Mit dem Zusatzprogramm “Scan-Import” haben Sie die Möglichkeit, externe Dokumente aus einem Netzwerkordner heraus automatisch in kwp-bnWin.net zu archivieren und mit dem entsprechenden Vorgang zu verknüpfen. Voraussetzung hierfür ist eine zusätzliche (kostenpflichtige) Software, wie z.B. der Barcode-OCR-Dienst (Keil). Diese Software “übersetzt” den Barcode in “KWP-Sprache” und platziert die Dokumente in einen festgelegten Ordner, aus dem heraus “Scan-Import” die Dateien automatisch in das Archiv übernimmt.

• Barcodes für die
  automatische Archivierung
• Der Barcode
• bn2OCRImport – automatische
  Verarbeitung von Scans
• bn2ScanImport – manuelle
  Nachbearbeitung
• Eingangsrechnungen
  mit Barcode

In den entsprechenden Formularen richten Sie einen Barcode ein, der bei der Erzeugung des Dokumentes mit ausgedruckt wird.

Das Dokument wird später in einen festgelegten Ordner gescannt, in dem die Barcode-OCR-Software den Barcode verarbeitet in und den Eingangsordner für den Scan-Import verschiebt. Fehlerhafte Dokumente werden separat gespeichert und können manuell nachbearbeitet werden.

Die Dokumente aus dem Eingangsordner werden automatisch in das Archiv übertragen und nach erfolgreicher Übernahme aus dem Netzwerkordner gelöscht. Auch hier gibt es einen separaten Ordner für die PDFs, bei denen ein Verarbeitungsfehler aufgetreten ist.

Über den Formulargenerator kann jedem beliebigen Formular ein Barcode zugewiesen werden, der über seinen Aufbau das Ziel für den passenden Archivordner beinhaltet. Die Vielzahl der Möglichkeiten lässt es zunächst sehr komplex erscheinen, aber die Struktur ist eindeutig.

Die Bestandteile des Barcodes werden durch ein “;” oder ein “@” getrennt. Der Barcode besteht aus 6 Feldern, die in der Tabelle ausführlich erklärt sind.

Feld 6 des Barcodes ist ein 3-stelliger Bemerkungscode, der in den Einstellungen des Archivs festgelegt wird.

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Schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis an. Das im Firmenstamm hinterlegte Formular für den Etikett-Einzeldruck. Das kommt an div. Stellen zum Tragen über Drucken – Etikett. Die Formel für den Barcode sieht folgendermaßen aus:

Barcode(“1;”+Left$(VorgangsArt,1)+”;”+VorgangsNummer+”;P;”+”S”+”;”+”010″+”;”+AdrKuerzelKommission,”DATAMATRIX”)

“1; Feld 1	vollständiger Barcode
“+Left$(VorgangsArt,1)+”; Feld 2	Wählt von der Vorgangsart (z.B. Projekt) den ersten Buchstaben (von links). Wir drucken ja aus verschiedenen Modulen und können deshalb nicht einfach ein P, R oder W angeben
“+VorgangsNummer+”; Feld 3	Vorgangsnummer = Bezugsnummer (z.B. Projektnummer)
P; Feld 4	Bezugsadresse, in diesen Fall die Vorgangs-Lieferadresse
“+”S”+”; Feld 5	Vorgangsart, in diesem Fall “Sonstiges”.
“+”010″+” Feld 6	Bemerkungscode gem. den Grundeinstellungen
“+AdrKuerzelKommission,”DATAMATRIX”	Hier wird zusätzlich zum Standard-Barcode noch das Adresskürzel der Kommissionsadresse ausgegeben und “DATAMATRIX” bestimmt das Aussehen des Barcodes.

DATAMATRIX ist der quadratische Barcode, während CODE128 der Strichcode ist.

So sieht das automatisch archivierte Dokument dann aus, hier mit dem Trennzeichen “;”und “@”.

Voraussetzung für die automatische Verarbeitung der Scans ist ein Scanverzeichnis, das direkt vom Scanner angesprochen wird. Standardmäßig liegt dieses im Ordner C:/bnwin/Scans. Wir empfehlen als Ordner den Scaneingang, einen Ordner für Scanfehler (nicht erkannte Barcodes) und ggfls. einen Ordner für den OCR-Eingang (abhängig von den verwendeten Lösungen).

Die gescannten Dokumente landen in dem Scanordner. Der Dateiname ist die Struktur des Barcodes.

Diese Dateien können über das Programm bn2OCRImport (C:\ProgrammeX86\bnwinlocal\bn2OCRImport.exe) automatisch verarbeitet werden. Für den Anwender entfällt dann der Schritt des Importierens im ScanImport. Dieses Programm kann unabhängig einer Lizenz auf einem Rechner betrieben werden. Es prüft regelmäßig in einem einstellbaren Windows-Ordner auf neue Dokumente und verarbeitet diese ggf. automatisch im KWP Archiv. Es ist die ideale Ergänzung zum BARCODE-OCR-Dienst (Keil). Denn es vermeidet Fehler. Am Bildschirm wird dann über einen Ampelsystem signalisiert, ob und wie viele Dokumente erfolgreich verarbeitet werden konnten. Somit wird der Archivierungsaufwand nochmals reduziert. Der Anwender muss nur noch seine Barcode-Dokumente am Kopierer einscannen. – Alle weiteren Schritte übernehmen die Programme Barcode-OCR und ARCHIVAUTOMAT. Beim Start der bn2OCRImport.exe melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem Benutzerkürzel an.

