Die Bedarfsmeldung unterstützt den Prozess der Materialbestellung, bevor die eigentliche Bestellung ausgelöst wird. Im Gegensatz zur Bestellung könnte eine Bedarfsmeldung (BM) durch jeden Mitarbeiter ausgelöst werden, die Bestellung preisoptimiert durch einen zentralen Einkauf erfolgen.

Vorausgesetzt, die Module Materialwirtschaft und Bestellwesen sind u.a. in Nutzung, kann der gesamte Prozess von der Entstehung des Bedarfs bis hin zur Verbuchung in der FiBu automatisiert gesteuert werden.

Das Hauptmodul erreichen Sie über “Bearbeiten” und “Bedarfsmeldung”.

Die Bedarfsmeldung ist aber auch aus zahlreichen Vorgängen und der jeweiligen Positionserfassung direkt aufrufbar. Aus der Positionserfassung heraus lassen sich markierte Positionen direkt in eine BM übertragen.

Nachdem ein Bedarf geprüft wurde, kann dieser Freigegeben werden. In der Freigabemaske besteht nun die Möglichkeit die vorhandenen Positionen nach bestimmten Kriterien anzeigen zu lassen und zu markieren, um diese entsprechend in Bestellungen zu übergeben.

Auf dem Reiter “Bestellungen/ Preisspiegel” werden die erzeugten Bestellungen angezeigt.

Das System hat automatisch eine Bestellung erfasst, die Sie nun weiter verarbeiten können.

In unserer Iprendo-Lektion finden Sie weiterführende Informationen zur Bedarfsmeldung.

[KWP]
EKH=1

Durch diesen Eintrag wird die Funktion Einkaufshelfer innerhalb der Bedarfsmeldung aktiv.

Die Funktion Einkaufshelfer ist grundsätzlich in der Positionserfassung der Bedarfsmeldung angesiedelt. Allerdings spielen für die Preisermittlung andere Programmbereiche bzw. Funktionen eine wichtige Rolle!

Die Preisermittlung basiert grundsätzlich auf folgenden Faktoren:

• Globaler Preisspiegel (genaue Bedeutung/Erklärung folgt später)
  
• Projektpreisspiegel (kwp-bnWin.net Standard)
  
• Rabattvereinbarung (genaue Bedeutung/Erklärung folgt später)
  
• DATANORM-Preise (kwp-bnWin.net Standard)
  
• Preisfindung über Referenzen (kwp-bnWin.net Standard)
  
• Sonder-EK Preise (kwp-bnWin.net Standard)
  

Diese Punkte sind die grundlegenden Faktoren die der Einkaufshelfer zur Preisermittlung heranzieht! Die anderen Varianten der Preisfindung bewegen sich im Standard von kwp-bnWin.net und werden nur bei der direkten Anwendung innerhalb des Einkaufshelfers erwähnt!

Genauer Ablauf und Funktion des Einkaufshelfers

Der Einkaufshelfer, wie es der Name schon sagt, prüft für die Bedarfsartikel die günstigsten Preise und stellt diese übersichtlich dar. Es werden folgende Optionen geprüft:

• Preis aus Artikelkatalog
  der Preis wird aus dem Artikelkatalog übernommen, der Datanormpreis ist maßgebend
  
  Wird der Preis aus dem Artikelstamm übernommen wird die Bedarfsposition gelb markiert!! Ggf. sind bei den gelb markierten Positionen noch Nachverhandlungen nötig!

• Günstigter Preis aus Referenzartikeln
  Ist der Artikel mit anderen Artikeln referenziert und unter den Referenzartikeln gibt es einen günstigeren Preis, wird dieser übernommen
  
• Preisspiegel zum Projekt
  Der günstigste Preis wird aus einem Preisspiegel zum Projekt übernommen
  
• Rabattgruppen-Vereinbarungen
  Der günstigste Preis wird aus einer Rabattgruppen-Vereinbarung zum gewählten Artikel übernommen
  
• Einkäufe der letzten 12 Monante
  Das System prüft die Einkäufe der letzten 12 Monate zum gewählten Artikel und ermittelt daraus den günstigsten Einkaufspreis
  
• Globale Preisspiegel Preis aus dem Artikelkatalog
  Sind Globale Preisspiegel (nicht Projektspezifisch) vorhanden, in welchen der gewählte Artikel vorkommt, wird der günstigste  Preis daraus ermittelt
  

Aus diesen Optionen können Sie wählen, wobei die günstigste Variante immer aktiv ist. Weiter unten finden Sie einige Beispiele für die Preisfindung. Klicken Sie auf “Übernehmen” um den gewünschten Preis in die Bedarfsposition zu übernehmen. Verfahren Sie mit allen weiteren Artikeln ebenso.

Möchten Sie, dass das Systemautomatisch den günstigsten Preis ermittelt und übernimmt, dann klicken Sie auf den Button Günst. Preise!

Die günstigsten Preise werden, wie oben beschrieben, ermittelt und übernommen!

Tipp: Das System zeigt Ihnen dann auch direkt den Einkaufserfolg an

Sind alle Bedarfspositionen bepreist, können Sie die Positionserfassung der Bedarfsmeldung schließen und den Bedarf freigeben. Es werden nun X Bestellungen erzeugt, je nachdem wie viele Lieferanten für die Bedarfspositionen gewählt wurden.

In der Positionserfassung werden die Bedarfspositionen erfasst, bearbeitet, kopiert und gelöscht. Die einzelnen Felder entsprechen im Großen und Ganzen der bekannten Positionserfassung aus den Modulen Projekt/Regie/Wartung/Bestellwesen, deshalb hier keine weitere Erklärung der einzelnen Felder.

Sie können Positionen aus dem entsprechenden Vorgängen holen, wenn Sie den Schalter aus Vorgang nutzen. Des Weiteren könne Positionen aus anderen Bedarfsmeldungen über den Schalter aus Bedarf oder aus dem Artikelkatalog über den Schalter Art Position übernommen werden.

Auf der linken, oberen Seite finden Sie ein s.g. Float-Panel, dass über einen kleinen Pin angeheftet werden kann, es ist mit Schnellerfassung beschriftet. Hier kann ausgewählt werden welche Felder mit der Entertaste angesprungen werden, um Ihnen die Erfassung, bzw. Änderung von Positionen zu erleichtern. Lesen bitte unter Grundeinstellungen die nötigen Einstellungen dazu.

Über den Schalter Kopieren wir die markierte Position kopiert und an die letzte Stelle in der Liste gesetzt.

In diesem Beispiel sehen Sie eine Position aus einem Artikelkatalog. Bei “Art” geben Sie an, ob diese Position in eine Anfrage, BM oder Bestellung übergeben werden soll bzw. ob diese Position abschließend verarbeitet wurde.

Um einen neuen Bedarf anzulegen klicken Sie bitte auf der Schalterleiste auf neu.

Die allgemeinen Daten werden gefüllt:

• Bezeichnung: Aussagekräftige Beschreibung des Bedarfes

• Hinweis: Zusatzinformationen die zu diesem Bedarf hinterlegt werden können

• Vorgangsart: Projekt/Regie/Wartung/Lager, dem dieser Bedarf zugeordnet ist. Wählen Sie den Vorgang dann über Vorgangsnummer (WAnlagenNr.) aus

• Sachbearbeiter Projekt: Hier den Sachbearbeiter auswählen (wird autom. aus dem Vorgang übernommen wenn vorhanden)

• Liefertermin: Geben Sie hier den Liefertermin ein. Sollte in den Grunddaten die Option nächster Tag aktiv sein, steht hier der nächste Kalendertag vorgeblendet

•  Liefertermin Info: Informationen zum Liefertermin, z.B. Kalenderwoche, Ansprechpartner GH, usw.

• Status: Der Status des Bedarfes wir autom. gesetzt anhand des Zustandes der Bedarfsmeldung

• AngebotsNr. Lief.: Hier hinterlegen Sie ggf. eine Angebotsnummer/Lieferscheinnummer, wenn der Bedarf vom GH angeboten wurde

• Abt.Nr.: Abteilung auswählen

• Ansprechpartner Bau.: Tragen Sie hier den Ansprechpartner auf der Baustelle ein, der die Lieferungen entgegennimmt und kontrolliert (wird in die Bestellung übergeben)

•  Optionen Gemeldet/Geprüft/Bedarf stornieren: Hier stehen Datum und Sachbearbeiter zu den Statusinfomationen, die man. gesetzt hat oder die übermittelt wurden

Nur geprüfte Bedarfsmeldungen können freigegeben werden!!

