Neues Projekt

Um ein neues Projekt zu erstellen, wählen Sie die Schaltfläche “Neu“.

Sie gelangen in die Adressen-Verwaltung von kwp-bnWin.net. Zur Auswahl der Projektadresse suchen Sie in der Adressen-Verwaltung die Adresse, für die Sie das Projekt erstellen möchten. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit der Schaltfläche “Übernehmen“.

Sie erhalten das Dialogfeld Projekt Neuerfassung zur Vergabe der Projektnummer und der Projektbezeichnung. Wählen Sie ggf. die Abteilung aus.

Steht die Projektnummer auf automatisch haben Sie trotzdem die Möglichkeit einmalig und ohne die grundsätzlich hinterlege Vergabelogik der Nummer zu ändern die Projektnummer manuell zu vergeben, indem sie in das Wort Projektnummer mit der rechten Maustaste klicken und dann eine manuelle Eingabe vornehmen.

Haben Sie im Menü “Verwaltung – Firmenstamm” im Register “Nummernkreise” Projektnummer manuell ausgewählt, so müssen Sie hier neben der Projektbezeichnung auch die Projektnummer vergeben.

Verwendung eines Schemas

Als Grundlage für die Neuanlage eines Projekts kann ein SCHEMA verwendet werden.

Dabei werden aus dem SCHEMA die Kopfdaten des Projekts, Zahlungskonditionen, Endetexte sowie auch die Kalkulationsdaten übernommen.

Positionen werden NICHT übernommen.

Interessant ist das Projektschema für Anwender, die Projekte für Privat, Gewerbe oder immer die gleichen Industriekunden anlegen. Diese Anwender können sich die Kalkulationsdaten je Gruppe entsprechend in einem SCHEMA definieren und dieses SCHEMA bei neuen Projekten immer wieder heranziehen.

Wie wird ein SCHEMA angelegt?

Sie legen sich ein neues Projekt an. Stellen dann für diese Projekt die Kalkulationsdaten (PosErfassung – Kalkulationsdaten), Zahlungskonditionen, Kopfdaten wie z.B. Kategorie und auch die Endetexte entsprechend ein. Anschließend exportieren Sie das Projekt über den Projektaustausch in den Vorlagen-Ordner. Nun steht das Projekt als SCHEMA zur Verfügung.

Projektdaten

Nach der Neuanlage des Projektes können Sie die variablen Daten füllen.

Einen besonderen Stellenwert nimmt der Projektstatus ein. Der Projektstatus dient primär zur Gruppierung und Sortierung der Projekte und kann in den Projekteinstellungen selbst definiert werden. Die Status “Auftrag noch nicht vergeben”, “Auftrag eingegangen” und “Auftrag abgeschlossen” haben Programmfunktionalität und bewirken, dass das entsprechende Projekt in anderen Programmteilen verarbeitet werden kann oder nicht.

Kategorien können benutzt werden, um Projekte bestimmten Gruppen zuzuordnen.

Ein Beispiel aus der Praxis wäre, um was für eine Art von Projekt es sich handelt. Zum Beispiel könnte es sich bei dem Projekt um Renovierungsarbeiten handeln. Dann würden sie das Projekt zu der Kategorie Renovierung zuordnen. Damit hätten sie die Möglichkeit über die Kategorie herauszufinden bei welchen Projekten Renovierungsarbeiten getätigt wurden. Ein weiteres Beispiel könnte sein, sie haben bestimmte Arbeiten auf Kulanz oder Garantie erledigt. Dann würden diese Projekte die Kategorie Kulanz oder Garantie erhalten was die Auswertung dieser später erleichtert.

Qualifikationen können benutzt werden, um bei der Disposition der Aufträge den passenden Monteur auszuwählen.

In der Verwaltung –> Personal-Lohnarten-Feiertage können den Monteuren ebenfalls Qualifikationen aus dieser Liste zugewiesen werden. Das unterstützt die Disposition.

Die Option “Direktlieferung” bewirkt, dass bei Buchungen im Baustellenlager, das Lager nicht belastet wird und bei Bestellungen zu diesem Projekt, wird die Projekt-/Lieferadresse als Lieferadresse in der Bestellung hinterlegt.

Die Zusatzfelder können über einen Eintrag in der BnContrl.ini aktiviert werden und bieten eine weitere Einteilung der Projekte, welche bis in die Journale (Rechnung und Angebot) durchgeschleift werden.

Die nicht erwähnten Felder sind selbsterklärend.

Projektadressen

Über das Register Adressen können Sie die hinterlegten Adressen einsehen und ggf. ändern. Möchten sie eine Adresse austauschen, muss diese in der Adressverwaltung angelegt sein und kann über den blauen Link des Adresskürzels geändert werden. Die Wordintegration und das KWP Kurzbriefmodul sind ebenfalls von hier erreichbar. Selbstverständlich können von hier aus auch, über die Symbole der Art, die Funktionalitäten der TAPI und die Verlinkung mit E-Mail und Webseiten genutzt werden.

Kalkulationsübersicht

Die Kalkulationsübersicht verschafft Ihnen einen Überblick zu den aktuellen Einkaufs- und Verkaufswerten. Hier werden keine Grenzkosten im Material und Rohstoff berücksichtigt. Die Ansicht lässt sich vom Faktor auf den tatsächlichen Wert umschalten, klicken Sie dazu auf die Option “Zuschlagswert“.

