “bis”-Feld ein. Sie können auch durch Mausklick auf das Listfeld die gewünschte Artikelnummer aus der Liste auswählen. Es werden Ihnen alle Artikel, die in dem Angebot erfasst wurden, angezeigt. Möchten Sie keine Eingrenzung auf bestimmte Artikel vornehmen, so wählen Sie auch hier den Eintrag keine Auswahl.

4. Kostenarten

Soll die Materialliste auch nach Kostenarten aufgelöst ausgedruckt werden, so tragen Sie hier die gewünschten Kostenarten, jeweils getrennt durch ein Semikolon in das Textfeld ein. Aktivieren Sie die Schaltfläche mit den 3 Punkten, um die Kostenarten aus dem bekannten Dialog Auswahl Kostenarten auszuwählen.

5. Positionen von / bis

Sie können den Ausdruck der Materialliste auch auf bestimmte Positionen beschränken. Tragen Sie hierzu die erste Position die für den Ausdruck herangezogen werden soll in das Textfeld “von Position” ein und die letzte Artikelnummer die herangezogen werden soll in das “bis”-Feld ein. Aktivieren Sie die Schaltfläche mit den 3 Punkten, um die Positionen aus dem Dialog vorhandene Positionen auszuwählen. Markieren Sie die gewünschte Position mit der Maus und übernehmen Sie die Position durch Wahl der Schaltfläche Übernehmen in das Textfeld “von Position” bzw. in das Feld “bis”. Möchten Sie keine Eingrenzung auf bestimmte Positionen vornehmen, so wählen Sie auch hier den Eintrag keine Auswahl.

6. Manuelle Positionen

In dem Gruppenfeld Manuelle Positionen geben Sie an, ob für den Ausdruck der Materialliste auch manuelle Positionen herangezogen werden sollen.

– Ausdruck ohne manuelle Positionen

  Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so werden die manuellen Positionen nicht zum Druck der Materialliste herangezogen.

– Ausdruck mit manuellen Positionen

  Aktivieren Sie das Kontrollfeld Ausdruck mit man. Positionen, so werden für die Materialliste auch alle manuellen Positionen berücksichtigt.

– Ausdruck nur manuelle Positionen

  Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so werden für die Materialliste nur die manuellen Positionen ausgedruckt.

8. Alternative Positionen

In dem Gruppenfeld Alternative Positionen geben Sie an, ob für den Ausdruck der Materialliste auch alternative Positionen herangezogen werden sollen.

– Ausdruck ohne alternative Positionen

  Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld und die alternativen Positionen werden nicht zum Druck der Materialliste herangezogen.

– Ausdruck mit alternativen Positionen

  Aktivieren Sie das Kontrollfeld Ausdruck mit alt. Positionen, so werden für die Materialliste auch alle Alternativ-Positionen berücksichtigt.

– Ausdruck nur alternative Positionen

  Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so werden für die Materialliste nur die Alternativ-Positionen ausgedruckt.

9. Bedarfsmeldung

Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so wird automatisch eine Bedarfsmeldung mit den selektierten Artikeln erstellt.

10. Preisspiegel

Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, so wird automatisch ein Preisspiegel mit den selektierten Artikeln erstellt.

Aktivieren Sie das Kontrollfeld Bestellvorschlag, wenn Sie für die angegebenen Suchkriterien einen Bestellvorschlag erstellen möchten.

12. Druckvorschau

Aktivieren Sie dieses Kontrollfeld, wenn Sie sich den Ausdruck des Materialauszuges vor der Ausgabe auf dem Drucker am Bildschirm ansehen möchten.

13. Nur noch nicht bestellte Materialien des Projektes berücksichtigen

Beim Druck bzw. Übertrag in die neuen Vorgänge wird nur noch nicht bestelltes Material berücksichtigt.

14. Materialliste drucken

Bestätigen Sie Ihre angegebenen Suchkriterien mit der Schaltfläche Drucken. Sie erhalten den bekannten Dialog Druckoptionen.

Vergleich Angebot-Aufmass

Wechseln in das Register “Vergleich Angebot-Aufmass“. Stellen Sie nun die gewünschten Kriterien für Ihren Ausdruck ein. Die Selektionsmöglichkeiten sind identisch mit dem Register Materialauszug.

Formular

Wählen Sie in dem Listfeld das gewünschte Formular für den Ausdruck der Vergleichsliste aus. Standardmäßig mit ausgeliefert wird das Formular Materialvergleichsliste Angebot-Aufmass mit Preis und ohne Preis.

Vergleich Angebot-Aufmass-Baustellenlager

Wechseln in das Register “Vergleich Angebot-Aufmass-Baustellenlager“. Stellen Sie nun die gewünschten Kriterien für Ihren Ausdruck ein. Die Selektionsmöglichkeiten sind identisch mit dem Register Materialauszug.

Formular

Wählen Sie in dem Listfeld das gewünschte Formular für den Ausdruck der Vergleichsliste aus. Standardmäßig mit ausgeliefert wird das Formular Materialvergleichsliste Angebot-Aufmass mit Preis und ohne Preis.

Die Begleitkalkulation ermöglicht Ihnen ein tagesaktuelles Projektcontrolling per Knopfdruck. Dazu starten wir in der Projektverwaltung und markieren das gewünschte Projekt.

Die Begleitkalkulation finden Sie in der Menüleiste als Unterpunkt der Materialwirtschaft.

Die Begleit- und Nachkalkulation bietet Ihnen verschiedene Optionen, die wir uns nun im Detail anschauen.

Die Projektnummer kann jederzeit über die 3 magischen Punkte gewechselt werden, so dass eine Kalkulationsübersicht für mehrere Projekte möglich ist, ohne dass die Begleitkalkulation verlassen werden muss.

Die BGK kann über den gesamten Projektverlauf oder mit einer monatlichen Abgrenzung erstellt werden.

Auf dem Reiter “Gesamtkosten” erhalten wir eine Übersicht der Kosten. Diese setzen sich wie folgt zusammen:

1. Angebot(Plankosten)

– Materialkosten:

Angebotssumme ohne Berücksichtigung der Gemeinkosten. Um auch die Gemeinkosten in den Plankosten zu sehen, aktivieren Sie bitte die Option “Gemeinkosten im EK-Bereich berücksichtigen”. Jetzt werden die, in der jeweiligen Kostenart hinterlegten, Gemeinkosten Material mit berücksichtigt.

– Lohnkosten:

Aufsummierung der Lohnkosten, getrennt nach Baustelle und Werkstatt, aus Ihren Angebotspositionen. Auch hier werden die Gemeinkosten im Mittellohn nicht berücksichtigt. Sollten Sie die Anzeige der Lohnwerte inkl. der Gemeinkosten wünschen, dann stellen Sie Ihren Mittellohn in den Kalkulationsdaten so ein, dass die Gemeinkosten mit in den Mittellohn eingerechnet werden.

– Kosten gesamt mit Projektnachlass und dem VK-Gesamt

Addition der Material- und Lohnkosten sowie der auf das Projekt gewährte Nachlass. Der VK-Gesamt bildet die tatsächliche Angebotssumme.

– Arbeitszeit:

Aufsummierung Ihrer Arbeitszeit aus den Angebotspositionen, getrennt nach Baustelle und Werkstatt.

– Kosten pro Stunde:

Hier werden die Kosten gesamt durch die Arbeitszeit gesamt geteilt und angezeigt.

2. Aufmass

– Materialkosten:

Aufmassumme ohne Berücksichtigung der Gemeinkosten. Um auch die Gemeinkosten in den Aufmasssummen zu sehen, aktivieren Sie bitte die Option “Gemeinkosten im EK-Bereich berücksichtigen”. Jetzt werden die, in der jeweiligen Kostenart hinterlegten, Gemeinkosten Material mit berücksichtigt.

– Lohnkosten:

Aufsummierung der Lohnkosten aus Ihren Aufmasspositionen, getrennt nach Baustelle und Werkstatt. Auch hier werden die Gemeinkosten im Mittellohn nicht berücksichtigt. Sollten Sie die Anzeige der Lohnwerte inkl. der Gemeinkosten wünschen, dann stellen Sie Ihren Mittellohn in den Kalkulationsdaten so ein, dass die Grenzkosten mit in den Mittellohn eingerechnet werden.

– Arbeitszeit:

Aufsummierung Ihrer Arbeitszeit aus den Aufmasspositionen, getrennt nach Baustelle und Werkstatt.

– Kosten pro Stunde:

Hier werden die “Kosten gesamt” durch die “Arbeitszeit gesamt” geteilt und angezeigt.

3. %-uale Erfüllung

Hier werden die Angebot(Plankosten) den Aufmasskosten gegenübergestellt und der %-uale Erfüllungsstand angezeigt.

4. IST-Kosten

– Materialkosten:

Aufsummierung des Materialwertes aus Ihrem Baustellenlager ohne Berücksichtigung der Gemeinkosten. Um auch die Gemeinkosten zu sehen, aktivieren Sie bitte die Option “Gemeinkosten im EK-Bereich berücksichtigen”. Jetzt werden die, in der jeweiligen Kostenart hinterlegten, Gemeinkosten Material mit berücksichtigt.

– Lohnkosten:

Aufsummierung der Lohnkosten aus Ihrer Stundenerfassung, getrennt nach Baustelle und Werkstatt. Hier werden die Bewertungen pro Stunde für die einzelnen Mitarbeiter herangezogen, die Sie im Menü “Verwaltung/Personaldaten” hinterlegt haben. Sollten Sie Stundenbewertungen festgelegt haben, dann können diese mit der Option “Anzeige Bewertete Stunden” angezeigt werden.

