Im Folgenden wird kurz die Einrichtung und Nutzung der Outlook-Integration erläutert.

Einrichtung der Integration:

Die Outlook-Integration muss auf jedem Arbeitsplatz der diese Installation nutzen möchte einmal installiert werden.

Folgende Voraussetzungen gibt es allerdings zu beachten:

– kwp-bnWin.net ab Version 6.4.0.107 oder höher

– .NET Framework 2.0 incl. Language Pack

– Microsoft Office Professional 2003 incl. SP1 oder höher (wichtig: frühere Office bzw. Outlook Versionen werden seitens Microsoft leider nicht für Add-In’s unterstützt, außerdem ist es wichtig die Professional Edition im Einsatz zu haben)

– VSTO (Visual Studio Tools for Office) 2005 oder höher (bei Microsoft oder KWP als Download erhältlich)

– .NET Laufzeitsicherheitsrichtline muss für den Ordner “x:\Programme\bnwinlocal\bin\*” auf Full-Trust gestellt sein (ein Skript das diese Einstellung automatisch erledigt ist bei KWP als Download erhältlich

– Das Installationspaket “Outlook-Integration.msi” muss am Arbeitsplatz einmal installiert werden, und zwar direkt ins Verzeichnis “C:\Programme\bnwinlocal\bin” (bei KWP als Download erhältlich)

Eine technische Dokumentation zur (leider nicht ganz einfachen) Installation finden Sie zusammen mit allen benötigten Dateien bei KWP zum downloaden.

Nutzung der Integration:

Ist die Outlook-Integration am Arbeitsplatz richtig installiert, haben Sie in Ihrem Outlook-Fenster einen zusätzlichen Button “Mail zu Aktivität” zur Verfügung:

Nachdem Sie ein Mail markiert und auf den Button “Mail zu Aktivität” geklickt haben, werden Sie zuerst aufgefordert sich an kwp-bnWin.net anzumelden. Diese Benutzeranmeldung ist jedoch nur einmal pro Outlook-Sitzung nötig, d.h. erst wenn Sie Outlook beenden und neu starten, werden Sie beim übernehmen einer Mail erneut dazu aufgefordert.

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptfenster der Integration:

Die Informationen aus der Mail werden dabei natürlich automatisch in den Dialog übernommen.

Am oberen Rand haben Sie 3 Möglichkeiten zur Auswahl:

1) Sie können die Mail als neue Aktivität in Ihr Aktivitätenmanagement übernehmen

2) Sie können eine vorhandene Aktivität auswählen und die Mail daran anhängen

3) Sie können Mail und evtl. die Anhänge nur archivieren ohne eine Aktivität zu erstellen (dazu benötigen Sie das Modul “Vorgangsarchivierung”, das Aktivitäten-Management wird nicht benötigt).

Im oberen Informationsteil können Sie die Vorgaben für die Aktivität einstellen, sowie den Betreff der Aktivität eintragen. Ausserdem haben Sie zwei Info-Einträge zur Verfügung. Betreff und erster Infoeintrag werden dabei standardmässig vom System vorgeschlagen.

Den zweiten Infoeintrag können Sie noch nutzen, um beispielsweise zusätzliche Anweisungen mit aufzunehmen wenn Sie die Aktivität an einen Kollegen delegieren.

Beim Anlegen der Aktivität haben Sie wieder 3 Möglichkeiten:

1. … mit Text der Mail:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Archiviert wird dabei nichts

2. … mit Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Sie haben optional die Möglichkeit, Anhänge gleichzeitig zu archivieren

3. … ohne Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird nicht im Info-Feld dargestellt. Sie können den Mailtext entweder als Textdatei archivieren (und optional auch die Anhänge dazu), oder die komplette e-Mail incl. aller Anhänge als “msg” Datei archivieren. Der “msg” Standard kann später von Outlook wieder geöffnet werden und Sie haben die Original-Mail incl. aller Zusatzinfos und Anhänge wieder zur Verfügung.

Als Option können Sie noch einstellen, dass die Mail nach erfolgreicher Übernahme aus Outlook gelöscht wird.

Mit Klick auf “Übernehmen” werden die getroffenen Einstellungen angewandt und die Mail als neue Aktivität angelegt, zu einer bestehenden Aktivität hinzugefügt oder nur archiviert, je nachdem welchen Reiter Sie im oberen Fensterbereich ausgewählt haben.

Sie bekommen außerdem noch eine Erfolgs-Meldung mit den getätigten Aktionen: