Die ausführliche Beschreibung finden Sie in unserer Iprendo-Lektion Stundenerfassung.

Die Bedarfsmeldung unterstützt den Prozess der Materialbestellung, bevor die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. Im Gegensatz zur Bestellung könnte eine Bedarfsmeldung (BM) durch jeden Mitarbeiter ausgelöst werden, die Bestellung preisoptimiert durch einen zentralen Einkauf erfolgen.

Vorausgesetzt, die Module Materialwirtschaft und Bestellwesen sind u.a. in Nutzung, kann der gesamte Prozess von der Entstehung des Bedarfs bis hin zur Verbuchung in der FiBu automatisiert gesteuert werden.

Das Hauptmodul erreichen Sie über “Bearbeiten” und “Bedarfsmeldung”.

Die Bedarfsmeldung ist aber auch aus zahlreichen Vorgängen und der jeweiligen Positionserfassung direkt aufrufbar. Aus der Positionserfassung heraus lassen sich markierte Positionen direkt in eine BM übertragen.

Dazu wird mit den Button “Nachtrag” die Nachtragserfassung gestartet.

In diesem Fenster werden evtl. vorhandene Nachträge angezeigt und die Nachtragserfassung wird ein– bzw. ausgeschaltet. Sie erstellen einen neuen Nachtrag mit dem Button “Neu“.

Sie vergeben eine Beschreibung für diesen Nachtrag und können einen Auftragsstaus vergeben. Hier ist für bereits erstellte Nachträge eine manuelle Statusänderung möglich. Der Wert ergibt sich aus der Positionserfassung automatisch. Mit der Speicherung füllt das System das Feld “erfasst” automatisch. Mit der Statusänderung “beauftragt” wird auch das Feld “beauftrag am” automatisch gefüllt. Das Feld “Hinweis” kann bei Bedarf manuell gefüllt werden.

Mit “OK übernehmen” starten Sie den Nachtrag in der Positionserfassung. Sie können den Nachtrag dafür neu anlegen oder einen bereits vorhanden Nachtrag markieren und diesen ergänzen.

Sie legen, wenn der Nachtrag neu angelegt wurde, in der Positionserfassung einen neuen Titel an. Dieser ist automatisch als Nachtrags-Titel gekennzeichnet.

In der Folge erfassen Sie die gewünschten Positionen. Neben dem aktiven Nachtragsmerker ist das Fenster gepunktet (Grundeinstellungen aktivieren) und es gibt eine extra Spalte mit der Zuordnung zum entsprechenden Nachtrag.

Die Nachtragserfassung schalten Sie aus in dem Sie die Positionserfassung schließen oder im Fenster der Nachträge den Eintrag Nr. 0 markieren und übernehmen.

Im Angebotsdruck vergeben Sie die Nachtragsnummer, die ausgedruckt werden soll (oben rechts) und wählen den auszugsweisen Druck nach Nachtragsnummer.

Der Status des Nachtrags wird vom System automatisch geändert.

Der Status der Nachträge wird im Projekt auch auf dem entsprechenden Reiter wiedergegeben und kann auch dort angepasst werden.

Markieren Sie eine beliebige Position und klicken Sie mit der rechten Maustaste, um das Kontextmenü der Positionserfassung zu öffnen. Hier gibt es eine lange Liste weiterer Funktionen. Einige Funktionen sind selbsterklärend, so dass wir in diesen Fällen auf eine weitere Ausführung verzichten.

• Markierte Positionen
  korrigieren
• Preise (…)
  aktualisieren
• Unterpositionen …
• Langtext
• Merker “nicht
  kalkulierbar”
• Wartungsintervall(e)
  verknüpfen
• LV-Seite
  einfügen/ ändern
• Seitenumbruch
  einfügen
• Position übertragen/
  übergeben
• div. Anzeigen
  aufrufen
• neu
  nummerieren
• Ampel zur
  Kalkulation

Für die Korrektur der markierten Position(en) gibt es zahlreiche Optionen.