Vereinbarungen

Hier haben Sie die Möglichkeit, feste Vereinbarungen zu einem Projekt zu hinterlegen.

Unter “Festpreis Material” und “Festpreis Lohn” können Sie einen Pauschalpreis für ein Projekt eingeben. Unter “Genereller Nachlass” kann ein Nachlass als Pauschale, oder als prozentualer Nachlass hinterlegt werden. Dieser Nachlass kann hier auch gleich in die “Endberechnungen” übernommen werden. Hier können können nochmals Zu- und Abschläge, Stufen-Nachlässe und Lohndifferenzrechnungen vorgenommen werden.

Unter “Zahlungskondition für Rechnungen” hinterlegen Sie die gewünschte Zahlungskondition für dieses Projekt, getrennt nach Abschlags- und Schlussrechnungen.

Wenn Sie einen Festpreis für das gewählte Projekt hinterlegen, werden folgende Einschränkungen gültig:

– im Angebots- und Rechnungsdruck werden keine Positionspreise mehr ausgegeben, es gibt nur einen Gesamtpreis.

– keine Rechnung nach Aufmass, keine Druck von/bis Titel/Position und kein Druck auf Grund eines Nachtrages.

– Die Festpreisvereinbarungen werden auch in der Vor- und Nachkalkulation berücksichtigt.

Die genannten Einschränkungen gelten nicht für die Verarbeitung von GAEB-Dateien.

Vorgänge

Im Register Vorgänge werden alle zum Projekt gehörigen Einträge gelistet.

Über einen Doppelklick auf den jeweiligen Eintrag, gelangen Sie in den entsprechenden Programmteil, wobei die Anzeige auf das gewählte Projekt eingeschränkt wird.

Zum Beispiel bringt Sie ein Doppelklick auf ein gedrucktes Angebot ins Angebotsjournal, wo Sie sich einen Überblick über die Positionen und die Angebotswerte verschaffen können.

Zusätzlich können Sie an dieser Stelle “Links” für das Projekt hinterlegen. Dazu klicken Sie auf “Links verwalten” und im Fenster für die Einstellungen öffnen Sie im Kontextmenü (rechte Maustaste) “Link hinzufügen“.

Hier können Sie z.B. Revisionsunterlagen für das Projekt verlinken. Montageanleitungen, Bedienungsanleitungen, Kundenprotale, etc.. Aber auch interne Dokumente, die auf einen für alle Mitarbeiter erreichbarem Laufwerk liegen.

Beschreibung: hier vergeben Sie einen eigenen Namen für den Link bzw. das Dokument.

Link: hier fügen Sie entweder einen Internet-Link oder den Pfad zu einem Dokument ein.

Globaler Link: bei Aktivierung mit einem Haken erscheint dieser Link automatisch in jedem Projekt (in Abhängigkeit vom eingestellten Status).

Ab Hauptstatus: der Link wird erst in dem Projekt angezeigt, wenn der hier eingestellte Hauptstatus erreicht ist.

Bis Hauptstatus: der Link wird nur so lange im Projekt angezeigt, bis der hier eingestellte Hauptstatus übersprungen wird.

Regieaufträge

Im Register Regieaufträge werden alle zum Projekt gehörigen Regieaufträge gelistet.

Über einen Doppelklick können Sie den entsprechenden Regieauftrag öffnen und über die rechte Maustaste können Sie einen neuen Regieauftrag zum markierten Projekt anlegen. Sind Regieaufträge mit einem Projekt verknüpft, erhalten Sie in der Nachkalkulation die entsprechenden Fakturawerte gelistet.

Archiv

Archiveinträge zum gewählten Projekt. Mit Doppelklick können die Archivdateien geöffnet werden. Über die rechte Maustaste können die üblichen Funktionen des Archives genutzt werden.

Status Nachträge

Alle vorhandenen Nachträge werden hier gelistet.

Nachdem ein Datum in der Spalte “beauftragt am” eingetragen wird, laufen die Werte der Nachträge in die Nachkalkulation.

Nachträge können in diesem Register auch neu angelegt werden, indem Sie mit der rechten Maustaste in die graue Fläche des Registers klicken und einen neuen Auftrag anlegen. Achten Sie auch hier bitte auf den eingestellten Status. Erst wenn der Status auf beauftragt steht, werden die Werte des Nachtrags in der Nach-/Begleitkalkulation angezeigt.

Nachträge können hier auch gelöscht werden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Nachtrag klicken und im Kontextmenü löschen wählen.

Zusatz-Infos

In der Auftragssumme kann ein, von der tatsächlichen Projektsumme, abweichender Betrag eingegeben werden, der der tatsächlichen Auftragssumme entspricht. Des Weiteren kann hier das Auftragsdatum und das Submissionsdatum eingegeben werden. Das Submissionsdatum ist das Datum, an dem für öffentliche Ausschreibungen abgegebene Angebote geöffnet werden, auch letztes Abgabedatum. Der Fertigstellungsgrad wird anhand der unten zu sehenden Werte dargestellt. Über den Schiebeschalter kann eine Hochrechnung erstellt werden, die einen prozentualen  Anteil der Summen enthält. Zusätzlich können diese Werte für die Projektampel- und Projektplanung ignoriert werden.

Adressen

Hinterlegen Sie hier alle Adressen, die mit dem Projekt verbunden sein sollen. Subunternehmer, Großhändler, Lieferadressen, usw.. Über die rechte Maustaste kann eine neue Adresszeile angelegt werden.