Um Ihre hinterlegten, deutschen Bankverbindungen (Kontonummer und BLZ) nicht manuell ändern zu müssen, haben wir für Sie ein Konvertierungsprogramm erstellt. Dieses finden Sie unter VERWALTUNG – BANKVERVERBINDUNGEN. Über den Button „Konvert“ werden sämtliche deutsche Bankdaten im Adress-Stamm auf IBAN und BIC konvertiert. Diese Konvertierung können Sie auch mehrmals laufen lassen. Vor allem dann, wenn Ihnen einzelne, neue Lieferanten noch keine IBAN und BIC mitgeteilt haben.

Im Firmenstamm kann die Gläubiger-ID hinterlegt werden.

Bitte denken Sie auch daran, Ihre eigenen Bank-Daten manuell zu pflegen bzw. auf Ihren Formularen (Rechnung und Mahnung) zu aktua-lisieren.

Das Startfenster bzw. die Oberfläche des Eingangsrechnungsbuches besteht aus vier Bildschirmteilen auf der linken Seite finden Sie die Schnellerfassung in welcher Sie die Felder anhaken können die über die Enter-Taste bei der Rechnungserfassung angesprungen werden. Im oberen Bereich die erste horizontale Leiste beinhaltet die Filter, über welche Sie die Anzeige der vorhandenen Eingangsrechnungen im Listenfeld weiter unten steuern können. Des weiteren werden auf dieser Leiste die Werte des aktuellen Wirtschaftsjahres angezeigt und die Werte der aktuellen Selektion über die Filter. Diese Werte sind jeweils aufgeteilt in offen, bezahlt und gesamt.

In der Liste der Eingangsrechnungen können Sie sich die Spalten durch Drag-and-drop d.h. durch Ziehen mit der Maus in die gewünschte Reihenfolge bringen. Die Spaltenköpfe mit ihren Bezeichnungen sind wiederum Sortierfelder, die Sie per Mausklick aufsteigend oder absteigend sortieren können. Die in der Liste bereits erfassten Eingangsrechnungen, können über die Rechte Maustaste manipuliert werden. Selektieren Sie eine oder mehrere Eingangsrechnungen und klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Markierung.

In dem Kontextmenü stehen folgende Einträge zur Verfügung:

– Eingangsrechnungen zurückschicken

– Status zurückgeschickt aufheben

– Eingangsrechnungen stornieren

– Einrechnungen abschließen

Im unteren Teil des Bildschirms finden Sie die Register für die Erfassung, Buchung und Zahlung der Eingangsrechnungen einen Register für Bemerkungen und einen Register mit dem aufgezeichneten Protokoll, das vom Programm geführt wird.

Um auf dem Register Rechnungsdetails eine Rechnung erfassen zu können, klicken Sie bitte auf Neu. Je nachdem ob die Erfassung der Eingangsrechnungen manuell oder über einen Scanner erfolgt, wird die ER-Buchnummer automatisch generiert oder von Ihnen von Hand eingegeben.

Wählen Sie anschließend den Kreditor aus und füllen die Daten wie angezeigt. Sind alle Daten ausgefüllt klicken Sie bitte auf den Schalter anlegen.

Soll sofort eine Abbuchung erzeugt werden dann setzen Sie bitte den Haken bei der Option “wird abgebucht“. Nach dem Klick auf den Schalter anlegen erscheint dann sofort der Dialog in welchem die Abbuchung erzeugt werden kann. Auf dem Register Buchungen wird dann ein automatischer Buchungssatz angelegt, mit dem Defaultkonto versehen und sofort auf dem Register Zahlungen als bezahlt gekennzeichnet. Das Defaultkonto kann in den Einstellungen des Eingangsrechnungsbuches definiert werden. In der Bemerkung der Buchung steht dann der Hinweis “Automatische Verbuchung“. Sollten Sie keine automatische Abbuchung erzeugt haben können Sie nun auf dem Register Buchungen über den Schalter neu einen Buchungssatz anlegen, den Betrag übernehmen oder ändern, um eine Splitbuchung anzulegen. Dann muss die Zahlung auf dem Register Zahlungen ebenfalls manuell durchgeführt werden.

Mitgedacht: Wenn Sie Lieferanten mit Abbuchungsvollmacht haben, so können Sie dies bereits im Adressstamm durch die Zahlungskondition 98 hinterlegen. Wählen Sie hierzu in der Adressverwaltung den Register “Zahlungsvereinbarungen/Zahlungskonditionen” aus und hinterlegen dort die Zahlungskondition 98. Weitere Informationen zu den Zahlungskonditionen finden Sie im Menü “Verwaltung/Konditionstabelle“.