1. Register Ausdruck

Bestellnummer. In dem nicht editierbaren Textfeld Bestellnummer, ist die Bestellnummer der gewählten Bestellung eingetragen. Die Optionen “Druckvorschau” und “Testdruck” sind hinreichend bekannt. Nochmals zur Erklärung die Option “Testdruck” hat keinen Archiveintrag zur Folge.

Formular

In dem Auswahlfeld Formular können Sie zwischen folgenden Std.- Formularen auswählen:

Bestellung mit Pos.Nr. mit Preis

Bestellung ohne Pos.Nr. ohne Preis

Bestellung mit Pos.Nr. ohne Preis

Bestellung ohne Pos.Nr. mit Preis

Zahlungskondition

Hier kann eine von Ihnen gewünschte Zahlungskonditionen für den Ausdruck diese Bestellung ausgewählt werden. Die Einstellungen zu den Zahlungskonditionen finden Sie Menüpunkt “Verwaltung Konditionstabelle“.

Bestellung nach Positions-Nummer sortieren

Soll die Bestellung nach den LV-Positions-Nummern sortiert ausgegeben werden, so aktivieren Sie das Kontrollfeld.

Endetext

Geben Sie einen Endetext für die Bestellung ein, oder wählen Sie einen Text aus den Textbausteinen über den Schalter aus.

Register Online-Bestellung

Wenn Sie eine Online-Bestellung vornehmen möchten, so wechseln Sie in das Register Online-Bestellung.

Name des beim Großhändler eingesetzten Online-Programmes

In diesem Gruppenfeld finden Sie unterschiedliche Online-Programme aufgelistet. Wählen Sie das Online-Programm, das Ihr Großhändler einsetzt, aus. Für die IDS und OCI Schnittstelle sind in der Katalogsverwaltung Verbindungsdaten einzugeben. Dabei ist zu beachten, dass auf dem Register Datenaustausch OCI- oder IDS-Upload ausgewählt ist, damit bei der Onlinebestellung diese online Bestellprogramme vorgeblendet werden.

Aktivieren Sie die Schaltfläche Datei für Online-Bestellung erzeugen. Sie erhalten den bekannten Dialog Datei öffnen. Vergeben Sie in diesem Dialog einen Namen für die Datei und wählen Sie das Verzeichnis, in das die Datei gespeichert werden soll. Das Online-Programm Ihres Großhändlers holt sich die Datei in diesem Verzeichnis ab, Bzw. beim OCI- oder IDS-Upload werden die entsprechenden Onlineshops der Großhändler geöffnet. Gegebenenfalls hinterlegen Sie noch die Kunden-und Lieferanten Nummer und ihre eigene Firmenadresse.

Bitte beachten Sie, dass Verbuchen nicht über das unten angezeigte Register vorgenommen wird, sondern über die entsprechenden Schalter aus dem Hauptfenster des Bestellwesens heraus. In der Rechnungskontrolle dient dieses Register der Information über verbuchte Bestellpositionen.

Sie gelangen in das Hauptfenster zur Rechnungskontrolle. Hier führen Sie die Rechnungskontrolle zum Bestellwesen durch. Im oberen Bereich des unten zu sehende Hauptfensters der Rechnungskontrolle, werden Ihnen, in den grau hinterlegten Feldern, Informationen zur Rechnung und Bestellung angezeigt. Es folgt die Liste der Bestellpositionen. Alle Funktionen werden weiter unten erklärt.

Bestellpositionen können mehrfach markiert werden, wenn Sie die Strg-Taste gedrückt halten und einzelne Positionen anklicken.

Eingabe Kupferpreis als Gesamtpreis, oder Einzelpreis

Sind auf der Rechnung des Großhändlers die Kupferpreise zu jeder Position, oder als Gesamtpreis angegeben und als gesonderte Position aufgeführt, dann können Sie diese Werte über die Schalter neben “Kupferanteil”, bzw. “Gesamt” zusätzlich erfassen.

Markieren Sie eine, oder mehrere Positionen und schließen die Kontrolle mit dem Schalter “Speichern” ab. In der Lieferscheinliste wird in der Spalte “kontrolliert” ein Haken gesetzt.