Zunächst müssen einmalig die Einstellungen vorgenommen werden.

Eingangspfad für Scannerdateien	Ordner, in dem der Scanner die Dateien platziert und das Programm prüft
Pfad für Logdateien	Ordner, in den das Programm fehlerhafte Scans schiebt, die nicht automatisch verarbeitet werden können
Anzeige aller Dateien, die vor x Minuten oder später verarbeitet wurden	Zeitintervall für die Dateien, die angezeigt werden sollen
Protokolleinträge archivieren, die x Tage oder jünger sind	Zeitintervall für das Archivieren der Protokolle
Eingangsrechnungen werden identifiziert über “XX”	Kürzel der Eingangsrechnungen, die Funktion erklären wir im nächsten Kapitel
Lohnzettel werden identifiziert über “XX”

Der automatische Import wird mit “OK Start” begonnen.

Alle erfolgreich verarbeiteten Dokumente werden mit einem grünen Ampelsymbol gekennzeichnet.

Fehlerhafte Dokumente, die nicht automatisch verarbeitet werden konnten, können Sie manuell nachbearbeiten. Unter C:/Programme(x86)/BnwinLocal finden Sie die Anwendung “bn2Scanimport.exe“.

Sie wählen den Ordner für Scanfehler aus, in den bn2OCRImport die Dateien verschoben hat, wo der Barcode nicht gelesen werden konnte. Mit der Funktion “Nur Archivieren” können Sie die Dokumente im Archiv ablegen.

Auch Eingangsrechnungen lassen sich mit einem Barcode automatisch verarbeiten. Dafür öffnen Sie das Eingangsrechnungsbuch und in der Menüleiste “Etiketten“.

Im neuen Fenster geben Sie sowohl das Kürzel als auch die Länge unserer ERB-Nummer ein. In der zweiten Zeile geben Sie die ERB-Nummern ein, die auf dem Barcode gedruckt werden sollen (entsprechend der fortlaufenden Nummerierung im ERB). Sie wählen das gewünschte Formular für die Etiketten und starten mit “Drucken“.

Die Papier-Eingangsrechnungen bekommen jeweils 1 Etikett und werden eingescannt.

In dem Moment, wo im ERB eine Eingangsrechnungsnummer eingegeben wird, die im Scanordner bereit liegt, verknüpft das System die wichtigsten Eckdaten der Rechnung und schiebt die Rechnung aus dem Ordner ins Archiv.

Für diesen Automatismus werden, wie bei den autom. Anhängen für den mob. Monteur, Dokumenten-Vorlagen im Archiv benötigt.

Eine Vorlage erstellen Sie, in dem Sie ein Dokument ohne Bezug archivieren und als Dokumenten Typ “DOKUMENTEN-VORLAGE” vergeben. Mit Aktivierung der “Pflicht” legen Sie fest, dass der Monteur den mobilen Auftrag nicht abschliessen kann, wenn er die Checkliste nicht ausgefüllt hat.

Zudem muss die Funktion „Auto Anhänge Mobiler Monteur“ im Montageauftragsjournal noch aktiviert werden, um Checklisten automatisiert mitzugeben.

In Montageauftragsjournal unter Einstellungen – Reiter „mob. Monteur“ kann ganz unten die Option „Auto Anhänge Mobiler Monteur (V2+Classic)“ aktiviert werden. Darüber lassen sich automatisierte Anhänge je nach Vorgangsart und Kategorie vordefinieren.

Über “Neu” erzeugen wir eine neue Zeile, der wir dann eine bereits im Archiv vorhandene Checkliste zuordnen. Der Automatismus kann für automatische und manuelle Wartungsaufträge sowie Projekt- und Regieaufträge eingerichtet werden.

In unserem Beispiel wird z.B. bei einem automatischen Wartungsauftrag in der Kategorie „BMU“ eine Checkliste mit dem Merker „Pflicht“ hinterlegt.

Wird ein Vorgang je nach getroffener Automatik erzeugt und ein Montageauftrag dafür ausgegeben, so wird die hinterlegte Checkliste direkt an den Mobilen Monteur mit ausgegeben. Ab dann kann der Monteur die Checkliste unterwegs am Mobilen Monteur ausfüllen.
 
Hinweis: Bei Checklisten darf der Merker „OneWay“ nicht gesetzt werden.OneWay Dokumente werden vom Mobilen Monteur nicht mehr zurückübertragen und dienen nur zur Information
 

Weiterführende Informationen zur Checklisten-App finden Sie in der entsprechenden IPrendo-Lektion.

Neben immer wiederkehrenden Briefen gibt es auch zahlreiche Checklisten u.ä., die immer wieder gebraucht werden. Dabei kann es sich um Projektabläufe, neue Mitarbeiter, Abnahmen, Sicherheitsunterweisungen, Inbetriebnahmen, Zustands- und Funktionalitätsbeschreibungen, Qualitätssicherung oder Ablaufpläne handeln. Der Dokumentation sind hier keine (technischen) Grenzen gesetzt. Für die reibungslose Nutzung steht uns der Vorlagen-Import im Archiv zur Verfügung.

Mit einem Klick auf den Button “Vorlagenimport” öffnet sich ein Fenster mit allen zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die gewünschten Vorlagen werden mit einem Haken markiert und mit “Import” in unseren Vorgang übernommen.

Im Ordner “Vorlagen” stehen Ihnen nun die Dokumente für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. Gekennzeichnet sind sie durch den Typ “DOKUMENTEN-VORLAGE”. Wie diese Vorlagen entstehen, schauen wir uns gleich an. Wichtig ist, für eine reibungslose Funktion zwingend die korrekte Schreibweise einzuhalten.

Sie starten im Hauptarchiv (Journale –> Vorgangs-Archivierung). Sie fügen eine neue Datei in den Ordner “Vorlage” ein. Als Dokumenten Typ tragen Sie “DOKUMENTEN-VORLAGE” ein (Schreibweise beachten!). Wichtig ist, dass die Felder auf dem Reiter “Beziehungen” leer bleiben!.

Als Option steht Ihnen die Funktion “Pflicht” zur Verfügung. Wird eine Checkliste mit diesem Merker an den mobilen Monteur V2 übergeben (als Anhang zu einem Montageauftrag), kann der Montageauftrag erst zurück übertragen werden, wenn die Checkliste abschließend bearbeitet wurde.

Mit “OK übernehmen” speichern Sie die neue Datei. Die Warnung vom System, weil Sie ohne Bezug archivieren, bestätigen Sie mit “Ja“.

Auf diesem Weg erstellte Vorlagen stehen im Fenster “Vorlagenimport” in jedem Vorgang zur Verfügung.

Die Vorlagen ohne Bezug bleiben für den Vorlagen-Import erhalten. In einen Vorgang importierte Dokumenten-Vorlagen sind automatisch dem Vorgang zugeordnet. Alle Dateien, ob mit oder ohne Bezug, befinden sich im Ordner “Vorlagen”.

Durch den zentralen Speicherort in kwp-bnWin.net wird sichergestellt, dass bei jedem Prozessschritt identische Dokumenten-Vorlagen verwendet werden, die immer den aktuellen Stand haben. Veraltete Kopien auf div. Laufwerken gehören damit der Vergangenheit an.

AddIns (Microsoft)

Sind in den Grundeinstellungen die Add-Ins aktiviert, können z. B. Dateien aus dem Explorer – über das Kontextmenü – direkt in kwp-bnWin.net archiviert werden. In Outlook können Mails zu einer Aktivität oder als neuer Archiveintrag erzeugt werden.

In Word und Excel finden wir (bei aktivierten Add-Ins) die direkte Funktion “Archivieren“.  Hierüber können erstellte Dokumente einem Vorgang oder einer Aktivität zugeordnet werden.

An unzähligen Stellen im System finden wir die Word-Integration. Hier sind Standardschreiben hinterlegt, die Daten aus dem Vorgang automatisch übernehmen. So wird die Bearbeitung nicht nur beschleunigt, sondern es ist – unabhängig vom Ersteller – ein einheitlicher Außenauftritt garantiert.

Im Fenster der Word-Integration wird mit “NEU” ein neues Dokument angelegt. In dem noch leeren Word-Dokument finden sich unter dem Reiter “Add-Ins” die zur Verfügung stehenden Variablen aus kwp-bnWin.net. In der Auswahlliste wird die Variable markiert und mit “Feld einfügen” an der gewünschten Stelle plaziert. Der Brief kann mit beliebigen Texten / Bildern ergänzt werden. Gespeichert wird dann im Ordner “Bnwin\Vorlagen” mit der Dateiendung “.dot bzw .dotx“, damit das Schreiben allen Usern zur Verfügung steht.

Mit “Bearbeiten” können erstellte Vorlagen jederzeit angepasst werden. 

Für das Erstellen eines Briefes wird das gewünschte Dokument in der Liste markiert und mit “OK übernehmen” gestartet. Es öffnet sich dann das mit den Vorgangsdaten gefüllte Schreiben, das hier noch ergänzt werden kann. Über Add-Ins und “Archivieren” erfolgt die automatische Speicherung im Vorgangs-Archiv.

Adresswesen – Serienbrief

Es besteht die Möglichkeit, im Adresswesen mit der Funktion “Export” einen Serienbrief zu erzeugen. Dazu werden die Kriterien für die Adresse eingegeben und über “Word” gelangen wir in die Word-Integration. Hier wählen wir die gewünschte Vorlage und starten den Serienbrief mit “Ok übernehmen“. Für jede Adresse wird ein eigener Brief aus der Vorlage erstellt. Diese können wir z. B. über das Add-In “Archivieren” einer eigenen Aktivität zuordnen, über die die Aktion nachvollziehbar weiter bearbeitet werden kann.

Kurzbrief-Modul

Nicht immer ist es notwendig, einen ausführlichen Brief zu schreiben. Deshalb haben wir als Alternative das Kurzbrief-Modul zur Verfügung.

Auch dieses Modul finden wir an unzähligen Stellen im System. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich die Textbausteinverwaltung.

Da wir von einem Vorgang gestartet sind, werden die Vorgangsdaten übernommen. Basis sind auch hier Variablen. Der Text lässt sich ergänzen. Im Idealfall stehen verschiedene Kurzbriefe zur Auswahl. Mit “Drucken” geht es zum nächsten Schritt.

Als Formular ist ein standardisierter Kurzbrief hinterlegt. Optional legen wir noch fest, ob dieser Kurzbrief automatisch archiviert werden soll und falls ja, vergeben wir noch einen Betreff für die Speicherung. Mit “Drucken” schieben wir den nächsten Schritt an.

Bei aktivierter Option öffnet sich der Dialog für den neuen Archiveintrag.

Wir starten mit der Archivierung einer neuen Datei. Dazu wählen Sie entweder “Neu” in der Menüleiste oder klicken mit der rechten Maustaste in die Liste der Dokumente und wählen im Kontextmenü “Eintrag / Datei hinzufügen“.

Hinweis: wird kein Ordner ausgewählt, landet das Dokument automatisch im Ordner “Sonstiges”. Dieser sollte regelmäßig geprüft werden, um die Dokumente ggfls. nachträglich in den richtigen Ordner zu verschieben.

Es öffnet sich der Explorer, in dem Sie die Datei(en) auswählen und mit “Öffnen” die Auswahl bestätigen.

Sie füllen nun die Details zu diesem Archiveintrag. Der Betreff ist der erste Eintrag in der Dokumentenliste, der etwas über den Inhalt der Datei aussagt und sollte mit Bedacht gewählt werden. Die Bemerkung kann weiterführende Informationen enthalten. Optional kann der Dokumententyp bestimmt werden (wir empfehlen eine einheitliche Festlegung für das Unternehmen), der eine zusätzliche Filterung bei der Ansicht der Liste der Dokumente erlaubt.

Eine Besonderheit ist der Dokumenten Typ “Dokumenten-Vorlage”, den wir in in einem eigenen Kapitel erläutern.

Es gibt 5 Benutzerfelder, die unternehmensspezifisch festgelegt werden können. Sie dienen als zusätzliches Filterkriterium. Die Hinterlegung wird in den Grundeinstellungen getroffen.

Eine Besonderheit ist bei Nutzern des mobilen Monteurs das Benutzerfeld 5, dass mit dem Merker “MM-Anh-Auto” belegt wird. So werden automatische Anhänge für Montageaufträge gesteuert, z. B. Checklisten zur Wartung. Die genaue Funktionalität ist in einem eigenen Kapitel erklärt.

Mit den Beziehungen wird festgelegt, in welchen Archiven ein Link zu dem Dokument erzeugt wird. Diese Felder sind vorbelegt, wenn das Archiv aus einem Vorgang heraus aufgerufen wird.

Mit einem Klick in das graue Feld bei “freie Bezüge” (rechte Maustaste) können weitere Links zu Vorgängen gesetzt werden, die nicht unmittelbar zum Haupt-Vorgang gehören.

Mit den Optionen lassen sich Regularien zur Archivierung treffen, wobei sich das System jeweils die letzte Einstellung merkt und die Optionen nicht bei jeder neuen Archivierung zwingend gesetzt werden müssen.

Die einzelnen Punkte sind selbsterklärend und benötigen wohl keine weitere Ausführung.

Sind alle Felder gefüllt, wird mit “OK übernehmen” die Datei archiviert. Es folgt eine Erfolgsmeldung vom System mit der Nachfrage, ob die Originaldateien (die Datei im Explorer) gelöscht werden soll. So wird doppelter Speicherplatzbedarf gleich vermieden, wenn man mit “Ja” bestätigt.

Bei Mehrfacheinträgen von Bildern in einem Ordner kann über das “Auge” (Symbol) die Foto-Vorschau gestartet werden.

Im Kontextmenü zu einem Archiveintrag gibt es noch 2 weitere, direkte Funktionen.

• markierte Einträge löschen (alternativ den Button “Löschen” in der Menüleiste)
• markierten Einträgen einen freien Bezug hinzufügen (alternativ Reiter Beziehungen, freie Bezüge)

Im Kontextmenü der Datei in der Dokumentenliste (Fenster unten rechts) finden sich weitere Funktionen für dieses Dokument.

Revisionsmanager

Ist die Schrift des Dokumentes kursiv dargestellt, ist das ein Zeichen dafür, dass für dieses Dokument Revisionen vorhanden sind. Wir rufen über das Kontextmenü den Revisionsmanager auf.

In der Übersichtsliste werden alle vorhandenen Revisionen angezeigt. In den “Details” zum Dokument ist ersichtlich, welcher User diese Revision wann erzeugt hat. Auch hier stehen in der Menüleiste die Funktionen “überwacht öffnen” und “öffnen” zur Verfügung.

Über den Reiter “Vorschau” können die Dokumente betrachtet werden ohne sie zu öffnen.

Mit den Button “Neu” kann eine neue Revision zu dieser Original-Datei von einem beliebigen Laufwerk hochgeladen werden. 

Mischliste

Die “Mischliste” steht an den unterschiedlichsten Stellen im System zur Verfügung und hat immer die gleiche Funktionalität. Im ersten Schritt wird der Merker “Mischliste” aktiviert.

Sie markieren z. B. 1 Datei in der Dokumentenliste. Dann starten Sie eine Suche mit anderen Kriterien oder markieren in der Übersichtsliste eine weitere Datei (Mehrfachauswahl möglich). Der erste markierte Eintrag (in unserem Beispiel das Word-Dokument) bleibt in der Dokumentenliste erhalten, die anderen Auswahlen werden hinzugefügt. So können z. B. auch aus Sammeleinträgen einzelne Dokumente heraus gelöst werden. Diese Mischliste kann dann über das Kontextmenü weiter bearbeitet werden.

Nach Erledigung der Aufgaben wird die Mischliste durch einen erneuten Klick wieder deaktiviert.

Auswahl

Bei einer längeren Dokumentenliste können die Dateien mit einem Klick über das Untermenü von “Auswahl” markiert oder demarkiert werden.

Alle markierten Einträge

Hinter dem Menüpunkt “Alle markierten Einträge” verbergen sich gleich 6 Funktionen, die zum überwiegenden Teil selbsterklärend sind. “Speichern” bzw. “Exportieren” ermöglicht die Speicherung auf einem beliebigen Laufwerk. “Per e-Mail senden an” öffnet das firmeninterne Mailprogramm und fügt die Dokumente als Anlage bei. “Aus der Liste entfernen” löscht keine Dokumente, sondern entfernt sie nur aus der Auswahl.

