Das KWP Zusatzmodul ZUGFeRD eRechnungskontrolle soll den Prozess der elektronischen Eingangsrechnung sowie deren Rechnungskontrolle vereinfachen. 

Voraussetzungen:
– Zusatzmodul ZUGFeRD eRechnungskontrolle
– Module: Eingangsrechnungsbuch, Bestellwesen und Beleg- / Vorgangsarchivierung
– kwp-bnWin.net, Version 7.3 oder höher
– Lizenz über KWP Dongle oder Weblizenz (HASP Dongle und Mirage funktionieren hier nicht) 

Fast alle gängigen Lieferanten und Großhändler unterstützen bereits das ZugFerd-Verfahren. Gerne stellen wir auf Anfrage Ihren Lieferanten auch einen kurzen Implementierungsleitfaden für die kompatible Übermittlung zur Verfügung.

Was ist ZUGFeRD?
Das ZUGFeRD-Format kombiniert die ursprüngliche PDF-Rechnung mit einer integrierten Rechnungsdatei im XML-Format. Dieses Format erlaubt ein standardisiertes Auslesen von Rechnungsdaten wie Rechnungsbetrag, Rechnungsnummer, etc. und die damit verbundene Nutzung in nachgelagerten Prozessen. Auf den ersten Blick sieht die ZUGFeRD-Rechnung für den Anwender aus, wie eine „normale“ PDF.

Das Programm ZUGFeRDeRechnungskontrolle.exe finden Sie im Ordner C:\programme\bnwinlocal.

Nach dem Starten und einer Benutzeranmeldung analog Ihrem kwp-bnWin.net befinden Sie sich in der Hauptmaske.

Über den Button IMPORT gelangen Sie in den Rundruf-Manager, der von den verschiedenen Lieferanten Ihre ZUGFeRD-Rechnungen abholen kann. Ähnlich wie der Kontorundruf Ihres Bankprogramms.

Im Rundrufmanager „Import Eingangsrechnungen“ finden Sie oben links das Menü TOOLS.

Hier stellen Sie den Import-Pfad für Ihre ZUGFeRD-Rechnungen ein. Neben dem manuellen Dateipfad können Sie auch die Rechnungen per SMTP/POP3 (E-Mail-Konto) abholen. Auch der automatische Import per FTP steht zur Verfügung.

Welches Verfahren Ihre Lieferanten unterstützen, müssten Sie beim jeweiligen Lieferant erfragen. Ebenso die Zugangsdaten.

Über „Tools“ – „Lieferanten“ greifen Sie auf die im kwp-bnWin.net hinterlegten Kreditoren-Adressen zu und können dort auch die Zugangsdaten des jeweiligen Lieferanten hinterlegen. Pro ZUGFeRD-Lieferant muss eine eBilling-ID hinterlegt sein, um die Rechnungen eindeutig zuordnen zu können.

Die Zuordnung können Sie auch nach dem Einlesen per Rechte-Maus-Funktion auf die Spalte Lieferant vornehmen:

Über den Button POSTACH bzw. FTP werden die Rechnungsdaten abgeholt und im eingestellten Pfad als PDF abgespeichert. Mit dem Button ANZEIGE werden die Belege dann eingelesen und die Darstellung aufbereitet:

Rechts sehen Sie die Kopfdaten der eingelesenen Belege. Links wird die zugehörige PDF optisch dargestellt.

Mit dem Button ERFASSEN beginnen Sie die eRechnunskontrolle.

Bei Prüfungsfehlern, z.B. „ohne Lieferantenzuordnung“ erhalten Sie ein Fehlerprotokoll dargestellt.

Über die Ampelsymbole in der Spalte PRÜFUNG erfolgt eine erste Prüfung ob die Eingangsrechnung einer Bestellung innerhalb Ihres BNWIN-Systems zugeordnet werden kann. Wird die Bestellung gefunden, erscheint im gelben Bereich die Bestellbezeichnung und die dahinter zugeordnete Vorgangsnummer (z.B. Projekt-Nr.)

Wird keine Bestellung gefunden, so können Sie per Rechte-Maus-Funktion eine bestehende Bestellung aus Ihrem System zuordnen.

Im nächsten Schritt wird geprüft, ob die Bestellung bereits verbucht ist.

Auch hier können Sie per Rechte-Maus-Taste die Bestellung anzeigen und dann ggf. im Bestellwesen sofort auch die Lieferung verbuchen. (Die LS-Nummer kann per STRG-V eingefügt werden.)

Nach dem Check der Lieferung werden die Positionen geprüft. Sind die gelieferten Positionen auch auf der Rechnung enthalten? Stimmt der Preis der Bestellung mit der Rechnung überein?

Auch hier kann per Rechte-Maus-Taste der Preis entsprechend akzeptiert werden.

Die Verarbeitung der ZUGFeRD-Rechnungen erfolgt in drei Schritten:

1.     Zuerst werden die PDF-Dateien eingelesen und Ihrem kwp-bnWin.net zur Verfügung gestellt.

2.   Die Rechnungen und deren Positionen erscheinen in einer Liste. Im linken Teil einer Zeile sind die Daten aus den ZUGFeRD-Rechnungen. Im rechten Teil sind die Positionen aus der gelieferten Bestellung. Stimmen Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Artikelnummer und Menge überein, wird die Zuordnung vom System vorgenommen.

Stimmen Bestellnummer oder Lieferscheinnummer nicht überein, werden passende Alternativen gesucht und vorgeschlagen. Die Zuordnung erfolgt dann über die Rechte-Maus-Taste.

Der nächste Vergleich betrifft die Preise der Positionen. Sind die Preise identisch, wird die Zeile grün markiert und steht für die Rechnungskontrolle zur Verfügung. Stimmen die Preise nicht überein, kann man in den Grunddaten einen Abweichungsspielraum bestimmen, der eine automatische Annahme des Rechnungspreises bewirkt. In den Grunddaten kann man einen Toleranzwert für die Materialpreisdifferenz bestimmen und / oder die automatische Übernahme einer Abweichung des Rohstoffpreises erlauben. Alle Positionen, die nicht in diesen Toleranzbereich fallen, können dann manuell über die Rechte-Maus-Taste entweder zum Rechnungs- oder zum Bestellpreis akzeptiert werden.

3.     Sind die gewünschten Anpassungen vorgenommen, werden alle Positionen, die einen grünen Status besitzen, als rechnungskontrolliert verbucht. Der Status der Bestellung wird entsprechend angepasst und wenn die Rechnung vollständig abgearbeitet ist, wird eine Eingangsrechnung erzeugt. Diese kann entweder automatisch erzeugt werden, mit oder ohne Buchung, oder es geht ein Dialog auf. Darin kann man eine Eingangsrechnung erzeugen. Zu der Eingangsrechnung wird automatisch die ZUGFeRD-PDF archiviert.

Besondere Fälle:

Rechnungen die nicht über das Bestellwesen kontrolliert werden können, müssen per Rechter-Maus-Funktion direkt in das Eingangsrechnungsbuch übernommen werden. Diese werden dann wie eine manuelle Eingangsrechnung dort dargestellt. Im Register BUCHUNG kann die Buchung vorgenommen werden und eine Kommission (Vorgang, z.B. Projekt) hinterlegt werden.

Die Kosten der Eingangsrechnung werden dann auf das zughörige Baustellenlager des Projekts als ein Betrag verbucht.

Bei Rückfragen / Prüfungen zu einer Eingangsrechnung kann ebenfalls per Rechte-Maus-Funktion eine Aktivität erzeugt werden. Diese wird mit der Rechnung verknüpft und auch im Dokumentenarchiv verlinkt. Die Aktivität kann dann entsprechend bearbeitet oder auch an den zuständigen Sachbearbeiter delegiert werden.

Nach der Klärung des Sachverhalts muss die Aktivität auf „erledigt“ gesetzt werden und die Rechnung kann dann weiter verbucht werden.

Die Diskussion geltende Zeiterfassung wegen der Einführung des neuen Mindestlohn-Gesetzes hat einige Fragen bezüglich korrekter Zeiterfassung aufgeworfen. Was muss wie aufgezeichnet werden, wie können Arbeitspausen erfasst werden ohne diese Zeiten als Kosten zu erhalten.

Wir empfehlen auf alle Fälle einen Blick auf die Informationsseiten des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales im Internet zu werfen. Hier finden Sie ausführliche aktuelle Informationen zum Thema Mindestlohn (http://www.bmas.de/DE/Themen/Arbeitsrecht/Mindestlohn/dokumentationspflicht.html).

Im Bereich „Allgemeine Fragen zum Mindestlohn“ erhalten Sie auch ein Musterformular für die Zeiterfassung.

Die wichtigsten Punkte wären den Beginn der Arbeit und das Ende mit Uhrzeit aufzuzeichnen. Dann die Gesamtzeit ohne Pause zu notieren. Diese Art der Erfassung ist in kwp-bnWin / Vaillant winSOFT möglich.

Was muss wie notiert werden?

Auf einem Zettel oder Vordruck (siehe unseren  Musterbogen) muss der Arbeitgeber notieren (oder notieren lassen):

1. den Beginn der Arbeitszeit (für jeden Arbeitstag)
2. das Ende der Arbeitszeit (ebenfalls für jeden Arbeitstag)
3. die Dauer der täglichen Arbeitszeit, also bspw. die Stunden. Achtung: Pausenzeiten gehören nicht zur Arbeitszeit, sind also herauszurechnen; die konkrete Dauer und Lage der jeweiligen Pausen müssen nicht aufgezeichnet werden.

Was ist noch zu berücksichtigen:

1. Es ist egal, ob die Liste handschriftlich oder maschinell erstellt und ausgefüllt wird.
2. Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
3. Dass die Liste korrekt ist, hat der Arbeitgeber sicherzustellen.
4. Die Arbeitszeit muss bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages dokumentiert sein, also eine Woche später.
5. Das Dokument verbleibt beim Arbeitgeber und muss bei einer Kontrolle durch den Zoll vorgezeigt werden. Es ist also ratsam, die aktuelle Aufzeichnung griffbereit zu haben.

Regelarbeitszeit-Gruppe

In “Verwaltung/Personal/Lohnarten/Feiertage/RegelArbeitszeit” ist die Vorgabe einer Arbeitszeitgruppe erforderlich, in der die Arbeitszeiten und Pausen hinterlegt sind.

