Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet wird. 

Sie dient als digitale Adresse, um Rechnungen eindeutig dem richtigen Empfänger zuzuordnen und sicherzustellen, dass sie korrekt verarbeitet werden. Die Leitweg-ID ist im Format XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) anzugeben.

Voraussetzung ist, dass auf dem Reiter Zusatzinfos in der Adresse für die Versandart Rechnung

• xRechnung per E-Mails

• ZUGFeRD Profil XRechnung per E-Mail

ausgewählt wird. Die Mailadresse des Empfängers muss eingetragen sein.

Sind die Eingaben unter Zusatzinfos gespeichert, steht auf dem Reiter “Infos” das Feld Leitweg-ID zur Verfügung.

Das Infoboard bietet eine Übersicht zu den wichtigsten Eckdaten des Kunden.

Wie unten zu sehen werden Vorgänge aus der Faktura, dem Wartungswesen, den Aufträgen, des Aktivitätenmanagement und dem Angebotsjournal angezeigt. Die blauen Textmarkierungen sind gleichzeitig Hyperlinks um von hier direkt in den Vorgang zu wechseln.

In den Grunddaten der Adressverwaltung kann eingestellt werden, dass dieses Infoboard beim Aufruf einer Adresse zuerst angezeigt wird.

ADRESSVERWALTUNG – weitere Ebene ANSPRECHPARTNER.

In der Adressverwaltung können die einzelnen Kontakte nun über eine weitere, mittlere Ebene: den Ansprechpartnern gruppiert werden. So haben Sie speziell bei Firmenkunden / Lieferanten nun die Möglichkeit sich beliebige Ansprechpartner zu definieren. Über die Rechte-Maus-Funktion auf einen bestehenden Kontakteintrag, wie Telefon, Fax, eMail oder Mobil, weisen Sie diesen Kontakt dann dem zuvor angelegten Ansprechpartner zu. Bei der Neuanlage einer Adresse können Sie auch direkt bei der Anlage des Ansprechpartners die Kontaktdaten eintragen. Diese werden dann wiederum automatisch in die bekannte Kontakttabelle der Adresse abgespeichert. Vor allem sehr umfangreiche Kontaktlisten können so ohne großen Aufwand übersichtlich in Ansprechpartner untergliedert werden.

 Klicken Sie hierzu im Register Ansprechpartner auf das große Plus- Zeichen und geben den gewünschten Ansprechpartner mit seinen Kontaktdaten ein.

Für bereits bestehende Kontakte legen Sie zuerst einen Ansprechpartner an lassen aber die Kontaktfelder noch ungefüllt, d.h. sie geben nur die Anrede den Namen und gegebenenfalls noch den Vornamen ein. Speichern Sie den Ansprechpartner nun ab und begeben Sie sich auf den Register Zusatzinfos. Hier können Sie jeden schon eingetragenen Kontakt mit einem Klick über die rechte Maustaste einem Ansprechpartner zuweisen. Sobald sie einen Kontakt einem Ansprechpartner zugewiesen haben ist die Veränderung dieses Kontaktes im Register Zusatzinfos gesperrt. Der Kontakt kann dann nur noch in der dazugehörigen Karteikarte geändert werden.

Somit können Sie sich Ihre Ansprechpartner bzw. Kontakte in Karteikarten organisieren.

Um einen Ansprechpartner zu bearbeiten, begeben sie sich auf den Register Ansprechpartner und klicken auf der entsprechenden Karteikarte den links oben zu sehenden Adresslink an. Hier können Sie die Daten des Ansprechpartners ändern bzw. den Ansprechpartner löschen. Bitte vergessen Sie nicht die Änderungen zu speichern.

Auf dem Register Projekt/Regie/Wartung sehen Sie eine Auftragsübersicht der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Aufträge angezeigt.

 Mit einem Doppelklick kann der entsprechende Auftrag geöffnet werden. Das Programm wechselt in das entsprechende Modul Projekt, Regie, oder Wartung und zeigt den entsprechenden Auftrag als Ergebnisliste an.

Auf dem Register Rechnungen sehen Sie die Rechnungen der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Rechnungen angezeigt. Sie können mit einem Doppelklick, auf die gewünschte Rechnung, in das Rechnungsjournal wechseln und dort die üblichen Arbeitsschritte zur Rechnung durchführen.

 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Rechnungs-Journal angesiedelt im entsprechenden Programmteil.

Auf dem Register Verknüpfungen haben Sie die Möglichkeit, zur bestehenden Adresse, Verknüpfungen (Verbindungen) zu anderen Adressen herzustellen. Des Weiteren können Sie hier verschiedene Verteiler erstellen und der gewählten Adresse zuordnen. Verteiler dienen der Gruppierung von Adressen zum Zweck des Listen-, Etiketten-, oder Seriendruckes.

Verknüpfungen (Verbindungen)

Verknüpfungen bieten die Möglichkeit, bei bestehenden Adressen, eine Verbindung zu einer, oder mehreren anderen Adressen zu schaffen. Damit können Sie nach erfolgreicher Suche auch die Informationen der verknüpften Adressen sehen.

