Grundfunktionen des Preisspiegels

Den Preisspiegel erreichen wir über Materialwirtschaft –> Preisspiegel im Projektwesen.

Im oberen Bereich stehen uns verschiedene Filtermöglichkeiten zur Verfügung.

Innerhalb des Fensters kann die Anzeige der Spalten mittels Scrollbalken variiert werden.

Wie an so vielen Tabellenansichten kann auch hier die Reihenfolge der Spalten geändert werden. Dafür eine Spaltenüberschrift mit der linken Maustaste anklicken, Maustaste gedrückt halten und Spalte verschieben. An der gewünschten Stelle die Maustaste loslassen.

Im rechten Fensterbereich finden Sie eine umfangreiche Menüleiste.

Grundfunktionen der Positionen

Für die Bearbeitung des Preisspiegels finden sich die wesentlichen Funktionen in der Positionsbearbeitung.

Mit den Details beschäftigen wir uns in den einzelnen Kapiteln für die unterschiedlichen Preisspiegel. Schauen wir uns hier aber schon einmal die Menüleiste an.

Preisspiegel für ein komplettes LV anlegen

Im ersten Schritt markieren Sie das gewünschte Projekt und wechseln über “Materialwirtschaft” in den “Preisspiegel“.

Im neuen Fenster “Neuanlage/ Auswahl Preisspiegel” wählen Sie die Funktion “Neu“.

Der Preisspiegel wird automatisch dem ursprünglich ausgewähltem Projekt zugeordnet. Bei der “Art des Preisspiegels” stehen verschiedene Optionen zur Verfügung.

Darüber hinaus wird festgelegt, ob die Mengen aus dem LV oder nach Aufmass übernommen werden. Der Preisspiegel kann einer Kategorie zugeordnet werden.

Nach dem “Anlegen” steht der Preisspiegel in der Auswahlliste zur Verfügung.

Die Kopfdaten des Preisspiegels können nun gefüllt werden.

Die Inhalte des Preisspiegels schauen wir uns über den Button “Positionen” an.

Ist der PS nach Material erstellt, ist der Schlüssel die Artikelnummer. Positionen ohne Artikelnummer aus einem Katalog werden nicht eingelesen.

Ist der PS nach Positionen erstellt, ist der Schlüssel die Positionsnummer. Es werden alle Positionen des LV eingelesen.

Beim freien Angebot des Lieferanten richtet sich der Schlüssel nach dem Lieferantenangebot.

Soweit die Basis der Preisspiegel. Die weiteren Funktionen werden in den nachstehenden Kapiteln erklärt.

PS aus selektierten Positionen anlegen

Wir haben die Option, einen PS nur aus bestimmten Positionen unseres Projektes zu erstellen. Dazu wechseln wir in die Projekt-Positionen und markieren die gewünschten Positionen.

Die Maus zeigt uns, dass hier ein Kontextmenü vorhanden ist. Wir öffnen dieses mit der rechten Maustaste.

Hier wählen wir die Funktion “In Preisspiegel übertragen“.

Es stehen uns 3 Übertragungsoptionen zur Verfügung

Direkt nach der Auswahl wird der PS angelegt und die Positionen des PS angezeigt.

Die weiteren Funktionen werden in den nachstehenden Kapiteln erklärt.

PS nach Artikeln anlegen

Für einen Preisspiegel nach Artikeln befinden wir uns wieder direkt im Modul Preisspiegel (Materialwirtschaft –> Preisspiegel).

Über “Neu” erzeugen wir einen neuen Preisspiegel.

In diesem Fall entscheiden wir uns für einen Preisspiegel nach Material.

Der Schlüssel in diesem Preisspiegel sind die Artikelnummern.

Wir legen nun zunächst einen neuen Bieter an. In diesem Beispiel entscheiden wir uns für eine bereits vorhandene Bietergruppe.

Mit dem vorhandenen Bieter können wir unsere Preisanfrage starten.

Für die Preisanfrage stehen uns verschiedene Optionen und Schnittstellen zur Verfügung. Für die analoge Variante gehen Sie über das Druckmenü. Wir schauen uns die Möglichkeiten der digitalen Kommunikation an.

