Wie bereits in der Archiv-Verwaltung erwähnt, können die Ordner im Archiv mit Gruppenrechten versehen werden, so dass nicht jeder User auf jeden Ordner (und damit jedes Dokument) zugreifen kann. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns in diesem Kapitel an.

In den allgemeinen Einstellungen werden die Verzeichnis-Rechte mit einem Haken aktiviert.

In den Einstellungen für die freie Verzeichnisstruktur sind die Verzeichnisrechte für Lesen, Schreiben und Löschen in diesem Ordner dann verfügbar.

Die entsprechenden Nutzergruppen werden in der Nutzerverwaltung verwaltet.

Innerhalb der Nutzerverwaltung gibt es den Reiter “Gruppen“. Dort werden neue Gruppen angelegt und dieser Gruppe werden User zugeordnet. Dann werden die Nutzerrechte je Gruppe vergeben. Das macht Sinn, weil nicht einzelne User verwaltet werden, sondern spezifische Gruppen.

Sind alle Nutzergruppen vorhanden, werden im Archiv die Rechtegruppen aktiviert.

Dazu wird der gewünschte Ordner markiert und im unteren (leeren) grauen Fenster über das Kontextmenü (rechte Maustaste) “Rechtegruppe hinzufügen” gewählt.

Im Fenster “Auswahl der Rechtegruppe(n)” werden die gewünschten Gruppen mit einem Haken ausgewählt und mit “OK übernehmen” wird die Eingabe gespeichert.

Im nächsten Schritt werden pro Gruppe die Rechte Lesen, Schreiben, Löschen zugeteilt. Bitte das Speichern nicht vergessen.

Meistens soll der Zugriff für die Nutzer des mobilen Monteurs oder der Apps eingeschränkt werden, die zwar in der Personalverwaltung aber nicht in der Benutzerverwaltung vorhanden sind. Damit die Monteure einer Usergruppe zugeordnet werden können, muss ein sog. “korrespondierender Benutzer” angelegt werden.

Zunächst wird z. B. der Monteur in der Benutzerverwaltung angelegt. In unserem Beispiel ist das Paul Projektleiter mit dem Kürzel “PRJ”. Er wird der gewünschten Benutzergruppe zugeordnet. Im nächsten Schritt wird in der Personalverwaltung bei Paul Projektleiter der korrenspondierende Benutzer “PRJ” eingetragen.

Durch diesen Eintrag in der Personalverwaltung werden alle Daten von Paul Projektleiter verdichtet, d.h. es gibt z. B. keine 2 verschiedenen Kalender für den User und den Monteur.