Die Bedarfsmeldung unterstützt den Prozess der Materialbestellung, bevor die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. Im Gegensatz zur Bestellung könnte eine Bedarfsmeldung (BM) durch jeden Mitarbeiter ausgelöst werden, die Bestellung preisoptimiert durch einen zentralen Einkauf erfolgen.

Vorausgesetzt, die Module Materialwirtschaft und Bestellwesen sind u.a. in Nutzung, kann der gesamte Prozess von der Entstehung des Bedarfs bis hin zur Verbuchung in der FiBu automatisiert gesteuert werden.

Das Hauptmodul erreichen Sie über “Bearbeiten” und “Bedarfsmeldung”.

Die Bedarfsmeldung ist aber auch aus zahlreichen Vorgängen und der jeweiligen Positionserfassung direkt aufrufbar. Aus der Positionserfassung heraus lassen sich markierte Positionen direkt in eine BM übertragen.

Mit dem Zusatzprogramm “Scan-Import” haben Sie die Möglichkeit, externe Dokumente aus einem Netzwerkordner heraus automatisch in kwp-bnWin.net zu archivieren und mit dem entsprechenden Vorgang zu verknüpfen. Voraussetzung hierfür ist eine zusätzliche (kostenpflichtige) Software, wie z.B. der Barcode-OCR-Dienst (Keil). Diese Software “übersetzt” den Barcode in “KWP-Sprache” und platziert die Dokumente in einen festgelegten Ordner, aus dem heraus “Scan-Import” die Dateien automatisch in das Archiv übernimmt.

• Barcodes für die
  automatische Archivierung
• Der Barcode
• bn2OCRImport – automatische
  Verarbeitung von Scans
• bn2ScanImport – manuelle
  Nachbearbeitung
• Eingangsrechnungen
  mit Barcode

In den entsprechenden Formularen richten Sie einen Barcode ein, der bei der Erzeugung des Dokumentes mit ausgedruckt wird.

Das Dokument wird später in einen festgelegten Ordner gescannt, in dem die Barcode-OCR-Software den Barcode verarbeitet in und den Eingangsordner für den Scan-Import verschiebt. Fehlerhafte Dokumente werden separat gespeichert und können manuell nachbearbeitet werden.

Die Dokumente aus dem Eingangsordner werden automatisch in das Archiv übertragen und nach erfolgreicher Übernahme aus dem Netzwerkordner gelöscht. Auch hier gibt es einen separaten Ordner für die PDFs, bei denen ein Verarbeitungsfehler aufgetreten ist.

Über den Formulargenerator kann jedem beliebigen Formular ein Barcode zugewiesen werden, der über seinen Aufbau das Ziel für den passenden Archivordner beinhaltet. Die Vielzahl der Möglichkeiten lässt es zunächst sehr komplex erscheinen, aber die Struktur ist eindeutig.

Die Bestandteile des Barcodes werden durch ein “;” oder ein “@” getrennt. Der Barcode besteht aus 6 Feldern, die in der Tabelle ausführlich erklärt sind.

Feld 6 des Barcodes ist ein 3-stelliger Bemerkungscode, der in den Einstellungen des Archivs festgelegt wird.

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Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an. Das im Firmenstamm hinterlegte Formular für den Etikett-Einzeldruck. Das kommt an div. Stellen zum Tragen über Drucken – Etikett. Die Formel für den Barcode sieht folgendermaßen aus:

Barcode(“1;”+Left$(VorgangsArt,1)+”;”+VorgangsNummer+”;P;”+”S”+”;”+”010″+”;”+AdrKuerzelKommission,”DATAMATRIX”)

“1; Feld 1	vollständiger Barcode
“+Left$(VorgangsArt,1)+”; Feld 2	Wählt von der Vorgangsart (z.B. Projekt) den ersten Buchstaben (von links). Wir drucken ja aus verschiedenen Modulen und können deshalb nicht einfach ein P, R oder W angeben
“+VorgangsNummer+”; Feld 3	Vorgangsnummer = Bezugsnummer (z.B. Projektnummer)
P; Feld 4	Bezugsadresse, in diesen Fall die Vorgangs-Lieferadresse
“+”S”+”; Feld 5	Vorgangsart, in diesem Fall “Sonstiges”.
“+”010″+” Feld 6	Bemerkungscode gem. den Grundeinstellungen
“+AdrKuerzelKommission,”DATAMATRIX”	Hier wird zusätzlich zum Standard-Barcode noch das Adresskürzel der Kommissionsadresse ausgegeben und “DATAMATRIX” bestimmt das Aussehen des Barcodes.

DATAMATRIX ist der quadratische Barcode, während CODE128 der Strichcode ist.

So sieht das automatisch archivierte Dokument dann aus, hier mit dem Trennzeichen “;”und “@”.

Voraussetzung für die automatische Verarbeitung der Scans ist ein Scanverzeichnis, das direkt vom Scanner angesprochen wird. Standardmäßig liegt dieses im Ordner C:/bnwin/Scans. Wir empfehlen als Ordner den Scaneingang, einen Ordner für Scanfehler (nicht erkannte Barcodes) und ggfls. einen Ordner für den OCR-Eingang (abhängig von den verwendeten Lösungen).

Die gescannten Dokumente landen in dem Scanordner. Der Dateiname ist die Struktur des Barcodes.

Diese Dateien können über das Programm bn2OCRImport (C:\ProgrammeX86\bnwinlocal\bn2OCRImport.exe) automatisch verarbeitet werden. Für den Anwender entfällt dann der Schritt des Importierens im ScanImport. Dieses Programm kann unabhängig einer Lizenz auf einem Rechner betrieben werden. Es prüft regelmäßig in einem einstellbaren Windows-Ordner auf neue Dokumente und verarbeitet diese ggf. automatisch im KWP Archiv. Es ist die ideale Ergänzung zum BARCODE-OCR-Dienst (Keil). Denn es vermeidet Fehler. Am Bildschirm wird dann über einen Ampelsystem signalisiert, ob und wie viele Dokumente erfolgreich verarbeitet werden konnten. Somit wird der Archivierungsaufwand nochmals reduziert. Der Anwender muss nur noch seine Barcode-Dokumente am Kopierer einscannen. – Alle weiteren Schritte übernehmen die Programme Barcode-OCR und ARCHIVAUTOMAT. Beim Start der bn2OCRImport.exe melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Benutzerkürzel an.

Zunächst müssen einmalig die Einstellungen vorgenommen werden.

Eingangspfad für Scannerdateien	Ordner, in dem der Scanner die Dateien platziert und das Programm prüft
Pfad für Logdateien	Ordner, in den das Programm fehlerhafte Scans schiebt, die nicht automatisch verarbeitet werden können
Anzeige aller Dateien, die vor x Minuten oder später verarbeitet wurden	Zeitintervall für die Dateien, die angezeigt werden sollen
Protokolleinträge archivieren, die x Tage oder jünger sind	Zeitintervall für das Archivieren der Protokolle
Eingangsrechnungen werden identifiziert über “XX”	Kürzel der Eingangsrechnungen, die Funktion erklären wir im nächsten Kapitel
Lohnzettel werden identifiziert über “XX”

Der automatische Import wird mit “OK Start” begonnen.

Alle erfolgreich verarbeiteten Dokumente werden mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet.

Fehlerhafte Dokumente, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten, können Sie manuell nachbearbeiten. Unter C:/Programme(x86)/BnwinLocal finden Sie die Anwendung “bn2Scanimport.exe“.

Sie wählen den Ordner für Scanfehler aus, in den bn2OCRImport die Dateien verschoben hat, wo der Barcode nicht gelesen werden konnte. Mit der Funktion “Nur Archivieren” können Sie die Dokumente im Archiv ablegen.

Auch Eingangsrechnungen lassen sich mit einem Barcode automatisch verarbeiten. Dafür öffnen Sie das Eingangsrechnungsbuch und in der Menüleiste “Etiketten“.

Im neuen Fenster geben Sie sowohl das Kürzel als auch die Länge unserer ERB-Nummer ein. In der zweiten Zeile geben Sie die ERB-Nummern ein, die auf dem Barcode gedruckt werden sollen (entsprechend der fortlaufenden Nummerierung im ERB). Sie wählen das gewünschte Formular für die Etiketten und starten mit “Drucken“.

Die Papier-Eingangsrechnungen bekommen jeweils 1 Etikett und werden eingescannt.

In dem Moment, wo im ERB eine Eingangsrechnungsnummer eingegeben wird, die im Scanordner bereit liegt, verknüpft das System die wichtigsten Eckdaten der Rechnung und schiebt die Rechnung aus dem Ordner ins Archiv.

Dazu wird mit den Button “Nachtrag” die Nachtragserfassung gestartet.

In diesem Fenster werden evtl. vorhandene Nachträge angezeigt und die Nachtragserfassung wird ein– bzw. ausgeschaltet. Sie erstellen einen neuen Nachtrag mit dem Button “Neu“.

Sie vergeben eine Beschreibung für diesen Nachtrag und können einen Auftragsstaus vergeben. Hier ist für bereits erstellte Nachträge eine manuelle Statusänderung möglich. Der Wert ergibt sich aus der Positionserfassung automatisch. Mit der Speicherung füllt das System das Feld “erfasst” automatisch. Mit der Statusänderung “beauftragt” wird auch das Feld “beauftrag am” automatisch gefüllt. Das Feld “Hinweis” kann bei Bedarf manuell gefüllt werden.

Mit “OK übernehmen” starten Sie den Nachtrag in der Positionserfassung. Sie können den Nachtrag dafür neu anlegen oder einen bereits vorhanden Nachtrag markieren und diesen ergänzen.

Sie legen, wenn der Nachtrag neu angelegt wurde, in der Positionserfassung einen neuen Titel an. Dieser ist automatisch als Nachtrags-Titel gekennzeichnet.

In der Folge erfassen Sie die gewünschten Positionen. Neben dem aktiven Nachtragsmerker ist das Fenster gepunktet (Grundeinstellungen aktivieren) und es gibt eine extra Spalte mit der Zuordnung zum entsprechenden Nachtrag.

Die Nachtragserfassung schalten Sie aus in dem Sie die Positionserfassung schließen oder im Fenster der Nachträge den Eintrag Nr. 0 markieren und übernehmen.

Im Angebotsdruck vergeben Sie die Nachtragsnummer, die ausgedruckt werden soll (oben rechts) und wählen den auszugsweisen Druck nach Nachtragsnummer.

Der Status des Nachtrags wird vom System automatisch geändert.

Der Status der Nachträge wird im Projekt auch auf dem entsprechenden Reiter wiedergegeben und kann auch dort angepasst werden.

Markieren Sie eine beliebige Position und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü der Positionserfassung zu öffnen. Hier gibt es eine lange Liste weiterer Funktionen. Einige Funktionen sind selbsterklärend, so dass wir in diesen Fällen auf eine weitere Ausführung verzichten.

• Markierte Positionen
  korrigieren
• Preise (…)
  aktualisieren
• Unterpositionen …
• Langtext
• Merker “nicht
  kalkulierbar”
• Wartungsintervall(e)
  verknüpfen
• LV-Seite
  einfügen/ ändern
• Seitenumbruch
  einfügen
• Position übertragen/
  übergeben
• div. Anzeigen
  aufrufen
• neu
  nummerieren
• Ampel zur
  Kalkulation

Für die Korrektur der markierten Position(en) gibt es zahlreiche Optionen.

Kostenart setzen	Die hier ausgewählte Kostenart wird in alle markierten Positionen übernommen
Angebotsmenge in die Aufmaßmenge übernehmen	selbsterklärend
Netto setzen (Netto x Faktor)	Der Nettopreis wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Material setzen (Netto x Faktor)	Der Vk-Material wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Material aus Brutto setzen	Der Vk-Material wird durch den Bruttopreis ersetzt
Arbeitszeit setzen (AZ x Faktor und Vk-Lohn über Kalk.Dat)	Sowohl die Arbeitszeit als auch der Vk-Lohn werden mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Lohn setzen (Vk-Lohn x Faktor)	Der Vk-Lohn wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Lohn setzen (über Stundensatz)	Der hier eingegebene Stundenlohn wird mit der in der Position enthaltenen Arbeitszeit multipliziert
Mengenmulti	Die Angebotsmenge wird mit dem hier eingegebenen Faktor multipliziert
Vk-Preise setzen (Vk x Faktor)	Der Vk-Material und der Vk-Lohn werden mit dem hier eingegebenen Faktor multipliziert
Positions-Art	Hier kann die Positionsart für alle markierten Positionen geändert werden
Nachtrag setzen (löschen)	Hier können die Positionen nachträglich in einem Nachtrag erfasst werden oder aber aus einem zugeordneten Nachtrag gelöscht werden

“Preise der markierten Positionen aktualisieren” bedeutet, dass die Positionen mit Ursprung aus einem Artikelkatalog mit den aktuellen Katalogpreisen versehen werden. Die hier zur Verfügung stehenden Optionen sind selbsterklärend, weshalb wir hier auf weitere Ausführungen verzichten.

Hier legen Sie fest, ob die markierten Unterpositionen gedruckt werden sollen.

Hier legen Sie für die markierten Positionen fest, ob der Langtext gedruckt werden soll.

Hier können Sie die markierten oder auch alle Positionen mit dem Merker “nicht kalkulierbar” belegen oder diesen Merker aufheben.

Diese Funktion ist ausschließlich für das Wartungswesen V2, hier können Positionen des Vertrages mit einem Wartungsintervall verknüpft werden. In allen anderen Modulen ist der Punkt ohne Funktion.

Die markierte Position wird als letzte Position einer LV-Seite festgelegt.

Hinter der markierten Position wird ein Seitenumbruch erzeugt, der für jedes gedruckte Formular gilt.

Mit diesen Funktionen werden die markierten Positionen in das entsprechende Modul übergeben. Es kann eine neue Wartungsanlage erzeugt oder eine bestehende Wartungsanlage mit den Positionen ergänzt werden.

Mit diesen Optionen werden div. Anzeigen, selektiert auf die markierten Positionen, geöffnet. Hier kann aber auch die Schnellerfassung gestartet werden.

Mit jedem Kopieren, Verschieben oder Einfügen kann sich die Nummerierung verändern. Mit der Funktion “neu nummerieren” werden die Positionen – entsprechend der Vorgaben – durchnummeriert.

Mit dem Verlassen der Positionserfassung erscheint eine Ampel, die den Erfolg der Kalkulation anzeigt. Nur mit der grünen Ampel ist die Kalkulation erfolgreich für das Unternehmen.