Möchten Sie einen, bei der Rechnungskontrolle geänderten Preis als Sonder-EK in den Artikelkatalog oder bewerteten Preis ins Lager übernehmen, dann setzen Sie bitte den Haken bei der entsprechenden Option.

Wenn der Gesamtwert der Lieferung mit dem Bestellwert übereinstimmt, so brauchen Sie nur den Schalter “Rechnung geprüft” aktivieren und alle Positionen der Rechnungskontrolle werden als geprüft markiert. Sie sparen sich die Markierung jeder einzelnen Position.

Hier können Sie sich Differenzlisten zu Ihren Rechnungspositionen ausdrucken lassen. Wählen Sie eine der möglichen Optionen und schließen Sie das Menü mit dem Schalter “Drucken” ab.

Hier haben Sie die Möglichkeit, Beschaffungskosten zum Projekt zu hinterlegen. Wählen Sie aus der Projektliste das richtige Projekt aus, geben einen Betreff ein und legen die Kosten fest. Mit dem Schalter “Speichen” wird nun eine neue Position in Ihrer Bestellung angelegt und die Kosten in das Baustellenlager zum entsprechenden Projekt übertragen.

Wenn Sie die Option “Buchung auf Projekt” nicht auswählen, wird nur eine Position angelegt, die Ihre Beschaffungskosten enthält, es erfolgt keine Übergabe in ein Baustellenlager.

Sind mehrere Lieferungen zu einer Rechnungsposition vorhanden, kann über den Schalter “Lieferungen” eine Liste der Lieferungen ausgegeben werden, wie unten zu sehen. Sie haben jetzt die Möglichkeit, aus der Liste die Richtige Lieferung auszuwählen und mit dem Schalter “Prüfen” diese Rechnungsposition als geprüft zu markieren. Mit dem Schalter “Rech. geprüft” werden alle Positionen, die zu dieser Lieferung gehören als geprüft markiert. Verlassen Sie den Dialog mit dem Schalter “Abbrechen“.

Während der Lieferscheinverbuchung haben Sie die Möglichkeit Etiketten für die entsprechenden Artikel zu drucken über den Schalter “Einstellungen Etikett” können Sie die Formulareinstellungen für den Etikettendruck steuern. Mit dem Schalter “Etikett direkt” wird der Etikettendruck auf ein PDF-Formular ausgeführt und mit dem Schalter “Etikettendruck” gelangen Sie zuerst in den Druckdialog und können dort entweder den Vorschaudruck bzw. den Ausdruck auf einem Drucker anwählen.

Achten Sie speziell beim verbuchen von Projektbestellungen darauf, dass das entsprechende Projekt den Status “Auftrag eingegangen” hat, ansonsten wird beim Verbuchen des Lieferscheins das Baustellenlager des entsprechenden Projektes nicht vorgeblendet.

Des Weiteren haben sie beim Verbuchen die Möglichkeit, Bestellmengen auch in das Hauptlager zu buchen. Wählen Sie hierzu auf dem Register verbuchen die Option “Hauptlager” und geben die entsprechende Buchungsmenge unter “gelieferte Menge” ein. Mit “Speichern” wir die entsprechende Menge in das gewählte Lager gebucht.