Erklärungsbedarf gibt es wohl bei der Funktion “Drucken mit Firmenpapier-Hintergrund“. Viele automatisch erzeugte Dokumente werden auch heute noch auf Firmenpapier aus der Druckerei gedruckt und im Archiv verbleibt ein Dokument ohne Firmenkopf und Fußzeilen.

Für PDF-Dateien und systeminterne LL-Dateien kann nachträglich ein (digitaler) Ausdruck mit Firmenpapier-Daten erzeugt werden.

Dazu wird der entsprechende Pfad zu der Bilddatei hinterlegt. Einzelheiten zum neuen Dateinamen werden festgelegt sowie die Verwendung der Bilddatei auf den Seiten des Ausdrucks. Mit “Export” wird eine neue PDF-Datei erzeugt, auf dem nun der Firmenkopf und ggfls. die Fußzeile vorhanden sind. Diese neue Datei kann z. B. als Rechnungskopie per Mail versendet werden.

Datei zwischen Ordnern verschieben

Damit eine Datei in einen anderen Ordner verschoben werden kann, wird diese markiert und der Mauszeiger in Richtung 1. Spalte geschoben.

Es erscheint ein kleines Kreuz am Mauszeiger, wenn man die richtige (kleine) Stelle getroffen hat. In dem Moment wird die linke Maustaste gedrückt und gehalten.

Der Mauszeiger wird nun zu dem Zielordner bewegt (Maustaste gedrückt halten). Ein kleines Rechteck am Mauszeiger zeigt an, dass die Datei hierher verschoben werden kann. Ist der richtige Ordner erreicht, wird die Maustaste losgelassen.

Die Oberfläche des Archivs besteht aus 5 Hauptbereichen:

1. Die Ordnerstruktur
2. Die Liste der Dokumente
3. Die Dokumenteneigenschaften
4. Die Dokumentenliste
5. Die Menüleiste

Die Ordnerstruktur besteht aus den grauen Standardordnern und den vom Unternehmen selbst definierten gelben Ordnern. Wird z. B. im System eine Rechnung gedruckt, wird diese automatisch im Ordner “Rechnungen” abgelegt. So sind für die Druckvorgänge in kwp-bnWin.net Standardordner automatisch zugeordnet. Bei einer großen Anzahl von Archiveinträgen schaffen diese Ordner eine bessere Übersicht.

Über der Ordnerstruktur befindet sich eine Suchleiste, in der Menüleiste kann die erweiterte Suche gestartet werden.

Die Anzeige der Dokumente in der Dokumentenliste ist abhängig vom Startpunkt. Öffnen Sie das Archiv über “Journale –> Vorgangs-Archivierung” im Hauptmenü, werden alle im Archiv vorhandenen Dokumente angezeigt. Je nach Umfang des Archivs kann das längere Ladezeiten mit sich bringen.

Starten Sie an dieser Stelle eine Suche, werden nur noch Dokumente angezeigt, die unseren Suchkriterien entsprechen.

Starten Sie das Archiv aus einem Vorgang heraus (z. B. Adresskarte, Wartungsanlage, Projekt) wird das Archiv auf diesen Vorgang vorgefiltert geöffnet.

Klicken Sie dann auf einen beliebigen Ordner, werden nur noch die in diesem befindlichen Ordner Dokumente angezeigt.

Über die Dokumenteneigenschaften erhalten Sie mehr Informationen zu diesem Dokument. Die Beziehungen legen fest, in welchen Vorgangs-Archiven das Dokument angezeigt wird. Dabei werden untergeordnete Vorgänge automatisch eingebunden. Stellen Sie z. B. den Hauptbezug zu einer Wartungsanlage her, werden die der Wartungsanlage hinterlegten Adressen automatisch auch zugeordnet. 

Stellen Sie den Hauptbezug zu einer projektbezogenen Aktivität her, erfolgt die Verlinkung zusätzlich zur Aktivität automatisch im Projekt und den im Projekt vorhandenen (Haupt-)Adressen.

Archivieren Sie aber umgekehrt ein Dokument zu einer Adresse (in der Adressverwaltung), zu der es einen Regieauftrag gibt, erfolgt keine Anzeige des Dokuments im Archiv des Regieauftrages. 

Die Hierarchie der Archivierung ist eine (gewollte) Einbahnstraße von oben nach unten. Deshalb ist die Wahl des Hauptbezuges immer eine wichtige Entscheidung.

Über den freien Bezug kann der Link zum Dokument an weiteren – beliebigen – Stellen hinterlegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumente in einem Archiveintrag zusammenzufassen. Den Inhalt dieser Zusammenfassung können Sie sich unten rechts in der Dokumentenliste anschauen. Darüber hinaus bietet das Kontextmenü der Dokumentenliste noch zahlreiche Funktionen, die wir uns im Kapitel “Die Praxis” näher anschauen. 

Die Funktionen der Menüleiste im Überblick:

Wie bereits in der Archiv-Verwaltung erwähnt, können die Ordner im Archiv mit Gruppenrechten versehen werden, so dass nicht jeder User auf jeden Ordner (und damit jedes Dokument) zugreifen kann. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns in diesem Kapitel an.

In den allgemeinen Einstellungen werden die Verzeichnis-Rechte mit einem Haken aktiviert.

In den Einstellungen für die freie Verzeichnisstruktur sind die Verzeichnisrechte für Lesen, Schreiben und Löschen in diesem Ordner dann verfügbar.

