Der PC und das Telefon sind die beiden wichtigsten Arbeitsmittel moderner Büro-Kommunikation. Ihre Telefonanlage meldet ankommende Gespräche direkt an die KWP-Software. Noch bevor Sie den Hörer abnehmen, erkennen Sie im TELEFONIE-Monitor, wer Sie anruft und sehen die zugehörigen Hinweise, offenen Aktivitäten oder auch die zugeordneten Wartungsanlagen.

Auf Knopfdruck erzeugen Sie direkt aus dem Gespräch heraus eine Rückrufaktivität für einen Kollegen oder hinterlassen eine Telefonnotiz.

Aufgrund der Telefon-Oberfläche ist die Bedienung des Zusatzprogramms denkbar einfach. Mit dieser Erweiterung wird Ihre kwp-bnWin.net-Software zur Informationsdrehscheibe Ihres Unternehmens.

Mit dem ROMICO Telefon-Server UC/CTI (mehr Infos unter: https://romico.de/Produkte/UC-CTI) harmoniert die KWP-Telefonie reibungslos. Beide Produkte sind aufeinander abgestimmt. Auch der 1A-Client von Romico bringt zusätzlich weiteren Mehrwert, wie z.B. eine Besetzt-Anzeige oder Anrufprotokolle.

Anruf annehmen oder später zurückrufen?

Die Rufnummernanzeige samt Hinweisen und offenen Aktivitäten des Anrufers machen Ihnen die Entscheidung einfach.

Bitte beachten Sie, dass die Funktion und Kompatibilität der Telefonie stark von Ihrer Telefonanlage abhängt. Daher wird der Einsatz der o.g. ROMICO Middleware grundsätzlich empfohlen.

Gerne können Sie aber die Kommunikation ohne Middleware, direkt zwischen Telefonie und Ihrer-Telefonanlage (TAPI Treiber) kostenlos und unverbindlich testen.

Unter https://www.kwpsoftware.de/fuer-kunden/download/ gibt es unter Testprogramme die „Phone.exe“ – diese einfach herunterladen und starten. Dann sehen Sie als User gleich, ob ein Treiber ausgewählt werden kann und ob dieser auch funktioniert.

Wählen Sie die Kriterien aus, nach welchen die Adressen selektiert werden sollen, oder lassen Sie alle Felder leer, um die kompletten Adressdaten nach MS-Outlook™ , in eine Steuerdatei, oder in eine VCard zu übergeben. Weiter unten werden Ihnen folgende Funktionen erklärt:

1. VCard Erstellen

2. Steuerdatei erzeugen

 Mit dem Schalter “Mailadressen” können Sie die Mailadressen, der selektierten Adressen in die Zwischenablage kopiert werden und z.B. im E-Mail Programm über Strg+C wieder eingefügt werden.

Alternativ können Sie die unten zu sehenden Tastenkombinationen verwenden:
Strg + F12 oder F12 => Alle Faxnummern werden in die Zwischenablage kopiert

Strg, F11 – Export der Haupt-E-Mail-Adressen in Zwischenablage

Strg, Shift, F11 – Export aller E-Mail-Adressen (außer Rechnungs-Mail) in Zwischenablage

1. VCard erstellen

Um eine VCard zu erstellen wählen Sie die Option “Aktuelle Adresse” und klicken auf den Schalter “VCard“. Sie werden nun Aufgefordert einen Speicherort und einen Dateinamen einzugeben. Mit einem Klick auf “Speichern” wird die VCard am gewählten Ort gespeichert.

 Eine VCard kann nur erstellt werden, wenn bei der Selektion der Adressen die Option “Aktuelle Adresse” gewählt wurde.

2.Steuerdatei erzeugen

Klicken Sie auf den Schalter “Steuerdatei“. Sie werden aufgefordert, Laufwerk und Pfad für die Datei zu bestimmen. Wählen Sie den gewünschten Speicherort und klicken Sie dann auf “Speichern“. Sie erhalten eine Meldung:

Sollten Sie die Option “alle Adressen” gewählt haben erscheint vorher noch eine Warnung:

Bestätigen Sie mit “Ja” und der Export der Adressen in die Steuerdatei erfolgt.

Mit der Spezialsuche werden Sie in die Lage versetzt, durch Eingabe in allen Feldern der Adressverwaltung, eine Suchmaske zu definieren, die genau ihren Vorstellungen entspricht. Im Folgenden wird Ihnen ein Suchvorgang mit der Spezialsuche erklärt.

1. Beginnen Sie mit einem Klick auf den Schalter “Spezialsuche“.

2. Alle Felder der Adressverwaltung werden geleert und Sie erhalten eine neue Schalterleiste.

3. Im Hauptfenster geben Sie, in die gewünschten Felder, Ihre Suchkriterien ein. Sie können in jedes Feld, das editierbar ist, Ihr Wunschkriterium eingeben.

4. Nachdem Sie alle Suchbegriffe in die richtigen Felder eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter “Suchen“. Alle Adressen, die Ihrer Eingabe entsprechen werden gefunden und gelistet, wie schon unter “Suchen” beschrieben. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus der Liste und die Informationen werden angezeigt.

Geben Sie das Adresskürzel ein (Filter steht auf “Adresskürzel“) oder einen Suchbegriff aus den Adressdaten (Filter steht auf “kein Filter gesetzt“).

Der gewählte Filter kann mit der Tastenkombination Strg+F4 umgeschalten werden.

Mischliste

Möchten Sie Ihr Suchergebnis durch weitere Suchdurchläufe ergänzen, ohne dass die aktuelle Liste wieder gelöscht wird, dann aktiviere Sie die Mischlistenfunktion. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Listenbereich und wählen in dem erscheinenden Kontextmenü den Eintrag “Mischliste” aus. Nun können Sie so viele Suchdurchläufe wie nötig starten und Ihre Ergebnisliste wird mit den neuen Suchergebnissen ergänzt.

5. Möchten Sie Ihre Eingabe verwerfen und eine neue Suche beginnen, dann klicken Sie auf den Schalter “Neue Suche“. Alle Felder werden gelöscht und Sie können von vorne beginnen.

6.Sollte ein Suchlauf zu lange dauern, da Ihr eingegebenes Kriterium zu allgemein ist, so können Sie den Suchlauf mit dem Schalter “Abbrechen” beenden.

7. Mit dem Schalter “Zurück” verlassen Sie die Spezialsuche und kehren in das Hauptfenster der Adressverwaltung zurück.

Wenn Sie eine Adresse suchen, haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Suche über das Suchfeld

2. Die “Spezialsuche“

1. Suche über  das Suchfeld

Geben Sie das Adresskürzel ein (optional mit Filter “Nur Adresskürzel”) und/oder bis zu 4 weitere Suchbegriffe aus den Adressdaten (Filter steht auf “kein Filter gesetzt”) und drücken Sie “Enter“. Die Adresse erscheint, wenn der/die Suchbegriffe (maximal 30 Stellen pro Suchbegriff) zu einer Adresse passt. Es wird auch nach Fragmenten gesucht.
Sind mehr als eine Adresse zum eingegebenen Suchbegriff vorhanden, werden die gefundenen Adressen in einer Liste angezeigt. Klicken Sie die gewünschte Adresse an und die Informationen werden angezeigt.

 Der gewählte Filter kann mit der Tastenkombination Strg+F4 umgeschalten werden.

2. Spezialsuche

Mit der Spezialsuche werden Sie in die Lage versetzt, durch Eingabe in allen Feldern der Adressverwaltung, eine Suchmaske zu definieren, die genau ihren Vorstellungen entspricht. Im Folgenden wird Ihnen ein Suchvorgang mit der Spezialsuche erklärt.

– Beginnen Sie mit einem Klick auf den Schalter “Spezialsuche“.

– Alle Felder der Adressverwaltung werden geleert und Sie erhalten eine neue Schalterleiste.

– Im Hauptfenster geben Sie, in die gewünschten Felder, Ihre Suchkriterien ein. Sie können in jedes Feld, das editierbar ist, Ihr Wunschkriterium eingeben.

– Nachdem Sie alle Suchbegriffe in die richtigen Felder eingetragen haben, klicken Sie auf den Schalter “Suchen“. Alle Adressen, die Ihrer Eingabe entsprechen werden gefunden und gelistet, wie schon unter “Suchen” beschrieben. Wählen Sie die gewünschte Adresse aus der Liste und die Informationen werden angezeigt.

Geben Sie das Adresskürzel ein (Filter steht auf “Adresskürzel“) oder einen Suchbegriff aus den Adressdaten (Filter steht auf “kein Filter gesetzt“).

Der gewählte Filter kann mit der Tastenkombination Strg+F4 umgeschalten werden.

Mischliste

Möchten Sie Ihr Suchergebnis durch weitere Suchdurchläufe ergänzen, ohne dass die aktuelle Liste wieder gelöscht wird, dann aktiviere Sie die Mischlistenfunktion. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Listenbereich und wählen in dem erscheinenden Kontextmenü den Eintrag “Mischliste” aus. Nun können Sie so viele Suchdurchläufe wie nötig starten und Ihre Ergebnisliste wird mit den neuen Suchergebnissen ergänzt.

– Möchten Sie Ihre Eingabe verwerfen und eine neue Suche beginnen, dann klicken Sie auf den Schalter “Neue Suche“. Alle Felder werden gelöscht und Sie können von vorne beginnen.

– Sollte ein Suchlauf zu lange dauern, da Ihr eingegebenes Kriterium zu allgemein ist, so können Sie den Suchlauf mit dem Schalter “Abbrechen” beenden.

– Mit dem Schalter “Zurück” verlassen Sie die Spezialsuche und kehren in das Hauptfenster der Adressverwaltung zurück.

Rufen Sie die Texteingabe mit dem Schalter “Infotext” auf. Hinterlegen Sie hier Informationen zur Adresse und schließen Ihre Eingabe mit speichern ab.

Sobald Sie einen Text hinterlegt haben, bekommt der Schalter Infotext ein neues Aussehen. Hieran können Sie erkennen, dass ein Text hinterlegt ist.

 Wenn Sie im Editor -Fenster die Tastenkombination “Strg+D” drücken, wird ein Datums-, Uhrzeits-, Benutzerkürzel eingefügt und chronologisch an die erste Stelle gesetzt.

Im Menü “Bearbeiten” können Sie, auf schon vorhandene, Textbausteine zugreifen, und diese im Editor  einfügen.

Im Menü Extras finden Sie den Eintrag Standard Datei-Import. Mit dieser Funktion können Sie Daten aus Klicktel Importieren die aus Klicktel in eine Textdatei ausgegeben wurden.

Wählen Sie die Datei aus die Sie importieren möchten. Die Daten müssen in folgendem Format vorliegen:

Anrede;Vorname;Name;Strasse;PLZ;Ort;Telefon

Überprüfen Sie hier, welche Artikel für Ihren Kunden berechnet wurden, welchen Preis Sie gewährt haben und wann die Buchung vorgenommen wurde. Die Daten werden wahlweise aus dem Rechnungsjournal, oder auf dem Register “EK-Bestellwesen” aus dem Bestellwesen zur Verfügung gestellt.

Über den Schalter “Details” können Sie Informationen zur Menge, dem Preis und dem Datum aller Einzelbuchungen zum vorher markierten Artikel aufrufen.