Wenn Sie im Dialog verbuchen einen Rechtsklick au

• Rohstoffpreise (hier haben Sie die Möglichkeit die vorhandenen Preise der in KWP hinterlegten Rohstoffe einzusehen. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit für die einzelnen Rohstoffe eine Internetseite zu definieren auf welche die aktuellen Tagespreise hinterlegt sind)
• Bestellpreise aktualisieren (mit diese Funktionen werden alle in der Bestellung enthaltenen Artikel mit den Preisen der Artikelkataloge abgeglichen)
• Gruppenweise Rabatt (mit diese Funktion setzen sie für die markierten Artikel die entsprechenden Rabatte. Drei Rabattstufen sind möglich)
• Hauptnummer (mit diese Funktion setzen Sie die Haupt Referenznummer aus ihrem Artikel Katalog)
• Vergleichsnummer (sind Referenzen im Artikel Katalog hinterlegt, wird mit diesem Schalter eine Katalogsauswahl für die vorhandenen Referenzen der in ihre Bestellung enthaltenen Artikel aufgerufen)
• Nummerieren (mit diese Funktion werden ihre Bestellartikel automatisch neu durchnummeriert, falls die Nummerierung nicht mehr fortlaufend ist)
• Aus Vorgang (im Dialog Position Auswahl aus Vorgang haben Sie die Möglichkeit aus dem mit der Bestellung verbundenen Vorgang Positionen für die Bestellung auszuwählen. Des weiteren können Sie aus schon vorhandenen Bestellungen zu diesem Vorgang Positionen zur erneuten Bestellung auswählen)
• UGL (über diesen Schalter lassen sich UG Eldateien in die Positionserfassung Ihrer Bestellung einlesen)
• Artikel Katalog (über den Schalterartikel Katalog können Sie Ihre Bestellartikel aus den vorhandenen Artikelkatalogen auswählen)
• Manuelle Position (hiermit können Sie eine manuelle Bestellposition erfassen)
• Suchen (hiermit können Sie eine Volltextsuche auf ihre Bestellpositionen auslösen)
• Textposition (wie auch in den anderen Modulen, Projekt, Regie, Wartung können Sie auch im Bestellwesen Textpositionen erfassen die mit der Bestellung übergeben werden)
• Löschen (löscht die markierten Bestellpositionen)
• Speichern (speichert ihre aktuellen Eingaben)
• Schließen (schließt die Positionserfassung ihre Bestellung)

Über die rechte Maustaste stehen Ihnen für Ihre Bestellpositionen weitere Optionen zur Verfügung:

• Bestellmenge auf Mindestverpackungsmenge aufrunden (Hiermit wird die Bestellmenge der markierten Position auf die Verpackungsmenge aus dem Artikelkatalog aufgerundet)
• Zeile oberhalb einfügen (Oberhalb der markierten Bestellposition wird eine neue Zeile eingefügt)
• Kostenart setzen (Hiermit wird für die markierten Bestellpositionen die Kostenart ihre Wahl gesetzt)
• Artikel Statistik (Mit dieser Option wird die Artikel Statistik zur markierten Bestellposition aufgerufen)
• Löschen (Der, bzw. die markierten Bestellartikel werden gelöscht)
• Rücklieferung mit Austausch (Mit dieser Option, wird eine Rücklieferungsbestellung automatisch angelegt. Darin enthalten, die gewählten Rücklieferungsmengen, die positiven Mengen, die ursprüngliche Rechnungsnummer, die ursprüngliche Lieferscheinnummer und die ursprüngliche Bestellnummer. Die automatisch angelegte Bestellung erhält automatisch den Status Rücklieferung)
• Nur Rücklieferung (verhält sich genau wie Rücklieferung mit Austausch, nur die in der neuen Bestellung enthaltenen Mengen sind ausschließlich negativ)
• Nur Austausch (verhält sich genau wie Rücklieferung mit Austausch nur die in der neuen Bestellung enthaltenen Mengen sind ausschließlich positiv)
• Schriftgröße (Die Schriftgröße der Positionserfassung kann angepasst werden)

Hier sehen Sie die Artikel Informationen zu der markierten Bestellposition. Besonders erwähnenswert an dieser Stelle, ist die Zuordnung der LV Position Nummer. Idealerweise sollte diese schon im Bestellwesen vorgenommen werden, damit eine ordnungsgemäße Übergabe ins Baustellenlager vorgenommen werden kann. Dort ist es entscheidend für die Abrechnung, dass alle Baustellenpositionen den LV-Positionsnummern zugeordnet sind. Alle anderen Eingabefelder erklären sich von selbst. Eine Neuerung der Version 7.4 ist die positionsbezogene Liefertermin-Bestätigung die sie in dem Datumsfeld “Liefertermin bestätigt” hinterlegen können.

Um eine Bestellung für einen Vorgang (In unserem Fall die Projektverwaltung als Beispiel. Für alle anderen Vorgänge gilt die entsprechende Vorgehensweise.) anzulegen, gehen Sie wie folgt vor. Aus der Projektverwaltung heraus steigen sie in das Bestellwesen über den Schalter Materialwirtschaft/Bestellungen ein und klicken dann im Bestellwesen auf den Schalter neu. Das hat den Vorteil dass die Kopfdaten zum entsprechenden Vorgang bereits hinterlegt werden. Es müssen lediglich noch die Bezeichnung, die Lieferart, der Lieferant und der Liefertermin ausgewählt werden.