Kostenart setzen	Die hier ausgewählte Kostenart wird in alle markierten Positionen übernommen
Angebotsmenge in die Aufmaßmenge übernehmen	selbsterklärend
Netto setzen (Netto x Faktor)	Der Nettopreis wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Material setzen (Netto x Faktor)	Der Vk-Material wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Material aus Brutto setzen	Der Vk-Material wird durch den Bruttopreis ersetzt
Arbeitszeit setzen (AZ x Faktor und Vk-Lohn über Kalk.Dat)	Sowohl die Arbeitszeit als auch der Vk-Lohn werden mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Lohn setzen (Vk-Lohn x Faktor)	Der Vk-Lohn wird mit dem hier angegebenen Faktor multipliziert
Vk-Lohn setzen (über Stundensatz)	Der hier eingegebene Stundenlohn wird mit der in der Position enthaltenen Arbeitszeit multipliziert
Mengenmulti	Die Angebotsmenge wird mit dem hier eingegebenen Faktor multipliziert
Vk-Preise setzen (Vk x Faktor)	Der Vk-Material und der Vk-Lohn werden mit dem hier eingegebenen Faktor multipliziert
Positions-Art	Hier kann die Positionsart für alle markierten Positionen geändert werden
Nachtrag setzen (löschen)	Hier können die Positionen nachträglich in einem Nachtrag erfasst werden oder aber aus einem zugeordneten Nachtrag gelöscht werden

“Preise der markierten Positionen aktualisieren” bedeutet, dass die Positionen mit Ursprung aus einem Artikelkatalog mit den aktuellen Katalogpreisen versehen werden. Die hier zur Verfügung stehenden Optionen sind selbsterklärend, weshalb wir hier auf weitere Ausführungen verzichten.

Hier legen Sie fest, ob die markierten Unterpositionen gedruckt werden sollen.

Hier legen Sie für die markierten Positionen fest, ob der Langtext gedruckt werden soll.

Hier können Sie die markierten oder auch alle Positionen mit dem Merker “nicht kalkulierbar” belegen oder diesen Merker aufheben.

Diese Funktion ist ausschließlich für das Wartungswesen V2, hier können Positionen des Vertrages mit einem Wartungsintervall verknüpft werden. In allen anderen Modulen ist der Punkt ohne Funktion.

Die markierte Position wird als letzte Position einer LV-Seite festgelegt.

Hinter der markierten Position wird ein Seitenumbruch erzeugt, der für jedes gedruckte Formular gilt.

Mit diesen Funktionen werden die markierten Positionen in das entsprechende Modul übergeben. Es kann eine neue Wartungsanlage erzeugt oder eine bestehende Wartungsanlage mit den Positionen ergänzt werden.

Mit diesen Optionen werden div. Anzeigen, selektiert auf die markierten Positionen, geöffnet. Hier kann aber auch die Schnellerfassung gestartet werden.

Mit jedem Kopieren, Verschieben oder Einfügen kann sich die Nummerierung verändern. Mit der Funktion “neu nummerieren” werden die Positionen – entsprechend der Vorgaben – durchnummeriert.

Mit dem Verlassen der Positionserfassung erscheint eine Ampel, die den Erfolg der Kalkulation anzeigt. Nur mit der grünen Ampel ist die Kalkulation erfolgreich für das Unternehmen.

In diesem Kapitel beschäftigen wir uns mit der Menüleiste der Positionserfassung.

Archiv

Über den Button Archiv gelangen sie in das Archiv des Vorgangs.

Aktivitäten

Über den Button Aktivitäten gelangen sie in das vorgangsbezogene Aktivitätenmanagement. Die Anzahl der offenen Aktivitäten wird auf dem Button angezeigt.

Preise korrigieren

Mit den Button “Preise korr.” gelangen sie in ein neues Fenster. Hier werden der aktuelle Artikelpreis und der neue (Angebots-) Preis gegenübergestellt. Sie haben die Möglichkeit die neuen Preise in das Projekt oder den Artikelkatalog zu übertragen.

