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Dies ist mit dem Zusatzprogramm “Scan-Import” möglich, wobei Sie natürlich nicht nur gescannte Dokumente weiterverarbeiten können, auch Aufnahmen einer Digitalkamera oder andere Dateien können zu Aktivitäten verarbeitet werden.

Das Programm Scan-Import wird extern über das Programm-Menü oder die Datei “C:\Programme\bnwinlocal\bnScanImport.exe” gestartet.

Am Anfang werden Sie natürlich wieder aufgefordert, sich an kwp-bnWin.net anzumelden. Haben Sie dies getan wird das Hauptfenster des Scan-Imports geöffnet:

Dieser Hauptbildschirm teilt sich in 5 verschiedene Bereiche auf:

Dateiauswahl

Hier wählen Sie den Ordner aus, in dem das Programm nach Dateien suchen soll. Über den 3-Punkte-Schalter ändern Sie den gewählten Pfad. Der Pfad wird beim beenden des Programms gespeichert und ist beim nächsten Start wieder voreingestellt.

Liste der Dateien

In dieser Explorer-ähnlichen Liste sehen Sie den Inhalt des unter Dateiauswahl ausgewählten Verzeichnisses. Hier markieren Sie Datei(en) die Ihnen dann im Vorschau-Bereich angezeigt werden und die Sie dann später zu einer neuen Aktivität archivieren können.

Vorschau

Dies ist der Vorschau Bereich. Dateien der gebräuchlichsten Dateitypen können hier in einer Vorschau angesehen werden. Manche Dateitypen können evtl. nicht angezeigt werden, trotzdem können sie später mit übernommen werden. Sie haben in auch die Möglichkeit mehrere Dateien zu markieren, auch dann werden Ihnen in diesem Bereich (kleinere) Vorschauen angezeigt.

Aktionsbereich

Im unteren Bereich wählen Sie die Aktion, die beim Klick auf “Übernehmen” durchgeführt wird. Sie können mit den Dateien eine neue Aktivität anlegen, Dateien zu einer bestehenden Aktivität hinzufügen oder die Dateien nur archivieren (dazu ist das Modul Aktivitäten-Management nicht zwingend nötig, es reicht hier auch die Vorgangsarchivierung)

Durch Klick auf  “Übernehmen” wird die im Bereich gewählte Aktion mit den im Bereich ausgewählten Dateien ausgeführt.

Im Folgenden wird kurz die Einrichtung und Nutzung der Outlook-Integration erläutert.

Einrichtung der Integration:

Die Outlook-Integration muss auf jedem Arbeitsplatz der diese Installation nutzen möchte einmal installiert werden.

Folgende Voraussetzungen gibt es allerdings zu beachten:

– kwp-bnWin.net ab Version 6.4.0.107 oder höher

– .NET Framework 2.0 incl. Language Pack

– Microsoft Office Professional 2003 incl. SP1 oder höher (wichtig: frühere Office bzw. Outlook Versionen werden seitens Microsoft leider nicht für Add-In’s unterstützt, außerdem ist es wichtig die Professional Edition im Einsatz zu haben)

– VSTO (Visual Studio Tools for Office) 2005 oder höher (bei Microsoft oder KWP als Download erhältlich)

– .NET Laufzeitsicherheitsrichtline muss für den Ordner “x:\Programme\bnwinlocal\bin\*” auf Full-Trust gestellt sein (ein Skript das diese Einstellung automatisch erledigt ist bei KWP als Download erhältlich

– Das Installationspaket “Outlook-Integration.msi” muss am Arbeitsplatz einmal installiert werden, und zwar direkt ins Verzeichnis “C:\Programme\bnwinlocal\bin” (bei KWP als Download erhältlich)

Eine technische Dokumentation zur (leider nicht ganz einfachen) Installation finden Sie zusammen mit allen benötigten Dateien bei KWP zum downloaden.

