Die Software kwp-bnWin.net unterstützt den Anwender bei der Einhaltung der GoBD-Richtlinien. Hierfür wurden im Programm Maßnahmen durchgeführt, welche versehentliches Nicht-Beachten verhindern kann. Hierfür wurde im Firmenstamm ein zentraler Grunddaten-Schalter definiert, um das Programmverhalten so zu verändern, dass die GoBD-Konformität gewährleistet wird.

Im Normalfall ist dieser Schalter aktiv und bewirkt, dass

a) im Rechnungsjournal, Angebotsjournal, Kassenjournal und im Eingangsrechnungsbuch

können keine Journaleinträge gelöscht werden.

b) Regie-/Service-Aufträge, Wartungsaufträge und Projekte, zu denen Angebote oder Rechnungen gedruckt wurden, können  nicht mehr gelöscht werden.

c) Eine Meldung kommt, sollte es kein aktives Archiv für Rechnungen bzw. Gutschriften geben. (bei Verwendung des Kassenbuchjournals ist das kostenpflichtige Modul Vorgangsarchivierung erforderlich).

d) Das deaktivieren des GoBD-Schalters wird im Programm protokolliert und kann im Bedarfsfall ausgewertet werden.

Hier treffen Sie Einstellungen zu den Firmenstammdaten.

GoBD-Konformität gewährleisten

Register MwSt.-Satz/Währungen

Mehrwertsteuer

Tragen Sie hier den aktuellen  Mehrwertsteuersatz ein.

Hauswährung

Hier wird Ihnen die Hauswährung angezeigt. Dieses Feld ist nicht editierbar.

Währungssymbol EURO

Tragen Sie hier das Währungskennzeichen für den EURO ein, der bei Druckausgaben und Bildschirmanzeigen verwendet werden soll.

Alte Basiswährung

Hier wird Ihnen die alte Basiswährung angezeigt. Dieses Feld ist nicht editierbar.

Fremdwährungen

In dem Gruppenfeld Fremdwährungen können Sie weitere Druckwährungen anlegen. In diesen Währungen können dann Angebote, Rechnungen usw. alternativ zur Basiswährung oder EURO ausgedruckt werden. Die Umrechnung der Beträge von der Basiswährung in die Druckwährung erfolgt automatisch während des Ausdruckes. Die Spaltenanordnung können Sie ändern, indem Sie die Spaltenüberschrift aktivieren und aus dem Auswahlfeld  die gewünschte Spaltenüberschrift auswählen. Aktivieren Sie in der ersten Spalte die erste Zeile und tragen Sie die gewünschte Währung ein, bzw. wählen Sie diese mit Hilfe des Auswahlfeldes  aus.

Haben Sie alle Eintragungen vorgenommen, so übernehmen Sie diese durch Wahl der Schaltfläche Übernahme.

Register Nummernkreise

Wechseln Sie in das Register Nummernkreise, um die Startnummern für Angebote, Rechnungen usw. anzulegen. Sie können Nummernkreise anlegen, für Projektnummer, Regienummer, Angebotsnummer, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Montageauftragsnummer, Kassenbelege, Wartungs-Anlagennummer, Wartungs-Auftragsnummer, Wartungs-Vertragsnummer.und Eingangsrechnungsbuch.

Vergabeart

Ihnen stehen für die einzelnen Nummernkreise unterschiedliche Vergabearten zur Verfügung.

manuell:

Die Vergabeart manuell steht Ihnen nur bei der Projektnummer, der Wartungs-Anlagennummer und der Wartungs-Vertragsnummer zur Verfügung. Wählen Sie diesen Eintrag, wenn Sie die Projektnummer, Wartungs-Anlagennummer und/oder Wartungs-Vertragsnummer immer manuell vergeben möchten.

automatisch:

Die Vergabeart automatisch steht Ihnen nur bei der Regienummer zur Verfügung. Wählen Sie diesen Eintrag, wenn die Regienummer automatisch beginnend von 1 hoch gezählt werden soll.

keine verwenden:

Die Vergabeart keine verwenden steht Ihnen bei der Lieferscheinnummer und der Montageauftragsnummer zur Verfügung.

Wählen Sie diesen Eintrag, wenn für Lieferscheine oder Montageaufträge keine Nummern vergeben werden sollen.

mit Startnummer:

Die Vergabeart mit Startnummer steht Ihnen bei allen Vorgängen zur Verfügung.

Die Startnummer kann alphanumerisch sein, wobei zumindest die letzten beiden Stellen Ziffern sein müssen, damit das Programm die Nummer automatisch hochzählen kann.

Bevor Sie eine Startnummer vergeben, sollten Sie sich Gedanken über eine sinnvolle Startnummernvergabe machen.

Belegnummernvergabe als Maske

Sollten Sie bei der oben genannten Nummernvergabe keine brauchbare Lösung für Ihren Betrieb finden stellt Ihnen das Programm noch die Möglichkeit der Nummernvergabe mit Maske zur Verfügung. Wenn Sie eine Belegnummer mit einer Maske vergeben lassen, werden Platzhalter anstelle realer Zahlen, Tages-, Monats-, Quartals- und Jahresangaben verwendet. Sobald Sie die Vergabeart “als Maske” auswählen, erscheint neben dem Feld, in welchem Sie normalerweise die Nummer eintragen ein Schalter mit drei Punkten. Sie gelangen in den Dialog “Beleg-Nummernformat für XXX“.

