Zahlungseingänge für Ausgangsrechnungen über Kontoauszug MT940 Import automatisieren

MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Bei verschiedenen Online-Banking-Programmen wird MT940 als Schnittstelle zu anderen Programmen verwendet (z. B. für die Buchhaltung), mit denen die Kontoauszug-Daten weiter verarbeitet werden.

Ergänzung Mai 2021:

Im Rechnungsjournal – Zahlungseingang können nun auch Zahlungseingänge im Format CAMT.053 und dem Österreichischen Derivat CAMT.053 “Stuzza” eingelesen werden. Der Import funktioniert analog dem bisherigen MT940 Format.

Über dieses Verfahren können Sie auch die Kontoauszüge gegen Ihre Ausgangsrechnung-Journal prüfen und so die Zahlungseingänge auch direkt dort abgleichen.

Voraussetzung: kwp-bnWin.net Version 7.3 N3

Schritt 1:  Exportieren Sie die Kontoauszüge aus Ihrem Bank-Programm im Format MT940.

Bitte wenden Sie sich dazu an den Betreuer / die Hotline Ihres Bank-Programms. Beispielhaft haben wir für Sparkasse SFIRM und VR-Bank VR-NET diesen Schritt kurz dokumentiert.

Beispiel Volksbanken VR-NET:

VR-NET Maske der Umsätze

VR-NET Exportieren MT940

VR-NET Datei Ziel

Beispiel Sparkasse SFIRM

Maske Kontoinformation / Umsätze öffnen

Alternativ kann SFIRM auch automatisch bei jedem Kontorundruf die „neuen“ Umsätze in eine STA-Datei (MT940) exportieren und in einen Windows-Ordner ablegen.

Diese Funktion ist im Prozess zu empfehlen, da automatisch pro Tag und Konto eine Datei bereitgestellt werden. Nach dem Einlesen kann diese dann automatisch gelöscht werden.  Die Einstellungen in SFIRM nehmen Sie im WARTUNGSCENTER vor:

Gehen Sie im Wartungscenter auf EINSTELLUNGEN:

Einstellungen

Schritt 2: STA-Datei (MT940) in kwp-bnWin.net verarbeiten

Öffnen Sie in Ihrer KWP-Software das Rechnungsjournal und wechseln dort in den Register Zahlungseingang:

Dort finden Sie den Button MT940 einlesen:

Über den […] Button wählen Sie Ihre STA-Datei aus, die Sie verarbeiten möchten.

Nach dem Import werden die Kontoauszugspositionen links dargestellt.

Das System prüft im Hintergrund ob eine Buchung am Kontoauszug direkt einer Ausgangsrechnung zugeordnet werden kann. Dies erfolgt anhand der Rechnungsnummer.

Grün:              Die Kontoauszugsbuchung konnte eindeutig einer Ausgangsrechnung (wird rechts angezeigt) zugeordnet werden.

Violett:            Die Buchung konnte nicht eindeutig zugeordnet werden. Jedoch ist konnte ein verkürzter Teil der Rechnungsnummer identifiziert werden. Dies wäre z.B. der Fall wenn ein Kunde im Verwendungszweck statt der Rechnungsnummer R4711 nur die 4711 angibt.

Gelb:              Die Buchung konnte nicht eindeutig zugeordnet werden. Jedoch konnte über den Betrag eine Rechnung gefunden werden.    

Rot:                Zur Buchung konnte keine Rechnung gefunden werden.

In der Spalte ÜBERNEHMEN kann der Anwender nun entscheiden, welcher Zahlungseingang ins Rechnungsjournal übernommen werden soll.

Rechts über den Button Rechnung zuordnen kann zur markierten Kontoauszugsbuchung auch manuell eine Ausgangsrechnung zugeordnet werden.

Kürzt der Kunde den Rechnungsbetrag (z.B. Skonto oder sonst. Abzug), so kann die unten dargestellt Differenz per Rechte Maus-Funktion entsprechend auch als Skonto oder sonst. Abzug ins Rechnungsjournal übernommen werden.

Nach der Zuordnung der Rechnungen klicken Sie auf Übernehmen. Nun werden die Zahlungseingänge für die in der Spalte ÜBERNEHMEN markierten Kontoauszugsbuchungen erzeugt.