Nutzung der Integration:

Ist die Outlook-Integration am Arbeitsplatz richtig installiert, haben Sie in Ihrem Outlook-Fenster einen zusätzlichen Button “Mail zu Aktivität” zur Verfügung:

Nachdem Sie ein Mail markiert und auf den Button “Mail zu Aktivität” geklickt haben, werden Sie zuerst aufgefordert sich an kwp-bnWin.net anzumelden. Diese Benutzeranmeldung ist jedoch nur einmal pro Outlook-Sitzung nötig, d.h. erst wenn Sie Outlook beenden und neu starten, werden Sie beim übernehmen einer Mail erneut dazu aufgefordert.

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptfenster der Integration:

Die Informationen aus der Mail werden dabei natürlich automatisch in den Dialog übernommen.

Am oberen Rand haben Sie 3 Möglichkeiten zur Auswahl:

1) Sie können die Mail als neue Aktivität in Ihr Aktivitätenmanagement übernehmen

2) Sie können eine vorhandene Aktivität auswählen und die Mail daran anhängen

3) Sie können Mail und evtl. die Anhänge nur archivieren ohne eine Aktivität zu erstellen (dazu benötigen Sie das Modul “Vorgangsarchivierung”, das Aktivitäten-Management wird nicht benötigt).

Im oberen Informationsteil können Sie die Vorgaben für die Aktivität einstellen, sowie den Betreff der Aktivität eintragen. Ausserdem haben Sie zwei Info-Einträge zur Verfügung. Betreff und erster Infoeintrag werden dabei standardmässig vom System vorgeschlagen.

Den zweiten Infoeintrag können Sie noch nutzen, um beispielsweise zusätzliche Anweisungen mit aufzunehmen wenn Sie die Aktivität an einen Kollegen delegieren.

Beim Anlegen der Aktivität haben Sie wieder 3 Möglichkeiten:

1. … mit Text der Mail:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Archiviert wird dabei nichts

2. … mit Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Sie haben optional die Möglichkeit, Anhänge gleichzeitig zu archivieren

3. … ohne Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird nicht im Info-Feld dargestellt. Sie können den Mailtext entweder als Textdatei archivieren (und optional auch die Anhänge dazu), oder die komplette e-Mail incl. aller Anhänge als “msg” Datei archivieren. Der “msg” Standard kann später von Outlook wieder geöffnet werden und Sie haben die Original-Mail incl. aller Zusatzinfos und Anhänge wieder zur Verfügung.

Als Option können Sie noch einstellen, dass die Mail nach erfolgreicher Übernahme aus Outlook gelöscht wird.

Mit Klick auf “Übernehmen” werden die getroffenen Einstellungen angewandt und die Mail als neue Aktivität angelegt, zu einer bestehenden Aktivität hinzugefügt oder nur archiviert, je nachdem welchen Reiter Sie im oberen Fensterbereich ausgewählt haben.

Sie bekommen außerdem noch eine Erfolgs-Meldung mit den getätigten Aktionen:

Im Folgenden wird kurz die Einrichtung und Nutzung der Tobit-Integration erläutert:

Einrichten der Integration:

Die Tobit-Integration muss auf jedem Arbeitsplatz der diese nutzen möchte, einmal registriert werden.

Dies sind die Voraussetzungen:

– kwp-bnWin.net ab Version 6.4

– Nutzung des Moduls Aktivitäten-Management und/oder Vorgangsarchivierung

– David Installation ab Version V8+ (ab Release DVWIN: 8.10a.2016, DVAPI32: 8.50a.0217)

Zur Registrierung der Integration wechseln Sie in Ihr lokales Verzeichnis “C:\Programme\bnwinlocal”. Dort befindet sich eine Datei “bn2Tobit.exe”. Führen Sie diese Datei durch einen Doppelklick aus und es erscheint folgender Hinweis:

Sie starten bn2Tobit.exe direkt und nicht mit Angabe von Mail Informationen. Es wird daher der Registrierungs-Dialog gestartet.

Bestätigen Sie diesen mit OK. Anschliessend erscheint der Anmelde-Dialog von kwp-bnWin.net. Melden Sie sich hier bitte mit Ihrem persönlichen Benutzer an.