Preise aktualisieren

Mit den Button “Preise korr.” gelangen sie in ein neues Fenster. Hier werden der aktuelle Artikelpreis und der neue (Angebots-) Preis gegenübergestellt. Sie haben die Möglichkeit die neuen Preise in das Projekt oder den Artikelkatalog zu übertragen.

Rohstoffpreise

Über den Button “Rohstoffpreise” gelangen sie in die Kalkulationsdaten für Rohstoffe. Hier hinterlegen sie die aktuellen Notierungen (nur projektbezogen). Es steht Ihnen ein Rechner zur Verfügung, alternativ können die Daten aus dem Internet übernommen werden. Die Links für die entsprechenden Seiten werden in den Grunddaten bei Verwaltung –> Kalkulationsdaten hinterlegt.

Neu nummerieren

Mit der Funktion “neu nummerieren” können Positionen, einzelne oder alle Titel durchgehend neu nummeriert werden.

Hierbei legen sie die jeweilige Startposition für Positionen und Unterpositionen fest und starten mit “OK“. Je nach Umfang kann diese Nummerierung etwas Zeit in Anspruch nehmen.

Kalkulationsdaten

Die Kalkulationsdaten stammen aus den Einstellungen aus Verwaltung –> Kalkulationsdaten und lassen sich über den Button “Kalk. Daten” projektbezogen ändern.

Auch die “weiteren Einstellungen” können projektbezogen geändert werden.

Mengenübersicht

In der Mengenübersicht erhalten sie einen übersichtlichen Abgleich der Mengen pro Position aus Bestellung, Lieferung (an sie), Auslieferung (an den Kunden), Abrechnung und Aufmass. Welche Mengen hier angezeigt werden wird in den Grundeinstellungen festgelegt und ist von der Nutzung der entsprechenden Module abhängig.

Gesamt Summe

Mit dem Button “Ges. Summe” werden die Summen der markierten Positionen aus Angebot und Aufmass angezeigt. Werden keine Titel oder Positionen markiert, werden alle Positionen ausgewertet.

Auf dem Reiter “Kalkulationsübersicht” werden zusätzlich die Einstandspreise angezeigt und die Positionen in die Einzelteile gesplittet. Die Summen werden optional nach Angebot– oder Aufmassmenge abgebildet.

Preiserfassung ein/ aus

Mit dem Button “Preiserf. ein” bzw. “Preiserf. aus” werden Funktionen für die automatische Bepreisung freigegeben.

Bieterergänzung	Öffnet eine Zusammenfassung der Bieterergänzungen (wenn vorhanden)
UGL einlesen	Ermöglicht das Einlesen einer UGL-Datei
Preis zuord.	Bietet unterschiedliche Funktionen zur GEAB-Bepreisung, die wir hier ausführlich beschreiben

Vorgänge

Aus den unterschiedlichen Modulen werden hier Informationen angezeigt, die – auf diese Position bezogen – erfasst wurden.

Suche

Mit der “Suche” können sie nach bestimmten Positionen suchen in dem sie zunächst das Suchfeld auswählen und dann ihren Suchbegriff eingeben. Ist die Option “exakte Suche” nicht aktiviert, werden ähnlich klingende Begriffe ebenfalls gelistet (ODER-Suche).

Auf dem zusätzlichen Reiter “erweiterte Suche” können mehrere Suchbegriffe gleichzeitig eingegeben werden. In dem Beispiel wissen wir, dass unser Ventil einzeln 12,58 € kostet, aber wir erinnern uns nicht mehr an die genaue Bezeichnung. Zusätzlich erinnern wir uns, dass wir mehr als 10 Stück anbieten. Mit diesen 3 Kriterien sollte das passende Suchergebnis geliefert werden.