Bleiben wir zunächst bei der UGL-Schnittstelle. Diese ermöglicht den Datenaustausch zwischen unterschiedlichen Programmen. Es wird eine Datei erzeugt, lokal abgespeichert und dann an den Geschäftspartner versendet.

Wir speichern die Datei auf unserem Laufwerk.

Das System fragt uns nach der Kundennummer, ggfls. auch nach der Lieferantennummer. Die dann erzeugte Daten können wir z.B. per Mail an den Großhändler verschicken.

Für Geschäftspartner ohne geeignete Schnittstellen kann die Preisanfrage auch als Excel-Datei versendet werden.

Die Langtexte können optional mit ausgegeben werden.

Das erfolgreiche Auslesen der Positionen wird uns vom System bestätigt.

Die Mappe finden wir in der Taskleiste. Sie öffnet sich nicht automatisch.

Wir speichern die Datei auf unserem Laufwerk und versenden Sie dann an unseren Geschäftspartner.

Eine weitere Möglichkeit ist die Anfrage via IDS-Schnittstelle, die digitale Direktverbindung zu unserem Lieferanten.

Mit der Auswahl der Bieterspalte (Katalogskürzel) und “OK” wird die Datei erzeigt und automatisch das Onlineportal des Händlers geöffnet (sofern die Daten in unserer KWP-Verwaltung hinterlegt sind). Dort loggen wir uns ein und hinterlegen die Preisanfrage.

Für GAEB-Leistungsverzeichnisse nutzen wir das GAEB-Format für Preisanfragen (P93).

Wir speichern die P93-Datei auf unserem Laufwerk und versenden diese dann auf den bekannten Wegen. Der Lieferant erzeugt eine P94-Datei, die wir dann später in unseren Preisspeigel importieren.

Schnittstellenbedingt stehen uns für die Projektnummer nur 8 Stellen zur Verfügung.

Das hindert das System aber nicht an einer erfolgreichen Erzeugung der Preisanfrage.

Über die Funktion “Import” können die Angebote der Lieferanten in unseren Preisspiegel aufgenommen werden.

Hier stehen uns die unterschiedlichen Schnittstellen auch wieder zur Verfügung. Wie das im Einzelnen funktioniert, schauen wir uns im nächsten Kapitel an.

Bieter anlegen und Preise einlesen

Nachdem der Preisspiegel erfolgreich angelegt ist, können wir nun unsere Bieter hinzufügen. Wir gehen in das entsprechende Projekt und öffnen den gewünschten Preisspiegel.

Über die Funktion “Bieter neu” kommen wir in das Auswahlfenster “Definition Bieter“.

Über die 3 Punkte bei “Katalog” wechseln wir in die Katalogauswahl und übernehmen den gewünschten Bieter. Die Adressdaten werden mit der Katalogauswahl automatisch übernommen.

Wir können ein Anschreiben formulieren, das der Preisanfrage beigefügt wird. Die Bemerkungen dienen internen Zwecken und werden nicht mit übermittelt.

Mit den Preisspiegel spezifischen Bieterdaten dokumentieren wir die Daten zur Abgabe, die Gültigkeit sowie die Angebotsnummer. Weiterführende Informationen können wir als “Hinweis” hinterlegen.

Wir speichern unsere Eingaben mit “Anlegen“.

Unser Preisspiegel ist um eine weitere Spalte ergänzt worden, die nun das Angebot des Bieters aufnehmen kann.

Eine andere Variante können wir nutzen, in dem wir auf den Pfeil neben “Bieter neu” klicken.

Hier können wir eine ganze Bietergruppe auswählen, d.h. immer wiederkehrende Konstellationen bei Preisanfragen können hier mit einem Klick ausgewählt werden. Mit “OK übernehmen” bestätigen wir die Auswahl.

Auf diesem Weg haben wir in einem Arbeitsschritt mehrere Bieter im Preisspiegel.

Eine Bietergruppe legen wir über den Button “Neu” an.

Als nächstes vergeben wir eine Bezeichnung für die Gruppe und bestätigen mit “OK“.

Jetzt ordnen wir der Gruppe die “Bieter” zu.

Wir wählen die gewünschten Bieter aus unserer Lieferantenliste oder legen einen neuen Bieter an, falls er noch nicht in unserer Auswahlliste ist. Mit “OK übernehmen” speichern wir unsere Auswahl. Die Bietergruppe steht dann immer zur Auswahl.

Sind unsere Bieter vollständig angelegt im Preisspiegel, können wir unsere Preisanfrage starten.

Für die Preisanfrage haben wir verschiedene Optionen.

Werden mehrere Kataloge in den Positionen des Preisspiegels verwendet, kann die Auswahl der Preisanfrage auf einen Katalog eingeschränkt werden.

Eine Preisanfrage im GAEB-Format wird auf einem Laufwerk gespeichert und manuell versendet. Das Angebot des Bieters entspricht dann dem Format P94 und kann entsprechend eingelesen werden.

Die Angebote der Lieferanten werden über die Funktion “Import Preise” in den Preisspiegel eingelesen.

Im ersten Schritt bestimmen wir die Bieter-Spalte, in die die Preise eingelesen werden sollen. Dann wählen wir die passende Schnittstelle. Zur Verfügung stehen IDS, Preisspiegel aus KWP, Excel, GAEB und UGL.

Als zusätzliche Option können die Preise aus dem Angebot beim Einlesen mit den Katalogpreisen aus dem Firmenstamm verglichen werden. Im Preisspiegel findet sich dann ein Hinweis, wenn der Katalogpreis der Datanorm unter dem aktuellen Angebotspreis liegt.

In diesem Beispiel ist die Zeile orange markiert, bei der der Katalogpreis unter dem Angebotspreis liegt. Grün markiert ist Preisgleichheit und bei den blauen Markierungen liegen die Angebotspreise unter dem Katalogpreis.

Preisspiegel ergänzen aus Katalog und Vorgang

Die Preisspiegel lassen sich jederzeit ergänzen. Wir schauen uns an, wie man Positionen aus dem Projekt oder dem Artikelkatalog hinzufügt.

Wir starten auf unserem Projekt und öffnen die Positionserfassung.

Wir markieren die gewünschten Titel/ Positionen und wählen im Kontextmenü “in Preisspiegel übertragen“.

Je nachdem, ob wir den ursprünglichen Preisspiegel als Position oder Artikel angelegt haben, stehen uns auch hier die entsprechenden Optionen zur Verfügung. Bei Unterpositionen besteht die Möglichkeit, nur die Hauptposition zu übernehmen.

Es wird ein neuer Preisspiegel erzeugt, der wie gewohnt bearbeitet werden kann. Wir können auch Positionen aus dem Projekt hinzufügen, in dem wir im Preisspiegel den Menüpunkt “aus Vorgang” wählen.

Wir können einzelne Titel auswählen (oder alle) und markieren die gewünschten Positionen. Mit “OK übernehmen” landen die Positionen in unserem Preisspiegel.

Da der Preisspiegel nach Artikel angelegt wurde, werden die neuen Positionen ebenfalls als Artikel übernommen.

Eine weitere Variante ist das Hinzufügen von Positionen aus einem Katalog. Dafür steht der Menüpunkt “Artikelauswahl” zur Verfügung.

Es öffnet sich die vertraute Katalogauswahl, in der wir die gewünschten Artikel suchen und markieren. Mit “OK Übernahme” speichern wir unsere Auswahl im Preisspiegel.

Wir können jederzeit Positionen aus dem Preisspiegel entfernen. Dazu markieren wir die Positionen und wählen “Löschen“.

Eine Sicherheitsabfrage sorgt dafür, dass wir nicht aus Versehen etwas Falsches löschen.

Preisinfos abrufen und Bieterpreise korrigieren

In den Positionen des Preisspiegels können auch nachträglich Korrekturen an den Bieterpreisen vorgenommen werden. Insbesondere bei GAEB-Dateien wollen wir wissen, aus welchen Unterpositionen sich Hauptpositionen zusammensetzen. Schauen wir uns das im Detail an.

Wir öffnen die Positionen unseres Preisspiegels.

Wir suchen die gewünschte Position und klicken beim Bieterpreis auf die magischen 3 Punkte.

Im Fenster “aufgeschlüsselte Preise” finden wir die Unterpositionen des Bieters zu der ausgewählten Hauptposition. Wir haben zusätzlich die Möglichkeit eigene manuelle Positionen oder Katalogpositionen hinzuzufügen.