Im Folgenden Dialog haben Sie noch einige Einstellungsmöglichkeiten:

Lassen Sie den Punkt “Normale Workstation” ausgewählt, wenn Sie nicht über einen Terminal-Server arbeiten. Der Pfad zur Steuerungsdatei “Tobit.ini” ist fest eingetragen, der Status muss auf “Datei gefunden” stehen. Falls diese Steuerungsdatei nicht gefunden wird, gibt es höchstwahrscheinlich ein Problem mit Ihrer DAVID-Installation.

Über den Punkt “Login-Informationen fest hinterlegen können Sie auswählen, ob Ihre vorhin getätigte Benutzeranmeldung für die Tobit-Integration gespeichert werden soll. Wenn Sie dieses Häkchen nicht setzen, werden Sie bei jeder Übernahme einer Mail aus DAVID zu einer Anmeldung aufgefordert.

Mit Klick auf den Button “Übernehmen” speichern Sie die gewählten Einstellungen ab. Die Tobit-Integration ist nun eingerichtet.

Nutzen der Integration:

Ist die Integration einmal registriert, haben Sie in Ihrem “David InfoCenter” beim Rechtsklick auf eine e-Mail im Kontextmenü einen weiteren Eintrag “KWP Aktivität”.

Nachdem Sie auf den Eintrag “KWP Aktivität” klicken, werden Sie zuerst aufgefordert sich an kwp-bnWin.net anzumelden, ausser Sie haben bei der Registrierung (siehe oben) den Haken “Login-Informationen fest hinterlegen” gesetzt.

Sie können die Registrierung natürlich jederzeit wiederholen und die gesetzten Informationen ändern.

Nach erfolgreicher Anmeldung öffnet sich das Hauptfenster der Integration:

Die Informationen aus der Mail werden dabei natürlich automatisch in den Dialog übernommen.

Am oberen Rand haben Sie 3 Möglichkeiten zur Auswahl:

1. Sie können die Mail als neue Aktivität in Ihr Aktivitätenmanagement übernehmen

2. Sie können eine vorhandene Aktivität auswählen und die Mail daran anhängen

3. Sie können Mail und evtl. die Anhänge nur archivieren ohne eine Aktivität zu erstellen (dazu benötigen Sie das Modul “Vorgangsarchivierung”, das Aktivitäten-Management wird nicht benötigt).

Im oberen Informationsteil können Sie die Vorgaben für die Aktivität einstellen, sowie den Betreff der Aktivität eintragen. Ausserdem haben Sie zwei Info-Einträge zur Verfügung. Betreff und erster Infoeintrag werden dabei standardmässig vom System vorgeschlagen.

Den zweiten Infoeintrag können Sie noch nutzen, um beispielsweise zusätzliche Anweisungen mit aufzunehmen wenn Sie die Aktivität an einen Kollegen delegieren.

Beim Anlegen der Aktivität haben Sie wieder 3 Möglichkeiten:

1. … mit Text der Mail:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Archiviert wird dabei nichts

2. … mit Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird im ersten Info-Feld dargestellt. Sie haben optional die Möglichkeit, Anhänge gleichzeitig zu archivieren

3. … ohne Text der Mail, Anhänge ins Archiv:

Der Mailtext wird nicht im Info-Feld dargestellt. Sie können den Mailtext entweder als Textdatei archivieren (und optional auch die Anhänge dazu), oder die komplette e-Mail incl. aller Anhänge als “eml” Datei archivieren. Der “eml” Standard kann später von DAVID wieder geöffnet werden und Sie haben die Original-Mail incl. aller Zusatzinfos und Anhänge wieder zur Verfügung.

Als Option können Sie noch einstellen, dass die Mail nach erfolgreicher Übernahme aus DAVID gelöscht wird.