Beispiel:

Das funktioniert auch, wenn Sie zugleich mit einer monatlichen Regelarbeitszeit arbeiten.

Lohn-Arten

Für die Zeiterfassung brauchen Sie auch mindestens die Lohnart für Normalstunden und Pausenzeit. Sinnvoll ist natürlich auch Lohnarten für Urlaub, Krankzeiten, Schule, Feiertag, Gleitzeit usw. anzulegen.

Durch die Nutzung der Verarbeitungsart „Zuschläge“ verändern die hierüber erfassten Zeiten die IST-Arbeitszeit. Weil der Bewertungsfaktor 0 hinterlegt ist, werden keine Kosten gebucht.

Zeiterfassung

Für die Zeiterfassung nutzen Sie die monteurbezogene Stundenerfassung “Bearbeiten / Stundenerfassung / MA-Stundenerfassung“. Hier können Sie sehr einfach die von / bis – Arbeitszeiten erfassen.

Um in der Erfassung in die Eingabe der Beginn- und Ende-Zeit zu kommen tippen Sie in Anzahl Stunden den Wert 0 ein.

Beispiel für sehr detaillierte Erfassung:

Hier werden alle Arbeits- und Pausenzeiten detailliert aufgezeichnet.

Beispiel für einfache Aufzeichnung (wobei in diesem Beispiel die Pausen-Berechnungslogik aufgrund der Vorgabezeiten aus der Arbeitszeitgruppe / Regelarbeitszeitgruppe zu erkennen ist):

Zwischen 07:00 Uhr und 16:45 Uhr wären es eigentlich 9,75 Stunden. In der Regelarbeitszeit ist aber auch eine Pause hinterlegt (hier von 12:00 Uhr bis 13:00 Uhr). Diese wird automatisch abgezogen. Damit erhält der Mitarbeiter nicht 9,75 Stunden, sondern 8,75 Stunden gebucht.

Die Regel lautet: Eine Pause wird automatisch abgezogen, wenn der Beginn der Arbeit kleiner/gleich der Beginn einer von-Vorgabezeit ist und größer als das Ende einer bis-Vorgabezeit.

Tipp: In Verbindung mit dem Zusatz-Modul Vorgangsarchivierung können handschriftlich erstellte Stundenzettel automatisch im Rahmen der Erfassung archiviert werden.

Zeiterfassung über die mobile Zeiterfassung (Mobiler Monteur)

In den nachstehenden Bildern wird mit den Lohnarten 1000 (Normalstunden) und 5001 (Pausenzeit) gearbeitet. Der Aufbau entspricht den oben gezeigten Beispielen für Lohnart 1 und 50.

Die Zeiterfassung entsprich inhaltlich der detaillierten Zeiterfassung, die Daten stehen nach Übertragung von der mobilen Zeiterfassung in das Hauptsystem in gleicher Weise wie oben beschrieben zur Verfügung.

… die Pausenzeit ist hinter Register Erfassung Belege. Im Ausdruck am mobilen Monteur stehen diese Daten weiterhin zur Verfügung.

Ausdruck

Um nun einen Ausdruck inklusive der Uhrzeiten zu bekommen hinterlegen Sie ein Formular mit entsprechenden Druckvariablen (z.B. das Formular PersLis1Uhrzeit.azp):

Ihr Programm-Support kann Ihnen gegen Aufwandserstattung auch andere Varianten erstellen.

Beispielausdruck:

Über die  polumana dispatch (ehemals BlueZone) Routenoptimierung (Windows 10 APP) soll die Terminvergabe für Montageaufträge / Wartungsaufträge routenoptimiert automatisiert werden. D.h. das System macht einen möglichst optimalen Vorschlag für die Terminierung.

Voraussetzung:

KWP Zusatzmodul Routenoptimierung

KWP Modul Monteursteuerung

kwp-bnWin.net ab Version 7.3 N3

System: mind. Windows 10 mit KWP Dongel als Lizenz

Ablauf:

Vorbereitung in kwp-bnWin.net

Bevor Sie mit der Routenoptimierung beginnen können, müssen Sie in kwp-bnWin.net unter “Verwaltung/Personaldaten” die gewünschten Monteure als “polumana dispatch (ehemals BlueZone) Monteur” kennzeichnen:

Über die Option Arbeitsbeginn entscheiden Sie, ob die Routenplanung von der Firmenadresse (Adresse, die unter Verwaltung – Firmenstamm – Firmenname als Adresse hinterlegt ist.) oder von der Privatadresse des Mitarbeiters ausgehen soll. Die Privatadresse wäre die Adresse, die beim Mitarbeiter im Personalstamm hinterlegt ist. Dabei wird vorrangig die mit Adresskürzel hinterlegte Personal-Adresse verwendet. Ist hinter dem Personal kein Adresskürzel geschlüsselt, so werden Straße, PLZ und Ort aus der Personaltabelle verwendet.

Qualifikationen

Bei der automatischen Routenplanung (Fahrtkostenoptimierte-Planung) kann auch mit einer Auftragsqualifikation gearbeitet werden. Pro Auftrag können Sie eine Qualifikation hinterlegen. Diese wählen Sie im Feld Qualifikation aus. Über rechte Maus Funktion, können Sie sich dort auch neue Qualifikationen anlegen:

Im Personalstamm können Sie dann pro Monteur beliebige Qualifikations-Einträge vornehmen:

Die Optimierungs-Routine teilt dann entsprechende Aufträge nur den entsprechenden Monteuren zu. Arbeiten Sie ohne “Qualifikationen“, so kann jeder Auftrag routenoptimiert jedem Monteur zugewiesen werden.

Ausgangspunkt für die Routenoptimierung ist das Montageauftragsjournal:

Dort werden die zu verplanenden Aufträge gefiltert und dann mit rechter Maus:  polumana dispatch (ehemals BlueZone)  an die Optimierungs-App weitergegeben.

In den Übergabeeinstellungen können Sie noch die zu verplanenden Monteure wählen (Voraussetzung siehe Personalstamm –  polumana dispatch (ehemals BlueZone)-Kennung Seite 2), sowie den Planungszeitraum festlegen.

Mit dem Button Übernahme starten Sie die  polumana dispatch (ehemals BlueZone)-Optimierungs-App. Sollte diese auf Ihrem Windows 10 Rechner noch nicht installiert sind, gelangen Sie automatisch in den Windows-Store um diese kostenfrei zu installieren. Dafür benötigen Sie Administrations-Rechte auf Ihrem PC.

In den Verplanungsoptionen können Sie zwei Varianten wählen:

Vollauslastung der Monteure:  Es wird versucht die Termine so zu legen, dass die Monteure möglichst gut ausgelastet sind. Die Fahrtkosten spielen eine untergeordnete Rolle. (Empfohlene Variante!!)

In der Variante „Kosteneffizient“ haben die günstigsten Fahrt-Routen Vorrang. D.h. das System prüft ob eine Anfahrt direkt von der Firma aus günstiger wäre als eine Weiterfahrt von einem anderen Termin. In dieser Variante kann es aber dazu kommen, dass die tägliche Arbeitszeit der Monteure nicht vollständig ausgeschöpft wird. Nach der Übernahme kommen die Aufträge in der  polumana dispatch (ehemals BlueZone)-App „blue-dispatch“ an:

Tag / Woche: Hier schalten Sie die Ansicht zwischen Tages und Wochenansicht um

Mitarbeiter wählen: Darüber könnten Sie noch Mitarbeiter für die Planung an/abwählen

OPTIMIEREN: Mit Klick auf Optimieren beginnt die APP zu rechnen und verplant die Aufträge

Zeige Karte:

Die verplanten Aufträge werden in einer Landkarte dargestellt

Zurück Übertragen:

Nach der Optimierung werden die geplanten Termine in das Montageauftragsjournal zurück übertragen.

Sie können auch selbst per Drag & Drop noch Einfluss auf die Reihenfolge bzw. die zu verplanenden Aufträge nehmen und diese per Hand setzen.

Solange Sie die Planung nicht zurückschreiben, werden keine Daten und Termine an Ihr kwp-bnWin.net übertragen. Sie können die App schließen und die Planung jederzeit wieder neu beginnen.

Sollten in der KWP Monteursteuerung bereits Termin für die gewählten Monteure im Planungszeitraum eingetragen sein, so werden diese selbstverständlich mit an  polumana dispatch (ehemals BlueZone) übermittelt und dort angezeigt. Die Planungs-App plant dann quasi „außen rum“.

Nach dem Klick auf OPTIMIEREN könnte Ihre Planung so aussehen:

Es ist unten im Filterbereich nur noch ein Auftrag sichtbar, der nicht verplant werden konnte. Dies kann zeitliche Gründe haben oder auch die Adresse konnte nicht eindeutig aufgelöst werden. Die übrigen 14 Aufträge wurde im Planungszeitraum auf zwei Monteure verplant.

Fahrzeiten zwischen den Termine werden ebenfalls mit berücksichtigt und in obigen Beispiel bei Monteur „Brandhuber“ entsprechend mit Zeit / Kilometer dargestellt.

Aufträge, die keiner Qualifikation zugeordnet waren werden vom System frei an einen beliebigen Monteur routenoptimiert verplant.

Der Planungsvorschlag kann auch durch manuelles Eingreifen (Drag & Drop) aus dem Filterbereich in den Kalenderbereich individuell verändert werden.

Wird die App an dieser Stelle geschlossen erfolgt keine Rückmeldung und die Planung wird verworfen. Erst mit dem Klick auf „Zurückübertragen“ werden die Zeiten an Ihr kwp-bnWin.net zurückgemeldet.

Dabei werden die Zeiten sowohl im Kalender aus auch im Montageauftragsjournal entsprechend eingetragen. Die Planung ist damit abgeschlossen. Alle Montageaufträge / Termine können nun wie gewohnt weiterbearbeitet werden.

Die KWPBOX schließt Ihre “mobile Lücke“. Mehr und mehr Aufgaben und Arbeiten werden unterwegs mit dem Smartphone erledigt: Schnell ein paar Fotos machen, per E-Mail Anfragen beantworten oder mit einer Bemaßungs-App eine Skizze vom neuen Bad erstellen. Das ist einfach und spart Zeit. Jedoch fehlen die Dokumentation, die Wiedervorlage und das Zusammenspiel mit dem Team im Büro.

