Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung, die für die elektronische Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland verwendet wird. 

Sie dient als digitale Adresse, um Rechnungen eindeutig dem richtigen Empfänger zuzuordnen und sicherzustellen, dass sie korrekt verarbeitet werden. Die Leitweg-ID ist im Format XRechnung im Feld “Käuferreferenz” (BT-10) anzugeben.

Voraussetzung ist, dass auf dem Reiter Zusatzinfos in der Adresse für die Versandart Rechnung

• xRechnung per E-Mails

• ZUGFeRD Profil XRechnung per E-Mail

ausgewählt wird. Die Mailadresse des Empfängers muss eingetragen sein.

Sind die Eingaben unter Zusatzinfos gespeichert, steht auf dem Reiter “Infos” das Feld Leitweg-ID zur Verfügung.

Das Infoboard bietet eine Übersicht zu den wichtigsten Eckdaten des Kunden.

Wie unten zu sehen werden Vorgänge aus der Faktura, dem Wartungswesen, den Aufträgen, des Aktivitätenmanagement und dem Angebotsjournal angezeigt. Die blauen Textmarkierungen sind gleichzeitig Hyperlinks um von hier direkt in den Vorgang zu wechseln.

In den Grunddaten der Adressverwaltung kann eingestellt werden, dass dieses Infoboard beim Aufruf einer Adresse zuerst angezeigt wird.

ADRESSVERWALTUNG – weitere Ebene ANSPRECHPARTNER.

In der Adressverwaltung können die einzelnen Kontakte nun über eine weitere, mittlere Ebene: den Ansprechpartnern gruppiert werden. So haben Sie speziell bei Firmenkunden / Lieferanten nun die Möglichkeit sich beliebige Ansprechpartner zu definieren. Über die Rechte-Maus-Funktion auf einen bestehenden Kontakteintrag, wie Telefon, Fax, eMail oder Mobil, weisen Sie diesen Kontakt dann dem zuvor angelegten Ansprechpartner zu. Bei der Neuanlage einer Adresse können Sie auch direkt bei der Anlage des Ansprechpartners die Kontaktdaten eintragen. Diese werden dann wiederum automatisch in die bekannte Kontakttabelle der Adresse abgespeichert. Vor allem sehr umfangreiche Kontaktlisten können so ohne großen Aufwand übersichtlich in Ansprechpartner untergliedert werden.

 Klicken Sie hierzu im Register Ansprechpartner auf das große Plus- Zeichen und geben den gewünschten Ansprechpartner mit seinen Kontaktdaten ein.

Für bereits bestehende Kontakte legen Sie zuerst einen Ansprechpartner an lassen aber die Kontaktfelder noch ungefüllt, d.h. sie geben nur die Anrede den Namen und gegebenenfalls noch den Vornamen ein. Speichern Sie den Ansprechpartner nun ab und begeben Sie sich auf den Register Zusatzinfos. Hier können Sie jeden schon eingetragenen Kontakt mit einem Klick über die rechte Maustaste einem Ansprechpartner zuweisen. Sobald sie einen Kontakt einem Ansprechpartner zugewiesen haben ist die Veränderung dieses Kontaktes im Register Zusatzinfos gesperrt. Der Kontakt kann dann nur noch in der dazugehörigen Karteikarte geändert werden.

Somit können Sie sich Ihre Ansprechpartner bzw. Kontakte in Karteikarten organisieren.

Um einen Ansprechpartner zu bearbeiten, begeben sie sich auf den Register Ansprechpartner und klicken auf der entsprechenden Karteikarte den links oben zu sehenden Adresslink an. Hier können Sie die Daten des Ansprechpartners ändern bzw. den Ansprechpartner löschen. Bitte vergessen Sie nicht die Änderungen zu speichern.

Auf dem Register Projekt/Regie/Wartung sehen Sie eine Auftragsübersicht der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Aufträge angezeigt.

 Mit einem Doppelklick kann der entsprechende Auftrag geöffnet werden. Das Programm wechselt in das entsprechende Modul Projekt, Regie, oder Wartung und zeigt den entsprechenden Auftrag als Ergebnisliste an.

Auf dem Register Rechnungen sehen Sie die Rechnungen der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Rechnungen angezeigt. Sie können mit einem Doppelklick, auf die gewünschte Rechnung, in das Rechnungsjournal wechseln und dort die üblichen Arbeitsschritte zur Rechnung durchführen.

 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Rechnungs-Journal angesiedelt im entsprechenden Programmteil.

Auf dem Register Verknüpfungen haben Sie die Möglichkeit, zur bestehenden Adresse, Verknüpfungen (Verbindungen) zu anderen Adressen herzustellen. Des Weiteren können Sie hier verschiedene Verteiler erstellen und der gewählten Adresse zuordnen. Verteiler dienen der Gruppierung von Adressen zum Zweck des Listen-, Etiketten-, oder Seriendruckes.