Spezialsuche

Die “Spezialsuche” ist sehr detaillierter. Hier legen Sie fest, ob sie nach Titel, Position, Textposition oder Zuschlag suchen. Je nach Auswahl stehen die jeweiligen Felder alle zur Verfügung und können mit den Suchkriterien gefüllt werden.

Vorschau

Die “Vorschau” startet den Druck eines Vorgangs, ohne dass eine Vorgangsnummer vom System vergeben wird. Es können alle Einstellungen wir beim “scharfen” Druck getroffen werden.

Nachtrag

Diese Funktion wird ausführlich im Kapitel “Nachtragsmanagement” erklärt.

Kopieren

Die Kopierfunktion ermöglicht das Kopieren aus anderen Vorgängen. Dazu suchen sie zunächst das gewünschte Projekt und übernehmen es in ihre Auswahl. Sie können auch einfach übernehmen, um im nächsten Schritt Regie, Wartung oder das aktuelle Projekt zu aktivieren

In diesem Fenster legen sie fest, aus welchem Vorgang sie kopieren wollen. Nach Auswahl des Vorgang markieren sie (wenn vorhanden) den Titel. Die gewünschten Positionen und optional zusätzlich zu kopierende Daten werden mit einem Haken markiert. Mit “kopieren” wird der Vorgang gestartet.

Titel, Positionen und Zuschläge

Dieser Teil der Menüleiste ist für die Neuerfassung von Titeln und den unterschiedlichen Positionsarten. Die Funktionen sind in den jeweiligen Kapiteln dieser Onlinehilfe ausführlich beschrieben.

Über den Button “Import Excel”

in der Monteursteuerung kann die Termin-Liste im Excelformat ausgewählt werden.
Nachdem die Termine eingelesen werden, werden die Termine auf ihre Vollständigkeit und Einlesemöglichkeit geprüft.
Ist ein Termin nicht im vorgegebenen Format in der Excel-Datei hinterlegt worden, wird das Einlesen eines solchen Termins abgelehnt.

Hier sehen Sie den Aufbau der Excel-Datei, die Sie auch hier, als Vorlage herunterladen können.

Bis hierhin haben sie div. Arbeitsschritte erledigt

• neues Projekt anlegen, Titel und Positionen erfassen
• Projekt kalkulieren
• Kalkulationsdaten in das Projekt zurückschreiben
• Angebot drucken

Mit der finalen Angebotsabgabe bestätigen sie die Systemfrage mit “Ja“. Damit werden alle Positionen auf nicht kalkulierbar gesetzt und sie können keine Veränderungen durch das Kalkulationsmodul mehr durchführen.

Starten sie nach dem Druck das Kalkulationsmodul noch einmal, dann sind alle blau hinterlegten Eingabefelder mit dem Wert 0,00 gefüllt oder zeigen die kalkulierten Ergebnisse an. Beim Anklicken öffnen sich keine Dialogfenster zum Ändern der Werte.

Werden jetzt noch Nachträge zu diesem Projekt aufgenommen, sind diese natürlich auch nachträglich kalkulierbar. 

Ist es dennoch notwendig, eine Position wieder als kalkulierbar zu markieren, gibt es zwei Optionen

• die Position im Projekt öffnen und den Haken bei “Position nicht kalkulierbar” zu entfernen (speichern nicht vergessen)
• eine oder mehrere Positionen im Projekt markieren und im Kontextmenü “Merker nicht kalkulierbar”, Untermenü “für alle Positionen aufheben” anklicken

Im Kalkulationsmodul stehen 3 Optionen für die Ausgabe der Daten zur Verfügung

• Gesamtkalkulation
• Positionen
• EFB (Aktivierung s.u.)

Die Gesamtkalkulation gruppiert die Positionen getrennt nach Material und Lohn (immer abhängig vom verwendeten Formular).

Bei dem Druck Positionen haben sie die Varianten “Normal” oder “Detail“. Der Unterschied wird beim Blick auf den Ausdruck deutlich.

Eine zusätzliche Variante ist die Ausgabe von EFB-Blättern als Anlage zu öffentlichen Ausschreibungen. Diese Funktion muss bis zur Version N 8.05 noch in der bnCtrl.ini aktiviert werden (durch den Admin). Ab der Version 8.1 sind sie sofort verfügbar.

Nach der Aktivierung steht den Usern die Druckoption “EFB” im Kalkulationsmodul zur Verfügung.

Als Formular stehen das EFB 221 und EFB 222 zur Auswahl. Neben den selbsterklärenden Funktionen können hier noch optionale Eingaben für das Formblatt ergänzt werden, die nicht offen in den Kalkulationsdaten des Systems hinterlegt sind (in unseren Gemeinkosten sind sie natürlich enthalten).

Das Formblatt EFB 221 ist eine einseitige Zusammenfassung als Anlage zum LV.

Das Formblatt EFB 222 ist eine ausführlichere Auflistung der Kostenzusammenstellung.

Das Formblatt EFB 223 wird über “Positionen” und “Normal” angesteuert.

Das EFB 223 enthält die Positionen in 9-spaltiger Tabellenform.

Weiterführende Informationen finden Sie in unsere IPrendo-Lektion.

Auf dem Reiter “Zielvorgabe” finden sie im oberen Bereich die identischen Werte wie auf dem Projekt-Reiter “Vereinbarungen”. Die Werte können an dieser Stelle verändert werden, um den Einfluss auf die Kalkulation sichtbar zu machen.

Im mittleren Fensterbereich finden sie den direkten Vergleich zwischen dem Soll-Einkaufspreis und den Ist-Einkaufspreis auf Basis der Vollkosten.

Im unteren Bereich finden sie den aktuellen Auftragswert sowie die Hochrechnung mit Zielgewinn nach den im System hinterlegten Vorgaben. Zusätzlich wird der minimale Auftragspreis ausgegeben, der eine reine Kostendeckung erreicht.

Gewinn bei Angebotspreis gibt den Gewinn aus, wenn das aktuelle Angebot abgegeben wird und die beiden letzten Zeilen weisen einen noch möglichen Nachlass aus bis zur Gewinngrenze bzw. Kostendeckung.

Diese Werte berechnet das System aus den Werten, die sie in den Grundeinstellungen des Projektes hinterlegt haben.

Weiterführende Informationen finden Sie in unsere IPrendo-Lektion.

Die Kalkulation nach Titeln ist in der Basis identisch mit der Gesamtkalkulation, nur das hier die Positionen des Projektes nach Titeln gruppiert sind.

Die Vorausetzung für die Kalkulation ist, dass jedem Titel eine Kostenart zugewiesen wird. Es besteht auch die Möglichkeit, allen Titeln die gleiche Kostenart zuzuweisen (die meist gewählte Option).

Dazu markieren sie den gewünschten Titel und wechseln in die Funktion “Zuordnung Titel-Kostenart“.

Im neuen Fenster “Zuordnung Titel zu Kostenarten” markieren sie oben den gewünschten Titel und setzen mit einem Doppelklick auf die Kostenart die Zuordnung.

Die Button alle aufheben, Zuweisung aufheben, alle zuweisen und Schließen sind an dieser Stelle wohl selbsterklärend.

Nach erfolgreicher Zuordnung schließen sie das Fenster und kehren zurück in das Kalkulationsmodul.

Nun können die einzelnen Titel auf Über- oder Unterdeckung geprüft und Hochrechnungen vorgenommen werden.

Die Hochrechnung der Werte erfolgt wie bei der Gesamtkalkulation. Mit einem Klick in das gewünschte Feld werden die Kalkulationswerte geändert und mit “OK übernehmen” gespeichert.

In dem Kapitel Gesamtkalkulation sind die einzelnen Schritte und Zusammenhänge ausführlich erläutert.

Weiterführende Informationen finden Sie in unsere IPrendo-Lektion.