Mit Klick auf “Übernehmen” werden die getroffenen Einstellungen angewandt und die Mail als neue Aktivität angelegt, zu einer bestehenden Aktivität hinzugefügt oder nur archiviert, je nachdem welchen Reiter Sie im oberen Fensterbereich ausgewählt haben.

Sie bekommen außerdem noch eine Erfolgs-Meldung mit den getätigten Aktionen:

• Infos –> Historie zu einer Aktivität, wann hat wer was vereinbart
• Zusatzinfos –> frei definierbare Zusatzfelder um Informationen später strukturiert auswerten zu können
• Verknüpfungen –> Verknüpfen von unterschiedlichen Aktivitäten (Haupt- und Unteraktivität)
• Adressen –> hier werden beliebig viele Adresse zu einer Aktivität hinterlegt (z.B. Schulung, Besprechung)
• Archiv –> Archivieren von externen Dokumenten und Dateien (Modul ARCHIV erforderlich!)

Nachfolgend sind kurz die einzelnen Register-Blätter beschrieben….

Register INFOS

Das Hauptregister “Infos” bildet die Chronologie oder Historie zu einer Aktivität. Über den NEU-Button (rechts neben Benutzer) oder durch die rechte Maustaste erzeugen Sie einen neuen Info-Eintrag zur oben angezeigten Aktivität.

Datum und Benutzer-Namen werden dabei automatisch gesetzt. Bestehende Info-Einträge werden über die rechte Maustaste gelöscht.

Im rechten Benutzer-Feld können per Doppelklick (oder über den Button INFORMIEREN) weitere Benutzer zur Information hinzugefügt werden. Sie informieren somit andere Anwender über Ihre Aufgabe oder Aktivität.

Register ZUSATZINFOS

Die benutzerdefinierten Felder stehen in Abhängigkeit zur Aktivitäten-Art. Je nach Art definieren Sie unter EINSTELLUNGEN die Zusatzinfo-Felder. Es stehen 10 Felder zur Texteingabe (max. 50 Zeichen) und 10 weitere Felder mit JA/NEIN zur Verfügung. Angezeigt werden jedoch nur die Felder, die unter EINSTELLUNGEN auch beschriftet wurden.

In der Datenbank stehen die eingetragenen Informationen direkt im Aktivitäten-Datensatz. So können die Inhalte leicht über Reports ausgewertet werden.

Die Abteilung bezieht sich, wie auch in anderen Programmteilen, auf die Vertreter/Abteilungen. Alle Abteilungen stehen Ihnen hier zur Auswahl zur Verfügung. Wird eine Aktivität aus einer Adresse heraus angelegt, so belegt das Programm die Abteilung mit der Voreinstellung aus der Adressverwaltung. Ansonsten wird die Abteilung 0 vorgeblendet.

Das Selekt-Feld ist ein weiteres freies Organisations-Merkmal. Im Gegensatz zu den Benutzerfeldern ist dieses nicht abhängig von der Aktivitäten-Art. Die Feldinhalte sind für alle Aktivitäten gleich. Sie fügen Einträge durch manuelles Beschriften hinzu.

Nutzen Sie diese Selekt-Felder für die Auswahl Ihrer Produkte oder Produktgruppen. So können Sie die unterschiedlichen Aktivitäten mit Ihren Produktgruppen verknüpfen und über das KWP Reporting auch auswerten.

Register VERKNÜPFUNGEN

Automatische Verknüpfung über die rechte Maustaste auf dem Schalter Neu

Über die rechte Maustaste auf dem Schalter “Neu” erhalten Sie unten zu sehendes Kontextmenü. Der Eintrag “Neu mit Verknüpfung” erstellt eine automatische Verknüpfung zur aktuellen Aktivität. Wählen Sie die gewünschte Aktivitätenart aus dem Untermenü aus und es wird eine Verknüpfung angelegt. Sie finden die Zuweisung auf dem Register “Verknüpfungen” wo diese auch wieder gelöscht werden kann.

Über die Verknüpfungen werden Aktivitäten untereinander verknüpft. Dies ist vor allem bei Checklisten oder Workflows von großer Bedeutung.

