Die Funktion dieser Schnittstelle erklären wir Ihnen ausführlich in diesem Workshop.

Die OENORM ist der österreichische Standard für Leistungsverzeichnisse, ähnlich dem GAEB-Standard.

Es wird aus dem Projekt heraus eine Ausschreibung im OENORM-Format erzeugt.

Die dta-Datei wird auf dem Laufwerk gespeichert und kann von dort weiter verarbeitet werden.

Mit diesem Tool werden Aufmaße für GAEB-Projekte importiert.

Die Datei muss auf einem lokalen Laufwerk liegen. Das Projekt wird vom System automatisch vorgeschlagen, kann aber ggfls. über die 3 Punkte geändert werden. Sie geben die Aufmaß-Nummer ein, in das die Datei übertragen wird. Mit “Import” wird die Übertragung gestartet.

Die einzulesende Datei muss das Format D11, X31 oder TXT haben.

Die Daten werden anhand der Dateierweiterung interpretiert.

D11/X31 = DA11-Schnittstellendatei, hier wird vorausgesetzt, dass die Positionen im Projekt bereits angelegt sind, zu denen die Aufmasszeilen eingelesen werden sollen.

TXT oder andere = FARBE-PLUS-Schnittstellendatei oder ggf. was anderes hier wird vorausgesetzt, dass die Positionen im Projekt noch nicht vorhanden sind, da diese erst beim Einlesen mit den zugehörigen Aufmasspositionen erstellt werden.

Hier öffnet sich das Controlling-Tool mit den zur Verfügung stehenden Auswertungen. Controllings sind Reports, deren Ergebnis in eine Excel-Tabelle mit weiteren Berechnungen/ Verarbeitungen übergeben wird.

Mit einem Doppelklick öffnen Sie die gewünschte Datei.

Je nach Aufbau der Datei können Parameter, als Filter für die Ausgabedatei, abgefragt werden.

Die Ausgabedateien können komplexe Berechnungen über mehrere Reiter beinhalten und so Ergebnisse liefern, die Sie im Hauptprogramm nicht auf eine Seite reduziert erhalten.

Sollten Sie firmenspezifische Controllings wünschen, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Die Bepreisung mit dem Preisspiegel hat den Vorteil, dass die Großhändler im Vorfeld verglichen werden können. Die Funktion des Preisspiegels haben wir ausführlich in diesem Kapitel erklärt. Grundsätzlich können Preisspiegel nach Artikeln oder nach Positionen erfasst werden. Ein GAEB-Projekt hat ausschließlich Positionen (Leistungen). Ein Preisspiegel nach Artikeln ist deshalb hier nicht möglich.

Über den Menüpunkt “Materialwirtschaft” rufen wir den Preisspiegel auf.

Wir wählen “Neu“, um einen neuen Preisspiegel anzulegen. “Art des Preisspiegels” muss – wie oben beschrieben – “nach Position” sein. Mit “Anlegen” erzeugen wir den Preisspiegel. Wir haben nun einen Preisspiegel, der alle Positionen des Projektes enthält. Haben wir die Option “Nur Hauptpositionen” aktiviert, enthält unser Preisspiegel keine Unterpositionen.

Im nächsten Schritt öffnen wir bei dem gerade angelegten Preisspiegel die Positionen.

Im Preisspiegel wählen wir “Preisanfrage” und legen fest, welche Art von GEAB-Datei wir erzeugen wollen. Je nach in das Projekt eingelesenem Format, können an dieser Stelle verschiedene Vorschläge erscheinen. Optional können nur markierte Zeilen ausgegeben werden.

Der Anbieter wird seine Preise an uns ebenfalls in einer GAEB-Datei übermitteln, die wir in unseren Preisspiegel übertragen können.

Wir befinden uns in der Positionsliste des Preisspiegels und wählen “Import Preise“. Im nächsten Fenster wählen wir “GAEB“. Wir legen fest, in welche Bieterspalte die Preise eingelesen werden sollen. Optional kann ein Abgleich zwischen der GAEB-Datei und der Datanorm erfolgen (vorausgesetzt wir haben den Bieter als Katalog in unserem Firmenstamm). Sollte die Datanorm günstigere Preise beinhalten, werden die in unser Projekt übernommen. Aufgrund der umfangreichen Prüfung kann hier das Einlesen entsprechend länger dauern.

Nach Bestätigung von “GAEB” öffnet sich unser Explorer-Laufwerk, auf dem wir die Datei markieren und mit “Öffnen” übernehmen.

Nach Beendigung des Einlesevorgangs erhalten wir ein Protokoll über verarbeitete und evtl. fehlerhafte Datensätze.

In der Positionserfassung des GAEB-Projektes ist schon ersichtlich, dass gegenüber einem „nicht GEAB-Projekt“ Projekt, bestimmte Schalter fehlen bzw. andere Schalter angezeigt werden:

Es fehlen die Schalter für die Erfassung von Positionen aus dem Artikel- bzw. Bildkatalog. Ebenso die Schalter für die Erfassung von manuellen Positionen und Titel.

Mit dem Schalter „Preis zuordnen“ können die Positionen bepreist werden. Da, wie schon erwähnt, die Hauptpositionen nicht verändert werden dürfen, werden zu jeder Hauptposition eine oder mehrere Unterpositionen angelegt. Ganz egal, wie die Preiserfassung stattfindet, es erfolgt immer mit der Anlage von Unterpositionen.

Somit ist gewährleistet, dass die Hauptposition nicht verändert wird. Bei der Angebotsabgabe in Dateiform (D84) werden dann nur die Positionsnummer und der Preis der Position ausgegeben. Zusätzlich werden eventuelle enthaltene Bieterergänzungen zurück übertragen.

Für die Preiszuordnung stehen verschiedene Optionen zur Auswahl.

Schauen wir uns die Funktionen im Detail an.

Autobepreisung

Bei der Autobepreisung werden ganze Projekte oder einzelne Titel aus anderen – bereits bepreisten – GAEB-Projekten automatisch übernommen. Bei wiederkehrenden Leistungen bzw. sich wiederholenden Ausschreibungen vom gleichen GAEB-Ersteller eine enorme Arbeitserleichterung.

Die Funktion kann auch innerhalb eines Projekts genutzt werden, wenn sich in zwei oder mehr Titeln gleiche Positionen befinden.

Über “Zuordnen” wird zunächst die Quelle gewählt.

In der Projekt-Auswahl kann mit den bekannten Such- und Filterfunktionen das gewünschte Projekt markiert und mit “OK übernehmen” ausgewählt.

Auch hier stehen uns wieder verschiedene Optionen zur Verfügung.

In der Autobepreisungsfunktion können bestimmte Zeichen für den automatischen Abgleich ausgenommen werden, um ggf. die Trefferquote zu erhöhen. Diese Ausnahmen sind jedoch auf eigene Gefahr hin einzutragen, da dadurch auch der Sinn respektive die Kalkulation der Leistung verändert werden könnte. Die Angabe der Zeichen erfolgt in Anführungszeichen, Trennzeichen ist das Komma.

Beispiel:

“\t”,” “,”\n” -> würde bedeuten, dass Tabs (\t), Leerzeichen und auch Returns (\n) vor der Prüfung herausgefiltert werden.

Besonderheit:

wenn man Kommas entfernen möchte so müssten diese in Anführungszeichen “\,” mit Backslash davor maskiert werden.

Beispiel:  “\,”

Mit “Übernehmen” und “Bepreisen” wird nun der Bepreisungsvorgang gestartet. Nach erfolgreicher Zuordnung kann ein Protokoll erzeugt und gespeichert werden.

Mit der gleichen Vorgehensweise kann nun auch auf andere Projekte zugegriffen werden. Dazu  ist es nötig über den Schalter “Zuordnen” ein oder mehrere Projekte auszuwählen. Ist mehr als ein Projekt gewählt, so kann mit den “gedrehten Pfeilen” die Reihenfolge verändert werden.

In der Liste können mehr Projekte zugeordnet werden. Erst wenn der Haken bei „Übernehmen“ gesetzt ist, wird auch das Projekt zur Bepreisung herangezogen.

Eine andere Variante der Quell-Auswahl ist die Funktion “Letzte 10 Planer“. Die Voraussetzung hierfür ist, dass in dem Projekt unter “Architektenadresse” der passende Planer hinterlegt ist.

Die letzten 10 Projekte, in denen der Planer gelistet ist, werden automatisch in die LV-Autobepreisung übernommen (in unserem Beispiel nur 1 Projekt). Die weiteren Bearbeitungsschritte sind identisch mit den obigen Erklärungen.

Mit “Löschen Zuordnung” können Projekte aus der Zuordnungsliste entfernt werden.

Die Autobepreisung ist kein Werkzeug, um per Mausklick ein komplettes Projekt zu bepreisen. Können damit aber 30, 40, 50 oder mehr Prozent der Positionen bepreist werden, so stellt dies eine doch erhebliche Arbeitserleichterung dar. Eine Preiskontrolle sollte in jedem Fall im Nachgang erfolgen!

Schnellerfassung

Eine weitere und sicher viel genutzte Option der Bepreisung ist die Schnellerfassung.

Die Nutzung der Schnellerfassung ist pro User zu individualisieren. In den Grundeinstellungen der Schnellerfassung sind die entsprechenden Optionen auszuwählen.

In der Schnellerfassung werden die LV-Positionen in Tabellenform angezeigt und es wird direkt in den Tabellenfeldern navigiert, ohne Positionen öffnen und schließen zu müssen. Durch die Grundeinstellungen werden bestimmte Felder übersprungen. Damit ist die Erfassung wesentlich schneller, als würde man in der Positionserfassung arbeiten. Wie in den Tabellen üblich, kann die Reihenfolge der Spalten individuell geändert werden, in dem die Spalte mit der Maus verschoben wird.

Im Fuß der Tabelle wird eingestellt, in welches Feld der Position der Lohn geschrieben wird (Montage oder Werkstatt) und ob die Positionen im LV beim Verlassen der Schnellerfassung sofort mit den Werten aus der Schnellerfassung aktualisiert werden.

Vor der Zeile mit der Hauptposition befindet sich ein “+”, das sowohl mit einem Mausklick als auch mit dem “+” der Tastatur geöffnet werden kann, um die Unterpositionen anzuzeigen. Zum Ausblenden der Unterpositionen wird das “-” geklickt oder getippt.

Es wird automatisch eine leere Zeile für die Erfassung einer Unterposition erzeugt. Alle weißen Felder können gefüllt werden.

In der Spalte Katalog kann der gewünschte Artikelkatalog direkt ausgewählt und im Feld Artikelnummer dann das passende Material erfasst werden.

Es besteht aber auch die Option über die 3 Punkte bei “Artikelnummer” die bekannte Artikelauswahl zu öffnen und beliebig viele Artikel aus dem Katalog zu übernehmen.

Mit Enter, Tabs oder der Maus werden dann die gewünschten Felder angesteuert, um ggfls. die Kalkulationsdaten zu erfassen/ anzupassen.

In der Tabelle können beliebig viel Positionen in der Spalte “Kostenart” markiert werden, um über das Kontextmenü (rechte Maustaste) eine neue Kostenart zu vergeben.

Selbstverständlich können in der Schnellerfassung auch manuelle Positionen auf diesem Weg erfasst werden.

Mit dem Schalter “Excel-Export” kann die komplette angezeigte Tabelle in eine XLS-Datei exportiert werden.

Die Datei wird auf einem Laufwerk gespeichert.

Die Tabelle kann nun beliebig versendet/ bearbeitet werden.

Position kopieren

Eine weitere Möglichkeit der Positionserfassung ist das Kopieren von Positionen aus einem Vorgang.

In der obersten Zeile wird zunächst der Vorgang ausgewählt. Das kann das aktive Projekt, ein anderes Projekt oder ein Vorgang aus Regie/ Wartung sein. Je nach Auswahl öffnet sich ein weiteres Suchfenster, aus dem der Vorgang übernommen wird.

Im mittleren Fensterbereich werden die Titel/ Positionen des Vorgangs angezeigt und – je nach Umfang der Titel – zur Auswahl markiert.

Im unteren Fensterbereich werden die ausgewählten Positionen im Detail angezeigt und mit einem Haken in der ersten Spalte werden die Positionen aktiviert, die in die GAEB-Bepreisung übernommen werden sollen.

In der Fußzeile stehen weitere Optionen zur Verfügung, die wohl selbsterklärend sind.

Die Übernahme der markierten Positionen erfolgt mit “Kopieren“.

manuelle Positionen

In der GAEB-Erfassung besteht die Möglichkeit jederzeit manuelle Positionen zu erfassen, die direkt Bestandteil der Projektes werden.

Es öffnet sich die Positionserfassung des Projekts und zu der aktuellen Position, die in der GAEB-Erfassung ausgewählt war, wird eine Unterposition erfasst. Nach der Erfassung aller Daten wird die Position mit dem “x” geschlossen und sie sind zurück in der GAEB-Erfassung.

Artikel-Katalog

Wie in der Schnellerfassung gibt es an dieser Stelle einen direkten Zugriff auf die Artikel-Kataloge, um in der GAEB-Bepreisung Positionen zu erfassen.

In der Artikelauswahl gibt es einen zusätzlichen Reiter “GAEB“, der mit der Pinnadel fixiert werden kann. Hier zeigt das System an, zu welcher Hauptposition nun Unterpositionen erfasst werden. Die Artikel werden wie gewohnt im Katalog gesucht und mit einem Haken bei “OK” markiert”. Mit “OK aut. Übernahme” werden die markierten Positionen in unsere GAEB-Bepreisung übernommen.

Solange die Artikelauswahl geöffnet ist, können aus jedem Katalog beliebige Artikel übernommen werden.

Mit den Pfeilen kann zwischen den Positionen in einem Titel gewechselt werden.

Mit einem Klick auf GAEB zwischen den Pfeilen öffnet sich die Titelauswahl und es kann zwischen den Titeln gewechselt werden.

Wollen sie mehr als 1 Position weiter swipen, können sie durch “Positions Direkteingabe” eine Position innerhalb des Titel gezielt ansteuern.

Haben sie die passende Positionsnummer nicht zur Hand oder wollen unterschiedliche Position in einem Schritt filtern, kann sie die Spezialsuche unterstützen.

Es handelt sich hierbei um eine sog. “und-Suche“, d.h. alle eingegebenen Kriterien müssen gleichzeitig erfüllt sein. Die Kriterien sind selbsterklärend.

Selbstverständlich besteht auch die Möglichkeit auf die Großhandelskataloge via IDS oder UGS zuzugreifen.

Für jede Position im Katalog kann auch die Detailanzeige geöffnet werden.

Im Detailfenster können die Positionen vor der Übernahme noch angepasst werden.

Nach erfolgreicher Bepreisung des GAEB-Projektes wird das Angebot ebenfalls als GAEB-Datei ausgegeben.

Wir wählen den Menüpunkt “Austausch“, das Untermenü “GAEB” und dann “aus“.

Wir hinterlegen den Ausgabeordner, legen den Dateinamen fest und bestimmen das Ausgabeformat. Mit “Auslesen” erzeugen wir die Datei.

Wir erhalten ein Protokoll über die erzeugten Inhalte. Sollte ein Fehler auftreten, wird diese deutlich gekennzeichnet. Nach Fehlerkorrektur kann die Datei erneut erzeugt werden.

Der Austausch von GAEB-Dateien in den verschiedenen Formaten erfolgt über GAEB mit “ein” oder “aus“. Schauen wir uns die Arbeitsschritte in der chronologischen Reihenfolge an. Dabei gehen wir davon aus, dass Sie als Unternehmen eine Anfrage im GAEB-Format erhalten.

Im ersten Schritt wird ein neues Projekt angelegt.

Das Projekt darf keine Positionen enthalten. Nun wählen Sie im Menüpunkt “GAEB” die Funktion “ein“.

Wählen Sie über die 3 Punkte den Laufwerkpfad zu der GAEB-Datei. Die wesentlichen Kopfdaten der Datei werden nun angezeigt.

Die Übergabe der Positionen wird mit “Import” gestartet.

Je nach Projektgröße kann dieser Vorgang etwas Zeit in Anspruch nehmen. Nach erfolgreicher Übernahme bestätigt das System, dass der Vorgang beendet ist.

In der Positionserfassung besteht nun keine Möglichkeit, die Hauptpositionen zu verändern. Das ist eine Vorgabe der GAEB-Schnittstelle, damit das bepreiste Projekt später auch wieder in Dateiform (D84) an den GAEB-Ersteller als Angebotsabgabe zurück übertragen werden kann.

Die Hauptpositionen sind ausgegraut und somit für die Bearbeitung gesperrt.

Wird der Projekt-Status auf „Auftrag eingegangen“ gesetzt, so wird der GAEB-Status aufgehoben und es können Hauptpositionen verändert werden.

Dies darf nur gemacht werden, wenn das Angebot dann in Papierform abgegeben wird, oder wenn der Auftrag bereits eingegangen ist und man z.B. Nachträge oder ähnliches erfassen möchte.

Zusätzlich gibt es eine Tastenkombination, mit der der GAEB-Status nach Belieben ein- und ausgeschaltet werden kann. Diese lautet Strg+Shift+F12. Dazu muss das Projekt in der Übersichtsliste markiert sind (funktioniert nicht in der Positionsliste).

Eine Übersicht der möglichen Austauschformen:

Die relevanten Austauschformen sind die Angebotsaufforderung (D83) und die Angebotsabgabe (D84). Um welche Datei es sich handelt, ergibt sich aus der Dateiendung, eben *.D83 oder *.D84. Bei diesen Dateien handelt es sich um das GAEB90–Format.

Zusätzlich zum GAEB90–Format gibt es mittlerweile auch das neuere GAEB2000–Format. Die Dateien enden hier auf *.P83. Eine P83 – Datei kann  auch in kwp-bnWin.net eingelesen werden. Als Angebotsabgabe wird aber aus kwp-bnWin.net immer eine D84 erzeugt, also eine Datei im GAEB90–Format. Dies stellt aber in der Regel für den Auftraggeber (zur Rückübertragung) kein Problem dar.

Manchen Handwerkern wird auch eine D81– oder P81–Datei übermittelt. Diese Dateiform dient zur Leistungsbeschreibung zwischen Architekt und Auftraggeber, kann aber auch in kwp-bnWin.net als Leer-LV eingelesen werden.

Ein weiteres Austauschverfahren im Rahmen der GAEB ist “GAEB DA XML” nähere Informationen hierzu finden Sie unter https://www.gaeb.de/de/produkte/gaeb-datenaustausch/gaeb-datenaustausch-xml/

Über den Schalter “Projekt-Austausch” können Sie Projekte im Access-Format bearbeiten.

Es kann sowohl der Import als auch der Export genutzt werden.

Beim Auslesen wird eine Access-Datei im ZIP-Format erzeugt.

Die ZIP-Datei wird auf dem Laufwerk gespeichert und kann von dort versendet werden.

Auf dem umgekehrten Weg werden ZIP-Dateien in das Projekt eingelesen.

Die ZIP-Datei wird vorher nicht extrahiert.

Die Access-Daten werden in das Projekt übernommen. Dabei spielt es keine Rolle, ob das Projekt bereits vorhanden ist oder ein neues Projekt mit anderer Nummer erzeugt wird.

Im Quell-Projekt gibt es einen Hinweis, dass das Projekt ausgelesen wurde.