Fügen Sie einfach in Ihrem Email-Verkehr die KWPBOX Adresse als CC ein und nennen Sie im Betreff der E-Mail ein Schlagwort, wie z.B. die Projektnummer, das Kundenkürzel oder die Regieauftragsnummer. Ihre KWPBOX erledigt den Rest. Der Mailverkehr wird automatisch im Archivsystem Ihrer KWP-Software aufgezeichnet und steht Ihnen und Ihrem Team im Büro zur Verfügung. Nur wenige Sekunden nach dem Versand können Sie auch per Smartphone auf die erzeugte Aktivität und deren Anlagen zugreifen und weiterdelegieren.

Nutzen Sie auch in Ihrem Unternehmen ein einheitliches, gemeinsames Informationssystem: das KWP Aktivitäten-Management.

Mit der KWPBOX machen Sie aus den verschiedensten Quellen, wie E-Mails, Notizen, Skizzen und Sprachnachrichten schnell und einfach eine Aktivität. Durch die Lizenzierung der kwp-bnWin.app oder auch der kwp-bnBaumappe.app steht Ihnen automatisch auch die KWPBOX Funktionalität zur Verfügung. 

Wirkungsweise:

Über einen zentralen KWP Mail-Server werden die KWPBOX E-Mails entgegengenommen. Dieser analysiert den Absender (ABSENDER-EMAIL), Empfänger (EMPFÄNGER-EMAIL) sowie die BETREFF-Zeile der E-Mail. Aufgrund der analysierten Information entscheidet das System ob Sender / Empfänger entsprechend autorisiert sind und überträgt per Relay-Server die E-Mail-Informationen Text der Mail und Anhänge ins jeweilige lokale Kundensystem (SQL-Datenbank). Dort wird jede KWPBOX Nachricht als Aktivität mit entsprechender Vorgangsverknüpfung und Verschlagwortung angelegt. Anhänge werden dazu im Archiv-Ordner INBOX archiviert. Die angelegte Aktivität wird automatisch dem User der Sender-E-Mail zugeordnet.

Analyse des Betrefftextes:

Der E-Mail-Betreff wird auf 7 Informationen (nachfolgend Schlagworte genannt) hin geprüft. Sobald der erste Treffer gefunden wurde wird eine weitere Analyse abgebrochen und die Information wird als Aktivität+Archiveintrag ins lokale Kundensystem übernommen.

Folgende Schlagworte im Betreff werden analysiert:

Das ist auch die Reihenfolge der Abarbeitung. Sobald eine Nummer positiv erkannt wurde, wird diese verarbeitet und auf keine weiteren Vorgänge geprüft.

Beispiel: “KWP1 P1477” -> Zuordnung zu Adresse KWP1; Rest verwerfen

KWPBOX Verarbeitungsregeln, Parsing-Regeln

Trennzeichen für den Betreff ist ein einfaches Leerzeichen

Regeln für Vorgänge:

Alles außer Aktivität und Projekt muss mit einem Buchstaben beginnen. Deutsche Umlaute (äöüß) sind eingeschlossen. Andere Buchstaben werden nicht berücksichtigt.

Das pro KWPBOX-E-Mail ermittelte Schlagwort dient dem System dann als Hauptbezug der neu angelegten Aktivität. Nur im Fall 1 (Schlagwort = bestehende Aktivitäten-ID) wird keine neue Aktivität erzeugt, sondern die E-Mail an die bestehende Aktivität angefügt. Als User in Archiv und Aktivität wird z.B. “>SR” verwendet:  

KWPBOX für User SR Wenn auch E-Mail Anlagen archiviert werden, so erfolgt in der Aktivität ein entsprechender Systemeintrag.

Als Aktivitäten-Art wird immer die erste (Alphanumerische Sortierung) verwendet. Durch ein Umbenennen des Aktivitäten-Arten Textes (Aktivitäten-Management – Zahnrad Einstellungen) z.B. in <Aufgabe>  … wird diese Art automatisch als erster Eintrag gefunden und ist der Default Eintrag. E-Mail Anlagen werden bis max 10 Anhänge bis zu einer Gesamt-Größe der kompletten E-Mail von 10 MB verarbeitet. Bei größeren Dateien erfolgt keine Verarbeitung und der Absender bekommt eine entsprechende “Return-Mail“

Sonderfunktion: DELEGIEREN

Wenn in den Einstellungen unter bnInfoCenter.de die Option “Delegieren” aktiviert wurde, kann über die Ziel-E-Mail-Adresse eine Aktivität auch sofort an einen Kollegen delegiert werden:

Zum Delegieren müssen für alle, zu Delegierenden, User eigene Empfängeradressen aktiviert werden. z.B.  FH.KWP99@kwpbox.de. Auch muss die Option freigeben werden (siehe oben). Nun kann durch die Weiterleitung eines E-Mail an fh.kwp99@kwpbox.de die Aktivität direkt an den User FH delegiert werden.

Sonderfunktion: NUR ARCHIVIEREN

Über die Weiterleitung einer E-Mail an die Adresse archiv.[firmenkürzel]@kwpbox.de wird keine Aktivität erzeugt, sondern die Anlagen der Mail werden NUR im ARCHIV unter dem Ordner INBOX abgelegt. Die Verschlagwortung erfolgt im Archiv ebenfalls automatisch gemäß der Betreff-Analyse. Falls über die Verschlagwortung keine Zuordnung stattfinden kann, wird in diesem Fall eine Aktivität erzeugt an der sich die Anhänge dann befinden.

Voraussetzung und Lizenzierung

Um die KWPBOX nutzen zu können benötigen Sie eine Freischaltung für einen “Online-Account” bei KWP. Für diese Freischaltung muss der KWP Backend-Dienst installiert sein und laufen. Nähere Informationen dazu, eine Installationsanleitung und sämtliche nötigen Dateien finden Sie unter http://www.kwp-app.de. Für Ihren Online-Account haben Sie einen administrativen Nutzer, mit dem Sie sich mit einem beliebigen Browser unter https://www.bninfocenter.de einloggen, und dort unter “Allgemein / Einstellungen” die “Administration” öffnen können.

Grundsätzlich kann jeder Nutzer, der die Online-Lizenz „kwp-bnWin.app“, „bnbaumappe“ oder „Mobiler Monteur“ freigeschaltet und zugewiesen hat, auch die KWPBOX ohne Zusatz-Kosten nutzen.

Einzige Voraussetzung: dem betreffenden User muss eine gültige und in Ihrem Account eindeutige E-Mail-Adresse zugeordnet sein, die für ihn zur Identifizierung als Absender-Adresse (!) verwendet wird. Ihre KWPBOX Empfänger-Adresse bildet sich aus der Bezeichnung Ihres Firmen-Accounts, mit der Domain @kwpbox.de

Beispiel: Ihr Firmenaccount lautet „mueller1“ – Ihre KWPBOX Empfänger-Adresse für alle Ihre freigeschalteten User lautet dann „mueller1@kwpbox.de“. Um schnell erkennen zu können, welche User mit welchem Absender- und welcher Empfänger-Mailadresse die KWPBOX nutzen kann, gibt es in Ihrer Administrations-Oberfläche einen eigenen Bereich „KWP Box Übers.“.

Zusammenfassung:

Mögliche abweichende Konfigurationen für Spezialfälle:

In der Account-Administration ist es auch möglich, für einen Benutzer eine abweichende KWPBOX Empfänger-Adresse einzustellen. Dies geschieht dann durch Voranstellen eines Präfix, könnte in Etwa so aussehen: „stoerungsmeldung.mueller1@kwpbox.de“.

Diese eigene Empfängeradresse kann ebenfalls mit Hilfe des Administrationsaccounts online pro Benutzer eingestellt werden. Diese Benutzer (im Sinne von Absender-Mailadressen) können aber dann die generelle Firmen-Sammel-Adresse nicht mehr nutzen.

Tipp: Die FiBu-Übergabe an sich ist nicht neu. Allerdings gibt es ein neues Format, das Sie wählen können. Dieses nennt sich Beleg2Buchung und gibt Ihnen die Möglichkeit, auch die archivierten Belege automatisch an Ihren Steuerberater zu übergeben.

Achtung: Bitte beachten Sie, dass Sie die Formats-Änderung im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater abklären müssen. Hierfür muss Ihr Steuerberater bei sich Einstellungen treffen, um die Datenpakete via Unternehmen-Online korrekt verarbeiten zu können! 

Falls dieses Format vom Steuerberater nicht verarbeitet werden kann, können Sie natürlich Ihre Übergabe wie gewohnt durchführen.

Innerhalb des Eingangsrechungsbuches wählen Sie auf der rechten Seite den Button FiBu aus.

Wichtig hierbei ist, dass Sie an der Stelle das neue Format Beleg2Buchung einstellen – nur so erhalten Sie die eigentlichen FiBu-Dateien und auch die dazugehörigen Belege. Dieses Paket kann dann komplett nach DATEV übergeben werden.

Sobald die Übergabe beendet ist, erhalten Sie eine entsprechende Programm-Meldung.

Nachdem die Dateien erzeugt wurden, können Sie sich noch ein Übergabeprotokoll ausdrucken lassen.

Hier sehen Sie den Inhalt des erzeugten Dateipaketes. In diesem ZIP-File befinden sich nun die DATEV-Dateien, die PDFs und eine XML-Datei, die für die korrekte Zuordnung sorgt.

Der Artikelimport bietet die Funktion Artikel aus einer Excel-Datei in die Datenbanken von kwp-bnWin.net zu integrieren. Diese Excel-Datei muss in Form einer .csv – Datei vorliegen. Jedoch spielt es keine Rolle ob Sie auf Basis von Access- oder SQL-Datenbanken arbeiten.

2. Artikel in KWP-bnwin.net einlesen

CSV – Datei erstellen

Liegt Ihnen eine typische Exceldatei vor, so öffnen Sie diese und speichern Sie die Datei neu ab. Dazu klicken Sie auf Datei – Speichern unter. Ein neues Fenster öffnet sich, indem ein gewünschter Speicherort gewählt werden kann. Im unteren Bereich des Fensters, gibt es die Möglichkeit einen Dateinamen und einen Dateityp zu wählen. Nun ist in der Spalte “Dateityp” (über den Pfeil) das Format CSV (Trennzeichen-getrennt) zu wählen. Mit Klick auf Speichern, speichert Excel die Datei im gewünschten Ordner und schließt das Fenster. Excel kann nun beendet werden.