Dabei werden die Haupt- und Unter-Aktivitäten automatisch verknüpft. Eine manuelle Verknüpfung erreichen Sie durch einen Klick auf die rechte Maustaste -> NEU.

Geben Sie dann die ID der zu verknüpfenden Unter-Aktivität ein. Die Verknüpfung ist ein optisches Hilfsmittel zur Darstellung im Vater-Sohn-Prinzip. Durch Doppelklick auf einen Eintrag wechseln Sie auf die jeweilige Aktivität.

Register ADRESSEN

Unter Adressen können Sie jeder Aktivität beliebig viele Adresse zuordnen. Die Aktivität wird somit auch von jeder einzelnen Adresse  aufrufbar. Über den […]-Button fügen Sie eine weitere Adresse hinzu. Die Spalte Bemerkung können Sie frei zu jedem Eintrag befüllen.

Wenn Sie z.B. Kundenveranstaltungen durchführen, tragen Sie alle Teilnehmer im Register ADRESSEN ein. Nehmen von einem Kunden mehrere Personen an Ihrer Veranstaltung teil, so verknüpfen Sie ein und die selbe Adresse einfach zweimal. Im Bemerkungsfeld tragen Sie den Vor- und Nachnamen des Teilnehmers ein!

Register ARCHIV

Wie auch in anderen Programmteilen können zu jeder Aktivität x-beliebige Dateien archiviert werden. Durch einen Doppelklick in die graue Hintergrund-Fläche starten Sie das Archiv….

Mehr zu diesem Thema finden Sie in der Hilfe des ARCHIV-Moduls.

Eine Aktivität können Sie verschiedenen Vorgängen zuordnen (Adresse, Projekt, Regie, Wartung, Bestellungen, Sonstiges, usw.)

Über den Button “Delegieren” ändern Sie die Zuständigkeit (Eigentümer) dieser Aktivität. Jede Aktivität erhält eine eindeutige, fortlaufende Schlüsselnummer, die ID. Diese ID ist eine interne Nummer. Sie können darauf keinen Einfluß nehmen. Ist die Aktivität als “privat” gekennzeichnet, werden die Infoeinträge nur noch dem Ersteller, bzw. Eigentümer der Aktivität angezeigt.

Über den Status bestimmen Sie den Zustand der Aktivität. Erledigte Aktivitäten werden in der Vorlagen-Ansicht nicht mehr angezeigt.

Die zur Auswahl stehenden Aktivitäten-Arten bestimmen Sie über Grundeinstellungen (Button EINSTELLUNGEN).

Mit dem Wiedervorlage-Datum organisieren Sie Ihre Aufgaben. Wann soll die Aktivität dem “Zuständigen” erneut vorgelegt werden? Durch einen Klick auf das Prioritäten-Feld können Sie die Wichtigkeit der Aufgabe bestimmen. Je nach Darstellung in der Vorlagen-Ansicht werden nur die Aktivitäten ab der voreingestellten Priorität angezeigt.

… weiter gehts im Informationsteil…

Ist die Option “Automatisch Infoeinträge erzeugen” aktiviert, so werden automatisch Systemeinträge im Info-Teil erstellt. So kann jederzeit nachvollzogen werden, wer wann die Aktivität bearbeitet, delegiert, erledigt hat. Diese Informationen können auch über Reports ausgewertet werden.

Als Prioritäten stehen Ihnen Einträge von 09 (sehr gering) bis 01 (hoch) zur Verfügung. Die Texte der Priorität können Sie frei bestimmen. Auch das zugehörige Symbol wird über den […]-Button definiert. Sie können gängige Grafikdateien (z.B. bmp, jpg oder gif) zu jeder Priorität hinterlegen. Im Aktivitäten-Kopf können Sie die Wichtigkeit eines Eintrags bestimmen.

Im wichtigsten Register, den ARTEN, definieren Sie Ihre eigenen Organisations-Merkmale. Über einen Klick mit der rechten Maustaste in das obere Feld fügen Sie weitere, neue Aktivitäten-Arten hinzu. Über FARBE und TEXT bestimmen Sie Hintergrund und Textfarbe der ausgewählten Art.

Die Option TERMIN bestimmt, ob die Aktiviäten-Art mit dem Terminkalender (Modul Monteursteuerung) verknüpft werden soll. Eine “Aktennotiz” beispielsweise hat nichts im Terminkalender verloren. Deshalb die Einstellung “KEIN”.

Eine “Messeteilnahme” oder eine “Besprechung” sind sehr wohl auch für den Terminkalender wichtig. Über die Einstellungen “INTERN” und “EXTERN” bestimmen Sie ob der Termin im Haus oder außerhalb stattfinden wird. Bei der Anlage einer Aktivität “MESSE” wird somit automatisch ein Termin mit VON / BIS-Datum und Uhrzeit in den Kalender geschrieben!

Eine Besonderheit im Gegensatz zu anderen Programmteilen ist die Verknüpfung von Formularen. Je nach Art können x-beliebig Formulare hinterlegt werden. So stehen beim DRUCK einer Aktivität auch nur die Formulare zur Auswahl, die Sie im Vorfeld bei der ART hinterlegt haben.

Der Betreff und der Checklisten-Eintrag sind für das Verarbeiten von Workflows/Checkliste erforderlich.

Im unteren Teil des Registers ARTEN werden die benutzerdefinierten Zusatzinfos zur oben ausgewählten Art beschrieben. Dabei stellen die rechten zehn Felder die freien Texteingaben und die linken zehn Felder die JA/NEIN-Optionen dar.

Ist eines der zwanzig Felder nicht beschrieben, so wird dieses auch nicht angezeigt und es kann keine Eingabe erfolgen.

Auf dem Register Ereignisaktivitäten finden Sie die Einstellungen zu den Ereignisgesteuerten Aktivitäten, näheres finden Sie unter EDI

• die DETAIL-Ansicht / -Ebene und
• die VORLAGEN-Ebene.

Über die Button “Detail” und “Vorlagen” schalten Sie die gewünschte Ansicht um.

Die VORLAGEN-Ansicht ist eine Art “Action-List” oder auch “ToDo-Liste”. Hier finden Sie alle Aktivitäten, die Sie abzuarbeiten bzw. zu erledigen haben:

Funktion für Administratoren zur Anpassung der Vorlagenvorschau:

Die HTML-Vorlage finden Sie im Ordner ?\bnwin\Vorlagen\WorkFlow.html

Es können im Betreff und im Infoeintrag einer Aktivität folgende Platzhalter verwendet werden:

{@HTML:Name=KWP|Link=www.kwpsoftware.de} für HTML-Links

{@FILE:Name=Word|Link=C:\Programme\Microsoft Office\Office10\winword.exe} für Dateiaufrufe

{@MAIL:Name=Ihr Name|Link=ihre@mailadresse.de} für Mailadressen

Diese Platzhalter werden dann in der Übersicht als Links mit der Bezeichnung nach Name= dargestellt

Über die oben dargestellte Filter-Zeile wählen Sie die Kriterien aus, welche Aktivitäten angezeigt werden sollen:

• Wiedervorlagedatum: es werden alle Aktivitäten angezeigt, deren WV-Datum vor oder an dem angezeigten Datum liegt
• Prio: es werden alle Aktivitäten angezeigt, deren eingestellte Priorität größer oder gleich der ausgewählten Prio ist
• Teilnehmer: es werden alle Aktivitäten der hier ausgewählten Teilnehmer angezeigt
• Art: folgende Möglichkeiten sind einstellbar
  Teilnehmer: Aktivitäten liegen nur zur INFORMATION vor
  Eigentümer: Aktivitäten die zur BEARBEITUNG vorliegen
  Teilnehmer und Eigentümer: beides….

Die HTML-Ansicht zeigt Ihnen Kurzinformationen zur angeklickten Aktivität an. Über den Button AKTUALISIEREN bringen Sie Ihre Ansicht auf den aktuellen Stand.