Alle von Ihnen eingegebenen Daten können nachträglich und jederzeit geändert werden.

Vergessen Sie nicht Ihre Eingaben zu speichern.

• Mit Vergleichskatalogen arbeiten (Es wird mit Referenzen gearbeitet. Der Hauptkatalog muss angegeben werden)
• Preise zurücksetzen, wenn Artikel im Vergleichskatalog nicht gefunden wird (Der Preis wird auf den ursprünglichen Preis zurückgesetzt, wenn kein Referenzpreis gefunden wird)
• Nach Mindestverpackungsmenge aufrunden (Der Bestellartikel wird auf die Mindestverpackungsmenge aus dem Artikel Stamm aufgerundet)
• RTF-Texte für Textpositionen verwenden (Für Textpositionen wird das Rich-Text-Format verwendet somit ist der Text formatiert war)
• Langtext bei der Übergabe aus Materialauszug verwenden (Der Langtext aus der Artikel-Materialtabelle wird ins Bestellwesen übernommen)
• Komplette Verbuchung/Kontrolle ohne Materialfluss ermöglichen (Beim Verbuchen von Bestellungen wird das Baustellenlager nicht belastet)
• Bestellungen zu Regie/Wartung nicht auf die Aufträge verbuchen (Beim Verbuchen von Bestellungen auf Regie/Wartung werden die Artikel nicht in die Positionserfassung geschrieben)
• Hinweis auf rückständige Buchungen bei Aufruf Bestellwesen (Benutzer bezogen) (Beim Aufruf des Bestellwesens öffnet sich der Dialog rückständige Lieferungen)
• Sonder EK aus Artikel Katalog verwenden (Beim Erfassen von Artikeln aus dem Artikel Katalog wird ein eventuell vorhandener Sonder-EK berücksichtigt)
• Buchungen bei Regie-/Wartungsaufträgen auf verknüpfte Baustellenlager oder XRE/XWA-Sammelprojekte (Bei Buchungen auf Regie/Wartungsaufträge werden die Baustellenläger der XRE/XWA-Sammelprojekte, bzw. die verknüpften Baustellenlager belastet)
• Protokoll drucken (Benutzer bezogen) (Diese Option löst einen automatischen Protokolldruck aus)
• Info bei Lieferung (über Aktivitäten Management) (Wird eine Lieferschein verbucht erhält der, auf dem Register Infos der Oberfläche des Bestellwesens, eingetragene Benutzer eine automatische Aktivität, dass die Lieferung erfolgt ist)
• Keine Wertübergabe (Beim Verbuchen von Lieferscheinen wird kein Wert übergeben, es werden nur die entsprechenden Bestellartikel ins Baustellenlager gebucht)
• Lieferadresse aus Firmen stammen (Bei dieser Option haben Sie die Wahl, zwischen immer (die Lieferadresse wird immer aus dem Firmenstamm gezogen), niemals (die Lieferadresse wird nicht aus dem Firmenstamm gezogen), nicht wenn Überforderung vorhanden (ist im Vorgang eine Lieferadresse hinterlegt wird diese verwendet, ansonsten die Adresse aus dem Firmenstamm)
• Standardlieferant (Benutzer bezogen) (Hier kann ein benutzerbezogene Standardlieferant hinterlegt werden, der bei jeder Bestellung automatisch hinzugefügt wird)
• Kostenart Beschaffungskosten (Die in der Rechnungskontrolle hinterlegten Beschaffungskosten werden automatisch mit der hier gewählten Kostenort versehen)

Individuelle Lieferanten

Auf diesem Register können Sie persönliche Lieferarten hinterlegen die auf dem Register Infos beim Anlegen einer neuen Bestellung dann zur Verfügung stehen.

Hauptlieferanten

hier können Sie Ihre Hauptlieferanten hinterlegen und diese beim Anlegen einer Bestellung dann einfach aus einem Listfeld wählen. Damit sparen Sie sich den Wechsel untersuchen in der Adressverwaltung. Klicken Sie zum Auswählen auf den drei Punkteschalter am Ende der Zeile. Nachdem sie einen neuen Lieferanten ausgewählt haben wird automatisch eine neue Zeile generiert, Vorgehensweise wie oben beschrieben.

IDS

Hier definieren Sie wie sich das Programm verhalten soll wenn Sie einen Warenkorb über die IDS Schnittstelle aus dem Onlineshop des Großhändlers übernehmen. Wählen Sie eine der drei zur Verfügung stehenden Varianten.

Nach dem Start des Bestellwesens, befinden Sie sich im Hauptfenster des Bestellwesens. Der zuletzt gesetzte Filter in der Filterleiste ist gültig. Im unteren Bereich sehen Sie die Liste ihre Bestellungen. Sie haben die Möglichkeit im Bestellwesen, wie auch in den anderen Modulen von kwp-bnWin.net, nach Bestellungen zu suchen oder über einen Filter die Liste einzuschränken. Mit dem Schalter “Spezialsuche” können Sie im Bestellwesen eine sogenannte Spezialsuche auslösen die schon aus anderen Programmteilen von kwp-bnWin.net bekannt ist, zum Beispiel aus dem Aktivitäten Management oder der Adressverwaltung. Bei der Spezialsuche werden alle Felder geleert und sie können Ihre Suchkriterien in die tatsächlichen Felder bzw. Auswahllisten eintragen. Danach lösen Sie die Suche mit dem Schalter suchen aus.

Über die rechte Maustaste, wie in der Abbildung zu sehen, haben Sie die Möglichkeit eine markierte Bestellung abzuschließen oder zu stornieren und die Schriftgröße der Darstellung anzupassen.

In der folgenden Abbildung sehen Sie nun die Kopfdaten ihre markierten Bestellung. Auf dem Register Infos wird die Bestellnummer, der Vorgang, die Vorgangsnummer, die Lieferart, der Liefertermin (hier können Sie noch einen kurzen Hinweis hinterlegen zum Beispiel die Kalenderwoche), der Sachbearbeiter und die Erlös und Abteilungs-Nummer angezeigt. Diese Daten sind wie immer in kwp-bnWin.net variabel und können jederzeit verändert werden. Desweiteren finden Sie auf dem Register Infos die Bezeichnung ihrer Bestellung, den Lieferanten, die Kommissionsadresse, die Lieferadresse, das Druckdatum und zuletzt den Bestellstatus.
Sie können für diese Bestellung auch eine feste Zahlungskonditionen hinterlegen und gegebenenfalls eine Kategorie zuordnen. Informationen zu den Kategorien entnehmen Sie bitte der Basis Hilfe.

Wird im Bestellkopf ein Liefertermin bestätigt eingegeben, werden alle Bestellpositionen mit diesem Datum aktualisiert, die bisher genau diesen Liefertermin bestätig hatten oder keinen.

Ist in den Grunddaten des Bestellwesens die Option “komplette Verbuchung/Kontrolle ohne Materialfluss ermöglichen“ sind die beiden Options-Kästchen Lieferung geprüft und Rechnung geprüft aktiv. Diese dienen zur Kennzeichnung der erfolgten Lieferung bzw. der geprüften Rechnung. Diese Options-Kästchen sind auch sichtbar, wenn nicht die Vollversion des Bestellwesens lizenziert ist.

Auf dem Register Adressen haben Sie die Möglichkeit die Lieferadresse, die Kommissionsadresse und die Lieferantenadresse zu hinterlegen. Für die Lieferantenadresse gibt es weitere Optionen.

• Die Auswahl des Lieferanten über das Listenfeld Hauptlieferant
• der Ansprechpartner, der direkt aus der Lieferantenadresse gezogen wird
• die Angebotsnummer des Lieferanten
• die Auftragsbestätigung Nummer des Lieferanten
• und den bestätigten Liefertermin

Besonderheiten der Lieferadresse:

• wenn gewünscht kann die Lieferadresse manuell eingegeben werden ohne dass diese in der Adressverwaltung gespeichert wird
• der Ansprechpartner auf der Baustelle kann eingegeben oder direkt aus dem Vorgang, zum Beispiel aus der Projektverwaltung (Eingabe auf dem Register Adressen bei der Projekt Lieferadresse), übernommen werden
• ein Lieferhinweis kann eingegeben werden
• mit dem Schalter Firmenadresse wird die Lieferadresse automatisch mit der im Firmenstamm hinterlegten Firmenadresse gefüllt