Die entsprechenden Nutzergruppen werden in der Nutzerverwaltung verwaltet.

Innerhalb der Nutzerverwaltung gibt es den Reiter “Gruppen“. Dort werden neue Gruppen angelegt und dieser Gruppe werden User zugeordnet. Dann werden die Nutzerrechte je Gruppe vergeben. Das macht Sinn, weil nicht einzelne User verwaltet werden, sondern spezifische Gruppen.

Sind alle Nutzergruppen vorhanden, werden im Archiv die Rechtegruppen aktiviert.

Dazu wird der gewünschte Ordner markiert und im unteren (leeren) grauen Fenster über das Kontextmenü (rechte Maustaste) “Rechtegruppe hinzufügen” gewählt.

Im Fenster “Auswahl der Rechtegruppe(n)” werden die gewünschten Gruppen mit einem Haken ausgewählt und mit “OK übernehmen” wird die Eingabe gespeichert.

Im nächsten Schritt werden pro Gruppe die Rechte Lesen, Schreiben, Löschen zugeteilt. Bitte das Speichern nicht vergessen.

Meistens soll der Zugriff für die Nutzer des mobilen Monteurs oder der Apps eingeschränkt werden, die zwar in der Personalverwaltung aber nicht in der Benutzerverwaltung vorhanden sind. Damit die Monteure einer Usergruppe zugeordnet werden können, muss ein sog. “korrespondierender Benutzer” angelegt werden.

Zunächst wird z. B. der Monteur in der Benutzerverwaltung angelegt. In unserem Beispiel ist das Paul Projektleiter mit dem Kürzel “PRJ”. Er wird der gewünschten Benutzergruppe zugeordnet. Im nächsten Schritt wird in der Personalverwaltung bei Paul Projektleiter der korrenspondierende Benutzer “PRJ” eingetragen.

Durch diesen Eintrag in der Personalverwaltung werden alle Daten von Paul Projektleiter verdichtet, d.h. es gibt z. B. keine 2 verschiedenen Kalender für den User und den Monteur.

In der Archiv-Verwaltung werden neue Archive angelegt und – wie der Name schon verrät – verwaltet. Begonnen wird mit der Neuanlage. Dabei wird dringend empfohlen, für jedes Jahr ein neues Archiv anzulegen. Abrufbar sind grundsätzlich alle Jahre, solange ein Archiv nicht getrennt wird.

Bei der Nutzung des mobilen Monteurs und / oder der Apps ist eine SQL-Datenbank Voraussetzung, aber wir empfehlen – aus verschiedenen Gründen – immer die SQL-Nutzung.

Gestartet wird mit der Neuanlage und dem Button “Neu“.

Mit dem Button “OK übernehmen” werden die Daten gespeichert.

	Nach erfolgreicher Prüfung der Datenbankanbindung wird das Archiv erstellt, ist aber noch nicht aktiv.
	Im Kontextmenü zum Archiv (rechte Maustaste) findet sich die Funktion “Archiv aktivieren“. Erst mit dieser Aktivierung können die Dokumente in diesem Archiv abgelegt werden. Der Status eines Archivs wird in der ersten Spalte angezeigt.
Über das Kontextmenü kann ein aktives Archiv auch abgetrennt werden.

Die Dateien dieses Archives werden beim Aufruf des vorgangsbezogenen Archives zwar noch angezeigt, können aber nicht mehr geöffnet / bearbeitet werden. Über das Kontextmenü können getrennte Archive jederzeit wieder angehängt werden.

Ein getrenntes Archiv kann über das Kontextmenü endgültig gelöscht werden. Aus Gründen der Revisionssicherheit dürfen digitale Archive nicht gelöscht werden, wenn kein Papierarchiv existiert.

Reiter “Erweitert”

Auf dem Reiter “Erweitert” stehen weitere Funktionen zur Verfügung, die mit einem Klick auf den grünen Pfeil gestartet werden können. Aber ACHTUNG! Je nach Größe des Archives können diese Funktionen sehr viel Zeit in Anspruch nehmen und evtl. die Performance ausbremsen.

Anz. Einträge zeigt die Anzahl aller Dokumente einschl. der im Papierkorb befindlichen.

Erster / Letzter zeigt das Datum des ältesten und des neuesten Archiveintrages an.

Die Konsistenzprüfungen durchforsten das Archiv nach “Leichen”, die keinen Inhalt haben oder nicht der Revisionssicherheit entsprechen.

Die Konsitenzprüfung kann – je nach Umfang der Archive – sehr lange dauern und die Performance ausbremsen. Sie sollte ausschließlich zu Zeiten erfolgen, zu denen kein User angemeldet ist.

Die Prüfung wird mit einem Fortschrittsbalken angezeigt. Die einfache Prüfung durchsucht alle einfachen Dokumente, keine ZIP-Dateien.

Das Ergebnis wird im unteren Fensterbereich angezeigt.

Das Ergebnis liefert die Anzahl fehlerfreier und fehlerhafter Dateien. Dateien ohne Inhalt bekommen den Dokumenten-Typ “Dummydatei” und können so im Nachgang im Archiv gefiltert, geprüft und ggfls. gelöscht werden.

Gleichzeitig werden die Dateien auf Revisionssicherheit geprüft und Fehler werden angezeigt (da wir für diese Lektionen mit Musterdaten arbeiten, ist unser Archiv nicht revisionssicher. Diese Meldung sollte bei Ihnen – wenn überhaupt – nur vereinzelt auftreten).

Die erweiterte Konsistenzprüfung überprüft zusätzlich zu den einfachen Dokumenten die ZIP-Dateien auf Fehler. Dementsprechend länger dauert diese Prüfung.

Reiter “Volltextsuche”

Auf dem Reiter “Volltextsuche” wird der Suchindex für dieses Archiv aufgebaut, optional mit der OCR-Dokumentenindexierung. Ein bereits bestehender Index wird dabei gelöscht. Auch hier ist zu beachten, dass je nach Umfang des Archives diese Funktion lange Zeit in Anspruch nimmt und auch die Indexdatei sehr umfangreich sein kann.

Eine zusätzliche Funktion ist die automatische Steuerung von Checklisten zu Wartungsterminen. Voraussetzung hierfür ist in den Grundeinstellungen “Allgemein” der Eintrag “MM-Anh-Auto” im Benutzerfeld 5 (und das WW V2). Die korrekte Schreibweise ist dabei unbedingt zu beachten.

Dieser Eintrag sorgt dafür, dass einmal dem Wartungsintervall hinzugefügte Checklisten bei jeder Wartung automatisch an den mobilen Monteur übergeben werden. Wie das genau funktioniert, schauen wir uns jetzt an.

Sie wechseln in das Wartungswesen auf die gewünschte Wartungsanlage und dort auf den Reiter “Wartungen“. Sie markieren die gewünschten Wartung.

Im Kontextmenü (rechte Maustaste) wählen Sie die Funktion “Anhänge für dieses Wartungsintervall hinzufügen“.

Auf dem bekannten Weg fügen Sie nun eine (oder mehrere) Datei dem Archiv hinzu und mit “OK übernehmen” speichern Sie die Auswahl im Wartungsintervall. Das können neben Checklisten natürlich auch andere wartungsrelevante Dokumente sein.

Sie erhalten die Bestätigung bei erfolgreicher Übernahme mit der Option, die Datei (auf dem ursprünglichen Laufwerk) zu löschen.

Wann auch immer ein Montageauftrag zu diesem Wartungsintervall, für den mobilen Monteur, erzeugt wird – die zugeordnete Datei(en) wird automatisch mit dem Auftrag übergeben.

Grundsätzlich ist das Archiv über den Reiter Journale und den Menüpunkt “Vorgangs-Archivierung” zu erreichen. Hier öffnet sich das Hauptarchiv ungefiltert mit allen Einträgen. In allen Modulen finden Sie dann aber auch einen Button “Archiv”, der je nach Ausgangspunkt das Archiv vorgefiltert öffnet. Hier ein paar Beispiele:

• beim Start auf einer Adresskarte werden alle Einträge angezeigt, die mit dieser Adresse verknüpft sind
• beim Start auf einem Projekt werden alle Einträge angezeigt, die mit diesem Projekt verknüpft sind
• beim Start auf einer Wartung werden alle Einträge angezeigt, die mit dieser Wartung verknüpft sind. Archiveinträge zu der Wartungsanlage werden nicht angezeigt, wenn sie keinen Bezug zu dieser Wartung haben

Finden Sie also erwartete Dokumente nicht, müssen Sie prüfen, ob der Einstieg in das Vorgangs-Archiv an der richtigen Stelle erfolgt ist.

Grundsätzlich ist jedes Dokument nur einmal im Archiv vorhanden und die Anzeige ist an beliebig vielen Stellen verknüpft.

Wie in fast allen Modulen treffen Sie vor der Nutzung des Archivs ein paar grundlegende Einstellungen. Zu finden über das Zahnrad oben rechts.

Im linken Fensterbereich finden Sie die einzustellenden Optionen. Bis auf die persönlichen Einstellungen sollten diese Optionen nur durch den Admin änderbar sein.

• Allgemein
• Autom. archivieren
• Freie Verzeichnis-
  struktur
• Volltextsuche
• Microsoft-Office
  AddIn
• Persönliche
  Einstellungen
• Archiv-
  Verwaltung
• Bemerkungscode

Die Dateiablage wird in der Archiv-Verwaltung vorgegeben (SQL immer empfohlen). Die Revisionssicherheit ist derzeit nicht änderbar. Selbstverständlich werden die gesetzlichen Vorgaben zur Revisionssicherheit erfüllt.

Die Aktivierung der Verzeichnis-Rechte erlaubt den nutzerbezogenen Zugriff auf die Ordner im Archiv (freie Verzeichnisstruktur).

Es stehen 5 Benutzerfelder zur Verfügung, um die archivierten Dateien zusätzlich mit unternehmensbezogenen Strukturebenen (Filtermöglichkeiten) zu versehen. Benutzerfeld 5 ist reserviert für einen Automatismus beim Versenden von Checklisten an den mobilen Monteur (MM-Anh-Auto).

Es gibt einen komfortablen KWP TIF-Editor für die Bearbeitung von TIF-Dateien, der optional mit einem Haken aktiviert werden kann.

Export der Archivdateien mit Dateinamenergänzung für Revisionierung bedeutet, dass beim externen Speichern dieser Datei nicht der ursprüngliche Dateiname erhalten bleibt, sondern automatisch mit einer Ergänzung versehen wird.

Bei der Archivierung der Dateien unterscheidet man zwei grundlegende Funktionalitäten:

a)    Die Archivierung der intern, also in kwp-bnWin.net, erstellten Dokumente

b)    Die Archivierung externer Dokumente

Die Zuordnung erfolgt hier nur bedingt automatisch – je nach Vorgehensweise wird der Vorgang manuell oder automatisch gewählt. 

Die Dokumente unter a) werden in den grauen Ordnern des Archivs gespeichert. Unter “Automatisches Archivieren” kann ausgewählt werden, welche Drucke aus dem System archiviert werden. Wie vom Gesetzgeber gefordert, sind Rechnungen, Gutschriften und Kassenbelege nicht abwählbar. Alle anderen Optionen können mit einem Haken aktiviert (wird automatisch archiviert) oder deaktiviert (wird nicht automatisch archiviert) werden.

Neben den grauen (vom System vorgegebenen) Ordnern, kann immer eine freie Verzeichnisstruktur angelegt werden, die die Ansprüche pro Unternehmen abbildet. Diese Ordnerstruktur ist mit gelben Ordnern ausgestattet. Zusätzlich können über die Rechtegruppen aus der Benutzerverwaltung für diese Ordner Verzeichnisrechte vergeben werden. Die Archivierung in diesen Ordnern erfolgt (überwiegend) manuell.

Im Menüpunkt “Volltextsuche” werden die Kriterien für die Suchfunktion im Archiv festgelegt. Wir unterscheiden zwischen

• SQL-basierte Suche
• Schnellsuche
• elastic search

Bei Archiven auf SQL-Basis wird in der SQL-Datenbank gesucht. 

Bei der Schnellsuche wird ein Suchindex aufgebaut, der in den Details und Benutzerfeldern nach Begriffen sucht. Dieser Dienst wird ab Ende 2025 nicht mehr unterstützt und 2026 abgeschaltet. Mehr Informationen hier zu auf unserer Website.

elastic search ist die neueste und komfortabelste Suchfunktion, die zwar hier im Archiv aktiviert wird, aber die Einstellungen hierfür werden in den Modulen getroffen. Für die elastic search gibt es eine eigene IPrendo-Lektion. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website.

In jedem Fall muss der Pfad für den aktiven Suchindex hinterlegt werden.

Unabhängig von der aktivierten Option für den Suchindex kann die OCR-Volltextsuche in den Dokumenten ausgewählt werden. Es handelt sich hierbei um ein separates Modul mit eigener Lektion. Hier besteht die Möglichkeit nach Begriffen im Dokument selbst zu suchen, sofern es sich um durchsuchbare Elemente handelt (die ggfls. bereits mit OCR-Scan eingelesen wurden).

Office-Anwender können optional ein AddIn aktivieren, dass die direkte Archivierung aus Word und Excel heraus ermöglicht.

Die persönlichen Einstellungen im Archiv sind nutzerbezogen und jederzeit änderbar. Hier werden Ansicht, Sortierung und Suchkriterien festgelegt.

Ladeverhalten	Wie viele Einträge sollen max. angezeigt werden, wenn das Archiv geöffnet wird?  Soll das Dokument automatisch geöffnet werden, wenn nur ein Archiveintrag vorhanden ist? Wenn das einzelne Dokument geöffnet werden soll, dann mit einer externen Anwendung oder der internen Vorschau im Archiv?
Darstellung Liste	Wie viele Einträge werden pro Seite angezeigt? Sollen Unterprojekte beim Aufruf des Hauptprojektes mit angezeigt werden? Nach welchem Kriterium (1) sollen die Dokumente zuerst sortiert werden? Nach welchem Kriterium (2) sollen die Dokumente innerhalb der eingestellten Sortierung (1) geordnet werden (z. B. erst nach Anlagezeitpunkt, dann nach Vorgangsnummer)? Soll die Spalte “Dokumententyp” mit angezeigt werden? Sollen Gliederungen (Strukturebenen mit + oder -, wie im Explorer) beim Aufruf des Archivs eingeklappt sein (+ vor dem Ordner)?
Schnellsuche	Wir empfehlen diesen Dienst nicht mehr zu nutzen, da er ab Ende 2025 nicht mehr unterstützt und in 2026 abgeschaltet wird.
Achivierung	Die automatische Warnmeldung vom System, wenn ohne Bezug archiviert wird, kann hier de-/ aktiviert werden. Die Bezugseingabe (Beziehungen des Dokumentes) kann auf manuell umgestellt werden, d.h. statt über die 3 Punkte eine Auswahl zu treffen, kann z. B. die Vorgangsnummer manuell eingegeben werden. Bei falscher Nummerneingabe erfolgt u.U. keine oder eine falsche Archivierung.
Default-Pfade	Hier werden die persönlichen Laufwerke angegeben, von denen aus der Nutzer standardmäßig neue Dokumente ins Archiv lädt bzw. wo standardmäßig externe Dokumente geöffnet werden. (z. B. C:/Benutzer/KWP/Bilder).
Bilder-Vorschau	Hier wird die Auflösung der Vorschau-Bilder eingestellt. Je größer die Auflösung, desto länger die Ladezeit.

In der Archiv-Verwaltung werden Archive neu angelegt, getrennt oder gelöscht. Zusätzliche Prüfungsoptionen stehen auch zur Verfügung. Die Archiv-Verwaltung ist das essentielle Tool für die Nutzung der Archive.

Die Bemerkungscodes sind für die Zuordnung der Dokumente bei der Verwendung des Moduls “Scanimport”. Für dieses komplexe Modul gibt es eine eigene iPrendo-Lektion. Der Bemerkungscode wird in den Barcode eingebettet und bei der Archivierung wird der entsprechende Betreff für das Dokument vergeben.

Weiterführende Informationen zu den Funktionen finden Sie in den anderen Menüpunkten der Online-Hilfe oder in unserer umfangreichen IPrendo-Lektion zum Thema Vorgangs-Archivierung und Scanimport.