Per Doppelklick auf eine Aktivität oder über den Button DETAILS wechseln Sie in die Detail-Ebene:

Diese Ansicht ist das Herzstück des Aktivitäten-Managements. Hier finden Sie alle Informationen und können diese auch bearbeiten.

Gegliedert ist die Maske in vier Teile:

• Aktivitäten-Kopf
• Aktivitäten-Informations-Teil
• Steuer- oder Navigationsleiste
• Aktivitäten-List-Element (wird nicht näher beschrieben!)

Das Modul Aktivitäten-Management ist installiert und einsatzbereit.

Doch nun die große Frage: “Wie fange ich jetzt an?”

Die nächsten Zeilen sollen Ihnen helfen, einen Einstieg in das “Informieren, Dokumentieren und Organisieren” zu finden.

Im Vergleich zu anderen Programm-Modulen unterscheidet sich das Aktivitäten-Management grundsätzlich. Beim Schreiben einer Rechnung gibt es beispielsweise einen nahezu festen Ablauf, der am Ende eine Rechnung am Drucker ausspuckt. Der Einsatz Ihres neuen Organisations-Talents orientiert sich  jedoch sehr stark an Ihren individuellen Betriebsabläufen. Grundlage der Organisation sind frei definierbare Aktivitäten-Arten. Dazu abgestimmte Auswertungen und individuelle Druck-Formulare.

Um Ihr neues Software-Tool sinnvoll und effektiv im Unternehmen einzuführen ist es ratsam, sich im Vorfeld Gedanken über betriebliche Abläufe und deren softwaretechnische Abbildung zu machen. Sparen Sie Zeit und Kosten! Greifen Sie speziell bei der organisatorischen Aufbereitung, bei der individuellen Erstellung/Anpassung von Reports und Formularen auf einen kompetenten Vertriebspartner zurück. Auch KWP direkt bietet diese kostenpflichtige Dienstleistung in Form von Orga-Schulungen oder vor-Ort-Terminen an.

1. Die Prozess-Definition

Nehmen Sie sich Stift und Papier zur Hand und definieren Sie in ganz einfacher Form die betrieblichen Abläufe, die Sie abbilden möchten:

• Reklamationsbearbeitung
• Verwaltung von Bank-Bürgschaften
• Interessenten-Management  –> unser weiterführendes Beispiel

Nachdem Sie Ihre Prozesse ganz grob definiert haben, nehmen Sie sich diese nacheinander vor…

Dies führen wir nun exemplarisch am  “Interessenten-Management” durch.

2. Die Prozess-Analyse

Um die Interessenten Ihres Betriebs aussagekräftig verwalten zu können, müssen wir uns auf wichtige Informationen verständigen.

Weniger ist hier oft mehr! Denn jede zusätzliche Information, die Sie hinterlegen, muss auch erfasst und gepflegt werden. Die Gefahr des “Bürokratismus” ist hier sehr groß. Behalten Sie deshalb stets das Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen im Auge.

Welche Infos sind also bei unserer Aktivität “Interessent” notwendig:

• HERKUNFT – Wie ist der Interessent auf uns gestoßen?
• PRODUKT – Für welches unserer Produkte interessiert er sich?
• ZIELGRUPPE – Welcher Kunden-Zielgruppe gehört er an?
• ERSTKONTAKT – Wann und mit wem fand der erste Kontakt statt?

Nun findet der erste Transfer zur Software statt. (Wenn Sie noch Infos über die Masken und Funktionen des Moduls benötigen, so klicken Sie einfach hier!) Über EINSTELLUNGEN legen wir im Register Arten eine neue Aktivitäten-Art “Interessent” an. Die farbliche Darstellung bestimmen Sie bitte nach der Wichtigkeit.