– Arbeitszeit:

Aufsummierung Ihrer Arbeitszeit aus den Baustellenlagerpositionen.

– Kosten pro Stunde:

Hier werden die Kosten gesamt durch die Arbeitszeit gesamt geteilt und angezeigt.

– %-ulae Erfüllung

Hier werden die Angebot(Plankosten) den Ist-Kosten gegenübergestellt und der %-uale Erfüllungsstand angezeigt.

Auf dem Reiter “Summen nach Kostenarten” werden die Summen aus dem Angebot (SOLL), dem Aufmass und dem Baustellenlager (IST) je Kostenart zusammengefasst.

Auf dem Reiter “Rechnungen” werden alle zu dem Projekt erstellten Rechnungen mit dem Rechnungsbetrag, Zahlbetrag, Status und der Rechnungsart gelistet.

Im Fuß der BGK finden wir eine Aufrechnung der Werte:

Zusätzlich finden wir in der BGK noch die Stundenübersicht zu diesem Projekt.

Die Stundenübersicht kann tagesaktuell oder zu einem Stichtag (z.B. Jahreswechsel) erstellt werden, in dem das entsprechende Abgrenzungsdatum eingegeben wird.

Drucken Begleitkalkulation

Auf dem Register “Nach-/Begleitkalkulation drucken” können die unter “Auswertung Projekt” dargestellten Werte gedruckt werden.

1. Formular: hier wählen Sie das gewünschte Formular für den Ausdruck.
2. Auftragsstatus: bei der Auswahl mehrerer Projekte können Sie hier den Status der Projekte filtern.
3. Projekt von… bis…: hier können mehrere Projekte für den Druck ausgewählt werden.
4. monatl. Abgrenzung: die Werte der Begleitkalkulation können auf 1 Monat beschränkt werden.
5. Abteilung: bei der Auswahl mehrerer Projekte können Sie hier eine bestimmte Abteilung filtern.
6. Zusätzliche Optionen:
   • Grenzkosten im EK-Bereich beim Ausdruck berücksichtigen: wie bereits bei der Auswertung können die in den Stammdaten hinterlegten Grenzkosten in die BGK aufgenommen werden.
   • Anzeige bewertete Stunden: wie bereits bei der Auswertung können die Stunden anhand der im Personalstamm hinterlegten Daten in der BGK ausgewiesen werden.
   • Bewertung nach Aufmassmengen: wie bereits in der Auswertung kann die BGK anhand der Aufmassmengen erstellt werden.
7. weitere List-Optionen: hier können zusätzliche Reihenfolgen/ Gruppierung für den Ausdruck festgelegt werden.

Mit “Drucken” wird dann die Ausgabe gestartet.

Je nach ausgewähltem Formular erhalten Sie eine aussagekräftige Projekt-Übersicht.

Grundfunktionen des Preisspiegels

Den Preisspiegel erreichen wir über Materialwirtschaft –> Preisspiegel im Projektwesen.

Im oberen Bereich stehen uns verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Innerhalb des Fensters kann die Anzeige der Spalten mittels Scrollbalken variiert werden.

Wie an so vielen Tabellenansichten kann auch hier die Reihenfolge der Spalten geändert werden. Dafür eine Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste anklicken, Maustaste gedrückt halten und Spalte verschieben. An der gewünschten Stelle die Maustaste loslassen.

Im rechten Fensterbereich finden Sie eine umfangreiche Menüleiste.

Grundfunktionen der Positionen

Für die Bearbeitung des Preisspiegels finden sich die wesentlichen Funktionen in der Positionsbearbeitung.

Mit den Details beschäftigen wir uns in den einzelnen Kapiteln für die unterschiedlichen Preisspiegel. Schauen wir uns hier aber schon einmal die Menüleiste an.

Preisspiegel für ein komplettes LV anlegen

Im ersten Schritt markieren Sie das gewünschte Projekt und wechseln über “Materialwirtschaft” in den “Preisspiegel“.

Im neuen Fenster “Neuanlage/ Auswahl Preisspiegel” wählen Sie die Funktion “Neu“.

Der Preisspiegel wird automatisch dem ursprünglich ausgewähltem Projekt zugeordnet. Bei der “Art des Preisspiegels” stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Darüber hinaus wird festgelegt, ob die Mengen aus dem LV oder nach Aufmass übernommen werden. Der Preisspiegel kann einer Kategorie zugeordnet werden.

Nach dem “Anlegen” steht der Preisspiegel in der Auswahlliste zur Verfügung.

Die Kopfdaten des Preisspiegels können nun gefüllt werden.

Die Inhalte des Preisspiegels schauen wir uns über den Button “Positionen” an.

Ist der PS nach Material erstellt, ist der Schlüssel die Artikelnummer. Positionen ohne Artikelnummer aus einem Katalog werden nicht eingelesen.

Ist der PS nach Positionen erstellt, ist der Schlüssel die Positionsnummer. Es werden alle Positionen des LV eingelesen.

Beim freien Angebot des Lieferanten richtet sich der Schlüssel nach dem Lieferantenangebot.

Soweit die Basis der Preisspiegel. Die weiteren Funktionen werden in den nachstehenden Kapiteln erklärt.

PS aus selektierten Positionen anlegen

Wir haben die Option, einen PS nur aus bestimmten Positionen unseres Projektes zu erstellen. Dazu wechseln wir in die Projekt-Positionen und markieren die gewünschten Positionen.

Die Maus zeigt uns, dass hier ein Kontextmenü vorhanden ist. Wir öffnen dieses mit der rechten Maustaste.

Hier wählen wir die Funktion “In Preisspiegel übertragen“.

Es stehen uns 3 Übertragungsoptionen zur Verfügung

Direkt nach der Auswahl wird der PS angelegt und die Positionen des PS angezeigt.

Die weiteren Funktionen werden in den nachstehenden Kapiteln erklärt.

PS nach Artikeln anlegen

Für einen Preisspiegel nach Artikeln befinden wir uns wieder direkt im Modul Preisspiegel (Materialwirtschaft –> Preisspiegel).

Über “Neu” erzeugen wir einen neuen Preisspiegel.

In diesem Fall entscheiden wir uns für einen Preisspiegel nach Material.

Der Schlüssel in diesem Preisspiegel sind die Artikelnummern.

Wir legen nun zunächst einen neuen Bieter an. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für eine bereits vorhandene Bietergruppe.

Mit dem vorhandenen Bieter können wir unsere Preisanfrage starten.

Für die Preisanfrage stehen uns verschiedene Optionen und Schnittstellen zur Verfügung. Für die analoge Variante gehen Sie über das Druckmenü. Wir schauen uns die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation an.

Bleiben wir zunächst bei der UGL-Schnittstelle. Diese ermöglicht den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen. Es wird eine Datei erzeugt, lokal abgespeichert und dann an den Geschäftspartner versendet.

Wir speichern die Datei auf unserem Laufwerk.

Das System fragt uns nach der Kundennummer, ggfls. auch nach der Lieferantennummer. Die dann erzeugte Daten können wir z.B. per Mail an den Großhändler verschicken.

Für Geschäftspartner ohne geeignete Schnittstellen kann die Preisanfrage auch als Excel-Datei versendet werden.

Die Langtexte können optional mit ausgegeben werden.

Das erfolgreiche Auslesen der Positionen wird uns vom System bestätigt.

Die Mappe finden wir in der Taskleiste. Sie öffnet sich nicht automatisch.

Wir speichern die Datei auf unserem Laufwerk und versenden Sie dann an unseren Geschäftspartner.

Eine weitere Möglichkeit ist die Anfrage via IDS-Schnittstelle, die digitale Direktverbindung zu unserem Lieferanten.

Mit der Auswahl der Bieterspalte (Katalogskürzel) und “OK” wird die Datei erzeigt und automatisch das Onlineportal des Händlers geöffnet (sofern die Daten in unserer KWP-Verwaltung hinterlegt sind). Dort loggen wir uns ein und hinterlegen die Preisanfrage.

Für GAEB-Leistungsverzeichnisse nutzen wir das GAEB-Format für Preisanfragen (P93).

Wir speichern die P93-Datei auf unserem Laufwerk und versenden diese dann auf den bekannten Wegen. Der Lieferant erzeugt eine P94-Datei, die wir dann später in unseren Preisspeigel importieren.

Schnittstellenbedingt stehen uns für die Projektnummer nur 8 Stellen zur Verfügung.

Das hindert das System aber nicht an einer erfolgreichen Erzeugung der Preisanfrage.

Über die Funktion “Import” können die Angebote der Lieferanten in unseren Preisspiegel aufgenommen werden.

Hier stehen uns die unterschiedlichen Schnittstellen auch wieder zur Verfügung. Wie das im Einzelnen funktioniert, schauen wir uns im nächsten Kapitel an.

Bieter anlegen und Preise einlesen

Nachdem der Preisspiegel erfolgreich angelegt ist, können wir nun unsere Bieter hinzufügen. Wir gehen in das entsprechende Projekt und öffnen den gewünschten Preisspiegel.

Über die Funktion “Bieter neu” kommen wir in das Auswahlfenster “Definition Bieter“.

Über die 3 Punkte bei “Katalog” wechseln wir in die Katalogauswahl und übernehmen den gewünschten Bieter. Die Adressdaten werden mit der Katalogauswahl automatisch übernommen.

Wir können ein Anschreiben formulieren, das der Preisanfrage beigefügt wird. Die Bemerkungen dienen internen Zwecken und werden nicht mit übermittelt.

Mit den Preisspiegel spezifischen Bieterdaten dokumentieren wir die Daten zur Abgabe, die Gültigkeit sowie die Angebotsnummer. Weiterführende Informationen können wir als “Hinweis” hinterlegen.

Wir speichern unsere Eingaben mit “Anlegen“.

Unser Preisspiegel ist um eine weitere Spalte ergänzt worden, die nun das Angebot des Bieters aufnehmen kann.

Eine andere Variante können wir nutzen, in dem wir auf den Pfeil neben “Bieter neu” klicken.

Hier können wir eine ganze Bietergruppe auswählen, d.h. immer wiederkehrende Konstellationen bei Preisanfragen können hier mit einem Klick ausgewählt werden. Mit “OK übernehmen” bestätigen wir die Auswahl.

Auf diesem Weg haben wir in einem Arbeitsschritt mehrere Bieter im Preisspiegel.

Eine Bietergruppe legen wir über den Button “Neu” an.

Als nächstes vergeben wir eine Bezeichnung für die Gruppe und bestätigen mit “OK“.

Jetzt ordnen wir der Gruppe die “Bieter” zu.

Wir wählen die gewünschten Bieter aus unserer Lieferantenliste oder legen einen neuen Bieter an, falls er noch nicht in unserer Auswahlliste ist. Mit “OK übernehmen” speichern wir unsere Auswahl. Die Bietergruppe steht dann immer zur Auswahl.

Sind unsere Bieter vollständig angelegt im Preisspiegel, können wir unsere Preisanfrage starten.

Für die Preisanfrage haben wir verschiedene Optionen.

Werden mehrere Kataloge in den Positionen des Preisspiegels verwendet, kann die Auswahl der Preisanfrage auf einen Katalog eingeschränkt werden.

Eine Preisanfrage im GAEB-Format wird auf einem Laufwerk gespeichert und manuell versendet. Das Angebot des Bieters entspricht dann dem Format P94 und kann entsprechend eingelesen werden.

Die Angebote der Lieferanten werden über die Funktion “Import Preise” in den Preisspiegel eingelesen.

Im ersten Schritt bestimmen wir die Bieter-Spalte, in die die Preise eingelesen werden sollen. Dann wählen wir die passende Schnittstelle. Zur Verfügung stehen IDS, Preisspiegel aus KWP, Excel, GAEB und UGL.

Als zusätzliche Option können die Preise aus dem Angebot beim Einlesen mit den Katalogpreisen aus dem Firmenstamm verglichen werden. Im Preisspiegel findet sich dann ein Hinweis, wenn der Katalogpreis der Datanorm unter dem aktuellen Angebotspreis liegt.

In diesem Beispiel ist die Zeile orange markiert, bei der der Katalogpreis unter dem Angebotspreis liegt. Grün markiert ist Preisgleichheit und bei den blauen Markierungen liegen die Angebotspreise unter dem Katalogpreis.

Preisspiegel ergänzen aus Katalog und Vorgang

Die Preisspiegel lassen sich jederzeit ergänzen. Wir schauen uns an, wie man Positionen aus dem Projekt oder dem Artikelkatalog hinzufügt.

Wir starten auf unserem Projekt und öffnen die Positionserfassung.

Wir markieren die gewünschten Titel/ Positionen und wählen im Kontextmenü “in Preisspiegel übertragen“.

Je nachdem, ob wir den ursprünglichen Preisspiegel als Position oder Artikel angelegt haben, stehen uns auch hier die entsprechenden Optionen zur Verfügung. Bei Unterpositionen besteht die Möglichkeit, nur die Hauptposition zu übernehmen.

Es wird ein neuer Preisspiegel erzeugt, der wie gewohnt bearbeitet werden kann. Wir können auch Positionen aus dem Projekt hinzufügen, in dem wir im Preisspiegel den Menüpunkt “aus Vorgang” wählen.

Wir können einzelne Titel auswählen (oder alle) und markieren die gewünschten Positionen. Mit “OK übernehmen” landen die Positionen in unserem Preisspiegel.

Da der Preisspiegel nach Artikel angelegt wurde, werden die neuen Positionen ebenfalls als Artikel übernommen.

Eine weitere Variante ist das Hinzufügen von Positionen aus einem Katalog. Dafür steht der Menüpunkt “Artikelauswahl” zur Verfügung.

Es öffnet sich die vertraute Katalogauswahl, in der wir die gewünschten Artikel suchen und markieren. Mit “OK Übernahme” speichern wir unsere Auswahl im Preisspiegel.

Wir können jederzeit Positionen aus dem Preisspiegel entfernen. Dazu markieren wir die Positionen und wählen “Löschen“.