Über die “Positions-Information” bekommen wir Infos zur Preisentwicklung. Dazu markieren wir das gewünschte Feld, in unserem Beispiel des Bieterpreis.

Hier wird angezeigt, welcher Nutzer zu welchem Zeitpunkt eine Preiskorrektur in dieser Position des Preisspiegels vorgenommen hat. Hierbei handelt es sich um pauschale Zu- oder Abschläge.

Eine solche Preiskorrektur erfolgt über den Menüpunkt “Preise korrigieren“.

Als erstes wählen wir die Bieterspalte aus, die bearbeitet werden soll.

Dann geben wir den Betrag in % an. Ein Nachlass mit Minuszeichen, einen Aufschlag ohne Vorzeichen. In diesem Beispiel haben wir einen Aufschlag von 3,5%.

Die Korrektur kann auf die gesamte Bieterspalte oder nur die markierte Zeile vorgenommen werden.

Die Eingaben werden mit “OK übernehmen” gespeichert und nach erfolgreicher Verarbeitung bekommen wir die Systembestätigung.

In der Positionsinformation finden wir unsere vorgenommene Korrektur. In diesem Beispiel einmal der Aufschlag und einmal der Nachlass.

Preisspiegel in das Projekt übertragen

Sind alle Angebote eingelesen, übernehmen wir die Preise in unser Projekt. Dafür gehen wir in die Positionen des entsprechenden Preisspiegels.

Wir wählen die Funktion “in Projekt schreiben“.

Hier stehen uns verschiedene Optionen zur Verfügung, die wir uns im Detail anschauen.

Zunächst wählen wir den Bieter aus. Mit der Option “nur berücksichtigen, falls günstigster Anbieter“, werden nur die “grünen” Preise übernommen. Das trifft zu, wenn wir mindestens 2 Bieterpreise für dieselbe Position haben. Der jeweils günstigere Preis ist im PS grün markiert.

Zusätzlich können wir die gesamte Spalte auswählen oder manuell markierte Zeilen.

Die Option “Preisentstehung” findet ausschließlich bei GAEB-Projekten Anwendung. Hier legen wir fest, ob die Position des PS als Unterposition oder als Material in der Hauptposition angelegt wird.

RUT*/TGP-Material vorlöschen: im Projekt sind Positionen aus den Leistungskatalogen enthalten. Diese Positionen werden gelöscht und durch die Position des Bieters ersetzt.

Bereits bepreiste Positionen überspringen: die Bieterpreise werden nicht übernommen, wenn in der Position bereits ein Preis vorhanden ist.

Preis als Lohn schreiben ist selbsterklärend.

Unterposition vorlöschen: bereits vorhandene Unterpositionen werden gelöscht und durch die Position des Bieters ersetzt.

Arbeitszeit erhalten: die ursprünglich in der Unterposition kalkulierte Arbeitszeit wird in die Unterposition des Bieters übernommen.

Kostenart setzen: alle übernommenen Positionen werden auf die gewählte Kostenart gesetzt.

vorhandene EK-Preise der Unterposition behalten: sind in den ausgewählten Unterposition im Projekt bereits EK-Preise vorhanden, wird die Position übersprungen.

vorhandene Rohstoffpreise auf Null stellen ist selbsterklärend.

Kupfer-Zuschlag aus Katalog verwenden ist selbsterklärend.

Zusätzlich als Sonder-EK schreiben: bei aktivierter Funktion in den Grundeinstellungen wird dieser Sonder-EK in den Katalog geschrieben.

Sind die gewünschten Einstellungen vorgenommen, wird mit “OK übernehmen” der Vorgang gestartet.

Bei umfangreichen Preisspiegeln kann das Schreiben durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen.

Die erfolgreiche Übertragung wird uns aber vom System bestätigt.

In den Positions-Infos im Projekt finden wir den Hinweis, dass die Preise aus einem Preisspiegel kommen und zusätzlich sind die Positionen auf “nicht kalkulierbar” gesetzt.

GAEB-Dateien im Preisspiegel

Die Bearbeitung von GAEB-Dateien haben wir in einem eigenen Kapitel zusammengefasst.