Im Feld tragen Sie die gewünschte Nummer, mit den entsprechenden Platzhaltern, ein. Die als Beispiel unter “Vorgabeformat für Belegnummern”  eingegebene Nummer ergibt die unten zu sehende Nummer. Sollten Sie für Ihre Maske Sonderzeichen verwenden wollen, stellen Sie diese am Anfang der Nummer bitte in Anführungszeichen ab. Übernehmen Sie die eingegebene Maske mit dem Schalter “Übernahme”.

So eingestellte Masken füllen die Platzhalter automatisch, auch beim Monats-, oder Jahreswechsel ist keine Korrektur mehr erforderlich.

Register Konten

Legen Sie hier die Einnahme/Ausgabekonten für Ihr Kassenbuch fest. Im Unterregister Steuer-Konten können Sie die Steuerschlüssel für die MwSt. festlegen.

Sie haben die Möglichkeit, bei den Steuerkonten ein Länderkürzel mit anzugeben. Wie oben zu sehen, für Steuerschlüssel 4. Wenn Sie ein Länderkennzeichen vergeben und Sie mit Fibu-Übergabe arbeiten, muss dieses Länderkennzeichen in den Stammdaten (Adressverwaltung) bei den Adressen zwingend angegeben werden. Somit kann ein Steuerschlüssel, gebunden an eine Länderkennung mehrfach übergeben werden.

Wird ein Steuerschlüssel für die Vorsteuer benötigt, z.B. für Eingangsrechnungen von Lieferanten, muss diese Konto durch ein in Klammer stehendes “(V)” gekennzeichnet werden.

Register allgemeine Grunddaten

Wird die Option “Geschichtsdaten mitschreiben” aktiviert, werden gelöschte Aufträge, aus den Bereichen Regie, Projekt und Wartung, in eine Geschichtsdatenbank geschrieben, die dann Kundenspezifisch aufgerufen werden kann.

Es werden keine gelöschten Einzelbelege, wie Rechnungen, Angebote u.s.w. in die Geschichtsdatenbank geschrieben, nur gelöschte Gesamtaufträge, wie oben beschrieben.

Die Einstellung “Anwendung läuft in Terminalserver-Umgebung” optimiert die Übertragung der Bildschirminformationen im Terminalserverbetrieb  und legt den Systempfad in einer Kontrolldatei ab, damit bei Zugriff über DFÜ der Pfad zu kwp-bnWin.net gefunden wird.

Verwenden Sie diese Option nicht, wenn Sie keinen Terminalserver verwenden!!!

Mit der Option “Programm beenden ohne weitere Rückfrage” kann wahlweise eingestellt werden, ob das Programm bei Klick auf “Schließen” geschlossen wird, oder ob eine Abfrage stattfindet.

Abteilung 0 bei Vorgängen nicht zulassen

Ist diese Option aktiv, kann in Projekt, Regie und Wartung ohne Abteilungsnummer nicht mehr gearbeitet werden. Um einen entsprechenden Auftrag zu öffnen, muss eine gültige Abteilungsnummer ausgewählt werden, sonst erscheint eine Warnmeldung.

Mit der Option „im Projektbereich gegebenenfalls Hinweis auf Druck einer weiteren Rechnung ausgeben“ legen Sie fest ob ähnlich wie in der Regie eine Warnung ausgegeben wird, wenn Sie eine Rechnung drucken, obwohl schon eine Rechnung gedruckt wurde.

Beginn Wirtschaftsjahr

Zur Darstellung der korrekten Unternehmenszahlen, stellen Sie hier den Beginn des Wirtschaftsjahres ein.

Standard Abteilungsnummer

Hier wählen Sie die Abteilung aus, die in der Regel vorgeblendet werden soll. Ist die Option aktiv wird die hier gewählte Abteilung bei neuen Regie/Wartungsaufträgen und bei Projekten als Standard eingetragen.

Der Schalter “Dialogoption” setzt alle Bildschirmfenster und die darin enthaltenen Spalten und Listenfelder, in Bezug auf Größe und Position, wieder auf den Standard zurück. Firmenname und Firmenlogo werden auf dem Standardformular für weißes Papier mit ausgedruckt, bzw. stehen im Ausdruck als Variablen zur Verfügung.

Login zurück

Mit diesem Schalter können Sie den sg. “Silent Login“(Login ohne Benutzernamen und Passwort) zurücksetzen, danach müssen Sie sich wieder in KWP mit Benutzernamen und Passwort (falls vergeben) anmelden.

Umsatzsteuer-Nummer und Umsatzsteuer- ID-Nummer

Tragen Sie hier die entsprechenden Nummern ein, stehen diese als Druckvariablen in den Ausdrucken zu Rechnung und Angebot zur Verfügung.

Unter Firmenname und Firmenlogo können die eigene Firmenadresse und eine Grafik zum Ausdruck auf Formularen hinterlegt werden, des Weiteren stehen die Daten der Firmenadresse dann als Druckvariablen in diversen Formularen zur Verfügung. Auch die beiden Steuernummern, wenn hier eingetragen, können dann, z.B. auf den Rechnungen mit ausgedruckt werden.

Schließen Sie Ihre Einstellungen mit dem Schalter “Übernahme” ab.