Eine Sicherheitsabfrage sorgt dafür, dass wir nicht aus Versehen etwas Falsches löschen.

Preisinfos abrufen und Bieterpreise korrigieren

In den Positionen des Preisspiegels können auch nachträglich Korrekturen an den Bieterpreisen vorgenommen werden. Insbesondere bei GAEB-Dateien wollen wir wissen, aus welchen Unterpositionen sich Hauptpositionen zusammensetzen. Schauen wir uns das im Detail an.

Wir öffnen die Positionen unseres Preisspiegels.

Wir suchen die gewünschte Position und klicken beim Bieterpreis auf die magischen 3 Punkte.

Im Fenster “aufgeschlüsselte Preise” finden wir die Unterpositionen des Bieters zu der ausgewählten Hauptposition. Wir haben zusätzlich die Möglichkeit eigene manuelle Positionen oder Katalogpositionen hinzuzufügen.

Über die “Positions-Information” bekommen wir Infos zur Preisentwicklung. Dazu markieren wir das gewünschte Feld, in unserem Beispiel des Bieterpreis.

Hier wird angezeigt, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt eine Preiskorrektur in dieser Position des Preisspiegels vorgenommen hat. Hierbei handelt es sich um pauschale Zu- oder Abschläge.

Eine solche Preiskorrektur erfolgt über den Menüpunkt “Preise korrigieren“.

Als erstes wählen wir die Bieterspalte aus, die bearbeitet werden soll.

Dann geben wir den Betrag in % an. Ein Nachlass mit Minuszeichen, einen Aufschlag ohne Vorzeichen. In diesem Beispiel haben wir einen Aufschlag von 3,5%.

Die Korrektur kann auf die gesamte Bieterspalte oder nur die markierte Zeile vorgenommen werden.

Die Eingaben werden mit “OK übernehmen” gespeichert und nach erfolgreicher Verarbeitung bekommen wir die Systembestätigung.

In der Positionsinformation finden wir unsere vorgenommene Korrektur. In diesem Beispiel einmal der Aufschlag und einmal der Nachlass.

Preisspiegel in das Projekt übertragen

Sind alle Angebote eingelesen, übernehmen wir die Preise in unser Projekt. Dafür gehen wir in die Positionen des entsprechenden Preisspiegels.

Wir wählen die Funktion “in Projekt schreiben“.

Hier stehen uns verschiedene Optionen zur Verfügung, die wir uns im Detail anschauen.

Zunächst wählen wir den Bieter aus. Mit der Option “nur berücksichtigen, falls günstigster Anbieter“, werden nur die “grünen” Preise übernommen. Das trifft zu, wenn wir mindestens 2 Bieterpreise für dieselbe Position haben. Der jeweils günstigere Preis ist im PS grün markiert.

Zusätzlich können wir die gesamte Spalte auswählen oder manuell markierte Zeilen.

Die Option “Preisentstehung” findet ausschließlich bei GAEB-Projekten Anwendung. Hier legen wir fest, ob die Position des PS als Unterposition oder als Material in der Hauptposition angelegt wird.

RUT*/TGP-Material vorlöschen: im Projekt sind Positionen aus den Leistungskatalogen enthalten. Diese Positionen werden gelöscht und durch die Position des Bieters ersetzt.

Bereits bepreiste Positionen überspringen: die Bieterpreise werden nicht übernommen, wenn in der Position bereits ein Preis vorhanden ist.

Preis als Lohn schreiben ist selbsterklärend.

Unterposition vorlöschen: bereits vorhandene Unterpositionen werden gelöscht und durch die Position des Bieters ersetzt.

Arbeitszeit erhalten: die ursprünglich in der Unterposition kalkulierte Arbeitszeit wird in die Unterposition des Bieters übernommen.

Kostenart setzen: alle übernommenen Positionen werden auf die gewählte Kostenart gesetzt.

vorhandene EK-Preise der Unterposition behalten: sind in den ausgewählten Unterposition im Projekt bereits EK-Preise vorhanden, wird die Position übersprungen.

vorhandene Rohstoffpreise auf Null stellen ist selbsterklärend.

Kupfer-Zuschlag aus Katalog verwenden ist selbsterklärend.

Zusätzlich als Sonder-EK schreiben: bei aktivierter Funktion in den Grundeinstellungen wird dieser Sonder-EK in den Katalog geschrieben.

Sind die gewünschten Einstellungen vorgenommen, wird mit “OK übernehmen” der Vorgang gestartet.

Bei umfangreichen Preisspiegeln kann das Schreiben durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die erfolgreiche Übertragung wird uns aber vom System bestätigt.

In den Positions-Infos im Projekt finden wir den Hinweis, dass die Preise aus einem Preisspiegel kommen und zusätzlich sind die Positionen auf “nicht kalkulierbar” gesetzt.