Schließen Sie die Angaben mit Anlegen ab.

Nach dem Start der Bedarfsmeldung finden Sie im rechten, oberen Bereich ein Menü (Zahnradsymbol) mit den Grundeinstellungen der Bedarfsmeldung. Darin enthalten sind zwei Register.

1. Allgemein

– Auswahl des Hauptlagers: aus welchem die Lagerbestände angezeigt, bzw. die Lagermengen entnommen werden sollen.

– nach Liefertemin verdichten: legt fest, ob die Listenansicht der Bedarfsmeldungen nach Lieferterminen verdichtet werden soll.

– Liefertermin nächster Tag vorschlagen: wird diese Option gesetzt wird bei einer neuen Bedarfsmeldung zunächst immer der nächste Tag als Liefertermin eingetragen. Dieser Termin kann aber jederzeit geändert werden.

•  Voreingestellte Art für Positionen: wählen Sie hier ob die Positionen als Anfrage- oder Bestellpositionen festgelegt werden sollen.

• Artikelstatistik beim Erfassen der Artikel vorblenden: bei jeder Erfassung wird autom. die Artikelstatistik eingeblendet

• Bestellung öffnen nach Übergabe: mit dieser Option würde sich autom. das Bestellwesen und die entsprechende Bestellung öffnen, wenn Sie die Bedarfsmeldung übergeben.

• Artikelzustand prüfen vor Freigabe: sind im Hauptlager Artikel als Restposten oder gelöscht bei Großhändler gekennzeichnet, wird eine Meldung ausgegeben, falls ein Artikel des Bedarfs betroffen ist.

• Artikeltexte bei Artikeln aus der Statistik oder bei Bestellartikeln mit tauschen: legt fest ob die Texte des Artikels, falls aus der Statistik übernommen, oder bei Bestellartikeln aus den entsprechenden Vorgängen übernommen werden sollen.

• mit Vergleichskatalogen arbeiten: wie im Bestellwesen können Vergleichskataloge der Auswahl hinzugefügt werden
• …. Buchung auf abgeschlossene Projekte: legt fest, ob alle, keine oder nur Rück-Buchungen auf abgeschlossene Projekte gebucht werden
• Projekt-Preisspiegel berücksichtigen: ist die Position in einem Projekt-Preisspiegel vorhanden, wird der Preis hier mit verglichen
• Beim Einkaufshelfer Preisspiegel und Rabattvereinbarungen aus Unterprojekten berücksichtigen: beschreibt sich selbst
• Projektpreisspiegel und Rabattgruppenvereinbarungen immer verwenden falls vorhanden: beschreibt sich selbst
• … Status von intern übergebenen Bedarfsmeldungen (nur aus Projekt): legt fest, ob diese BM den Status gemeldet oder angelegt erhält
• mit abweichender Kommissionsadresse arbeiten: erlaubt das Ändern der Komm.-Adresse, wenn ein Vorgang ausgewählt wurde

Bei der Suche nach dem besten Preis für eine Bestellung, können einzelne Kataloge von der Suche ausgenommen werden. Das macht Sinn, wenn die Bestellung auf wenige Großhändler beschränkt ist. Hierdurch wird die Performance verbessert.

2. Schellerfassung

Analog zu der Schnellerfassung in der Positionserfassung der Vorgänge kann in der BM ebenfalls die Schnellerfassung aktiviert werden.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich Voreinstellungen, wählen neu und geben einen Namen für die Erfassungsmaske ein. Wählen Sie die gewünschten Ansprungspunkte und speichern die Maske ab. Alle gewählten Felder werden mit der Enter-Taste angesprungen, wenn die Maske in der Positionserfassung ausgewählt wird. Somit erleichtern Sie sich die Erfassung erheblich, da wirklich nur die relevanten Felder abgearbeitet werden. Sie können mehrere Masken anlegen und dann in der Positionserfassung benutzen.