Starten des Einlesevorgangs

– bnNETArtikelImport.exe aus C:\Programme(x86)\BnwinLocal starten. Falls Programme(x86) nicht vorliegt C:\Programme\BnwinLocal

– Mit den hinterlegten Benutzerdaten anmelden

– Folgendes Fenster öffnet sich:

– Über den Dreipunkte – Schalter in der Zeile “Katalog auswählen” öffnet sich ein Fenster in dem Sie den gewünschten Katalog auswählen können  

– Über den Dreipunkte – Schalter in der Zeile “Pfad zur CSV-Datei” können Sie im neu geöffneten Fenster die CSV-Datei auswählen

– In der Tabelle “CSV – KWP“, befinden sich auf der linken Seite die Spaltenbezeichnungen der CSV-Datei und auf der rechten Seite die Importmöglichkeiten nach KWP.

– Über den Pfeil öffnet man eine Auswahlliste mit Bezeichnungen, die wie gewünscht der Excel-Datei zugeordnet werden können.

3. Festlegen der Importeinstellungen

– Enthält die CSV-Datei eine Kopfzeile, also Spaltenüberschriften wie z.B. Artikelnummer, Kurztext…

– Sollen fehlerhafte Datensätze (der CSV) übersprungen werden?

– Sollen vorhandene Langtexte überschrieben werden?

– Sollen bereits vorhandene Artikel des gewählten Kataloges aktualisiert oder übersprungen werden?

– Mit Klick auf “Import” wird der Einlesevorgang gestartet.

Zusatzfunktion: Konfiguration speichern

Der Artikelimport bietet die Möglichkeit, einmal getroffene Einstellungen in einer Datei zu speichern. Diese Konfigurationsdatei kann bei Bedarf geladen werden.

Konfiguration speichern

– Speicherort auswählen  –     

Konfiguration laden

– Speicherort der Datei aufrufen und auswählen  

Zusatzfunktion Defaultwerte

Über den Einstellungs-Button öffnet sich folgendes Fenster:

Die Werte Mengeneinheit, Kostenart, Rabatt und Rabattgruppe müssen bei Anlage eines Artikels gesetzt werden. Sollte Ihre CSV-Datei keine Spalten dieser Typen enthalten, so werden die hinterlegten Angaben der Defaultwerte standardisiert gesetzt.

Beispiel

Angenommen Ihre CSV-Datei enthält keine Kostenart – so wird laut Konfiguration der Defaultwerte für sämtliche zu importierende Artikel die Kostenart 90 gesetzt.

https://kwpsoftware.iprendo.de/frontend/4784#app/4784/3043

Zahlungseingänge für Ausgangsrechnungen über Kontoauszug MT940 Import automatisieren

MT940 (MT=Message Type) ist der SWIFT-Standard (Banking Communication Standard) zur elektronischen Übermittlung von Kontoauszug-Daten. Bei verschiedenen Online-Banking-Programmen wird MT940 als Schnittstelle zu anderen Programmen verwendet (z. B. für die Buchhaltung), mit denen die Kontoauszug-Daten weiter verarbeitet werden.

Ergänzung Mai 2021:

Im Rechnungsjournal – Zahlungseingang können nun auch Zahlungseingänge im Format CAMT.053 und dem Österreichischen Derivat CAMT.053 “Stuzza” eingelesen werden. Der Import funktioniert analog dem bisherigen MT940 Format.

Über dieses Verfahren können Sie auch die Kontoauszüge gegen Ihre Ausgangsrechnung-Journal prüfen und so die Zahlungseingänge auch direkt dort abgleichen.

Voraussetzung: kwp-bnWin.net Version 7.3 N3

Schritt 1:  Exportieren Sie die Kontoauszüge aus Ihrem Bank-Programm im Format MT940.

Bitte wenden Sie sich dazu an den Betreuer / die Hotline Ihres Bank-Programms. Beispielhaft haben wir für Sparkasse SFIRM und VR-Bank VR-NET diesen Schritt kurz dokumentiert.

Beispiel Volksbanken VR-NET:

VR-NET Maske der Umsätze

VR-NET Exportieren MT940

VR-NET Datei Ziel

Beispiel Sparkasse SFIRM

Maske Kontoinformation / Umsätze öffnen

Alternativ kann SFIRM auch automatisch bei jedem Kontorundruf die „neuen“ Umsätze in eine STA-Datei (MT940) exportieren und in einen Windows-Ordner ablegen.

Diese Funktion ist im Prozess zu empfehlen, da automatisch pro Tag und Konto eine Datei bereitgestellt werden. Nach dem Einlesen kann diese dann automatisch gelöscht werden.  Die Einstellungen in SFIRM nehmen Sie im WARTUNGSCENTER vor:

Gehen Sie im Wartungscenter auf EINSTELLUNGEN:

Einstellungen

Schritt 2: STA-Datei (MT940) in kwp-bnWin.net verarbeiten

Öffnen Sie in Ihrer KWP-Software das Rechnungsjournal und wechseln dort in den Register Zahlungseingang:

Dort finden Sie den Button MT940 einlesen:

Über den […] Button wählen Sie Ihre STA-Datei aus, die Sie verarbeiten möchten.