Sobald Sie eine Verknüpfung hergestellt haben wird diese Verknüpfung auch in der entsprechenden Adresse die verknüpft wurde angezeigt.

 Wenn Sie in einer Verknüpfung den Betreff Text “Rechnungsadresse” auswählen, dann wird sobald sie für die Hauptadresse einen Auftrag anlegen die verknüpfte Adresse als Rechnungsadresse eingetragen.

1. Verknüpfung erstellen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Adresskürzel, geben Sie im folgenden Fenster das Adresskürzel ein, mit welchem Sie eine Verknüpfung (Verbindung) herstellen wollen Und wählen gegebenenfalls den Betreff aus.

Ist das Kürzel eindeutig, wird die Verknüpfung (Verbindung) kommentarlos angelegt. Gibt es zum eingegebenen Kürzel mehr als eine Adresse erhalten Sie einen Auswahldialog in welchem sie die richtige Adresse auswählen. Wählen Sie die gewünschte Adresse und klicken auf den Schalter Übernehmen. Die neue Verknüpfung ist angelegt.

2. Verknüpfung löschen:

Löschen Sie eine Verknüpfung (Verbindung), durch Rechtsklick auf die Verknüpfung (Verbindung) und wählen im Kontextmenü ” Verknüpfung löschen” aus. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, die Sie bitte mit “Ja” beantworten.

Die Verknüpfung (Verbindung) ist somit wieder gelöscht.

Verteiler

Verteiler dienen der Gruppierung von Adressen zum Zweck des Listen-, Etiketten-, oder Seriendruckes.

 Wenn Sie sich eine Möglichkeit schaffen möchten, alle Kunden, welche eine Solaranlage besitzen, aus Ihrer Adressverwaltung herauszusuchen, um diese Kunden anzuschreiben. Beispielsweise, weil sich die gesetzlichen Bestimmungen für die Förderung der Solartechnik geändert haben. Dafür würden Sie den Verteiler “SOLARANLAGE” anlegen, wie es hier beschrieben wird.

1. Verteiler neu anlegen und auswählen

Klicken Sie auf den Schalter  hinter dem Feld “Verteiler”. Sie erhalten den Dialog zum Anlegen eines Verteilers. Entweder Sie wählen aus der Liste der Verteiler den entsprechenden aus und klicken auf den Schalter “Übernehmen” um diesen Verteiler der Adresse zuzuordnen oder Sie klicken auf den Schalter neu um einen neuen Verteiler anzulegen. Sobald Sie die Eingabe für den neuen Verteiler getätigt haben und auf den Schalter o.k. klicken ist der Verteiler angelegt und kann für die Adresse übernommen werden.

Eine Adresse können beliebig viele Verteiler zugeordnet werden. Die Auswahl des Verteilers wird durch setzen des Wartens definiert.

Auf dem Register Angebote sehen Sie die Angebote der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Angebote angezeigt. Sie können mit einem Doppelklick, auf das gewünschte Angebot, in das Angebotsjournal wechseln und dort die üblichen Arbeitsschritte zum Angebot durchführen.

 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Angebots Journal angesiedelt im entsprechenden Programmteil.

Auf dem Register Zusatzinfos werden weitere Informationen zur Adresse gespeichert. Sie können, beliebig viele Kontakte hinterlegen, die tabellarisch gespeichert werden. Des Weiteren sehen Sie hier die fünf Benutzerfelder, die frei definierbar sind. Diese Benutzerfelder werden im Dialog “Einstellungen” benannt. Benutzen Sie hierfür den Schalter mit dem Zahnrad rechts oben in der Adressverwaltung oder drücken Sie F2.

Die Benutzerfelder speichern die vorgenommenen Eingaben für eine weitere Auswahl ab, über den Schalter  können Sie die schon einmal getätigten Eingaben wieder aufrufen.

 Der Inhalt der fünf Benutzerfelder kann über die Spezialsuche zum Suchen der darin enthaltenen Informationen benutzt werden.

Versandart Rechnungen

Um Rechnungen elektronisch versenden zu können müssen Sie hier definieren (pro Kunde) welche Art der Rechnung zugestellt werden soll.

In unserem Beispiel haben wir ZUGFeRD 1.0 ausgewählt. Sobald Sie diese Auswahl getroffen haben, steht Ihnen beim Rechnungsdruck diese Auswahl zur Verfügung.

Hier haben Sie die Möglichkeit verschiedene Zahlungsvereinbarungen für die gewählte Adresse zu hinterlegen. Der Register Zahlungsvereinbarungen ist unterteilt in die Unterregister:

– Zahlungskonditionen

– Nachlässe

– Sonderpreise

– Sonderfaktoren

Zahlungskonditionen

Mit einem Klick auf die 3 Punkte bei “Konditions-Nr.” öffnen Sie die Konditionstabelle.

Mit einem Klick auf eine hinterlegte Zahlungskondition (ZK) und “OK übernehmen“, speichern Sie die ZK auf der Adresse.

Sie können ZK für Rechnungen und für Angebot/Bestellung hinterlegen. Für die Textbausteine stehen div. Variablen zur Verfügung, mit denen Sie Werte aus dem Vorgang übernehmen und automatisch berechnen lassen. Mit einem Klick in das Textfeld werden Ihnen die zur Verfügung stehenden Variablen angezeigt.

Hier können Sie z.B. auch hinterlegen, ob das Skonto bei der Schlussrechnung auf den Gesamtbetrag oder nur die Restforderung ausgewiesen werden soll.

Hinweis: die Liste der Zahlungskonditionen muss stets mit der Buchhaltung/ dem Steuerbüro abgesprochen werden und parallel zu Buchhaltungsanwendungen (wie z.B. Datev) gepflegt werden!

Innerhalb der Kondition lassen sich auch die Mahnsperre und ein Einzugsverfahren aktivieren. In diesen Fällen erhält der Kunde keine automatischen Mahnungen.

Kostenarten, wie z.B. Kostenart 19 für Lohn, lassen sich von der Skontoberechnung ausschließen.

Besonderheiten gibt es bei den ZK 98 und 99, diese sind vom System reserviert!

ZK 98 ist im Eingangsrechnungsbuch als Standard-Kondition für Abbuchungen vorgesehen. ZK 99 ist die Standard-Kondition für Ausgangsrechnungen, bei denen keine ZK hinterlegt ist. Details finden Sie dazu auf den Screenshots.

Nachlässe

Auf dem Reiter “Nachlässe” werden Vereinbarungen für den Kunden hinterlegt, die ausschließlich im Regie- und Wartungsbereich zum Tragen kommen. Zum einen können auf bestimmte Rabatt-Gruppen der Kataloge Nachlässe eingetragen werden.

Über das Kontextmenü und “Neu” wird eine neue Zeile angelegt.

Sie klicken auf die 3 Punkte neben “Rabatt-Gruppe” und öffnen damit die Rabattgruppen-Tabelle. Über “Kat.-Wechsel” wählen Sie den Katalog. Dann markieren Sie die gewünschte Rabattgruppe und speichern mit “OK Übernehmen” die Daten auf der Adresskarte. Der Vorgang lässt sich beliebig oft wiederholen.

In der Spalte “akt. Rabatt” wird Ihr eigener Großhandelsrabatt angezeigt. In die Spalte “Kunden-Nachlass” tragen Sie den Rabatt ein, den Sie Ihrem Kunden gewähren. Bei jedem Vorgang, der einen Artikel aus dieser Warengruppe enthält, wird automatisch der Rabatt angewendet bzw. erscheint eine Abfrage, ob dieser Nachlass gewährt werden soll.

Unabhängig von den Katalog-Nachlässen kann ein genereller Nachlass gewährt werden, der dann auf die Gesamtsumme verrechnet wird. Auch hier können Kostenarten ausgenommen werden.

Sonderpreise

Auf dem Reiter “Sonderpreise” können einzelne Artikel hinterlegt werden. Über die 3 Punkte bei “Artikelnummer” kommen Sie in die Katalogs-/ Artikelauswahl. Den gewünschten Artikel übernehmen Sie in die Adresskarte. In die Spalte “Preis per 1” tragen Sie den für den Kunden gültigen Preis ein. Diese Preisvereinbarung können Sie zeitlich begrenzen, in dem Sie in der Spalte “Gültig bis” ein Enddatum auswählen.

Über das Kontextmenü lassen sich Zeilen neu erzeugen oder löschen.

Bei der Bearbeitung von Vorgängen werden Sie automatisch auf den Preis hingewiesen und können ihn so im Vorgang berücksichtigen. Mit dem Enddatum lassen sich zusätzlich Preisvereinbarungen überwachen und ggfl. neu verhandeln.

Sonderfaktoren

Auf dem Reiter “Sonderfaktoren” können Sie die Kalkulation für den Regiebereich festlegen.

generelle Kalkulationsdaten verwenden = greift auf die Einstellung der Kalkulationsdaten im Bereich Verwaltung zu

Bruttopreise der Kalkulationsdaten verwenden = greift grundsätzlich auf den Bruttopreis zu ohne Rücksicht auf die Kalkulationsdaten der Verwaltung

adressbezogene Faktoren verwenden = s.u.

Sie wählen “adressbezogene …” aus und klicken dann auf die 3 Punkte rechts daneben. Es öffnet sich die Liste der Kostenarten. Nun können Sie für jede einzelne Kostenart eine eigene Kalkulation festlegen, die in jedem Vorgang dann zum Tragen kommt.

Sind für die gewählte Adresse Wartungsanlagen vorhanden, werden Ihnen hier einige Informationen zur Anlage angezeigt.

Als Information werden die Anlagennummer, die Anlagenbezeichnung, Adressart und ob ein Wartungsvertrag vorhanden ist oder nicht.

Sie können mit Doppelklick auf den Text direkt in das Wartungswesen verzweigen. Im Wartungswesen wird die gewählte Wartungsanlage sofort aufgerufen.

 Auf manchen Registern finden Sie dieses Zeichen Ø. Dieses Zeichen wird immer dann angezeigt, wenn auf dem Register keine Daten vorhanden sind. Sobald Daten vorhanden sind verschwindet das Zeichen.