Folgende Einstellungen stehen Ihnen zur Verfügung, es werden auch die Einstellungen und Besonderheiten in Bezug auf den mobilen Monteurs erläutert

1. Personalstamm (mit anlegen eines Benutzers für den mobilen Monteur und polumana dispatch (ehemals BlueZone) Monteur)

2. Feiertage

3. MonteurGruppe

4. Lohnarten

5. RegelArbeitszeit

Anlegen eines KWP-Benutzers für den mobilen Monteur

Mit Hilfe des “mobilen Monteurs” binden Sie Ihre Mitarbeiter im Außendienst stärker auch in die Prozesse innerhalb Ihrer Software kwp-bnWin.net ein. Die Mitarbeiter werden damit also gleichsam auch zu Benutzern der kwp-bnWin.net Software. Dieser Umstand verdeutlicht die erste Programmvoraussetzung die wir treffen müssen:

Anlegen eines KWP-Benutzers für jeden “mobilen” Mitarbeiter.

Dazu melden Sie sich als ADMIN in kwp-bnWin.net an, öffnen die Benutzerverwaltung “Verwaltung/Benutzer im Netz” und erstellen ein neues Benutzerkürzel für Ihren Mitarbeiter (z.B. HH für Huber Hans), tragen seinen Namen ein und verknüpfen ihn außerdem mit seiner Adresse, welche Sie in der Adressverwaltung bereits angelegt haben oder in diesem Moment neu anlegen.

Tipp: Sollten Sie sich fragen, ob Sie eigentlich auch einschränken können auf welche Programmteile der mobile Monteur später lesenden, schreibenden oder gar keinen Zugriff bekommt – in der Benutzerverwaltung von kwp-bnWin.net können Sie jedem Benutzer ganz spezielle Rechte geben. Diese gelten später genauso beim Zugriff über den mobilen Monteur und/oder die Online-Module.

Anlegen eine KWP-Monteurs und Verknüpfung mit dem Benutzer

Falls der mobile Monteur nicht sowieso schon als Monteur in kwp-bnWin.net angelegt ist, muss dies in der Personalverwaltung ebenfalls noch geschehen. In jedem Fall sollten aber bestimmte Einstellungen im Personalstamm noch getroffen werden. Legen im Reiter “Personalstamm” gegebenenfalls einen neuen Personaldatensatz an. Verknüpfen Sie auch hier wieder die schon angelegte Adresse aus der Adressverwaltung.

Tipp: Pflegen Sie in der Adresse Ihres Mitarbeiters auch dessen Dienst-Handynummer. In vielen Programmteilen kann so dem Monteur z.B. eine SMS geschickt werden, ohne dass Siedabei nochmals seine

Handynummer heraussuchen müssen.

Bestimmte Einstellungen sind im Personalstamm nun noch wichtig:

Im Reiter “Pers.Daten” im unteren Bereich kann ein sog. “korrespondierender Benutzer” ausgewählt werden. Hier wählen Sie für den Monteur dessen Benutzerkürzel aus, welches wir vorhin angelegt haben. Damit weiß das Programm, das z.B. der Monteur “Huber Hans” mit der Personalnummer 10000 und der Benutzer “HH” ein und dieselbe Person sind. Auswirkungen hat dies z.B. im Kalender – öffnen Sie den Benutzerkalenders des Monteurs oder des Benutzers, werden Ihnen stets alle Termine für den Monteur UND den Benutzer angezeigt.

Im Reiter “Sonstiges” gibt es noch die Einstellung “ArtikelNr.”. Mit dieser Einstellung können Sie einen Monteur mit einem speziellen Artikel in einem Ihrer Artikelkataloge (üblicherweise der “eigenen Katalog” oder einem “Kundendienstkatalog” verknüpfen. In diesem Artikel stellen Sie  üblicherweise den Verrechnungs-Stundensatz für den Monteur ein, meist auch in der speziellen Stundenlohn-Kostenart “19“. Legen Sie sich am Besten für jeden Monteur einen Stundenlohn-Artikel an.  