Nach dem Import werden die Kontoauszugspositionen links dargestellt.

Das System prüft im Hintergrund ob eine Buchung am Kontoauszug direkt einer Ausgangsrechnung zugeordnet werden kann. Dies erfolgt anhand der Rechnungsnummer.

Grün:              Die Kontoauszugsbuchung konnte eindeutig einer Ausgangsrechnung (wird rechts angezeigt) zugeordnet werden.

Violett:            Die Buchung konnte nicht eindeutig zugeordnet werden. Jedoch ist konnte ein verkürzter Teil der Rechnungsnummer identifiziert werden. Dies wäre z.B. der Fall wenn ein Kunde im Verwendungszweck statt der Rechnungsnummer R4711 nur die 4711 angibt.

Gelb:              Die Buchung konnte nicht eindeutig zugeordnet werden. Jedoch konnte über den Betrag eine Rechnung gefunden werden.    

Rot:                Zur Buchung konnte keine Rechnung gefunden werden.

In der Spalte ÜBERNEHMEN kann der Anwender nun entscheiden, welcher Zahlungseingang ins Rechnungsjournal übernommen werden soll.

Rechts über den Button Rechnung zuordnen kann zur markierten Kontoauszugsbuchung auch manuell eine Ausgangsrechnung zugeordnet werden.

Kürzt der Kunde den Rechnungsbetrag (z.B. Skonto oder sonst. Abzug), so kann die unten dargestellt Differenz per Rechte Maus-Funktion entsprechend auch als Skonto oder sonst. Abzug ins Rechnungsjournal übernommen werden.

Nach der Zuordnung der Rechnungen klicken Sie auf Übernehmen. Nun werden die Zahlungseingänge für die in der Spalte ÜBERNEHMEN markierten Kontoauszugsbuchungen erzeugt.

In unserem zweiten Bild wird der Ausdruck des Lohnes unterdrückt. Es wird lediglich der Materialanteil und der Zubehöranteil zusammen dargestellt. Der Text für das Material und das Zubehör ist in unserem Beispiel wieder liefern, kann aber jederzeit in ihren Wunschbegriff geändert werden.

In unserem dritten Bild sind die Einstellungen so gewählt das Material und Zubehör unterdrückt werden und der Lohn wird ausgedruckt. Für den Text bei Lohn wurde in unserem Beispiel wieder montieren gewählt, kann aber jederzeit durch Ihren Wunschbegriff geändert werden.

Erster Schritt: Neue Archiv-Datenbank „BNWINARCHIV_xx“ anhängen

Entpacken Sie dieses Archiv im gewünschten Pfad Ihres SQL-Servers.

Bitte denken Sie daran – wenn Sie auf ein SQL-Archiv umstellen – diese Datenbank auch in die Datensicherung aufzunehmen!

Tipp:

Auch mit der SQL Dateiablage gilt: es wird empfohlen in regelmäßigen Abständen (z.B. pro Jahr) separate Archive anzulegen.

Das hat insbesondere den Vorteil, dass Sie zukünftig alte Archive einzeln abtrennen und somit Speicherplatz freigeben können.

Außerdem ist bei SQL-Archiven auch die maximale Größe pro Datenbank zu beachten (Einschränkung bei SQL Express Editionen beachten!).

Wir empfehlen daher, die Datenbank-Dateien über Jahreszahlen voneinander abzugrenzen, benennen Sie die entpackten Dateien um in

um schon im Dateinamen kenntlich zu machen das es sich um das Dateiarchiv „ab 2017“ handelt.

Die entpackte Datenbank können Sie nun wie gewohnt im SQL Management-Studio in Ihrer bestehenden KWP-Instanz anhängen.

Verwenden Sie als Name der Datenbank ebenfalls die Jahreszahl, also z.B. „BNWINARCHIV_17“.

Führen Sie nun noch das bekannte SQL-Skript “User_anlegen.sql” aus, ändern aber die Ziel-Datenbank innerhalb des Skriptes von “BNWINS” auf “BNWINARCHIV_17“.

Da die User „bnwin2000_admin“ und „bnwin2000_user“ in der Datenbankinstanz vermutlich schon existieren, müssen Sie den für die Anlage der User innerhalb der Instanz nötigen Teil des Skriptes entfernen.

Zweiter Schritt: Neues Archiv mit Ablage unter SQL anlegen

Diesen Schritt führen Sie als „ADMIN“ innerhalb des Hauptprogrammes aus.

Öffnen Sie die Beleg-/Vorgangsarchivierung und wählen darin “Einstellungen” und dort wiederum “Archiv-Verwaltung“.

Über den Button „Neu“ gelangen Sie in die Neuanlage-Maske. Geben Sie einen Namen für das neue Archiv an und wählen als Dateiablage “Ablage in SQL-Datenbank“.

Tragen Sie nun die nötigen Zugriffsdaten für die SQL-Datenbank ein.

Das neue Archiv ist nun angelegt, in der Spalte „Pfad“ erkennen Sie, dass es sich um ein SQL-Archiv handelt. Da das neue Archiv nach Anlage aber erstmal inaktiv ist, müssen Sie es nun via rechter Maustaste erstmal auf “aktiv” setzen. Dadurch laufen nun alle ab sofort archivierten Dateien in’s neu angelegte SQL Archiv.