Verknüpfungen (Verbindungen)

Verknüpfungen bieten die Möglichkeit, bei bestehenden Adressen, eine Verbindung zu einer, oder mehreren anderen Adressen zu schaffen. Damit können Sie nach erfolgreicher Suche auch die Informationen der verknüpften Adressen sehen.

Sobald Sie eine Verknüpfung hergestellt haben wird diese Verknüpfung auch in der entsprechenden Adresse die verknüpft wurde angezeigt.

 Wenn Sie in einer Verknüpfung den Betreff Text “Rechnungsadresse” auswählen, dann wird sobald sie für die Hauptadresse einen Auftrag anlegen die verknüpfte Adresse als Rechnungsadresse eingetragen.

1. Verknüpfung erstellen:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Adresskürzel, geben Sie im folgenden Fenster das Adresskürzel ein, mit welchem Sie eine Verknüpfung (Verbindung) herstellen wollen Und wählen gegebenenfalls den Betreff aus.

Ist das Kürzel eindeutig, wird die Verknüpfung (Verbindung) kommentarlos angelegt. Gibt es zum eingegebenen Kürzel mehr als eine Adresse erhalten Sie einen Auswahldialog in welchem sie die richtige Adresse auswählen. Wählen Sie die gewünschte Adresse und klicken auf den Schalter Übernehmen. Die neue Verknüpfung ist angelegt.

2. Verknüpfung löschen:

Löschen Sie eine Verknüpfung (Verbindung), durch Rechtsklick auf die Verknüpfung (Verbindung) und wählen im Kontextmenü ” Verknüpfung löschen” aus. Sie erhalten eine Sicherheitsabfrage, die Sie bitte mit “Ja” beantworten.

Die Verknüpfung (Verbindung) ist somit wieder gelöscht.

Verteiler

Verteiler dienen der Gruppierung von Adressen zum Zweck des Listen-, Etiketten-, oder Seriendruckes.

 Wenn Sie sich eine Möglichkeit schaffen möchten, alle Kunden, welche eine Solaranlage besitzen, aus Ihrer Adressverwaltung herauszusuchen, um diese Kunden anzuschreiben. Beispielsweise, weil sich die gesetzlichen Bestimmungen für die Förderung der Solartechnik geändert haben. Dafür würden Sie den Verteiler “SOLARANLAGE” anlegen, wie es hier beschrieben wird.

1. Verteiler neu anlegen und auswählen

Klicken Sie auf den Schalter  hinter dem Feld “Verteiler”. Sie erhalten den Dialog zum Anlegen eines Verteilers. Entweder Sie wählen aus der Liste der Verteiler den entsprechenden aus und klicken auf den Schalter “Übernehmen” um diesen Verteiler der Adresse zuzuordnen oder Sie klicken auf den Schalter neu um einen neuen Verteiler anzulegen. Sobald Sie die Eingabe für den neuen Verteiler getätigt haben und auf den Schalter o.k. klicken ist der Verteiler angelegt und kann für die Adresse übernommen werden.

Eine Adresse können beliebig viele Verteiler zugeordnet werden. Die Auswahl des Verteilers wird durch setzen des Wartens definiert.

Auf dem Register Angebote sehen Sie die Angebote der gewählten Adresse. Hier werden nur adressbezogene Angebote angezeigt. Sie können mit einem Doppelklick, auf das gewünschte Angebot, in das Angebotsjournal wechseln und dort die üblichen Arbeitsschritte zum Angebot durchführen.

 Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Hilfe zum Angebots Journal angesiedelt im entsprechenden Programmteil.

Auf dem Register Zusatzinfos werden weitere Informationen zur Adresse gespeichert. Sie können, beliebig viele Kontakte hinterlegen, die tabellarisch gespeichert werden. Des Weiteren sehen Sie hier die fünf Benutzerfelder, die frei definierbar sind. Diese Benutzerfelder werden im Dialog “Einstellungen” benannt. Benutzen Sie hierfür den Schalter mit dem Zahnrad rechts oben in der Adressverwaltung oder drücken Sie F2.

Die Benutzerfelder speichern die vorgenommenen Eingaben für eine weitere Auswahl ab, über den Schalter  können Sie die schon einmal getätigten Eingaben wieder aufrufen.

 Der Inhalt der fünf Benutzerfelder kann über die Spezialsuche zum Suchen der darin enthaltenen Informationen benutzt werden.

Versandart Rechnungen

Um Rechnungen elektronisch versenden zu können müssen Sie hier definieren (pro Kunde) welche Art der Rechnung zugestellt werden soll.

In unserem Beispiel haben wir ZUGFeRD 1.0 ausgewählt. Sobald Sie diese Auswahl getroffen haben, steht Ihnen beim Rechnungsdruck diese Auswahl zur Verfügung.

Hier haben Sie die Möglichkeit verschiedene Zahlungsvereinbarungen für die gewählte Adresse zu hinterlegen. Der Register Zahlungsvereinbarungen ist unterteilt in die Unterregister:

– Nachlässe

– Sonderpreise

– Zahlungskonditionen

– Sonderfaktoren

die im Folgenden beschrieben werden.

1. Register Nachlässe

Im Register Nachlässe werden Änderungen an bestimmten Rabattgruppen und generelle Kundennachlässe hinterlegt. Wie in der Abbildung unten zu sehen, können Sie über den Schalter mit den drei Punkten  den Katalog und die dazugehörigen Rabattgruppen auswählen.

Wenn Sie einen bestimmten Artikel auswählen, wird in dem Listenfeld der Katalog, die Rabattgruppe, die Bezeichnung, der aktuelle Rabatt und der Kunden Nachlass angezeigt den Kunden Nachlass können Sie dann entsprechend Ihren Wünschen abändern.

Bedenken Sie bitte, dass der hier eingestellte Rabatt bzw. Kundennachlass nur im Regie und Wartungsbereich angewendet wird.

Wenn Sie einen generellen Nachlass hinterlegen, betrifft das keinen speziellen Artikel sondern gilt für alle Artikel sowohl für Material wie auch Lohn.

Vom generellen Nachlass können bestimmte Kostenarten sprich Warengruppen ausgeschlossen werden, indem sie diese über die Option “ausgenommene Kostenarten„ einstellen.

2. Register Sonderpreise

Im Register Sonderpreise können Sie, auf bestimmte Artikel, Sonderpreise mit zeitlicher Begrenzung festlegen. Klicken Sie in das Feld Artikelnummer, über den Schalter  wird der entsprechende Artikel aus dem Katalog ausgewählt und ein Preis festgelegt, der auf bestimmte Zeit gültig ist.

wenn Sie in das Feld “gültig bis” klicken erscheint auch hier der Schalter , mit welchem Sie in einen Kalender gelangen. Hier können Sie mit Mausklick das gewünschte Datum auswählen.

3. Register Zahlungskonditionen

Besonderheit der Zahlungskondition Nr. 98 und 99 (Einstellbar im Menü “Verwaltung Konditionstabelle”)

Die Zahlungskondition 98 steht im Modul Eingangsrechnungsbuch für die Standard-Kondition für Abbuchungen. Haben Sie mit einem Lieferanten eine Abbuchung vereinbart, so hinterlegen Sie beim Lieferanten die ZK 98. Beim Erfassen neuer Eingangsrechnungen dieses Lieferanten wird dann automatisch Abbuchung der Eingangsrechnung vorgeschlagen.

Die Zahlungskondition 99 ist die Standard-Kondition im Programm für Ausgangsrechnungen. Wird bei einer Rechnung keine ZK hinterlegt, so greifen automatisch die Einstellungen der ZK 99.

Im Register Zahlungskonditionen besteht die Möglichkeit eine Zahlungskondition, die in der Konditionstabelle eingetragen ist, für diese Adresse zu übernehmen. Damit würde diese Zahlungskondition beim Rechnungsdruck, via Nachfrage, für diese Adresse verwendet. Benutzen Sie auch hier den Schalter  um in die Konditionstabelle zu gelangen. Klicken Sie auf eine vorhandene Kondition, oder legen Sie eine neue Zahlungskondition an. Übernehmen Sie Ihre Auswahl mit dem Schalter “Übernehmen“.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten zur Konditionstabelle finden Sie im entsprechenden Programmteil.

4. Register Sonderfaktoren

Im Register Sonderfaktoren haben Sie die Möglichkeit, für verschiedene Kostenarten, von den Grunddaten abweichende Zuschlagsfaktoren für Material und Lohn festzulegen. Auch hier gilt, diese Faktoren beziehen sich nur auf die gewählte Adresse. Für nähere Informationen lesen Sie bitte die Hilfe zu den Kostenarten, oder der Kalkulation. Möchten Sie hier Veränderungen vornehmen, wählen Sie aus der Liste der Möglichen Einstellungen die entsprechende aus, wie unten zu sehen.

Diese Einstellungen werden nur im Regiebereich angewandt!

Wenn Sie “adressbezogene Faktoren verwenden” auswählen, wird der Schalter  aktiv und Sie könne hier die Faktoren bestimmen,Indem Sie in die entsprechenden Spalten die Werte eintragen bzw. aus den Listfeldern auswählen.

Schließen Sie Ihre Eingaben immer mit dem Schalter “Speichern” ab.

Sind für die gewählte Adresse Wartungsanlagen vorhanden, werden Ihnen hier einige Informationen zur Anlage angezeigt.

Als Information werden die Anlagennummer, die Anlagenbezeichnung, Adressart und ob ein Wartungsvertrag vorhanden ist oder nicht.

Sie können mit Doppelklick auf den Text direkt in das Wartungswesen verzweigen. Im Wartungswesen wird die gewählte Wartungsanlage sofort aufgerufen.

 Auf manchen Registern finden Sie dieses Zeichen Ø. Dieses Zeichen wird immer dann angezeigt, wenn auf dem Register keine Daten vorhanden sind. Sobald Daten vorhanden sind verschwindet das Zeichen.