Zu beachten ist noch die Einstellung dieser Verknüpfung:

Angenommen der Stundenlohnartikel für unseren Monteur “Huber Hans” ist im eigenen Artikelkatalog mit dem Kürzel “EIG” unter der Artikelnummer “MONTEURHH” angelegt, so lautet die richtige Einstellung in der Personalverwaltung: “EIG*MONTEURHH“, also Katalogskürzel mit 4 Stellen gefolg tvon der Artikelnummer, ohne Leerzeichen dazwischen.

Anlegen des Benutzers innerhalb der Online-Module

Für den mobilen Zugriff muss nun noch ein Benutzer innerhalb der Online-Module angelegt werden. Sie haben von KWP für Ihre Online-Module einen ADMIN-Account mitgeteilt bekommen. Öffnen Sie Ihren Internet-Browser auf Ihrem PC und navigieren zur Seite http://www.bninfocenter.de. Melden Sie sich dort nun unter Verwendung von Benutzernamen und Kennwort Ihres Admin-Accounts an. Der Admin-Account hat, im Gegensatz zu allen anderen zusätzlichen Accounts, die Möglichkeit eben jene zusätzlichen Benutzer für die Online-Module einzurichten, zu bearbeiten und zu löschen. Sollte einer Ihrer Benutzer sein Passwort mal vergessen haben, oder durch mehrmalige Falscheingabe des Passworts sein Account gesperrt worden sein,können Sie mit Hilfe des Admin-Accounts Passwörter zurücksetzen und Sperrungen aufheben. Sollten Sie hingegen das Passwort des Admin-Accounts verlieren oder dieser gesperrt werden kann das nur von KWP wieder zurückgesetzt werden. Melden Sie sich also mit dem Admin-Account an, wechseln links auf “Allgemein/Einstellungen“. Dort klicken Sie auf den Punkt “Administration“. Um einen neuen Benutzer anzulegen klicken Sie auf den Punkt “Neuer Benutzer“. Tragen Sie den gewünschten Benutzernamen (mind. 6 Zeichen) und das gewünschte Passwort (mind. 6 Zeichen) ein. Im Auswahlfeld “BNWIN” wählen Sie das kwp-bnWin.net Benutzerkürzel aus,welches Sie vorhin für diesen Benutzerangelegt haben. Hiermit verknüpfen Sie also den Online-Benutzer mit dem KWP-Benutzer, welcher ja selbst wiederum mit einem KWP-Monteur verknüpft ist. Sie können ebenfalls noch eine e-Mail Adresse für den Benutzer eintragen und mit Klick auf “Benutzer anlegen” den Benutzer für die Online-Module anlegen.

Wechseln Sie nun auf  “Vorhandene Benutzer” so sehen Sie, dass der gerade erstellte Benutzer dort angezeigt wird. Durch Klick auf “Select” wählen Sie diesen nun zur Bearbeitung aus.

WICHTIG: Da wir den Benutzer ja für den Zugriff mittels dem “mobilen Monteur” freigeben wollen, muss hier noch der Haken “Mobiler Monteur: freigeschaltet” gesetzt und auf “Änderungen speichern” geklickt werden.

Danach ist der Benutzer für den Zugriff via “mobiler Monteur”  fertig eingerichtet.

Register Personalstamm

Im Register Personal Stamm finden Sie im oberen Bereich des Fensters die Liste der bereits angelegten Mitarbeiter, aufgeteilt in die Spalten Personal Nummer, Name, Stundensatz, Regel Arbeitszeitgruppe, korrespondierende Benutzer, mobiler Monteur und ein zusätzliches Sortierkriterium das dazu genutzt werden kann um, den entsprechenden Mitarbeiter in der Monteursteuerung an einer anderen Position anzuzeigen.

Im unteren Bereich des Fensters wird die Personalnummer angezeigt, und die dazugehörige Adresse, falls diese die Mitarbeiter aus der Adressverwaltung zugeordnet wurde. Ist die Adresse des Mitarbeiters nicht in der Adressverwaltung von KWP angelegt, werden anstelle der Adresse Eingabefelder angezeigt die sie mit den Adressdaten des Mitarbeiters füllen können. Des Weiteren können Sie über die Option“ Anzeige nicht aktives Personal“ die Mitarbeiter ausblenden, die ein Austrittsdatum eingetragen haben. Zum Beispiel wenn sie mit Leiharbeitern arbeiten die nur saisonbedingt bei Ihnen tätig sind, können Sie diese durch Eingabe eines Austrittsdatums aus allen Listen in KWP entfernen. Werden diese Mitarbeiter erneut bei Ihnen tätig, löschen Sie dieses Austrittsdatum aus dem entsprechenden Feld und der Mitarbeiter wird in den letzten von KWP wieder geführt.

Register Personaldaten

Im Register Personaldaten werden das Geburtsdatum, das Einstellungsdatum, und das oben beschriebene Austrittsdatum eingetragen. Des Weiteren können Sie die Sozialversicherungsträger hinterlegen und den Mitarbeiter einer Regel Arbeitszeitgruppe zuordnen. Die Zuordnung zu einer Regelarbeitszeit Gruppe ist Pflicht.

Ist der Mitarbeiter sowohl als Personal angelegt wie auch als Benutzer in KWP können Sie diesen als korrespondierenden Benutzer eintragen, damit in der Monteursteuerung Termine nur einmal geführt werden. Ansonsten würde der Mitarbeiter, einmal als Personal sprich Monteur und einmal als Benutzer angezeigt werden. Machen Sie ihn zum korrespondierenden Benutzer, wird der Benutzer in der Monteursteuerung ausgeblendet und nur noch der Monteur wird angezeigt. Somit spielt es keine Rolle ob der Termin zum Beispiel aus dem Aktivitäten Management kommt, wo nur ein Benutzer ausgewählt werden kann oder ob der Termin über einen Vorgang wie Projekt, Regie, Wartung eingetragen wurde, der dann entsprechend beim Monteur landet.

Über die Druckfunktion im unteren Bereich des Fensters können Sie sich die Personaldaten in ein Formular drucken. Möchten Sie hierfür nur ausgewählte Monteure, die in der Liste des Personals markiert sind drucken, setzen Sie bitte die Option “nur markierte Datensätze drucken“. Möchten Sie das Ganze zuerst in der Druckvorschau betrachten bitte die entsprechende Option setzen.

Register Gleitzeit

auf dem Register Gleitzeit wird das Gleitzeitkonto geführt. In der Stundenerfassung von KWP können Überstunden die über die Regelarbeitszeit hinausgehen, als Gleitzeit verbucht werden. Damit werden Sie automatisch der Mitarbeiter auf das Gleitzeitkonto gebucht. Über die Lohnart Gleitzeit kann das Gleitzeitkonto wieder abgebaut werden.

Register Urlaub

Auf dem Register Urlaub wird das Urlaubskonto des Mitarbeiters geführt. Einzutragen sind bei Beginn die Resturlaubstage die der Mitarbeiter noch zur Verfügung hat. Dann wird der Urlaub pro Jahr eingetragen und im Feld verfügbar Urlaub werden die Tage angezeigt die der Mitarbeiter noch zur Verfügung hat. Ab sofort wird das Urlaubskonto über die Lohnart Urlaub und die Stundenerfassung von KWP geführt.

Auf dem Register Urlaub ist auch das Krankheitskonto des Mitarbeiters angesiedelt. Wie bei den Kunden für Gleitzeit und Urlaub schon besprochen, wird das Krankheit Konto ebenfalls über die Lohnart Krankheit geführt. Auch hier greift die Stundenerfassung von KWP.

Register Bewertung

Auf dem Register Bewertung werden der Nettostundensatz, die Lohnnebenkosten (Lohn-Grenzkosten in Prozent), eingegeben. Das ergibt im Feld „Stunden-Bewertungsfaktor“ einen Euro wert. Dieser Wert schlägt in der Begleit- Nachkalkulation als Istwert zu Buche, sobald für diesen Mitarbeiter Stunden aus der Stundenerfassung auf das entsprechende Projekt gebucht werden. Um die Daten für die Bewertung einzugeben klicken Sie bitte auf den Schalter „Bewertung bearbeiten“. Sie haben die Möglichkeit für einen Mitarbeiter mehrere Bewertung Datensätze einzutragen. Diese sind bei der Erfassung der Stunden wählbar.

Die Option „Stundensatz null in Stunden Erfassung“ erlaubt es Ihnen Datensätze in der Stundenerfassung mit Null Wert zu erfassen.

Register Sonstiges

Auf dem Register Sonstiges können Sie fünf Bemerkung Felder definieren die zusätzliche Informationen zum Mitarbeiter speichern können. Die Felder sind mit dem Wort Bemerkung gekennzeichnet.

Hier haben Sie fünf Bemerkungsfelder zur Verfügung, die Sie mit beliebigen Informationen füllen können. Die weiteren Felder haben folgende Funktionalität:

Telefon wird hier eine Telefonnummer eingetragen, kann eine Personalliste mit Telefonnummer gedruckt werden.

ArtikelNr.: hier kann eine Artikelnummer eingetragen werden, die mit dem gewählten Mitarbeiter verbunden ist. Über die Funktion “gebuchte Stunden (rechte Maustaste in der Positionserfassung)” können gebuchte Stunden des Mitarbeiters in die Positionen übernommen werden.

mob.Monteur ist an den Mitarbeiter ein Gerät für den mobilen Monteur ausgegeben steht hier die Geräte-ID.

Lager mob.Monteur hier wird das Lager ausgewählt über welches der mobile Monteur Material Abbuchungen durchführen darf

polumana dispatch (ehemals BlueZone) Monteur die gewünschten Monteure als Blue-Zone-Monteur kennzeichnen: Über die Option Arbeitsbeginn entscheiden Sie, ob die Routenplanung von der Firmenadresse (Adresse, die unter Verwaltung – Firmenstamm – Firmenname als Adresse hinterlegt ist.) oder von der Privatadresse des Mitarbeiters ausgehen soll. Die Privatadresse wäre die Adresse, die beim Mitarbeiter im Personalstamm hinterlegt ist. Dabei wird vorrangig die mit Adresskürzel hinterlegte Personal-Adresse verwendet. Ist hinter dem Personal kein Adresskürzel geschlüsselt, so werden Straße, PLZ und Ort aus der Personaltabelle verwendet.

Hier finden Sie einen Workshop zum Theme polumana dispatch (ehemals BlueZone)

Register Feiertage

Um im Kalender je nach Ihrer Region die richtigen Feiertage angezeigt zu bekommen, können Sie diese in KWP.bnWin.net importieren. Hier () finden Sie die Feiertagsdatei für Deutschland und Österreich.

Um nicht die Feiertage manuell eintippen zu müssen, bieten wir Ihnen eine Importmöglichkeit für die Feiertage in Abhängigkeit des Bundeslands bzw. alle in Deutschland bzw. Österreich gültigen Feiertage. Fällt ein Feiertag auf Samstag oder Sonntag, wurde dieser nicht gesondert aufgenommen (z.B. Ostersonntag). Vorgehensweise:

a) Laden Sie aus dem Internet (Download Feiertage) die Datei z.B. „FEIERTAGE 2022 DEUTSCHLAND“ auf ein lokales Festplattenlaufwerk bzw. Verzeichnis.

b) Starten Sie im Programm kwp-bnWin.net unter Verwaltung, Personal-Lohnarten-Feiertage – im Reiter „Feiertag“ den Aufruf: Feiertage importieren.

c) Klicken Sie im folgenden Fenster bei Einlese-Dateinamen rechts auf den Button mit den drei Punkten und wählen Sie im Dateifenster die Datei z.B. Feiertage2022_Deutschland.ft aus.

d) Wählen Sie in der Zeile „Einlesen für Land“ Ihr (Bundes-)Land bzw. -alle- aus und starten Sie anschließend den Import. Sie können nach dem Einlesen jederzeit auch weitere Bundesländer auswählen, wobei jedoch bereits eingetragene Feiertage nicht überschrieben werden.

e) Nach dem Import können Sie die Datei wieder von Ihrem Rechner entfernen.

f) In manchen Fällen werden Weihnachten und Sylvester als halber Tag gerechnet, obwohl es ein normaler Wochentag mit ganztägiger Regelarbeitszeit wäre. Hierfür können Sie betriebsfreie Zeiten erfassen, so dass dann die tatsächliche Regelarbeitszeit an diesen Tagen gekürzt wird. Hierfür erfassen Sie für den 24.12. und den 31.12. den betriebsfreien Tagesanteil.

Register Monteur Gruppe

Auf dem Register Monteurgruppe besteht die Möglichkeit Monteurgruppen zu bilden, die dann wiederum in der Monteursteuerung der Filterung dienen. Klicken Sie auf den Schalter „Neu“ geben für die Monteur Gruppe eine Bezeichnung ein, zum Beispiel Kundendienst und selektieren Sie im unteren Bereich des Fensters in der Spalte Mitglied durch setzen des Hakens, welche Monteure Mitglied dieser Gruppe werden sollen. Speichern Sie die neue Liste mit dem Schalter „Speichern“ ab.

Register Lohnarten

Auf dem Register Lohnarten, definieren Sie die Lohnarten, welche für Ihre Firma nötig sind. Für jede Lohnart wird eine Lohnarten Nummer, eine Bezeichnung, eine Verarbeitungsart, ein Bewertungsfaktor und die Option unproduktiv oder produktiv vergeben.

Die Nummer und die Bezeichnung sind frei wählbar, wobei die Bezeichnung weitestgehend sprechend sein sollte, d.h. anhand der Bezeichnung sollten Sie erkennen, um welche Lohnart es sich handelt. Achten Sie bitte darauf, speziell für die Lohnarten Gleitzeit, Urlaub, Krankheit, usw. reicht es nicht dieses in die Bezeichnung zu schreiben, sondern es muss auch die entsprechende Verarbeitungsart ausgewählt werden, damit KWP erkennt, dass es sich um bestimmte Konten handelt.

Wenn Sie Überstunden definieren die mit einem höheren Faktor bewertet werden muss diese Bewertungsfaktor im Feld „Bewertungsfaktor“ eingetragen werden.

Lohnarten die unproduktiv sind, zum Beispiel Urlaub, Krankheit, Gleitzeit müssen mit der Option „Unproduktiv“ versehen werden. Wenn Sie mit festen oder variablen Beträgen arbeiten möchten, müssen Sie für diese Lohnarten entsprechend auch die Verarbeitungsart, und beim festen Betrag den Euro Betrag hinterlegen.

Register Regelarbeitszeit

Auf dem Register Regelarbeitszeit werden die Regeln Arbeitszeiten definiert, die für Ihre Firma zu treffen. Jedem Mitarbeiter muss eine Regelarbeitszeit zugeordnet werden. Möchten Sie die hier definierte Regelarbeitszeit für die monatliche Regelarbeitszeit Bewertung benutzen, dann setzen Sie bitte die Option “mit monatliche Regelarbeitszeit arbeiten“.

Die Optionen der Schalterleiste

Über den Schalter „Qualifikation“ können Qualifikationen die der Mitarbeiter erwirbt hinterlegt werden. Für diese Qualifikationen gibt es auch einen direkten Zugriff in die Vorgangsarchivierung von KWP, in welcher Zeugnisse, Zertifikate und Urkunden gespeichert werden können.

Über den Schalter „Geräteverwaltung“ gelangen Sie direkt in das Modul Geräteverwaltung von KWP.

Mit dem Schalter „Jahreswechsel“ führen Sie den Jahreswechsel für den entsprechenden Mitarbeiter durch. Dieser Vorgang muss ausgeführt werden damit alle Konten mit dem Vorjahr abgeglichen werden.

Mit den Schaltern „Aktivitäten, Archiv“ gelangen Sie direkt in diese Module.

Über die beiden Schalter „Bild laden, Bild löschen“ haben Sie die Möglichkeit ein Bild ihres Mitarbeiters zu hinterlegen, bzw. zu löschen. Vergessen Sie nicht alle Änderungen mit dem Schalter „Speichern“ abzuspeichern.