Die Wertstellung einer Eingangsrechnung kann auf das Baustellenlager eines Projektes erfolgen. Wählen Sie hierzu im Register “Buchung” die Spalten “Vorgangsart” und “Vorgangs-Nr.:“, es erscheint der Schalter  , klicken Sie diesen Schalter an. Es erscheint der Dialog zur Auswahl des gewünschten Projektes.

Wählen Sie das Projekt aus, auf welches die Wertstellung der Eingangsrechnung erfolgen soll. Klicken Sie auf den Schalter “Übernehmen“, um die Eingangsrechnung auf das Baustellenlager zu buchen. Die Eingangsrechnung ist nun auf die Baustelle gebucht.

Im Baustellenlager wird die Eingangsrechnung gebucht. Sie ist gekennzeichnet mit der ER-Nummer aus dem Eingangsrechnungsbuch. Lesen Sie zur Bedienung der Materialerfassung bitte auch die Hilfe zur Materialwirtschaft.

Die Verbindung vom Bestellwesen ins Eingangsrechnungsbuch findet im Bestellwesen über die Rechnungskontrolle statt. Sobald Sie im Bestellwesen eine Rechnung kontrollieren, wird, falls im Eingangsrechnungsbuch in den Grunddaten so definiert, der Dialog zum übernehmen der Rechnungsdaten ins Eingangsrechnungsbuch gestartet. Hier wiederum gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist in diesem Dialog direkt eine Eingangsrechnung anzulegen, die zweite Möglichkeit eine schon vorhandene Rechnung im Eingangsrechnungsbuch der Rechnungskontrolle zuzuweisen.

Um die Daten ihres Eingangsrechnungsbuches an FIBU zu übergeben klicken Sie bitte auf den Schalter FIBU Ex-, Import. Der Dialog zur Übergabe der Daten an die Finanzbuchhaltung erscheint. Dort wählen Sie bitte den Übergabe im Monat aus, und schränken gegebenenfalls die Übergabe der Rechnungen durch die Filter Nummer von bis oder Sachbearbeiter ein. Wählen Sie dann den Schalter Export. Es wird eine Übergabedatei erzeugt, die im angegebenen Ausgabe Ordner zu finden ist. In diesem Dialog können Sie auch Daten aus ihrer Finanzbuchhaltung, z.B. Zahlungsinformationen, in das Eingangsrechnungsbuch importieren.

Im Internet unter http://www.kwp-info.de finden Sie eine breite Auswahl an Auswertungen für das Eingangsrechnungsbuch. Diese können Sie dann über den Menüpunkt Journale-Auswertungen im Hauptprogramm oder aus dem Eingangsrechnungsbuch heraus starten.

Im bnInfoCenter finden Sie auch eine Auswahl an Informationen rund um die Eingangsrechnungen. Bei aktivierter Option „Eingangsrechnungsbuch integrieren“ finden Sie auf der Übersichtsseite eine grobe Aufstellung der Rechnungen, die detaillierte Version finden Sie in den Unternehmenszahlen in der Rubrik „Kosten“.

Die Filterleiste entspricht den Filtern im gesamten Programm und wir intuitiv bedient.

Um eine Rechnung nach bestimmten Kriterien zu suchen, wählen Sie bitte Suchfeld recht oben aus.  Geben den Suchbegriff ein und klicken dann auf den Schalter mit der Lupe. Das Ergebnis wird als Liste angezeigt.

Möchten Sie nach der Bearbeitung zur Ansicht mit allen Rechnungen zurückkehren, dann klicken Sie auf den aktualisieren Schalter. Die Ansicht zeigt jetzt wieder alle Rechnungen an, die Ihren eingestellten Filtern entsprechen.

Auf dem Register Zahlstatus kann der Status der Eingangsrechnung eingesehen werden. In der Spalte “freigeg.” kann eine erfasste Rechnung zur Zahlung freigegeben werden. Wurde eine Rechnung bezahlt, in dem eine Abbuchung erstellt wurde, oder die Rechnung in ein Bankprogramm übergeben wurde, können Sie die Zahlungsdaten hier nachsehen.

Unter Bemerkungen haben Sie die Möglichkeit, zu eingegangenen und erfassten Rechnungen Bemerkungen zu hinterlegen, welche zur Rechnung gespeichert werden. Sie können bis zu fünf Benutzerfelder in den Grunddaten definieren, welche Sie hier füllen können.

Sind für einen Lieferanten mehrere Rechnungen zur Zahlung fällig, so kann statt vieler Einzelüberweisungen auch eine Sammelüberweisung mit Sammel-Export durchgeführt werden. Wie erkenne ich, dass für einen Lieferanten mehrere unbezahlte Rechnungen vorhanden sind?

Im Dialog für die Ausgabe einer SEPA (Einzelüberweisung) wird z.B. durch die (3) signalisiert, dass für den Lieferanten drei unbezahlte Rechnungen im System vorhanden sind. Der Anwender kann nun entscheiden, ob er diese drei Rechnungen einzeln überweisen möchte oder eine Sammelüberweisung erstellt.

Für eine Sammelüberweisung wählen Sie, wie oben beschrieben Sammel-Export aus.

Der Dateipfad (Ort auf dem Datenträger) muss nur einmal ausgewählt werden. Ab diesem Zeitpunkt wird die Ausgabedatei immer an diesem Ort gespeichert, bis Sie diesen manuell ändern. Nach der Ausgabe der Datei werden die gewählten Rechnungen als bezahlt gekennzeichnet. lesen Sie hierzu auch weiter unter Zahlstatus.

Farbige Anzeige von zu überweisenden ER, was bedeuten die Farben:

Überfällig = orange

Skonto fällig = koralle

Automatisches ziehen von Skonto =  Hellblau (falls Math.Abs(Zahlbetrag) – Math.Abs(Brutto) <> 0)

Tragen Sie die Kontodaten für den Debitor und den Kreditor ein, oder wählen Sie über Listfeld eine schon hinterlegte Bank aus. Mit dem Schalter “Übernehmen” wird eine Abbuchung, Zahlung für die vorher markierte Rechnung erstellt. Auf dem Register Rechnungsdetails wird die Option “wird abgebucht” grau hinterlegt und mit einem Haken versehen . Die Zahlung ist hiermit gebucht. Der Status der Rechnung wird auf abgeschlossen gestellt.