Die Oberfläche des Archivs besteht aus 5 Hauptbereichen:

1. Die Ordnerstruktur
2. Die Liste der Dokumente
3. Die Dokumenteneigenschaften
4. Die Dokumentenliste
5. Die Menüleiste

Die Ordnerstruktur besteht aus den grauen Standardordnern und den vom Unternehmen selbst definierten gelben Ordnern. Wird z. B. im System eine Rechnung gedruckt, wird diese automatisch im Ordner “Rechnungen” abgelegt. So sind für die Druckvorgänge in kwp-bnWin.net Standardordner automatisch zugeordnet. Bei einer großen Anzahl von Archiveinträgen schaffen diese Ordner eine bessere Übersicht.

Über der Ordnerstruktur befindet sich eine Suchleiste, in der Menüleiste kann die erweiterte Suche gestartet werden.

Die Anzeige der Dokumente in der Dokumentenliste ist abhängig vom Startpunkt. Öffnen Sie das Archiv über “Journale –> Vorgangs-Archivierung” im Hauptmenü, werden alle im Archiv vorhandenen Dokumente angezeigt. Je nach Umfang des Archivs kann das längere Ladezeiten mit sich bringen.

Starten Sie an dieser Stelle eine Suche, werden nur noch Dokumente angezeigt, die unseren Suchkriterien entsprechen.

Starten Sie das Archiv aus einem Vorgang heraus (z. B. Adresskarte, Wartungsanlage, Projekt) wird das Archiv auf diesen Vorgang vorgefiltert geöffnet.

Klicken Sie dann auf einen beliebigen Ordner, werden nur noch die in diesem befindlichen Ordner Dokumente angezeigt.

Über die Dokumenteneigenschaften erhalten Sie mehr Informationen zu diesem Dokument. Die Beziehungen legen fest, in welchen Vorgangs-Archiven das Dokument angezeigt wird. Dabei werden untergeordnete Vorgänge automatisch eingebunden. Stellen Sie z. B. den Hauptbezug zu einer Wartungsanlage her, werden die der Wartungsanlage hinterlegten Adressen automatisch auch zugeordnet. 

Stellen Sie den Hauptbezug zu einer projektbezogenen Aktivität her, erfolgt die Verlinkung zusätzlich zur Aktivität automatisch im Projekt und den im Projekt vorhandenen (Haupt-)Adressen.

Archivieren Sie aber umgekehrt ein Dokument zu einer Adresse (in der Adressverwaltung), zu der es einen Regieauftrag gibt, erfolgt keine Anzeige des Dokuments im Archiv des Regieauftrages. 

Die Hierarchie der Archivierung ist eine (gewollte) Einbahnstraße von oben nach unten. Deshalb ist die Wahl des Hauptbezuges immer eine wichtige Entscheidung.

Über den freien Bezug kann der Link zum Dokument an weiteren – beliebigen – Stellen hinterlegt werden.

Es besteht die Möglichkeit, mehrere Dokumente in einem Archiveintrag zusammenzufassen. Den Inhalt dieser Zusammenfassung können Sie sich unten rechts in der Dokumentenliste anschauen. Darüber hinaus bietet das Kontextmenü der Dokumentenliste noch zahlreiche Funktionen, die wir uns im Kapitel “Die Praxis” näher anschauen. 

Die Funktionen der Menüleiste im Überblick: