In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit der Menüleiste der Positionserfassung.

Archiv

Über den Button Archiv gelangen sie in das Archiv des Vorgangs.

Aktivitäten

Über den Button Aktivitäten gelangen sie in das vorgangsbezogene Aktivitätenmanagement. Die Anzahl der offenen Aktivitäten wird auf dem Button angezeigt.

Preise korrigieren

Mit den Button “Preise korr.” gelangen sie in ein neues Fenster. Hier werden der aktuelle Artikelpreis und der neue (Angebots-) Preis gegenübergestellt. Sie haben die Möglichkeit die neuen Preise in das Projekt oder den Artikelkatalog zu übertragen.

Preise aktualisieren

Mit den Button “Preise korr.” gelangen sie in ein neues Fenster. Hier werden der aktuelle Artikelpreis und der neue (Angebots-) Preis gegenübergestellt. Sie haben die Möglichkeit die neuen Preise in das Projekt oder den Artikelkatalog zu übertragen.

Rohstoffpreise

Über den Button “Rohstoffpreise” gelangen sie in die Kalkulationsdaten für Rohstoffe. Hier hinterlegen sie die aktuellen Notierungen (nur projektbezogen). Es steht Ihnen ein Rechner zur Verfügung, alternativ können die Daten aus dem Internet übernommen werden. Die Links für die entsprechenden Seiten werden in den Grunddaten bei Verwaltung –> Kalkulationsdaten hinterlegt.

Neu nummerieren

Mit der Funktion “neu nummerieren” können Positionen, einzelne oder alle Titel durchgehend neu nummeriert werden.

Hierbei legen sie die jeweilige Startposition für Positionen und Unterpositionen fest und starten mit “OK“. Je nach Umfang kann diese Nummerierung etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Kalkulationsdaten

Die Kalkulationsdaten stammen aus den Einstellungen aus Verwaltung –> Kalkulationsdaten und lassen sich über den Button “Kalk. Daten” projektbezogen ändern.

Auch die “weiteren Einstellungen” können projektbezogen geändert werden.

Mengenübersicht

In der Mengenübersicht erhalten sie einen übersichtlichen Abgleich der Mengen pro Position aus Bestellung, Lieferung (an sie), Auslieferung (an den Kunden), Abrechnung und Aufmass. Welche Mengen hier angezeigt werden wird in den Grundeinstellungen festgelegt und ist von der Nutzung der entsprechenden Module abhängig.

Gesamt Summe

Mit dem Button “Ges. Summe” werden die Summen der markierten Positionen aus Angebot und Aufmass angezeigt. Werden keine Titel oder Positionen markiert, werden alle Positionen ausgewertet.

Auf dem Reiter “Kalkulationsübersicht” werden zusätzlich die Einstandspreise angezeigt und die Positionen in die Einzelteile gesplittet. Die Summen werden optional nach Angebot– oder Aufmassmenge abgebildet.

Preiserfassung ein/ aus

Mit dem Button “Preiserf. ein” bzw. “Preiserf. aus” werden Funktionen für die automatische Bepreisung freigegeben.

Vorgänge

Mit dem Button “Vorgänge” werden Vorgangs-Informationen zur einzelnen Position angezeigt. Diese Informationen sind gesplittet nach den verfügbaren Modulen und bei Bedarf kann zu einer Information der passende Archiveintrag geöffnet werden. Darüber hinaus können die Informationen nach Excel exportiert werden.

Suche

Mit der “Suche” können sie nach bestimmten Positionen suchen in dem sie zunächst das Suchfeld auswählen und dann ihren Suchbegriff eingeben. Ist die Option “exakte Suche” nicht aktiviert, werden ähnlich klingende Begriffe ebenfalls gelistet (ODER-Suche).

Auf dem zusätzlichen Reiter “erweiterte Suche” können mehrere Suchbegriffe gleichzeitig eingegeben werden. In dem Beispiel wissen wir, dass unser Ventil einzeln 12,58 € kostet, aber wir erinnern uns nicht mehr an die genaue Bezeichnung. Zusätzlich erinnern wir uns, dass wir mehr als 10 Stück anbieten. Mit diesen 3 Kriterien sollte das passende Suchergebnis geliefert werden.

Spezialsuche

Die “Spezialsuche” ist sehr detaillierter. Hier legen Sie fest, ob sie nach Titel, Position, Textposition oder Zuschlag suchen. Je nach Auswahl stehen die jeweiligen Felder alle zur Verfügung und können mit den Suchkriterien gefüllt werden.

Vorschau

Die “Vorschau” startet den Druck eines Vorgangs, ohne dass eine Vorgangsnummer vom System vergeben wird. Es können alle Einstellungen wir beim “scharfen” Druck getroffen werden.

Nachtrag

Diese Funktion wird ausführlich im Kapitel “Nachtragsmanagement” erklärt.

Kopieren

Die Kopierfunktion ermöglicht das Kopieren aus anderen Vorgängen. Dazu suchen sie zunächst das gewünschte Projekt und übernehmen es in ihre Auswahl. Sie können auch einfach übernehmen, um im nächsten Schritt Regie, Wartung oder das aktuelle Projekt zu aktivieren

In diesem Fenster legen sie fest, aus welchem Vorgang sie kopieren wollen. Nach Auswahl des Vorgang markieren sie (wenn vorhanden) den Titel. Die gewünschten Positionen und optional zusätzlich zu kopierende Daten werden mit einem Haken markiert. Mit “kopieren” wird der Vorgang gestartet.

Titel, Positionen und Zuschläge

Dieser Teil der Menüleiste ist für die Neuerfassung von Titeln und den unterschiedlichen Positionsarten. Die Funktionen sind in den jeweiligen Kapiteln ausführlich beschrieben.

Die Positionserfassung ist -wie bereits erwähnt – in allen Modulen identisch und kann entweder über einen Button in der Menüleiste oder einen Doppelklick auf den Vorgang geöffnet werden.

Falls nicht festgepinnt, finden sie auf der linken Seite den Reiter “Einstellungen“. Diese Einstellungen sind projektbezogen. Hier legen sie fest, welche Positionen angezeigt werden sollen; ob das Detailfenster der Position fixiert werden soll und ggfl. die Bieterergänzungen (Preisspiegel) ignoriert werden sollen.

Am Fuß der Schnelleinstellungen finden wir den Link zu den Einstellungen der Schnellerfassung.

Hier stellen sie ein, welche Felder der Positionsdetails angesteuert werden sollen, wenn die Enter-Taste betätigt wird. So ist eine effiziente Erfassung mit der Tastatur möglich.

Es können auch bereits festgelegte Voreinstellungen ausgewählt werden, die ihren Ursprung in den Grundeinstellungen haben. Bei der Bepreisung eines Angebots werden sicherlich andere Felder angesteuert, als bei der Aufmaßerfassung. Für immer wiederkehrende Sprünge sind diese Voreinstellungen von Nutzen.

Die Positionserfassung gliedert sich in 4 große Bereiche

1 – die Titelübersicht

2 – die Positionsliste

3 – die globalen Funktionen mit den Grundeinstellungen

4 – die Menüleiste

Über der Positionsliste ist eine Auswahlliste mit der sie festlegen, welche Positionen angezeigt werden sollen. Sind Titel vorhanden, kann die Anzeige titelweise erfolgen.

Mit einem Rechtsklick auf die graue Spaltenüberschrift erscheint eine Auswahlliste der Spalten. Mit Haken werden die Spalten angezeigt, ohne Haken ausgeblendet.

Die Reihenfolge der Spalten kann – je nach persönlichen Wünschen – geändert werden. Dafür klicken sie mit der linken Maustaste auf eine Spalte, halten die Maustaste gedrückt und verschieben so die Spalte. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Zwei-Richtungen-Pfeil. Haben sie eine passende Position zwischen zwei Spalten erreicht, wird dies durch eine grau schraffierte Linie angezeigt. Maustaste loslassen und die Spalte ist an der neuen Position.

Wie in Excel können sie auf die Spaltenüberschrift klicken, um die Positionen zu filtern bzw. zu sortieren.

FREIGABE-Kontrolle/Ampel beim Verlassen Positionserfassung von noch nicht abgerechneten Regie-/ Wartungsaufträgen (gilt nicht für Projektverwaltung).

Beim Schließen der Positionserfassung prüft das Programm, ob die erfassten Positionen ein positives Ergebnis bringen und erwartet die Entscheidung, ob dieser Auftrag zum Rechnungsdruck freigegeben werden darf. Hierbei erhalten Sie im Freigabefenster Ampel-Symbole. Diese haben folgende Logik:

Als Basis für einen Vergleich gilt der höhere EK-Wert (IST-EK auf Basis der Daten aus dem Poolprojekt  bzw. dem Auftrag-EK, das wären die EK-Werte der erfassten Positionen). Das wird der “Vergleichswert” zum Auftrags-Verkaufspreis. Die Anzahl Stunden werden nicht als Vergleichswert gezogen, sondern die Lohnkosten (damit sind auch Lohn-Pauschalen besser bewertbar).

Die Farben bilden sich somit wie folgt:

Wenn Auftrag-VK kleiner/gleich “Vergleichswert” ist, wird die Ampel ROT.

   (die Einstandswerte sind höher als der Verkaufswert)

Wenn Auftrag VK größer dem “Vergleichswert” ist (s.o.) UND IST-EK Auftrag EK GELB

   (die tatsächlichen IST-Kosten liegen über den Kosten im Vorgang, sind aber kleiner als der Verkaufswert.)

Wenn Auftrag VK größer dem “Vergleichswert” ist (s.o.) UND IST-EK <= Auftrag EK GRÜN

Nun entscheiden Sie, ob damit dieser Auftrag zum Druck Rechnung freigegeben werden darf oder nicht.