GAEB-Dateien im Preisspiegel

Die Bearbeitung von GAEB-Dateien haben wir in einem eigenen Kapitel zusammengefasst.

Die Hilfe zur Materialwirtschaft ist im Modul Materialerfassung angesiedelt. Die Hilfe zur Materialerfassung ist im E-Learning System von KWP angesiedelt: https://kwpsoftware.iprendo.de/portal#/dashboard

Allgemeines und die Menüleiste

Sie erreichen die Materialerfassung im Projektwesen über das Menü der Materialwirtschaft oder direkt über das Hauptmenü auf dem Reiter “Bearbeiten“.

Beim Öffnen aus dem Projekt heraus, ist das Projekt in den Einstellungen bereits selektiert. Beim Öffnen aus dem Hauptmenü heraus, muss als erstes das Projekt ausgewählt werden (3 Punkte neben der Projektnummer).

Das Modul teilt sich in drei Hauptbereiche:

1. Die Belege auf der linken Seite
2. Die Details und Positionen des markierten Belegs in der Mitte
3. Die Menüleiste auf der rechten Seite

Je nach den genutzten Modulen und der Arbeitsabläufe können die Belege im Baustellen-Lager unterschiedliche Quellen haben. Erzeugt werden Buchungen im Baustellen-Lager bei der Verarbeitung von Bestellungen (Positionen), Eingangsrechnungen (Belege ohne einzelne Positionen), ZugFerd (Positionen über das Bestellwesen) oder Lagerentnahmen (Positionen). Denkbar ist aber auch die manuelle Erfassung direkt in diesem Modul.

Da die Arbeitsschritte identisch sind, mit den automatisch erzeugten Belegen, konzentrieren wir uns in diesem Kapitel auf die manuelle Materialerfassung.

Schauen wir uns zuerst die Menüleiste an.

Beleg erfassen

Für die Erfassung neuer Datensätze wählen sie zuerst “Beleg neu“.

Die Belegnummer wird automatisch vom System erzeugt. Zu vergeben sind das Beleg-Datum sowie die Bezeichnung. Über die 3 Punkte wird ein Lieferant zugeordnet, ohne diese Zuordnung ist keine Positionserfassung möglich. Der Summenbeleg ist nicht manuell zu erfassen, sondern errechnet sich aus den erfassten Positionen. Für die weitere Bearbeitung muss “Beleg speichern” aktiviert werden.

Mit “Beleg speichern” sind nun die weiteren Bearbeitungsfunktionen freigeschaltet. Sie haben verschiedene Optionen für die Positionserfassung.

Vertraut ist die Funktion “Artikelkatalog“. Hier erfolgt die Positionserfassung aus dem Katalog, wie in jeder Positionserfassung in den unterschiedlichen Modulen.

Eine weitere Option ist die Positionserfassung “aus Vorgang“.

Es öffnet sich die Positionsliste des Projektes. Hier markieren Sie eine oder mehrere Positionen und mit “OK übernehmen” wird die Auswahl im Beleg der Materialerfassung gespeichert.

In die Position wird dann der Zu-/ Abgang eingetragen und mit “Buchung speichern” gespeichert.

Eine weitere Option ist die Erfassung eines manuellen Artikels.

Die Erfassung erfolgt, wie in der Positionserfassung, mit einer Artikelnummer für manuelle Artikel. Die notwendigen Felder werden gefüllt und die Menge für den Zu-/ Abgang. Mit “Buchung speichern” erfolgt die Übernahme der Position.

Eine weitere Option für die Erfassung von Artikeln ist das Einlesen einer UGL-Datei.

Der Pfad zum Speicherort der UGL-Datei wird angegeben und für die Optionen DDS und WSCAD aus CAD-Programmen können zusätzliche Einstellungen vorgenommen werden. Mit “Öffnen” erfolgt die Übernahme der Artikel in den Beleg.

Positionszuordnung

Bei der Positionserfassung innerhalb des Belegs können die Artikelpositionen automatisch den Projektpositionen zugeordnet werden. Dort wo möglich, schlägt uns das System diese Zuordnung schon vor. Am einfachsten ist es natürlich, wenn “aus Vorgang” bei der Erfassung genutzt wird. Problemlos ist es auch, wenn eine Artikelnummer nur in einer einzigen Position des Projektes genutzt wird. Bei manuellen Positionen kann der Automatismus selbstverständlich nicht greifen.

Dort, wo keine automatische Zuordnung möglich ist, kann die Verknüpfung auch nachträglich manuell erfolgen.

Dazu wechseln Sie in die Position des Belegs und über die 3 Punkte bei Titel/ PosNr.: gelangen Sie in die Positionsliste des Projektes. Sie markieren die Position und übernehmen diese in den Beleg. Buchung speichern nicht vergessen.

Sind alle Positionen zugeordnet, wird mit “OK Übernahme” die gewählte Zuordnung gespeichert. Dabei gibt es zwei zusätzliche Optionen, die mit einem Haken aktiviert werden können:

Über das Kontextmenü kann “PosZuord.prüf.” um eine Funktion erweitert werden. Neben den oben beschriebenen Schritten prüft das Programm gleichzeitig die Artikel auf bestehenden Lagerbezug. Fehlt dieser, ordnet das System automatisch die Lagernummer zu, wenn möglich.

Hintergrund ist folgendes: bei der Erfassung eines Artikels prüft das System automatisch, ob es sich hierbei um einen Lagerartikel handelt und nimmt entsprechende Buchungen vor.

Ist dies kein Lagerartikel, öffnet sich ein neuer Dialog “Neuanlage Lagerartikel“. Hier können die Basisdaten für einen neuen Lagerartikel erfasst werden.

Der Lagerort kann definiert werden.

Über das Kontextmenü kann ein neuer Lagerort angelegt oder ein vorhandener Lagerort geändert werden.

Zu guter Letzt kann der neue Artikel mit einem bereits vorhandenen Lagerartikel verknüpft werden.

Bestätigt werden alle Eingaben mit “OK übernehmen“. Soll der Artikel nicht als neuer Lagerartikel erfasst werden, wird das Menü “ohne Buchung” verlassen (oder einfach “Abbrechen“).

Umbuchung

Die nächste Funktion in der Menüleiste ist “Umbuchen“.

Im Beleg erfasste Positionen können nachträglich – auch in Teilmengen – auf ein anderes Projekt umgebucht werden. Im oberen Fensterbereich finden Sie die gebuchten Positionsdetails. Im unteren Fensterbereich erfassen Sie über die 3 Punkte das neue Projekt und geben die umzubuchende Menge ein.

Mit “OK Buchen” wird die gewählte Position umgebucht. Mit “OK alle buchen” werden alle Positionen des Beleges auf das neue Projekt umgebucht, die zuvor in der Auswahl markiert wurden.

Das System erzeugt einen Beleg auf dem ursprünglichen Projekt.

Auch auf dem neuen Projekt wird ein Beleg erzeugt, hier mit der gebuchten Teilmenge.

Regierechnung

Aus den Belegpositionen heraus kann eine Regierechnung erzeugt werden. Dafür werden die gewünschten Positionen markiert und “Regierechnung” aktiviert.

Sie können einen neuen Regieauftrag anlegen oder einen vorhandenen Regieauftrag verwenden. Für die Auswahl eines vorhandenen Auftrages steht Ihnen die Suchfunktion zur Verfügung. Optional kann der Regieauftrag gleich mit dem Status zur Rechnungsschreibung versehen werden. Mit “Speichern” werden die Positionen an den Regieauftrag übergeben.

Das System bestätigt automatisch die erfolgreiche Umsetzung.

Der Auftrag kann dann im Modul “Regie/ Wartung” wie gewohnt verarbeitet werden.

Die Positionen sind so automatisiert, dass die Quelle des Auftrages eindeutig zu identifizieren ist.

Suchfunktion

Mit “Suchen” in der Menüleiste öffnet sich das Fenster der “Detailsuche“. Hier stehen 3 Optionen zur Verfügung, die selbsterklärend sind.

• allgemeine Suche
• Suche nach Beleg
• Suche nach Artikel mit/ohne Titel-/ Positionsnummer

Druckfunktionen

Unabhängig vom Druckmenü fragt das Programm bei jedem Verlassen der Materialerfassung, ob die zuletzt vorgenommenen Buchungen gedruckt werden sollen. Zur Auswahl stehen ein Zugangsprotokoll und ein Materialschein, die sich in der Form der Formulare unterscheiden. Selbstverständlich steht die Druckvorschau auch hier zur Verfügung. Um das Fenster ohne Druck zu verlassen wählen Sie die Option “kein Ausdruck”.

Die Funktion “Drucken” in der Menüleiste bietet umfangreiche Selektionskriterien. Mit den Reitern entscheiden Sie zwischen zwei Optionen.

• Druck aller oder ausgewählter Positionen (alle Belege)
• Druck Positionen des aktuellen Belegs

Der Ausdruck kann dann gefiltert werden nach Belegnummer, Belegdatum, Katalogkürzel, Artikelnummer, Lieferant und Kostenart. Die Sortierung kann festgelegt werden. Bei der Sortierung nach Artikelnummer kann nach Artikelnummer gruppiert (verdichtet) werden.

Zusätzlich können auch die Projektpositionen statt der Belegpositionen ausgegeben werden. Hier erfolgt auch die Ausgabe der Positionen ohne Buchung. Der Ausdruck kann wahlweise mit Unterpositionen erfolgen. Es stehen verschiedene Formulare zur Auswahl.