Über die benutzerdefinierbaren Zusatzfelder schaffen Sie Raum für die zuvor festgelegten Informationen:

• HERKUNFT – Benutzerfeld
• PRODUKT – Selekt der Aktivität (Art übergreifend!)
• ZIELGRUPPE – Selektfeld in der Adressverwaltung
• ERSTKONTAKT – kein Feld notwendig, da diese Informationen vom System selbst festgehalten werden. Auch für Auswertungen stehen diese zur Verfügung

3. Formulare und Auswertungen

Ist die Aktivität als solches definiert, müssen wir uns noch um Auswertungen und Druckformulare Gedanken machen. Welche Formulare brauchen wir?

• Ein Anschreiben, um sich für das Interesse zu bedanken und Prospekte zu versenden
• Ein “Gesprächs-Protokoll”, um alle relevanten Informationen auf einem Blatt verdichtet auszudrucken.

Diese Formulare sind in der Auslieferungs-Version bereits enthalten. Selbstverständlich können Sie diese selbst, oder als kostenpflichtige Dienstleistung, anpassen bzw. ergänzen. Gleiches gilt auch für Reports und Auswertungen.

4. Wie läuft es nun in der Praxis?

Ein Interessent meldet sich, um Informationen über ein bestimmtes Produkt einzuholen.

Die Daten werden in der zentralen Adress-Verwaltung hinterlegt. Über die rechte Maustaste im Register Aktivitäten legen Sie eine neue Aktivität “Interessent” zu dieser Adresse an. Füllen Sie das Zusatzfeld “Herkunft” und wählen Sie im Selekt das entsprechende Produkt aus!

Im Betreff-Feld empfiehlt es sich Namen und Anliegen des Interessenten zu vermerken:

“Frau Schmidt – möchte Öl-Heizung modernisieren”

Bearbeitungsvermerke werden im Feld Infotext abgespeichert. Darüber erhalten Sie später eine genaue Chronologie zu dieser Aktivität.

Über den Button Drucken erstellen Sie ein fertiges Interessenten-Anschreiben. Um sich später beim Interessenten zu melden, terminieren Sie einen Wiedervorlage-Termin. Oder deligieren Sie diesen an den verantwortlichen Kollegen. Die Aktivität bleibt solange mit dem Status “offen” im Bearbeitungs-Zustand, bis diese “erledigt” wurde. Dies könnte in  unserem Beispiel bedeuten, der Aktivität folgt eine weitere Aktion (Angebot oder Besuchstermin) oder der potentielle Kunde hat es sich anders überlegt. In jedem Fall dokumentieren Sie dies als weiteren Info-Text-Eintrag.

Die vorgangsbezogene Speicherung aller Informationen hat einen nicht zu unterschätzenden Begleiteffekt:

… Und da wären wir schon beim Thema Auswertungen.

5. Nützliche Auswertungen

Werden Daten strukturiert aufbereitet, so wertet der KWP Report-Generator diese nach Ihren Vorgaben aus. Ziehen Sie Rückschlüsse auf künftige Planungen und erkennen Sie Schwächen und Potentiale zur innerbetrieblichen Prozess-Optimierung.

Welche konkreten Auswertungen sind in unserem Beispiel von Bedeutung?

• Wieviele Interessenten bezogen auf einen Zeitraum?
• Hitliste: Wie wurden die Interessenten auf uns aufmerksam?
• An welchen unserer Produkte besteht am meisten Interesse?
• Erfolg: Wieviel Prozent unserer Interessenten wurden zu Kunden?

Alle diese Reports werten die Daten Ihres Unternehmens aus.

Denn Ihre Informationen stecken in der zentralen Datenbank eines Systems: “kwp-bnWin.net”

Dieses “Data-ware-house” vernetzt Ihre Daten modulübergreifend. Vorbei sind die Zeiten, in denen Bürokaufleute die “Chefzahlen” in verschieden Excel-Tabellen mitprotokolliert und anschließend in mühevoller Kleinarbeit ausgewertet haben.

Organisieren Sie Ihre Abläufe … Das Aktvitäten-Management von “kwp-bnWin.net” hilft Ihnen dabei!